Projektinhallinnan aakkoset: R niin kuin resurssienhallinta

Resurssien optimaalinen käyttö projektin onnistumiseksi

Mitä on resurssienhallinta?

Resurssienhallinta on tärkeä osa mitä tahansa projektia. Sillä tarkoitetaan käytettävissä olevien resurssien tehokasta käyttämistä projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Resurssit voivat olla mitä tahansa asia, mitä projektissa tarvitaan, kuten rahoitus, työntekijät, taidot, materiaalit ja aika. Resurssienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kaikkia käytettävissä olevia resursseja käytetään optimaalisesti, jotta projekti saadaan päätökseen budjetin ja aikataulun puitteissa.
Tehokkaan resurssienhallinnan toteuttamiseksi projektipäälliköillä on oltava selkeä käsitys siitä, mitä resursseja ja kuinka paljon niitä tarvitaan projektissa. Huolellinen tarveanalyysi voi auttaa lisäksi määrittämään, mitkä resurssit olisi asetettava tärkeysjärjestykseen ja miten ne tulisi kohdentaa. Lisäksi projektipäälliköiden on ymmärrettävä tarkalleen, mitkä resurssit ovat heidän käytettävissään tiettynä ajankohtana. Vasta sen jälkeen optimaaliset resurssit voidaan kohdentaa projektin tehtäviin ja toimintoihin. Projektin toteuttamisen aikana on myös seurattava ja valvottava resurssien käyttöä, jotta niiden käyttämistä voidaan optimoida tai tarvittaessa mukauttaa.

Resurssityypit

Projekteissa tarvitaan monenlaisia resursseja, ja kullakin projektilla voi olla erilaiset resurssivaatimukset. Yleisimpiä hankkeissa tarvittavia resursseja ovat:

• Taloudelliset resurssit: Taloudelliset resurssit ovat yksi kaikkien tärkeimmistä resursseista. Niihin kuuluvat projektiin käytettävissä oleva budjetti sekä materiaali-, laite-, palvelu- ja henkilöstökustannukset. Jotta hanke pysyisi taloudellisten rajoitusten rajoissa, projektipäälliköiden on varmistettava, että budjetti käytetään tehokkaasti.
• Henkilöstöresurssit: Henkilöresursseihin kuuluvat kaikki projektiin osallistuvat ihmiset, mukaan lukien projektiryhmä, alihankkijat ja ulkopuoliset asiantuntijat. Jotta projekti voidaan toteuttaa onnistuneesti, projektipäälliköiden on käytettävä oikeaa henkilöstöä, jolla on kaikki tarvittavat taidot ja kokemus. Tarvittava henkilöstö ei kuitenkaan yleensä ole yksinomaan käytettävissä projektissa työskentelyyn, vaan sillä on myös muita tehtäviä tai vastuualueita. Tämä on otettava huomioon resurssien hallinnassa, jotta henkilöstöä käytettäisiin mahdollisimman tehokkaasti. Resurssien hallinnassa on myös otettava huomioon erityistilanteet, kuten lomat tai sairaudesta johtuvat työstä poissaolot, jotta projektit voidaan toteuttaa onnistuneesti
• Materiaaliresurssit: Materiaaliresursseihin kuuluvat kaikki projektissa tarvittavat fyysiset materiaalit, kuten laitteet, työkalut ja raaka-aineet. Projektin vaatimusten täyttämiseksi projektipäälliköiden on varmistettava, että saatavilla olevaa materiaalia tarpeeksi ja se on riittävän laadukasta
• Aikaresurssit: Aika on rajallinen resurssi lähes kaikissa projekteissa. Siksi hyvä ajankäytön suunnittelu on myös osa resurssien hallintaa. Projektipäälliköiden on varmistettava, että kullekin projektin tehtäväalueelle ja toiminnolle varataan riittävästi aikaa ja että projektin edistymistä seurataan säännöllisesti, jotta projekti saadaan päätökseen asetetussa aikataulussa.
• Tietovarannot: Tietovarantoihin kuuluvat kaikki hankkeessa tarvittavat tiedot, kuten raportit, tietokannat, tutkimustulokset tai asiantuntijatieto. Projektipäälliköiden on varmistettava, että heillä on käytettävissään tarvittavat tiedot hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Resurssienhallinnan tekniikat

