Projektinhallinta alkaa itsestäsi

Miksi hyvät projektipäälliköt katsovat ensin sisäänpäin

Nykyään projektinhallinta on ennen kaikkea suhdetoimintaa

Projektipäälliköt työskentelevät harvoin virallisen vallan kanssa. He koordinoivat erityisaloja, sovittelevat intressejä, ratkaisevat ristiriitoja ja pitävät hankkeet aikataulussa epävarmuuden vallitessa. Asiantuntemus on siis tärkeä edellytys, mutta ei ainoa tekijä hankkeen onnistuneelle toteuttamiselle.
Ratkaisevaa on usein hankkeen johtamisen vaikutus:

• Kuinka selkeästi kommunikoit?
• Miten paineita käsitellään?
• Miten reagoit vastarintaan?
• Ja kuinka paljon tilaa joukkueelle annetaan?

Näihin kysymyksiin ei voi vastata Gantt-kaavion avulla, vaan ne edellyttävät itsetutkiskelua.

Vipu 1: Miksi paine paljastaa todellisen johtamiskäyttäytymisemme?

Kun päivittäinen projektityö käy stressaavaksi, projektiryhmän jäsenet näkevät usein eri johtajan kuin silloin, kun tilanne on rauhallinen. Niin kauan kuin kaikki sujuu ongelmitta, useimmat projektipäälliköt johtavat suunnitellulla tavalla. He työskentelevät suunnitelmallisesti, yhteistyökykyisesti ja aina ratkaisukeskeisesti. Mutta projektit sujuvat harvoin sujuvasti ja rennosti. Heti kun aikapaineet, budjettikeskustelut tai kriittiset sidosryhmät astuvat kuvioihin, autopilotti ottaa usein vallan ja johtajat palaavat vanhoihin kaavoihin. Jotkut alkavat valvoa tiimiä enemmän, toiset reagoivat puolustautuvasti, toiset vetäytyvät tai ottavat yhtäkkiä kaikki tehtävät itselleen. Tiimi on hämmentynyt tällaisista muutoksista johtamiskäyttäytymisessä, eikä useinkaan tiedä, miten reagoida, ja voi sitten reagoida samanlaisilla stressireaktioilla. Tämän estämiseksi on erittäin tehokasta pysähtyä ja tarkkailla itseään. Näin voit tunnistaa oman autopilottisi ja pysyä toimintakykyisenä myös stressitilanteessa.
Oman käyttäytymisesi arvioiminen stressitilanteessa voi kuitenkin olla vaikeaa, varsinkin jos itsetuntemusta ei ole vielä koulutettu hyvin. Tällaisissa tapauksissa suosittelemme, että esimiehet ottavat stressitilanteen jälkeen hetken aikaa miettiä:

Käytännöllinen impulssi: Minipohdinta stressitilanteiden jälkeen

• Tee konkreettinen kirjaus siitä, mitä kyseisessä tilanteessa tapahtui. Rajoita itsesi selkeisiin tosiasioihin arvioimatta niitä.
• Ymmärrä, mitä ajattelit ja tunsit tilanteessa. Tämä auttaa sinua tunnistamaan, mikä laukaisi sinut kyseisessä tilanteessa.
• Mieti sen jälkeen, miten toimit ja mitä se sai aikaan ryhmässä. Reagoitko rauhallisesti ja harkiten vai olisitko jälkikäteen ajateltuna toiminut mieluummin toisin? Auttoiko vai haittasiko käyttäytymisesi tiimiä?

Ne, jotka pohtivat säännöllisesti tällä tavoin, tunnistavat mallit, joiden mukaan he itse toimivat. Ja ne, jotka tunnistavat nämä mallit, voivat työskennellä niiden muuttamiseksi.

Vipu 2: Johtajuus syntyy rivien välissä

Projektipäälliköt ovat jatkuvasti yhteydessä toisiinsa kokouksissa, sähköpostitse, tilanneraporteissa ja tilapäisissä neuvotteluissa. Silti jokapäiväisessä projektityössä syntyy nopeasti väärinkäsityksiä, koska lähetetyn ja vastaanotetun viestin eroa on helppo aliarvioida.
Kieli muuttuu usein ytimekkäämmäksi, asiallisemmaksi ja jyrkemmäksi, erityisesti paineen alla. Tämä saattaa vaikuttaa tehokkaalta, mutta se luo epävarmuutta, epäselvyyttä tai jopa epäluottamusta. Jos viestintä ei ole optimaalista, tiimin jäsenet eivät useinkaan enää kysy itseltään, mikä on varsinainen tavoite, vaan mitä esimies tarkalleen ottaen tarkoitti ja mitä se tarkoittaa heidän kannaltaan. Hyvä itsensä johtaminen tarkoittaa, että on tietoinen omasta vaikutuksestaan ja mukauttaa viestintäänsä niin, että paitsi välittää tietoa myös antaa ohjeita, jotta työntekijät eivät jää arvailujen varaan. Suosittelemme, että esimiehet käyttävät lyhyen ajan valmistautuakseen jokaiseen tärkeään kokoukseen tai tiimin kanssa käytävään neuvotteluun. Näin vältytään kitkalta ja säästytään jälkikäteen turhilta selvityssilmukoilta.

