Projektinhallinnan ABC: R = resurssienhallinta

Optimaaliset resurssit menestyksekkään projektin toteuttamiseen

Mitä on resurssienhallinta?

Resurssienhallinta on tärkeä osa jokaista projektia. Se tarkoittaa käytettävissä olevien resurssien tehokasta hyödyntämistä projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Resursseja voivat olla kaikki projektin kannalta välttämättömät tekijät, kuten rahoitus, henkilöstö, osaaminen, materiaalit ja aika. Resurssienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että käytettävissä olevia resursseja hyödynnetään optimaalisesti, jotta projekti saadaan päätökseen budjetin ja aikataulun puitteissa.
Jotta resurssienhallintaa voidaan toteuttaa tehokkaasti, projektipäälliköiden on oltava selvillä siitä, mitä resursseja projektiin tarvitaan ja missä laajuudessa niitä tarvitaan. Perusteellinen tarpeiden analysointi voi lisäksi auttaa määrittämään, mitkä resurssit tulisi asettaa etusijalle ja miten ne tulisi parhaiten jakaa. Lisäksi projektipäälliköiden on ymmärrettävä tarkasti, mitkä resurssit ovat heidän käytettävissään ja milloin. Vain näin resurssit voidaan kohdentaa optimaalisesti projektin tehtäviin ja toimintoihin. Projektin toteuttamisen aikana on myös seurattava ja valvottava resurssien käyttöä, jotta niiden käyttöä voidaan optimoida tai mukauttaa, jos se osoittautuu tarpeelliseksi.

Resurssityypit

Projekteissa tarvitaan erilaisia resursseja, ja jokaisella projektilla voi olla erilaiset resurssivaatimukset. Joitakin yleisimpiä projekteissa tarvittavia resurssityyppejä ovat:

• Taloudelliset resurssit: Taloudelliset resurssit ovat yksi tärkeimmistä resursseista jokaisessa projektissa. Niihin kuuluvat projektin käytettävissä oleva budjetti sekä materiaalien, laitteiden, palvelujen ja työntekijöiden kustannukset. Jotta projekti pysyy taloudellisten rajojen sisällä, projektipäälliköiden on varmistettava, että käytettävissä oleva budjetti käytetään tehokkaasti.
• Henkilöstöresurssit: Henkilöstöresurssit käsittävät kaikki projektiin osallistuvat henkilöt, mukaan lukien projektitiimi, alihankkijat sekä ulkoiset asiantuntijat. Jotta projekti voidaan viedä menestyksekkäästi päätökseen, projektipäälliköiden on käytettävä oikeaa henkilöstöä, jolla on kaikki tarvittavat taidot ja kokemus. Yleensä tarvittavat työntekijät eivät kuitenkaan ole käytettävissä yksinomaan projektityöhön, vaan heillä on myös muita tehtäviä tai vastuita. Tämä on otettava huomioon resurssienhallinnassa, jotta työntekijöitä voidaan hyödyntää tehokkaasti. Myös poikkeustapaukset, kuten lomat tai poissaolot esimerkiksi sairauden vuoksi, on otettava huomioon resurssienhallinnassa, jotta projektit voidaan silti viedä menestyksekkäästi päätökseen.
• Aineelliset resurssit: Aineellisiin resursseihin kuuluvat kaikki projektissa tarvittavat fyysiset materiaalit, mukaan lukien laitteet, työkalut ja raaka-aineet. Projektin vaatimusten täyttämiseksi projektipäälliköiden on varmistettava, että käytettävissä on oikeat materiaalit riittävässä määrin ja laadultaan.
• Aikaresurssit: Aika on lähes jokaisessa projektissa niukka resurssi. Siksi hyvä aikataulutus kuuluu myös resurssienhallintaan. Projektipäälliköiden on siis varmistettava, että jokaiselle projektin tehtävälle ja toiminnalle varataan riittävästi aikaa ja että projektin etenemistä seurataan säännöllisesti, jotta projekti voidaan saattaa päätökseen asetetussa aikataulussa.
• Tietolähteet: Tietolähteet käsittävät kaiken projektin kannalta tarvittavan tiedon, mukaan lukien raportit, tietokannat, tutkimustulokset ja asiantuntijatiedon. Projektipäälliköiden on varmistettava, että heillä on pääsy tarvittaviin tietoihin projektin vaatimusten täyttämiseksi.