Vaikka resursseja on monenlaisia, työntekijöiden johtaminen on usein kaikkein monimutkaisinta, koska siinä on otettava huomioon enemmän seikkoja kuin muiden resurssityyppien kohdalla. Huomioon on otettava taidot, saatavuus, kustannukset ja joissakin tapauksissa myös sijainti. Resurssien hallinnan tulisi siis vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä resursseja ja taitoja hankkeessa tarvitaan?
• Mitä resursseja on käytettävissä mihinkin aikaan?
• Mitä taitoja nykyisillä työntekijöillä on, ja vaaditaanko heiltä lisätaitoja, jotta hanke voidaan toteuttaa?
• Missä nykyisiä resursseja käytetään tällä hetkellä ja missä niitä tullaan käyttämään tulevaisuudessa?
• Millainen kapasiteetti on tosiasiallisesti käytettävissä, kun otetaan huomioon resurssien puutteet tai työntekijöiden muut tehtävät?

Siksi on olemassa useita resurssienhallintatekniikoita, joita voidaan käyttää avoimuuden luomiseen ja oikeiden päätösten tekemiseen.

• Resurssien kohdentaminen: Sen avulla voidaan varmistaa, että kukin toiminto suoritetaan oikeilla resursseilla ja että käytettävissä olevia resursseja hyödynnetään optimaalisesti. Huomioon otetaan sekä kunkin ryhmän jäsenen tuomat taidot että heidän saatavuutensa ja kapasiteettinsa. Kohdennusraportit auttavat tunnistamaan, mitkä taidot ja kapasiteetit ovat tällä hetkellä tai tulevaisuudessa käytettävissä. Näin voit suunnitella resurssien käytön optimaaliseksi projektissasi.
• Resurssien käyttö: Resurssien optimaalisen käytön kannalta tiimisi kykyjen tulisi olla avoimia. Näin voit varmistaa, että käytettäviä resursseja ei ylikuormiteta tai alimitoiteta. Käyttöraportti voi näyttää kaavioiden ja taulukoiden avulla, miten tiimisi käyttää aikaansa. Näin voit tunnistaa, voidaanko tehokkuutta, tuottavuutta tai suorituskykyä parantaa ja samalla pitää työmäärä kohtuullisissa rajoissa.
• Resurssien yhteensovittaminen: Resurssien yhteensovittamista käytetään resurssien koordinointiin siten, että niitä voidaan käyttää optimaalisesti eikä konflikteja tai pullonkauloja synny. Resurssien kysyntä ja tarjonta tulisi tasapainottaa ennen lisätyöntekijöiden tai ulkopuolisten palveluntarjoajien palkkaamista. Tätä varten on tunnettava työntekijöiden kaikki taidot ja selvitettävä, voidaanko mahdolliset puutteet kuroa umpeen resurssitarpeen minimoimiseksi. Resurssien yhteensovittamista voidaan tukea suunnittelemalla puskuriaikoja ja asettamalla prioriteetteja resurssien jakamiseen.
• Resurssien ennustaminen: Sen lisäksi, että resurssien hallinta auttaa turvaamaan meneillään olevien projektien sujuvan toteutuksen, se mahdollistaa myös tulevien projektien resurssitarpeiden ja -saatavuuden ennakoivan suunnittelun. Jos nykyinen kapasiteetti ja tulevaisuuden projektit tiedetään, resurssien ennustaminen voi auttaa tunnistamaan pullonkauloja jo varhaisessa vaiheessa ja ryhtymään toimiin tarvittavien resurssien saatavuuden varmistamiseksi silloin, kun niitä todella tarvitaan. Tällaista resurssien ennustamista voidaan tehdä esimerkiksi käyttämällä historiatietoja ja ennusteita tulevista suuntauksista.
• Resurssien yhdistäminen: Yhdistämällä resursseja niitä voidaan hyödyntää paremmin eri hankkeissa ja luoda yhteisvaikutuksia.
• Resurssien jakaminen: Resurssien jakaminen voi auttaa optimoimaan resurssien käyttöä ja välttämään pullonkauloja käyttämällä yksittäisiä resursseja useiden tehtävien tai toimintojen välillä projektissa.
• Resurssien hankinta: Jos sisäisiä resursseja ei ole riittävästi käytettävissä, tarvittavia resursseja voidaan hankkia ulkoisilta palveluntarjoajilta. Näin voidaan poistaa pullonkauloja ja varmistaa, että projektilla on käytettävissään tarvittavat resurssit.
• Resurssien optimointi: Projektin toteuttamisen aikana tapahtuu usein muutoksia. Resurssien optimoinnilla on tarkoitus varmistaa, että käytettävissä olevia resursseja käytetään edelleen tehokkaasti. Näin voidaan vähentää resurssien tuhlausta ja samalla lisätä resurssien käytön tehokkuutta.

