Excel in project management – useful or not?

What are the advantages of using Excel and when should it not be used?

Excel in project management - useful or not?

In our experience, Excel is one of the most used tools in project management. And that, although the spreadsheet program is not actually intended for project management. What are the arguments in favor of using Excel for project management anyway and what are the limits of the application?

>>Excel ist nicht für das Projektmanagement gemacht, aber trotzdem das Tool, das wohl jeder Projektmanager schon einmal für seine Projekte genutzt hat.<<

What is Excel used for in project management?

Since Excel is a very flexible program, it is used in project management for different purposes.

  • Task lists can be nicely recorded in an Excel spreadsheet. The status of the various tasks, appointments and comments can also be recorded using Excel.
  • Excel is also ideal for checklists.
  • The main function of Excel, however, is of course spreadsheet calculation. It is very useful for filtering and analyzing data. Excel can also be very helpful for visualizing this data. This helps project managers with reporting, the project status or budget planning.
  • When communicating with external project staff, it can be helpful to use Excel to provide them with the part of the project plan that is relevant to them. This allows them to tick off the tasks assigned to them and to allocate their working hours.

Schwierigkeiten mit Excel im Projektmanagement

1. Übersichtlichkeit

Bei einfachen Projekten bietet Excel eine gute Übersichtlichkeit. Je komplexer aber ein Projekt ist, umso schwieriger wird es, in Excel die Übersicht zu behalten. Der Projektplan wird zu gross, um gut dargestellt zu werden, und für verschiedene Daten werden unterschiedliche Tabellenblätter benötigt, zwischen denen die Nutzer wechseln müssen. Ausserdem genügen einfache Listen nicht mehr, sondern es muss mit Pivot-Tabellen und Makros gearbeitet werden. Das erfordert viel Zeit und Energie – und vor allem jemanden, der sich sehr gut mit diesen Funktionen auskennt. Da ausser dem Ersteller dann kaum jemand diese Daten überblicken kann, entstehen so häufig ungenutzte Datengräber und Wissensinseln – verbunden mit den Risiken von Prozessineffizienz sowie Verlust bei Personalwechsel.

 2. Teamarbeit

Über eine Cloud oder den internen Unternehmensserver können inzwischen auch mehrere Personen gleichzeitig an einem Excel-Dokument arbeiten. Das macht die Teamarbeit schon deutlich leichter als zu Zeiten, in denen man jeweils die neueste Version einer Datei per E-Mail verschicken musste. Trotzdem ist die Zusammenarbeit im Team noch nicht ideal, da es in beispielsweise Excel keine Möglichkeit gibt Personen über Zuweisungen zu benachrichtigen. Dadurch entsteht ein grosses Fehlerpotential. Schwerwiegender ist jedoch, dass eine solche Zusammenarbeit grosse Disziplin von allen Beteiligten erfordert. Denn sobald auch nur ein einziges Teammitglied sich die Datei lokal abspeichert und sie verändert, kann ein Chaos mit verschiedenen Versionen entstehen, das der Projektleiter dann ausbügeln muss. Und was passiert, wenn der Kollege mit der aktuellen Version der Datei plötzlich ausfällt?
Auch der Umgang mit Zugriffsrechten ist in Excel nicht optimal geregelt. Zwar können Dateien und Tabellenblätter geschützt, sowie Zellen gesperrt werden. Eine Möglichkeit, dies für einzelne Mitarbeiter oder Rollen festzulegen, gibt es aber nicht.

3. Zeitaufwand

Die Erstellung von simplen Listen geht in Excel schnell und einfach. Sobald aber komplexere Projekte abgebildet werden sollen, wird die Erstellung entsprechender Dateien schnell sehr zeitaufwändig. Sobald sich dann am Projektplan etwas ändert, müssen die Details händisch angepasst und aktualisiert werden. Dazu kommt noch, dass Excel keine Schnittstellen zu anderen Systemen hat, sodass die notwendigen Daten automatisch übertragen werden können. Die Eingabe der Daten benötigt also sehr viel Zeit. Zudem ist die manuelle Datenpflege auch noch sehr fehleranfällig: Ein Zahlendreher, eine Eingabe im falschen Format, eine versehentlich gelöschte Zelle oder Formel und schon stimmen die Daten nicht mehr. Die Fehlersuche in umfangreichen und unübersichtlichen Pivot-Tabellen kann schnell einmal zur Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen werden.

 4. Projektspezifische Funktionen

Um Projekte optimal abwickeln zu können, braucht es einige projektspezifische Funktionen, z. B:

  • Zeit- und Spesenerfassung
  • Abhängigkeiten von Arbeitspaketen
  • Zuweisung von Aufgaben
  • Multi-Projektmanagement und Programmanagement

Als Tabellenkalkulationsprogramm sind solche Funktionen in Excel allerdings nicht vorgesehen. Natürlich können Sie beispielsweise Arbeitspakete zuweisen, indem Sie sie mit dem Namen des zuständigen Mitarbeitenden versehen. Bei komplexen Projekten führt dies aber schnell zu Verwirrung – insbesondere, wenn Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben bestehen oder sich die Zuständigkeit ändert. Das alles zu koordinieren und von Hand in die Listen einzutragen, ist nicht effizient und zudem fehleranfällig.