Resurssienhallinnan tekniikat

Vaikka resursseja on erilaisia, henkilöstön hallinta on usein monimutkaisinta, koska siinä on otettava huomioon enemmän tekijöitä kuin muiden resurssityyppien kohdalla. Pelkän osaamisen lisäksi on huomioitava myös kunkin henkilön käytettävyys, kustannukset ja joissakin tapauksissa myös työpaikka. Resurssienhallinnassa tulisi siis selvittää seuraavat kysymykset:

• Mitä resursseja ja osaamista projektiin tarvitaan?
• Mitkä resurssit ovat käytettävissä ja milloin?
• Mitä osaamista nykyisillä työntekijöillä on, ja tarvitaanko mahdollisesti lisää osaamista projektin onnistuneeseen toteuttamiseen?
• Missä nykyisiä resursseja käytetään tällä hetkellä ja tulevaisuudessa?
• Mitä kapasiteettia on tosiasiallisesti käytettävissä, kun otetaan huomioon esimerkiksi resurssien poissaolot tai työntekijöiden muut tehtävät?

Siksi on olemassa useita resurssienhallintatekniikoita, joita voidaan käyttää avoimuuden luomiseen ja oikeiden päätösten tekemiseen.

• Resurssien kohdentaminen: Tämä menetelmä koskee resurssien kohdentamista tiettyihin tehtäviin tai toimintoihin projektin sisällä, ja sen avulla varmistetaan, että jokainen toiminto toteutetaan oikeilla resursseilla ja että käytettävissä olevia resursseja hyödynnetään optimaalisesti. Tässä otetaan huomioon sekä yksittäisten tiimin jäsenten osaaminen että heidän saatavuutensa ja kapasiteettinsa. Resurssien kohdentamisraportit auttavat tunnistamaan, mitkä osaamiset ja kapasiteetit ovat tällä hetkellä käytettävissä tai milloin ne tulevat olemaan käytettävissä tulevaisuudessa. Näin voit suunnitella resurssien optimaalisen käytön projektissasi.
• Resurssien käyttöaste: Jotta resurssien käyttöaste olisi mahdollisimman optimaalinen, tiimisi kapasiteetin tulisi olla läpinäkyvää. Näin voit varmistaa, että käytettävissä olevia resursseja ei ylikuormiteta eikä niitä hyödynnetä liian vähän. Käyttöastekatsaus voi kaavioiden ja taulukoiden avulla osoittaa, miten tiimisi käyttää aikansa. Näin voit tunnistaa, onko mahdollista parantaa tehokkuutta, tuottavuutta tai suorituskykyä ja samalla pitää työmäärän hallinnassa.
• Resurssien tasapainottaminen: Resurssien tasapainottamista käytetään resurssien koordinointiin, jotta niitä hyödynnetään optimaalisesti ja jotta vältytään ristiriidoilta tai pullonkauloilta. Tavoitteena on siis tasapainottaa resurssien tarjonta ja tarve ennen kuin palkataan lisää työntekijöitä tai ulkoisia palveluntarjoajia. Tätä varten sinun tulisi tuntea työntekijöidesi kaikki osaamisalueet ja selvittää, voidaanko mahdolliset puutteet korjata resurssien käytön minimoimiseksi. Resurssien tasapainottamista voidaan tukea suunnittelemalla varoaikoja ja asettamalla prioriteetteja resurssien kohdentamiselle.
• Resurssien ennustaminen: Resurssienhallinta auttaa paitsi varmistamaan, että meneillään olevat projektit voidaan toteuttaa sujuvasti, myös suunnittelemaan ennakoivasti tulevien projektien resurssitarpeita ja -saatavuutta. Kun nykyiset kapasiteetit ja tulevat projektit ovat tiedossa, resurssien ennustaminen auttaa tunnistamaan pullonkaulat varhaisessa vaiheessa ja ryhtymään toimenpiteisiin, joilla varmistetaan tarvittavien resurssien saatavuus. Tällainen resurssien ennustaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi historiallisten tietojen ja tulevia trendejä koskevien oletusten avulla.
• Resurssien yhdistäminen: Yhdistämällä resursseja niitä voidaan hyödyntää paremmin eri hankkeissa ja luoda yhteisvaikutuksia.
• Resurssien jakaminen: Resurssien jakaminen voi auttaa optimoimaan resurssien käyttöä ja välttämään pullonkauloja käyttämällä yksittäisiä resursseja useiden tehtävien tai toimintojen välillä projektissa.
• Resurssien hankinta: Jos sisäisiä resursseja ei ole riittävästi käytettävissä, resurssien hankinnan tarkoituksena on hankkia tarvittavat resurssit ulkoisilta toimittajilta. Näin voidaan ylittää pullonkaulat ja varmistaa, että projektilla on käytettävissään tarvittavat resurssit.
• Resurssien optimointi: Projektin toteuttamisen aikana tapahtuu usein muutoksia. Resurssien optimoinnin tarkoituksena on varmistaa, että käytettävissä olevat resurssit hyödynnetään silti tehokkaasti. Näin voidaan vähentää resurssien tuhlausta ja samalla parantaa resurssien käytön tehokkuutta.