Resurssienhallinnan vaiheet

Resurssienhallinnassa on yleensä kolme vaihetta:

1. Resurssien suunnittelu:

Kun projekti on jo suunniteltu ja sen tavoitteet sekä laajuus ovat tiedossa, määritetään tarvittavat resurssit ja kehitetään strategia, jolla varmistetaan, että tarvittavat resurssit ovat käytettävissä oikeaan aikaan. Tähän sisältyy resurssien hallintasuunnitelman laatiminen. Suunnitteluvaiheessa on toteutettava seuraavat vaiheet:

• Tarvittavien resurssien tunnistaminen: Aluksi on yksilöitävä kaikki projektiin tarvittavat resurssit.
• Resurssien saatavuuden analysointi: Sen jälkeen on määritettävä, mitkä resurssit ovat käytettävissä sisäisesti ja mitkä on hankittava ulkoisesti.
• Resurssien priorisointi: Kannattaa myös selvittää, mitä resursseja tarvitaan missä määrin ja mikä on niiden tärkeysjärjestys.
• Resurssien hallintasuunnitelman laatiminen: Suunnitelmassa määritetään, miten resurssit hankitaan ja jaetaan. Lisäksi laaditaan vaihtoehtoisia suunnitelmia ennakoimattomien tapahtumien tai pullonkaulojen varalle.
  Tässä vaiheessa käytettäviä tekniikoita ovat muun muassa alhaalta ylöspäin suuntautuva arviointi, ylhäältä alaspäin suuntautuva arviointi, asiantuntija-arviointi, vertailuarviointi ja Delphi-menetelmä, jotka kaikki auttavat arvioimaan tarvittavat resurssit mahdollisimman tarkasti.

2. Resurssien hankinta ja kohdentaminen:

Seuraavassa vaiheessa hankitaan tarvittavat resurssit ja kohdennetaan ne projektin eri tehtäviin tai toimintoihin. Tähän sisältyvät seuraavat vaiheet:

• Resurssien hankinta: Ensin on päätettävä, mitkä resurssit voidaan hankkia sisäisesti ja mitkä täytyy hankkia ulkoisesti. Tarjoukset on vertailtava ja sopimukset neuvoteltava.
• Resurssien kohdentaminen: Tämän perusteella voidaan päättää, mitkä resurssit osoitetaan mihinkin tehtäviin ja toimintoihin sekä milloin ja kuinka kauan niitä tarvitaan.
• Pullonkaulojen tarkastelu: On tärkeää varmistaa, että pullonkauloja vältetään kohdentamalla resurssit siten, että niitä käytetään mahdollisimman tehokkaasti.

