Projektinhallinnan riskit

Miten hallita riskejä niin, että projekti onnistuu?

Mitä ovat riskit ja riskienhallinta projekteissa?

Projektinhallinnassa riski on tapahtuma, jonka toteutuminen on epävarmaa ja jolla on kielteisiä seurauksia projektille. Niiden vastakohtana ovat mahdollisuudet, joiden toteutuminen on myös epävarmaa, mutta joiden seuraukset ovat myönteisiä.
Projekti voi olla alttiina erilaisille riskeille:

Riskienhallinta tarkoittaa tällaisten mahdollisten riskien varhaista tunnistamista ja analysointia. Tämä mahdollistaa riskistrategian hyväksymisen ja vastatoimenpiteiden määrittelyn projektin epäonnistumisen välttämiseksi ja parhaan mahdollisen lopputuloksen saavuttamiseksi. Riskienhallinta on iteratiivinen prosessi, sillä projektit muuttuvat toteutuksen aikana. Jotkin riskit tai tilaisuudet saattavat toteutua. Tämä tarkoittaa sitä, että projektin toteuttamisen aikana on tarkistettava säännöllisesti, vastaavatko tunnistetut riskit edelleen todellisuutta, ne on arvioitava uudelleen ja toimenpiteitä on mukautettava vastaavasti.

Milloin tarvitsen riskienhallintaa?

Jos toteutat vain pieniä, hallittavissa olevia projekteja, joihin liittyy vain vähän riskejä, todennäköisesti riittää, että keskustelet mahdollisista riskeistä tiimisi jäsenten kanssa. Monimutkaisemmissa projekteissa, joihin osallistuu paljon ihmisiä ja joissa on paljon työtä tai joihin liittyy suuri taloudellinen riski, kannattaa ottaa käyttöön kunnollinen riskienhallintajärjestelmä.
Myös toimialalla on suuri merkitys riskienhallinnassa. Hyvin säännellyt tai riskialttiit toimialat, kuten rahoitusala, tai toimialat, joilla on paljon vastuuta, kuten ilmailu-, auto- tai rakennusala, tarvitsevat erittäin hyvää riskienhallintaa.

Riskienhallintaprosessi

Hyvä riskienhallinta alkaa jo projektin suunnitteluvaiheessa. Näin voit tunnistaa mahdolliset riskit ja niiden seuraukset etukäteen ja seurata niitä projektin aikana. Siten voit välttää ikävät yllätykset jo ennen projektin alkamista. Lisäksi mitä varhaisemmassa projektin vaiheessa huolehdit riskistä, sitä halvemmalla ja tehokkaammin se yleensä onnistuu.

1. Tunnista riskit

Riskienhallinnan ensimmäinen vaihe on laatia luettelo kaikista mahdollisista riskeistä. Riskien tunnistamiseen on olemassa erilaisia tapoja ja tekniikoita:

• Tarkistuslistat
• Brainstorming
• Asiantuntijoiden haastattelut
• Aiempien projektien arviointi
• Kyselylomakkeet
• Riskiluetteloiden käyttö
• jne.

Usein käytetään eri menetelmien yhdistelmää, jotta mahdollisimman monta riskiä saadaan tunnistettua. Lisäksi on tärkeää hyödyntää mahdollisimman paljon kokemusta ja erilaisia näkökulmia. Siksi riskien tunnistaminen tapahtuu usein ryhmissä. Olkaa kuitenkin valmiina siihen, että tunnistamattomia riskejä voi ilmetä milloin tahansa.
Kootkaa tunnistetut riskit tämän jälkeen riskirekisteriin. Tämä auttaa teitä seuraavassa vaiheessa määrittämään, kuinka suuri riskin toteutumisen todennäköisyys on, mitkä ovat seuraukset tai vaikutukset, jos riski toteutuu, ja minkä prioriteetin riskille sen vuoksi annetaan. Lisäksi tämä asiakirja auttaa viestinnässä, esimerkiksi sidosryhmien kanssa.

2. Suorita riskianalyysi

Tässä analyysissä on kyse siitä, että hankkeessa tunnistetut riskit luokitellaan tärkeysjärjestykseen. Tätä varten niitä arvioidaan esimerkiksi niiden esiintymistodennäköisyyden sekä riskin toteutuessa aiheutuvien vahinkojen vakavuuden perusteella. Taloudelliset, laadulliset ja ajalliset vaikutukset otetaan huomioon. Tämän jälkeen riskit luokitellaan eri tasoihin, esimerkiksi "vähäisiin", "keskisuuriin" ja "suuriin". Vaihtoehtoisesti riskien prioriteettiluvut lasketaan esimerkiksi arvioidun toteutumistodennäköisyyden ja vahingon määrän tulona. Tällä tavoin voidaan luoda määrällinen asteikko, jossa prosenttiluku osoittaa, kuinka suuri on riskin merkitys. Jos arvo on 100 prosenttia, riski on varma lopputulos, joka toteutuu, ja siksi se on asetettu projektin reunaehdoksi.
Molemmissa tapauksissa arviointi perustuu vahvasti kokemukseen ja intuitioon. Siksi asiasta kannattaa keskustella myös tiimisi kanssa ja siten tarkastella riskejä eri näkökulmista.