Resurssienhallinnan vaiheet

Resurssienhallinnassa on yleensä kolme vaihetta:

1. Resurssien suunnittelu:

Kun projekti suunnitellaan ja sen tavoitteet sekä laajuus ovat tiedossa, tässä vaiheessa voidaan kartoittaa tarvittavat resurssit ja laatia strategia, jolla varmistetaan, että tarvittavat resurssit ovat käytettävissä oikeaan aikaan. Tähän kuuluu myös resurssienhallintasuunnitelman laatiminen. Suunnitteluvaiheessa on suoritettava seuraavat vaiheet:

• Tarvittavien resurssien tunnistaminen: Aluksi on yksilöitävä kaikki projektiin tarvittavat resurssit.
• Resurssien saatavuuden analysointi: Sen jälkeen on määritettävä, mitkä resurssit ovat käytettävissä sisäisesti ja mitkä on hankittava ulkoisesti.
• Resurssien priorisointi: Kannattaa myös selvittää, mitä resursseja tarvitaan missä määrin ja mikä on niiden tärkeysjärjestys.
• Resurssienhallintasuunnitelman laatiminen: Tässä suunnitelmassa määritellään, miten resurssit hankitaan ja jaetaan. Lisäksi laaditaan vaihtoehtoisia suunnitelmia, jotta voidaan reagoida odottamattomiin tapahtumiin ja pullonkauloihin.
  Tässä vaiheessa käytettäviä työmäärän arviointitekniikoita ovat muun muassa alhaalta ylöspäin -arviointi, ylhäältä alaspäin -arviointi, asiantuntija-arviointi, analogia-arviointi tai Delphi-menetelmä, jotka kaikki auttavat arvioimaan tarvittavat resurssit mahdollisimman tarkasti.

2. Resurssien hankinta ja kohdentaminen:

Tässä vaiheessa hankitaan tarvittavat resurssit ja ne kohdennetaan projektin eri tehtäviin ja toimintoihin. Tällöin huolehditaan siitä, että resursseja hyödynnetään tehokkaasti ja että pullonkauloja vältetään. Tähän sisältyvät seuraavat vaiheet:

• Resurssien hankinta: Tässä vaiheessa päätetään, mitkä resurssit voidaan hankkia sisäisesti ja mitkä on hankittava ulkoisesti. Samalla verrataan toimittajien tarjouksia ja neuvotellaan sopimukset.
• Resurssien kohdentaminen: Tämän perusteella päätetään, mitkä resurssit kohdennetaan mihin tehtäviin ja toimintoihin sekä milloin ja kuinka kauan niitä tarvitaan.
• Pullonkaulojen huomioiminen: Huolehditaan siitä, että pullonkauloja vältetään kohdentamalla resurssit siten, että niitä hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti ja pullonkaulat vältetään.

