Ansaitun arvon analyysi
Mikä on ansaitun arvon analyysi ja miten se auttaa hallitsemaan ja seuraamaan projekteja sekä toimia varhaisvaroitusjärjestelmänä kustannus- ja aikataulupoikkeamien varalta?
Ansaitun arvon analyysi (EVA) on työkalu, jolla mitataan projektin edistymistä ja onnistumista valvontaa varten sekä kartoitetaan nykyistä aikataulu- ja kustannustilannetta. Termejä suoritusarvoanalyysi, suoritetun arvon menetelmä tai työarvoanalyysi käytetään myös synonyymeinä.
Määritelmä
Ansaitun arvon analyysi (EVA) on valvontamenetelmä, jonka avulla saadaan selkeitä lukuja projektin etenemisestä sen koosta ja monimutkaisuudesta riippumatta käyttäen apuna tietoja suunnitelluista ja toteutuneista kustannuksista, ajasta ja toimintojen laajuudesta. Laskelmien tulokset antavat päteviä arvioita projektin tilasta ja toimivat perustana ennusteille projektin jatkokehityksestä kustannusten ja keston osalta.
Päämäärät
Projektipäälliköt käyttävät ansaitun arvon analyysia kustannusten ja määräaikojen tarkistamiseen vertaamalla suunniteltuja arvoja tietyn ajanjakson todellisiin arvoihin. Näin he voivat tarkistaa, käytetäänkö aikaa ja rahaa viisaasti, ja tehdä tämän perusteella tietoisia päätöksiä siitä, miten projektissa tulisi edetä.
EVAa käytetään:
- Seuraamaan määräaikojen ja kustannusten noudattamista
- Ennustamaan hankkeen odotettavissa olevia kokonaiskustannuksia ja lopullista määräaikaa
- Antamaan ennakkovaroituksia projektin valvontaa varten
Perustermit
Suunniteltu arvo (PV): Suunnitellun arvon muodostaa hankkeen arvioitu tuotto ja siihen tarvittava suunniteltu työmäärä. Se määritetään hankesuunnittelun perusteella, ja se muodostaa perustan myöhemmille laskelmille.
PV = suunniteltu määrä x suunnitellut kustannukset
Todelliset kustannukset (AC): Todelliset kustannukset, jotka syntyvät tiettyyn päivämäärään mennessä tehdystä työstä. Tämä arvo saadaan yleensä kustannusten yleiskatsauksista tai kustannusvalvonnasta.
AC = todellinen määrä x todelliset kustannukset
Valmistumisprosentti (PC): Tämä arvo ilmoitetaan prosentteina ja kertoo, kuinka suuri osa hankkeesta on saatu valmiiksi määräpäivään mennessä.
Ansaittu arvo (EV): Suoritetun työn ansaittu arvo kertoo, kuinka paljon arvoa projekti on tuottanut tiettynä ajankohtana.
EV = PV * PC
Kustannusvaihtelu (CV): Tämä arvo kertoo, onko hanke aiheuttanut enemmän kustannuksia kuin mitä sen olisi pitänyt aiheuttaa määräpäivään mennessä, eli onko hanke suunnitellun budjetin sisällä.
CV = EV – AC
Kustannustehokkuusindeksi (CPI): Tämä on mittari, jolla arvioidaan projektin laajuuteen suhteutettuja kustannuksia (kustannustehokkuus).
CPI = EV / AC
Aikataulupoikkeama (SV): Aikataulupoikkeaman avulla voidaan nähdä, onko projekti aikataulusta edellä vai jäljessä.
SV = EV – PV
Aikataulun suorituskykyindeksi (SPI): Aikatehokkuus arvioi projektin edistymistä suhteessa aikatauluun.
SPI = EV / PV
Miten ansaitun arvon analyysi tehdään?
1. Määritä syötettävät muuttujat (Nämä ovat hankkeen suunnitellut kokonaiskustannukset ja kesto.)
Ne saadaan työn jaottelun rakenteesta ja kustannuslaskelmasta. Voit projektin aikana laskea ja arvioida tunnuslukuja tältä pohjalta haluttuna ajankohtana, esimerkiksi kerran kuukaudessa tiettynä ajankohtana.