3. Riskien painotus

Seuraavassa vaiheessa riskit painotetaan ja asetetaan tärkeysjärjestykseen. Yksityiskohtaisempaa analyysia varten on olemassa erilaisia tekniikoita, kuten Monte Carlo -simulaatio, jossa käydään läpi erilaisia skenaarioita satunnaisgeneraattorin avulla, tornadokaavio, jolla voidaan havainnollistaa arvioituja vaikutuksia, tai ratkaisupuut, joilla voidaan rajata mahdollisia toimenpiteitä. Suosittelemme laatimaan riskimatriisin, jossa aktiiviset riskit esitetään vaikutusten ja todennäköisyyksien mukaan. Tällainen matriisi tukee sinua kommunikoidessasi projektiryhmän tai sidosryhmien kanssa sekä asettaessasi prioriteetteja ja kehittäessäsi strategioita ja toimenpiteitä riskejä vastaan.

On myös erityisen tärkeää pitää silmällä mahdollisia taloudellisia tappioita, jotta niitä voidaan lieventää vahinkotilanteessa. Tähän voit käyttää EMV-analyysiä (Expected Monetary Value Analysis). Odotettu rahallinen arvo annetaan tässä käyttäen todennäköisyyslaskentamenetelmiä.

EMV = riskin todennäköisyys prosentteina * odotettu taloudellinen vaikutus.

Seuraavassa vaiheessa EMV auttaa päättelemään riskilisät ja päättämään parhaista toimenpiteistä.

4. Määrittele riskistrategiat ja laadi toimintasuunnitelmat

Analyysin ja arvioinnin perusteella voit nyt johtaa toimenpiteitä tai kokonaisia toimenpidekokonaisuuksia riskeille. Alkuvaiheessa kannattaa keskittyä erityisesti riskeihin, joilla on korkea prioriteetti.

• Pienet riskit eivät välttämättä vaadi toimenpiteitä, mutta voi riittää, että mahdolliset tappiot otetaan huomioon esimerkiksi riskilisämaksujen tai riskivarausten avulla, tai siirtämällä riskit toiselle taholle, kuten vakuutusyhtiölle.
• Keskisuuria riskejä varten on kehitettävä ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä sekä valmiussuunnitelmia, joita käytetään tapahtuman sattuessa. Näitä riskejä on seurattava projektin aikana ja tarkistettava säännöllisesti.
• Suurien riskien kohdalla on ryhdyttävä välittömiin toimenpiteisiin riskin toteutumisen estämiseksi sekä siitä aiheutuvien vahinkojen todennäköisyyden tai laajuuden vähentämiseksi. Mukauta projektisuunnittelua sen mukaisesti.

5. Seuraa riskejä ja reagoi niihin

Riskit muuttuvat projektin kuluessa. Saattaa siis olla, että riski toteutuu, sen toteutumistodennäköisyys tai vahingon laajuus muuttuu, uusia riskejä ilmenee tai yksittäisiä riskejä poistuu. Siksi on tärkeää seurata riskejä jatkuvasti myös projektin toteuttamisen aikana ja päivittää säännöllisesti riskirekisteriä, painotuksia sekä toimenpidesuunnitelmaa. Lisäksi toteutettujen toimenpiteiden onnistumista tulisi arvioida. Tästä voidaan johtaa oppeja, ja esimerkiksi onnistuneet toimenpiteet voidaan tallentaa riskiluetteloon malliksi.
Ettekö pysty seuraamaan kaikkia riskejä itse? Määrittäkää tällöin riskivastaavat, eli tiimin jäsenet, jotka vastaavat tiettyjen riskien seurannasta ja jotka joko ilmoittavat teille muutoksista tai määrittelevät ja toteuttavat toimenpiteitä, jos se on tarpeen.
Mikäli riski jossain vaiheessa todella toteutuu, voitte turvautua aiemmin määriteltyihin hätätoimenpiteisiin ja näin saada parhaan mahdollisen tuloksen tilanteesta.

Päätelmä

Hyvän riskienhallinnan tulisi olla osa projektisuunnittelua. Sen avulla riskit voidaan tunnistaa varhaisessa vaiheessa ja ottaa huomioon suunnittelussa. Näin voit ehkäistä riskien toteutumisen, lieventää vahinkoja ja reagoida asiantuntevasti hätätilanteessa.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!