Resurssien jakamisen optimoimiseksi tässä vaiheessa käytetään usein tekniikoita, kuten verkostosuunnittelua, Gantt-kaavioita, kriittistä polkua tai resurssien tasausmallia.

3. Resurssien seuranta ja hallinta:

Projektin toteutuksen aikana resursseja seurataan ja valvotaan jatkuvasti, jotta niiden oikea käyttö voidaan varmistaa ja jotta projekti pysyy määritellyssä aikataulussa ja kustannusrajoituksissa myös odottamattomien muutosten sattuessa. Erilaiset raportit ja analyysit auttavat tässä prosessissa:

• Tilanneraportit: Tilanneraportit ovat säännöllisiä raportteja hankkeen edistymisestä ja resurssien käytöstä. Ne auttavat projektipäällikköä seuraamaan resurssien käytön edistymistä ja havaitsemaan ongelmia jo varhaisessa vaiheessa.

• Työaika: Työtuntien seuranta on tärkeä osa henkilöresurssien seurantaa ja valvontaa. Todellisia työtunteja verrataan suunniteltuihin työtunteihin, jotta voidaan määrittää, onko projekti aikataulussa ja käytetäänkö resursseja tehokkaasti.
• Ansaitun lisäarvon analysointi: Ansaittu arvo -analyysi on menetelmä, jolla mitataan projektin edistymistä vertaamalla suoritetun työn arvoa suunniteltuun arvoon. Näin projektipäällikkö voi määrittää, onko projekti aikataulussa ja budjetissa.

Lisäksi riskienhallinta tulee toteuttaa tehokkaasti, jotta mahdolliset vaarat voidaan tunnistaa ja arvioida ja jotta mahdolliset resurssien rajoitteet voidaan välttää. Hyvä muutostenhallintaprosessi auttaa myös hallitsemaan ja tiedottamaan tarvittavista muutoksista projektisuunnitelmaan tai resurssien käyttöön.

Resurssien hallinta projektisalkun hallinnassa ja PMO:ssa

Projektisalkun hallinnassa (PPM) resurssien hallinta on erityisen tärkeää, koska salkun sisällä olevia erilaisia projekteja on hallinnoitava tehokkaasti ja yrityksen rajallisten resurssien optimaalinen käyttö on taattava. Verrattuna yksittäiseen projektiin resurssien jakaminen useisiin projekteihin PPM:ssä on suurempi haaste.
Sen vuoksi PPM:n resurssienhallinnassa onkin ensin arvioitava kaikki projektisalkun tarvitsemat käytettävissä olevat resurssit, mukaan lukien ulkoiset resurssit, kuten konsultit tai urakoitsijat. Seuraavaksi salkun mahdolliset hankkeet tulee asettaa tärkeysjärjestykseen niiden strategisen suuntautumisen, yritykselle koituvan hyödyn sekä resurssitarpeiden perusteella, jotta käytettävissä olevat resurssit voitaisiin jakaa mahdollisimman tehokkaasti projektien kesken. Tämä edellyttää huolellista koordinointia sen varmistamiseksi, että kaikki projektit saavat riittävästi resursseja. Projektien toteutuksen aikana resurssien seuranta ja valvonta on toteutettava myös PPM:ssä, jotta resurssien tehokas käyttö voidaan varmasti taata. Tähän kuuluu resurssien käytön seuranta, pullonkaulojen tunnistaminen ja toimenpiteiden suorittaminen resurssien käytön optimoimiseksi.

Projektinhallintatoimistossa (PMO) resurssien hallintaa suorittavat tyypillisesti erikoistuneet resurssienhallintapäälliköt, jotka vastaavat resurssien suunnittelusta, kohdentamisesta ja seurannasta salkun sisällä. PMO tekee tiivistä yhteistyötä projektipäälliköiden kanssa taatakseen, että resursseja käytetään tehokkaasti ja tuloksellisesti, ja että kaikki salkkuun kuuluvat projektit saadaan onnistuneesti päätökseen.