Resurssien jakamisen optimoimiseksi tässä vaiheessa käytetään usein tekniikoita, kuten verkostosuunnittelua, Gantt-kaavioita, kriittistä polkua tai resurssien tasausmallia.

3. Resurssien seuranta ja valvonta:

Projektin toteuttamisen aikana resursseja seurataan ja hallitaan jatkuvasti sen varmistamiseksi, että resursseja käytetään oikein ja että projekti pysyy asetetuissa aika- ja kustannusraameissa myös odottamattomien muutosten sattuessa. Tässä auttavat erilaiset raportit ja analyysit:

• Tilanneraportit: Tilanneraportit ovat säännöllisiä raportteja projektin etenemisestä ja resurssien käytöstä. Ne auttavat projektipäällikköä seuraamaan edistymistä resurssien käytön kannalta ja tunnistamaan ongelmat ajoissa.

• Työtunnit: Työtuntien seuranta on tärkeä osa henkilöstöresurssien valvontaa ja hallintaa. Siinä verrataan tosiasiallisesti tehtyjä työtunteja suunniteltuihin työtunteihin, jotta voidaan selvittää, onko projekti aikataulussa ja hyödynnetäänkö resursseja tehokkaasti.
• Earned Value -analyysi: Earned Value -analyysi on menetelmä, jolla mitataan projektin etenemistä vertaamalla jo suoritettujen töiden arvoa suunniteltuun arvoon. Tällä tavoin projektipäällikkö voi selvittää, pysyykö projekti aikataulussa ja budjetissa.

Tässä resurssienhallinnan vaiheessa on lisäksi tärkeää, että riskienhallinta on tehokasta, sillä se auttaa tunnistamaan ja arvioimaan mahdollisia riskejä, jotta mahdolliset resurssipulat voidaan välttää. Lisäksi hyvä muutoksenhallintaprosessi auttaa hallinnoimaan ja viestimään projektisuunnitelmaan ja resurssien käyttöön liittyviä välttämättömiä muutoksia.

Resurssien hallinta projektisalkun hallinnassa ja PMO:ssa

Projektisalkun hallinnassa (PPM) resurssienhallinta on erityisen tärkeää, sillä kyse on salkkuun kuuluvien lukuisten projektien tehokkaasta hallinnasta ja siitä, että yrityksen rajalliset resurssit hyödynnetään optimaalisesti. Yksittäiseen projektiin verrattuna PPM:ssä resurssit on jaettava useiden projektien kesken, mikä on suurempi haaste.
Siksi resurssienhallinnassa on ensin arvioitava kaikki käytettävissä olevat resurssit, joita projektisalkku vaatii. Myös ulkoiset resurssit, kuten konsultit tai alihankkijat, tulisi ottaa huomioon. Seuraavaksi salkun mahdolliset projektit tulisi priorisoida niiden strategisen suuntautumisen, yritykselle tuoman hyödyn sekä resurssitarpeen perusteella, jotta käytettävissä olevat resurssit voidaan sen jälkeen jakaa projekteille mahdollisimman optimaalisesti. Tämä edellyttää huolellista koordinointia, jotta varmistetaan, että kaikki projektit saavat riittävät resurssit menestyksekkääseen loppuun saattamiseen. Projektien toteuttamisen aikana myös projektisalkun hallinnassa on suoritettava resurssien seurantaa ja valvontaa sen varmistamiseksi, että resursseja käytetään tehokkaasti. Tähän sisältyy resurssien käyttöasteen seuranta, pullonkaulojen tunnistaminen sekä toimenpiteiden toteuttaminen resurssien käytön optimoimiseksi.

Projektinhallintatoimistossa (PMO) resurssienhallinnasta huolehtivat yleensä erikoistuneet resurssipäälliköt, jotka vastaavat resurssien suunnittelusta, jakamisesta ja seurannasta salkun sisällä. PMO tekee tässä tiivistä yhteistyötä projektipäälliköiden kanssa varmistaakseen, että resursseja hyödynnetään tehokkaasti ja tuloksellisesti ja että kaikki portfolion projektit saatetaan menestyksekkäästi päätökseen.