2. Määritä suunnitellut menot, toteutuneet kustannukset ja ansaittu arvo kulloisenkin päivämäärän osalta.
Ansaitun arvon määrittämiseksi tarvitaan ensin valmistumisprosentti. Tämä voidaan laskea eri tavoin. Käytä omaa kokemustasi päättäessäsi, mikä muoto sopii juuri sinun projektiisi tai työhösi.
- Valmistumisprosentti: Tässä vaihtoehdossa työntekijäsi arvioivat edistymisensä ja esittävät sen prosentteina. Suhtaudu näihin lukuihin kuitenkin varauksella, sillä ihmisillä on taipumus yliarvioida valmiit työnsä.
- 0/100-sääntö: Vain loppuun suoritetut tehtävät sisällytetään 100 prosentin laskelmaan. Kaikki muut toiminnot arvotetaan 0 prosenttiin. Tämä vaihtoehto soveltuu erityisesti lyhyille tehtäville ja projekteille, joiden raportointisyklit ovat lyhyitä, sekä tehtäville, joiden tulokset ovat epävarmoja. Koska valmistumisaste aliarvioidaan tällä tavoin jatkuvasti, tämä on riskitön menetelmä.
- 25/75-sääntö: Jokainen aloitettu tehtävä arvotetaan 25 prosentilla, ja vasta kun se on suoritettu loppuun, siihen lisätään loput 75 prosenttia. Tämä lieventää 0/100-sääntöä.
- 50/50-sääntö: Aloitetun tehtävän arvo on aina 50 prosenttia. Tämä tarkoittaa, että tehtävän ensimmäinen puolikas on yliarvioitu ja toinen puolikas aliarvioitu. Tämä sääntö sopii erityisen hyvin lyhyisiin tehtäviin, jotka aloitetaan ja lopetetaan kahden peräkkäisen raportointikauden aikana.
3. Laske kustannus- ja aikataulupoikkeamat
Negatiiviset arvot osoittavat, että olet ylittämässä budjetoidut kustannukset tai että projekti on jäljessä aikataulusta. Jos arvot ovat positiivisia, projektille on tähän mennessä kertynyt suunniteltua vähemmän kustannuksia tai projekti on edennyt nopeammin.
4. Laske CPI- ja SPI-tulosindeksit
Näissä esitetään kustannus- ja aikataulupoikkeamat suhteessa projektin tähänastiseen laajuuteen.
CPI:n (kustannustehokkuus) osalta arvo alle 1 tarkoittaa, että aiemmat työt toteutettiin suunniteltua kalliimmalla. Jos arvo on täsmälleen 1, projekti on oikeassa aikataulussa. Jos arvo taas on yli 1, olet onnistunut säästämään kustannuksia.
Sama pätee SPI:hen (aikatehokkuus): Jos arvo on alle 1, projektisi on jäljessä aikataulusta. Jos arvo on 1, projekti etenee täsmälleen suunnitelman mukaisesti, ja jos arvo on yli 1, projektin eteneminen on suunniteltua nopeampaa..
5. Laske projektin kustannusten ennustearvot.
Tätä varten lasketaan yleensä kaksi arvoa eri oletuksilla.
- Oletus siitä, että tulevaisuudessa toteutettavilla toimilla on vaikutusta: Jos oletat, että suunnitelmasta ei enää poiketa, ennakoidut kokonaiskustannukset (arvio valmistuessa = EAC) ovat tähänastisten kustannusten ja jäljellä olevien suunniteltujen kustannusten summa.
EAC = AC + (PV – EV) - Oletus, että kuluttajahintaindeksi pysyy vakiona: Jos oletat, että kustannusten suunnitteluvirhe pysyy ennallaan, laske EAC soveltamalla tähänastista kuluttajahintaindeksiä koko projektin laskelmaan.