Resurssienhallinta ketterissä projekteissa

Ketterissä projekteissa on muutamia eroja resurssienhallinnassa perinteisiin projekteihin verrattuna. Esimerkiksi resurssien hallinta on joustavampaa ja dynaamisempaa. Ketterät tiimit voivat reagoida nopeasti muutoksiin ja varmistaa, että oikeat resurssit ovat käytettävissä oikeaan aikaan, jotta projekti saadaan onnistuneesti päätökseen. Ketterien projektien resurssienhallinnan keskeisiä piirteitä ovat muun muassa:

• Itseorganisoituvat tiimit: Ketterät tiimit ovat usein itsenäisempiä kuin perinteiset projektitiimit, ja ne voivat määrittää omat resurssitarpeensa. Ne voivat itse päättää, mitä resursseja tarvitaan ja miten niitä käytetään.
• Ketterä suunnittelu: Ketterä suunnittelu perustuu ajatukseen, että suunnitelmat ja vaatimukset voivat muuttua projektin aikana. Siksi resurssien hallinta ketterissä hankkeissa on usein joustavampaa, jotta se voidaan mukauttaa nopeasti vastaamaan muutoksia.
• Iteratiivinen kehittäminen: Ketterät hankkeet perustuvat iteratiiviseen kehitykseen, mikä tarkoittaa, että tiimi työskentelee lyhyissä sprinteissä ja saa säännöllisesti palautetta. Tämän iteratiivisen kehittämisen ansiosta tiimi voi reagoida nopeasti muutoksiin resurssitarpeissa.

Resurssienhallinnan hyödyt projekteissa

• Resurssien tehokas käyttö: Resurssien tehokas suunnittelu ja kohdentaminen auttaa optimoimaan resurssien käytön projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä vähentää resurssien tuhlausta ja auttaa vähentämään projektin kustannuksia. Samalla hyvä resurssienhallinta auttaa myös estämään resurssien ylikuormittumista.
• Parempi ennustettavuus: Tarkan resurssisuunnittelun ansiosta projektipäälliköt voivat suunnitella paremmin projektin etenemistä ja hallita prosesseja tehokkaammin. Viivästysten ja pullonkaulojen riski minimoituu, jolloin projekti saadaan valmiiksi aikataulussa ja budjetissa.
• Optimaalinen yleiskuva: Hyvä resurssienhallinta auttaa helpottamaan asianmukaista päätöksentekoa tarjoamalla selkeän näkymän resurssien saatavuudesta ja käytöstä. Tämä auttaa vaihtoehtojen tai ratkaisujen valinnassa ja edesauttaa projektin toteuttamista.
• Tehokas viestintä: Resurssien suunnittelu ja kohdentaminen auttavat myös tehostamaan viestintää kaikkien projektin sidosryhmien kanssa. Tähän sisältyy tietojen välittäminen resurssitarpeista ja -saatavuudesta sekä mahdollisista riskeistä ja haasteista.

Resurssienhallinnan haasteet:

• Lisää työtä: Resurssienhallinta vaatii lisätyötä ja projektin toteuttaminen voi viedä runsaasti aikaa. Tämä voi tuntua kohtuuttomalta etenkin pienemmissä projekteissa.
• Monimutkaisuus: Resurssienhallinta voi olla hyvin monimutkaista, ja se edellyttää usein tarkkaa koordinointia eri sidosryhmien välillä. Tämä voi johtaa lisähaasteita ja -vaikeuksia, jotka vaikeuttavat projektin toteuttamista.
• Korkeat vaatimukset projektipäälliköille: Tehokas resurssien suunnittelu ja kohdentaminen edellyttää tiivistä yhteistyötä ja koordinointia projektipäällikön ja muiden projektin sidosryhmien välillä. Projektipäälliköllä on oltava syvällistä tietoa ja kokemusta resurssien hallinnasta, ja hänen on kyettävä valvomaan resurssien käyttöä tehokkaasti.
• Virheiden riski: Virheet resurssien suunnittelussa ja kohdentamisessa voivat johtaa viivästyksiin, pullonkauloihin ja kustannusten ylittymiseen. Resurssien käytön tarkka seuranta ja valvonta on siksi olennaisen tärkeää näiden riskien minimoimiseksi.