Resurssienhallinta ketterissä projekteissa

Agile-projekteissa on joitakin eroja perinteiseen projektinhallintaan verrattuna resurssienhallinnan osalta. Agile-projekteissa resurssienhallinta onkin joustavampaa ja dynaamisempaa kuin perinteisessä projektinhallinnassa. Agile-tiimit pystyvät reagoimaan nopeasti muutoksiin ja varmistamaan, että oikeat resurssit ovat käytettävissä oikeaan aikaan, jotta projekti voidaan viedä menestyksekkäästi päätökseen. Agile-projekteissa resurssienhallinnan tärkeimpiä näkökohtia ovat muun muassa:

• Itseorganisoituneet tiimit: Agile-tiimeillä on usein enemmän itsemääräämisoikeutta kuin perinteisillä projektitiimeillä, ja ne voivat itse määrittää resurssitarpeensa. Ne voivat tehdä omat päätöksensä siitä, mitä resursseja tarvitaan ja miten niitä käytetään.
• Agile-suunnittelu: Agile-suunnittelu perustuu ajatukseen, että suunnitelmat ja vaatimukset voivat muuttua projektin kuluessa. Siksi resurssienhallintaa järjestetään ketterissä projekteissa usein joustavammin, jotta sitä voidaan nopeasti mukauttaa muutoksiin.
• Iteratiivinen kehitys: Agile-projektit perustuvat iteratiiviseen kehitykseen, mikä tarkoittaa, että tiimi työskentelee lyhyissä sprinteissä ja saa säännöllistä palautetta. Tämä iteratiivinen kehitys antaa tiimille mahdollisuuden reagoida nopeasti resurssitarpeiden muutoksiin.

Resurssienhallinnan hyödyt projekteissa

• Resurssien tehokas käyttö: Tehokkaan resurssisuunnittelun ja -jakamisen avulla resursseja voidaan hyödyntää optimaalisesti projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä vähentää resurssien tuhlausta ja auttaa alentamaan projektikustannuksia. Samalla hyvä resurssienhallinta auttaa kuitenkin myös estämään resurssien ylikuormittumisen.
• Parempi suunniteltavuus: Tarkalla resurssisuunnittelulla projektipäälliköt voivat suunnitella projektin etenemistä paremmin ja ohjata prosesseja tehokkaammin. Viivästysten ja pullonkaulojen riski minimoidaan, jolloin projekti voidaan saada valmiiksi ajallaan ja budjetin puitteissa.
• Optimaalinen yleiskuva: Hyvä resurssienhallinta helpottaa perusteltua päätöksentekoa tarjoamalla selkeän kuvan resurssien saatavuudesta ja käytöstä. Tämä auttaa vaihtoehtojen valinnassa ja edistää projektin onnistunutta toteutusta.
• Tehokas viestintä: Hyvä resurssisuunnittelu ja -jakaminen auttavat myös viestimään tehokkaasti kaikkien projektin osapuolten kanssa. Tähän kuuluu tiedon välittäminen resurssitarpeista ja niiden saatavuudesta sekä mahdollisista riskeistä ja haasteista.

Resurssienhallinnan haasteet:

• Lisätyö: Resurssien hallinta vaatii lisätyötä ja voi viedä paljon aikaa projektin toteuttamisen yhteydessä. Tämä voi tuntua kohtuuttomalta etenkin pienemmissä projekteissa.
• Monimutkaisuus: Resurssienhallinta voi olla hyvin monimutkaista ja vaatii usein tarkkaa koordinointia eri projektin osapuolten välillä. Tämä voi aiheuttaa lisähaasteita ja vaikeuksia, jotka vaikeuttavat projektin toteuttamista.
• Projektipäälliköille asetetaan korkeat vaatimukset: Tehokas resurssisuunnittelu ja -jakaminen edellyttävät tiivistä yhteistyötä ja koordinointia projektipäällikön ja muiden projektin osapuolten välillä. Projektipäälliköllä on oltava vankka osaaminen ja kokemus resurssienhallinnasta, ja hänen on kyettävä ohjaamaan resurssien käyttöä tehokkaasti.
• Virheiden riski: Resurssien suunnittelussa ja jakamisessa tapahtuvat virheet voivat aiheuttaa viivästyksiä, pullonkauloja ja kustannusten ylityksiä. Resurssien käytön tarkka seuranta ja valvonta on siksi välttämätöntä näiden riskien minimoimiseksi.