Käytännön impulssi: Selkeyden tarkistus ennen jokaista tärkeää viestiä

Selvitä seuraavat kysymykset ennen tärkeitä tapaamisia:

• Mikä on lausuntoni ydin? Mitä tiimin jäsenten pitäisi tarkalleen ottaen ymmärtää?
• Mitä odotan tiimiltä erityisesti? Mitä toimia haluaisin nähdä sen jälkeen?
• Mitä voitaisiin ymmärtää väärin?

Vipu 3: Vastuun siirtäminen menettämättä johtoasemaa

Monet projektipäälliköt sekoittavat vastuun ja valvonnan. Mitä suurempi paine, sitä tiukempi hallinta. Tehtävät käydään sitten yksityiskohtaisesti läpi, päätökset keskitetään ja kyselyt kasaantuvat. Tuloksena on, että projektinhallinnasta tulee pullonkaula ja tiimistä tulee passiivinen. Huono asia on, että syynä on yleensä vain vastuuntunto, jolla on kuitenkin vastakkainen vaikutus. Tässäkin tapauksessa itsereflektio auttaa tunnistamaan tämän mekanismin ja määrittelemään oman roolinsa uudelleen. Kysy itseltäsi yhä uudestaan ja uudestaan, tarvitseeko sinun todella ratkaista tiettyjä tehtäviä tai tehdä päätöksiä itse. Jos tiimi pystyy toimimaan ilman sinua, riittää, että esimiehet asettavat työn puitteet määrittelemällä tavoitteet, painopisteet tai pelisäännöt. Näissä puitteissa tarvitaan luottamusta, jotta tiimi voi tehdä työnsä optimaalisesti.

Käytännön impulssi: valvontakoe

Johtajien on usein vaikea luovuttaa vastuuta, erityisesti paineen alla. Ota seuraavassa rauhallisemmassa projektivaiheessa aikaa kokeilla, mitä tapahtuu, kun tietoisesti luovutat vastuuta:

• Muotoile selkeästi, mikä tavoite on saavutettava ja mitä painopisteitä on noudatettava.
• Määrittele pelisäännöt laatimalla selkeä päätöksentekokehys.
• Pysyttele projektivaiheen aikana taka-alalla sen sijaan, että ohjaisit aktiivisesti, ja pohdi lopputulosta yhdessä projektiryhmäsi kanssa jälkikäteen.

Monet projektipäälliköt ovat yllättyneitä siitä, miten paljon vastuu ja laatu lisääntyvät, kun valvontaa nimenomaan vähennetään.

Vipu 4: Valitse tietoisesti oma roolisi projektissa.

Projektipäälliköt ovat harvoin pelkkiä projektipäälliköitä. He ovat välittäjiä osastojen välillä, kääntäjiä johdon ja tiimin välillä, valmentajia ja päätöksentekijöitä. Ongelmallista on, jos nämä roolit ovat epäselviä tai ristiriitaisia. Tiimit voivat aistia hyvin tarkkaan, haluaako projektipäällikkö moderoida, päättää vai helpottaa. Siksi tiedostamattomat roolien vaihtelut aiheuttavat epävarmuutta ja vievät luottamusta. Itsensä johtaminen tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, että valitsee aktiivisesti oman roolinsa sen sijaan, että vaihtaa sitä automaattisesti.

Käytännöllinen impulssi: roolien selventäminen hankkeessa

Pysähdy säännöllisesti projektityön aikana ja kysy itseltäsi:

• Mitä roolia projekti tai tiimin tietty jäsen tarvitsee juuri nyt?
• Mikä rooli minulla on tällä hetkellä tai automaattisesti?
• Sopiiko tämä yhteen vai onko minulla taipumus olla projektityön tiellä nykyisessä roolissani?

Tämä selkeys on usein tehokkaampaa kuin mikään metodinen toimenpide.

Päätelmä

Monet projektipäälliköt tietävät intuitiivisesti, että itsereflektio on tärkeää, mutta pitävät sitä mukavana asiana, koska siihen ei ole juuri aikaa päivittäisessä projektityössä. Käytännössä se kuitenkin ratkaisee, eskaloituvatko hankkeet vai pysyvätkö ne paineen alla vakaina. Todella onnistunut projektityö syntyy siellä, missä selkeys, rakenne ja inhimillinen johtajuus yhdistyvät.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!