Vinkkejä

• Määrittele projektille selkeät tavoitteet: Projektin tavoitteet on tärkeää määritellä selkeästi ja huolehtia siitä, että kaikki projektin sidosryhmät ymmärtävät ne. Tämä auttaa suunnittelemaan ja hallinnoimaan tarvittavia resursseja tehokkaasti.
• Luo yksityiskohtainen resurssisuunnitelma: Yksityiskohtainen resurssisuunnitelma auttaa huolehtimaan siitä, että kaikki tarvittavat resurssit ovat käytettävissä juuri silloin, kun niitä tarvitaan. Suunnitelman tulisi sisältää kaikki tarvittavat resurssit, niiden kustannukset ja saatavuus, sekä niiden käytön aikataulu.
• Resurssien keskitetty hallinta: Resurssien keskitetty hallinta esimerkiksi yhdistämällä niitä auttaa käyttämään resursseja tehokkaasti useissa projekteissa ja välttämään pullonkauloja.
• Resurssien käytön seuranta: Resurssien käytön säännöllinen seuranta varmistaa, että resursseja käytetään mahdollisimman tehokkaasti. Tämä voi auttaa havaitsemaan ylikuormitusta tai vajaakäyttöä varhaisessa vaiheessa ja reagoimaan vastaavasti.
• Varmista, että kaikki resurssit ovat ajan tasalla: On tärkeää varmistaa, että kaikki resurssit ovat ajan tasalla ja täyttävät projektin vaatimukset. Tämä auttaa varmistamaan projektin laadun ja minimoimaan mahdolliset riskit. Lisäksi ennakoivan suunnittelun ansiosta pystyt aina varautumaan tuleviin projekteihin.
• Seuraa kustannuksia: Resurssien tehokas hallinta edellyttää aina kustannusten seurantaa. Varmista, että resurssikustannukset pysyvät budjetin rajoissa ja että kustannuksia mukautetaan tarvittaessa asianmukaisesti projektin edetessä.
• Huolehdi viestinnästä: On tärkeää pitää yllä viestintää kaikkien projektin sidosryhmien kanssa, jotta kaikki saavat tietoa resurssisuunnittelun ja -hallinnan tilanteesta. Säännöllinen viestintä voi auttaa tunnistamaan ongelmat jo varhaisessa vaiheessa ja ratkaisemaan ne nopeasti.
• Ota oppia aiemmista projekteista: Käytä aiempia hankkeita oppimismahdollisuutena saadaksesi selville, mikä toimi hyvin ja mikä ei. Käytä tätä tietoa resurssien käytön optimoimiseksi tulevissa projekteissa.
• Ole joustava: Varaa resurssisuunnitteluun tiettyä joustavuutta, jotta voit ottaa huomioon ennakoimattomat tapahtumat tai muutokset projektin aikataulussa. Tämä auttaa reagoimaan muutoksiin nopeasti ja tehokkaasti.
• Jatkuva kehittäminen: Resurssienhallinta on nähtävä jatkuvana parannusprosessina. Näin sitä voidaan optimoida jatkuvasti.

Yhteenveto

Resurssienhallinta on ratkaiseva tekijä projektien onnistumiselle. Resurssien huolellinen suunnittelu, kohdentaminen, seuranta ja valvonta auttavat viemään projektit onnistuneesti päätökseen, sekä optimoimaan käytettävissä olevat resurssit, aikataulun, kustannukset ja laadun.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!