Vinkkejä

• Määritä selkeät projektitavoitteet: On tärkeää määritellä selkeät projektitavoitteet ja varmistaa, että kaikki projektiin osallistuvat ymmärtävät ne. Tämä auttaa suunnittelemaan ja hallinnoimaan tarvittavia resursseja tehokkaasti.
• Laadi yksityiskohtainen resurssisuunnitelma: Yksityiskohtainen resurssisuunnitelma voi auttaa varmistamaan, että kaikki tarvittavat resurssit ovat käytettävissä juuri silloin, kun niitä tarvitaan. Suunnitelmassa tulisi mainita kaikki tarvittavat resurssit, niiden kustannukset ja saatavuus sekä niiden käytön aikataulu.
• Resurssien keskitetty hallinta: Resurssien keskitetty hallinta esimerkiksi yhdistämällä niitä auttaa käyttämään resursseja tehokkaasti useissa projekteissa ja välttämään pullonkauloja.
• Seuraa resurssien käyttöastetta: On tärkeää seurata resurssien käyttöastetta säännöllisesti, jotta voidaan varmistaa, että niitä hyödynnetään optimaalisesti. Tämä voi auttaa tunnistamaan ylikuormituksen tai vajaakäytön varhaisessa vaiheessa ja reagoimaan tilanteeseen asianmukaisesti.
• Varmistakaa, että kaikki resurssit ovat ajan tasalla: On tärkeää varmistaa, että kaikki resurssit ovat ajan tasalla ja että ne vastaavat projektin vaatimuksia. Tämä auttaa varmistamaan projektin laadun ja minimoimaan mahdolliset riskit. Lisäksi ennakoivan suunnittelun ansiosta olet aina valmiina myös tulevia projekteja varten.
• Pidä kustannukset silmällä: Tehokas resurssienhallinta edellyttää aina myös kustannusten seurantaa. Varmista, että resurssikustannukset pysyvät budjetin rajoissa ja että kustannuksia mukautetaan tarvittaessa asianmukaisesti projektin edetessä.
• Pidä viestintä käynnissä: On tärkeää ylläpitää viestintää kaikkien projektin osapuolten kanssa, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla resurssisuunnittelun ja -hallinnan tilanteesta. Säännöllinen viestintä voi auttaa tunnistamaan pullonkaulat tai ongelmat varhaisessa vaiheessa ja ratkaisemaan ne nopeasti.
• Ottakaa oppia aiemmista projekteista: Käyttäkää aiempia projekteja oppimismahdollisuutena, jotta voitte selvittää, mikä on toiminut hyvin ja mikä ei. Hyödyntäkää näitä oivalluksia resurssien käytön optimoimiseksi tulevissa projekteissa.
• Olkaa joustavia: Ottakaa resurssisuunnittelussa huomioon myös tietty joustavuus, jotta voitte varautua odottamattomiin tapahtumiin tai muutoksiin projektin kuluessa. Tämä auttaa reagoimaan muutoksiin nopeasti ja tehokkaasti.
• Jatkuva parantaminen: Resurssienhallintaa tulisi pitää jatkuvana parantamisprosessina. Näin sitä voidaan jatkuvasti optimoida.

Yhteenveto

Resurssienhallinta on ratkaiseva menestystekijä projekteissa. Resurssien huolellinen suunnittelu, kohdentaminen, seuranta ja valvonta auttavat viemään projektit menestyksekkäästi päätökseen, hyödyntämään olemassa olevia resursseja optimaalisesti sekä optimoimaan aikaa, kustannuksia ja laatua.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!