EAC = PV / CPI
6. Laske projektin keston ennustearvot
Yksinkertaisin tapa ennustaa projektin kesto on jakaa alun perin suunniteltu kesto lasketulla SPI:llä. Tämä laskutapa antaa kuitenkin vain karkean arvion, eikä se ole kovin luotettava, koska siinä ei oteta huomioon tehtävien välisiä riippuvuuksia eikä esimerkiksi resurssien saatavuutta. Saat luotettavampia ennusteita, jos teet ennusteen yhdessä verkostosuunnittelutekniikan tai kriittisen polun avulla.
7. Tulkitse avainluvut
Visuaaliset esitykset ovat yleensä helpompia ymmärtää ja antavat paremman yleiskuvan kuin taulukot. Tästä syystä voit myös esittää arvojen kehityksen ajallisesti viivadiagrammeissa. Seuraamalla viivojen kehitystä sinä ja kaikki, joille esittelet analyysin, näette yhdellä silmäyksellä, vastaavatko suunnitellut ja toteutuneet arvot toisiaan ja miten kustannukset ja aikataulut käyttäytyvät. Tällaisesta kaaviosta näet myös aiemmin toteuttamiesi valvontatoimenpiteiden tehokkuuden.
8. Ryhdy toimenpiteisiin
Jos määritetyt arvot poikkeavat suuresti suunnitelluista arvoista, on syytä selvittää syy ja ryhtyä toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi.
Termistö
AC (Actual Cost) | todelliset kustannukset
CPI (Cost Performance Index) | kustannustehokkuusindeksi
CV (Cost Variance) | kustannusvaihtelu
EAC (Estimate at Completion) | arvio valmistumisajankohdasta
EC (Estimated Completion) | arvioitu valmistuminen
EV (Earned Value) | ansaittu arvo
PC (Percent Complete) | valmistumisprosentti
PV (Planned Value) | Suunniteltu arvo
SPI (Schedule Performance Index) | aikataulun suorituskykyindeksi
SV (Schedule Variance) | aikataulun poikkeama
Kaavat
EV = PV * PC
CPI = EV / AC
CPI > 1: budjetissa
CPI < 1: budjetin yli
CV = EV – AC
SPI = EV / PV
SPI > 1: suunnitelman mukaisesti
SPI < 1: viivästynyt aikataulusta
SV = EV – PV
EAC:
Ei muita poikkeamia: AC + (PV – EV)
Poikkeamat pysyvät vakioina: PV / CPI
EC = suunniteltu kesto / SPI
Edut
- valmistunut työ arvioidaan alun perin budjetoitujen ja toteutuneiden kustannusten perusteella
- antaa tilannekuvan projektin tilasta ajan ja kustannusten suhteen valittuna ajankohtana
- projektin tulevaa kehitystä voidaan ennustaa EVA:n avulla
- menetelmä on objektiivinen ja helposti ymmärrettävä
- projekteja voidaan verrata keskenään
Huonot puolet
- EVA ei anna tietoja tehdyn työn laadusta.
- laskelmat ovat aikaa vieviä, jollei niitä lasketa automaattisesti projektinhallintaohjelmistolla.
- tietojen ajantasaisuuden ja laadun takaaminen vaatii enemmän työtä.
- valmistumisasteen arviointi voi olla virheellinen, koska se perustuu osittain henkilökohtaisiin arvioihin.
- tunnuslukujen tulkinta vaatii kokemusta
- sitä voidaan käyttää vain projekteissa, joissa työn laajuus on selkeästi määritelty, ja se vaatiikin projektin korkeaa kypsyysastetta.
Yhteenveto
Ansaitun arvon analyysi on erittäin arvokas väline projektien seurantaan ja valvontaan. Se tarjoaa myös varhaisvaroitusjärjestelmän aikataulu- ja kustannuspoikkeamien varalta. Monet projektipäälliköt pelkäävät kuitenkin monia keskeisiä lukuja ja kaavoja. Hyvä projektinhallintaohjelmisto määrittää kaikki luvut automaattisesti ja antaa näin arvokkaan yleiskuvan projektin tilasta milloin tahansa sekä mielekkäitä ennusteita projektien jatkokehitystä varten.
Lisätietoja myPARM-projektinhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko kokea myPARM-demon?
Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!