5. Reporting

Auch das Reporting, die Paradedisziplin, für die Excel sehr häufig genutzt wird, ist nicht immer einfach. Um Projekte effektiv zu steuern, sollten Projektmanager nämlich auf jederzeit aktuelle Daten zugreifen können, um daraus schnell Berichte zum aktuellen Projektstatus zu erstellen. Nur so können sie auf Änderungen flexibel reagieren und Risiken vorbeugen. Noch nicht aktualisierte oder fehlerhafte Daten sind hierbei ein grosses Problem. Zudem kann Excel Daten zwar schön visuell darstellen, aber es muss sich zunächst jemand die Zeit dafür nehmen, diese Berichte zu erstellen. D.h. die Daten müssen formatiert, bearbeitet, aktualisiert und überprüft werden.

6. Nachvollziehbarkeit

Die Versionierung und das Dokumentenmanagement sind in Excel ebenfalls schwierig. Zwar kann man im Dateinamen auch eine Version angeben, aber eine geänderte Anforderung zu dokumentieren wird schon schwierig. Sie können den Autor, das Änderungsdatum und den -grund notieren, aber sobald Sie beispielsweise ein E-Mail Ihres Kunden dazu abspeichern möchten, ist Excel nicht mehr geeignet.

 

Warum wird Excel trotzdem häufig verwendet?

  • Excel wird in den meisten Unternehmen standardmässig zur Verfügung gestellt. Daher muss kein zusätzliches Tool angeschafft werden, wenn Excel gleich noch zum Projektmanagement verwendet wird. Ausserdem wird davon ausgegangen, dass jeder Mitarbeiter Excel zumindest grundlegend beherrscht.
  • Bei kleinen Projekten und in kleinen Unternehmen macht es durchaus Sinn, mit Excel als Projektmanagement-Tool zu starten. Allerdings wird in vielen Unternehmen dann der Zeitpunkt verpasst, auf eine besser geeignete Software umzusteigen. Häufig wird schlichtweg keine Notwendigkeit zum Umstieg gesehen, weil Excel in der Vergangenheit gute Dienste geleistet hat und man die Alternativen, bzw. ihr Potential, nicht kennt. „Das haben wir doch schon immer so gemacht,“ ist dann ein Totschlagargument gegen jegliche Änderung.
  • Wir erleben auch häufig, dass nicht umgestellt wird, weil davon ausgegangen wird, dass ein Wechsel sehr zeitaufwändig und zudem mit hohen Kosten verbunden ist. Das dafür nötige Budget und vor allem die nötige Zeit sind meist nicht vorhanden. 

Wann man wechseln sollte

Excel hat viele Möglichkeiten, aber um sie vollständig auszuschöpfen, ist viel Arbeit und Disziplin notwendig. Bei wenig komplexen Projekten mit wenigen Abhängigkeiten, einer kurzen Dauer und einem kleinen Team ist dieser Aufwand vertretbar und noch zu meistern. Sobald die Komplexität aber grösser wird, sodass die Pflege Ihrer Projektunterlagen in Excel zu einer eigenständigen Aufgabe wird, ist es Zeit, sich nach einer passenden Projektmanagement-Software umzusehen.

 

Fazit

Wenn man keine andere Möglichkeit zur Verfügung hat, oder nur sehr kleine Projekte umsetzt, ist Excel ein schnelles und einfaches Tool. Bei sehr umfangreichen Projekten überwiegen aber die Nachteile, da Excel nicht als Projektmanagement-Software gedacht ist. Die Stärken von Excel liegen beispielsweise in der Budgetplanung und darin, dass jeder Mitarbeitende, zumindest grundlegend, damit umgehen kann. Letztlich muss jedes Unternehmen und jedes Projektteam für sich selbst entscheiden, ob Excel die richtige Wahl für die Projektarbeit ist. Dabei ist auch zu bedenken, dass die meiste Projektmanagement-Software zusammen mit Excel genutzt werden kann. myParm beispielsweise hat bidirektionale Schnittstellen zu Excel, die Ihnen ermöglichen, die Vorteile von Excel mit einer individuell angepassten Projektmanagement-Software zu kombinieren sowie Daten aus bestehenden Excel-Vorlagen ins neue System zu übertagen.

More about the project management software myPARM:

Would you like to get to know myPARM in a demo presentation? Then make an appointment with us right away!

Ihre Anmeldung konnte nicht gespeichert werden. Bitte versuchen Sie es erneut.
Ihre Anmeldung war erfolgreich. Bitte sehen Sie in Ihr Postfach und bestätigen Sie Ihre Anmeldung. Sollte keine Nachricht ankommen, sehen Sie bitte in Ihren Spam-Ordner. Vielen Dank!

Newsletter

Melden Sie sich zu unserem monatlichen Newsletter an und wenden Sie über Produkte der Parm AG, Neuheiten, Trends im Projektmanagement sowie Angebote und Veranstaltungen informiert.