Projektinhallinnan ABC: T niin kuin toimintakaaviota
Joka havainnollistaa projektien, niiden keston ja riippuvuuksien prosessirakennetta
Toimintakaaviota käytetään usein hankinnoissa tai tuotannossa ja se voi tarjota arvokkaita palveluita myös projektinhallinnassa. Esittelemme toimintakaavion, jota voidaan käyttää prosessien keston, puskurien ja kriittisen polun tunnistamiseen. Itse asiassa hyvin harvat projektinjohtajat luovat säännöllisesti toimintakaaviota projekteilleen, vaan käyttävät tähän tarkoitukseen projektinhallintaohjelmistoa. Silti on tärkeää projektin ymmärtämisen kannalta tietää, miten toimintakaavio luodaan.
Mikä on toimintakaavio?
Toimintakaavio on yksi tarkimmista, mutta myös monimutkaisimmista työkaluista operaatioprosessien esittämiseen strategisesti merkityksellisessä järjestyksessä. Nämä voivat olla projekteja, tuotantoprosesseja, markkinointiprosesseja tai vastaavia. Toimintakaaviossa kuvataan myös prosessin alkamis- ja päättymisajat, puskurit, riippuvuudet ja koko prosessin kesto. Tämä mahdollistaa prosessien tarkan järjestämisen tai operatiivisten prosessien oikean esittämisen. DIN 69900:n mukaan edellisyyskaavio käyttää verkostoja ”prosessirakenteen graafisena tai taulukkona, joka koostuu toiminnoista tai tapahtumista ja niiden suhteista”.
Toimintakaavio voi esittää koko projektin ”kokonais verkostosuunnitelmana”. On kuitenkin myös mahdollista luoda ”osa verkostosuunnitelmia”, jotka edustavat vain osaa projektista ja jotka liittyvät muihin osaverkostosuunnitelmiin edustamaan koko projektia. Toimintakaavion hajottaminen on erityisen hyödyllistä, kun yksittäiset sidosryhmät eivät ole kiinnostuneita suunnitelman yksityiskohdista. Tämän verkostosuunnitelman yhteenvedon yhteydessä heille voidaan sitten luoda verkostosuunnitelma tärkeimmistä virstanpylväistä esimerkiksi, kun taas muut sidosryhmät saavat yksityiskohtaiset osaverkostosuunnitelmat, jotka ovat tärkeitä heille.
Kuinka luoda verkostosuunnitelma muutamassa vaiheessa
1. Luo perusta
Verkostosuunnitelman perusta muodostuu prosessista ja sen alivaiheista. On tärkeää tuntea sekä yksittäiset vaiheet että niihin liittyvät tehtävät ja niiden kestot.
Seuraavassa esimerkissä prosessi koostuu seitsemästä vaiheesta:
| Vaihe | Kesto aikayksikköinä | Prosessi, joka on saatettava
loppuun ennen |
| Alku | 2 | – |
| Toiminta A | 4 | Alku |
| Toiminta B | 3 | Toiminta A |
| Toiminta C | 2 | Toiminta A |
| Toiminta D | 1 | Toiminta B |
| Toiminta E | 4 | Toiminta B ja C |
| Tavoite | 5 | Toiminta D ja E |
Nämä vaiheet luodaan nyt niin kutsuttuina prosessisolmuina, jotka yhdistetään toisiinsa niiden riippuvuuksien mukaisesti.
Tällainen solmu näyttää tältä:
Lyhenteet tarkoittavat seuraavia arvoja:
|
Indeksi |
Prosessivaihe (Index) |
|
Toiminta |
Toiminnan nimi (Activity) |
| D | Kesto (Duration) |
| ESP | Aikaisin aloituspiste (Earliest start point) |
| EEP | Aikaisin päättymispiste (Earliest end point) |
| LSP | Myöhäisin aloituspiste (Latest start point) |
| LEP | Myöhäisin päättymispiste (Latest end point) |
| TB | Kokonaispuskuri (total buffer) |
| FB | Vapaa puskuri (free buffer) |
- Indeksi merkitsee kyseistä prosessivaihetta. Sille annetaan yleensä numeroita tai kirjaimia.
- Toiminnalle kirjataan toiminnan nimi tai lyhyt, ytimekäs kuvaus.
- Kohdassa D kirjataan prosessin kesto.
- Aikaisin aloituspiste ESP osoittaa varhaisimman ajankohdan, jolloin prosessi voidaan aloittaa, ja se on siten riippuvainen edeltävistä prosesseista.
- Aikaisin päättymispiste EEP lasketaan aikaisimman aloituspisteen ja toiminnan keston perusteella, joten se osoittaa, milloin toiminta voidaan suorittaa aikaisintaan.
- Myöhäisin päättymispiste LEP osoittaa, milloin toiminnan on oltava valmis viimeistään, jotta seuraavien prosessivaiheiden eteneminen ei viivästyisi.
- Myöhäisin aloituspiste LSP lasketaan vähentämällä prosessin kesto myöhäisimmästä päättymispisteestä. Se osoittaa, milloin toiminnan käsittelyn tulisi alkaa viimeistään, jotta seuraavien prosessivaiheiden etenemiseen ei vaikuteta ja koko prosessi ei viivästy.
- Kokonaispuskuri TB osoittaa, kuinka paljon aikaa prosessia voidaan viivästyttää ilman, että seuraavan toiminnan myöhäisintä aloituspistettä on siirrettävä. Jos tämä puskuri käytetään, seuraava toiminta ei enää ala aikaisimmalla mahdollisella päivämäärällä, mutta hankkeen lopputulokseen se ei vaikuta.
- Vapaa puskuri FB puolestaan ilmoittaa, kuinka kauan toiminta voi kestää vaikuttamatta seuraavien toimintojen aikaisimpaan aloituspisteeseen.
2. Yhdistä solmut
Aluksi verkosto luodaan olemassa olevilla tiedoilla. Tämä tarkoittaa, että yksittäiset solmut syötetään indeksillä, toiminnalla ja kestolla. Nämä solmut yhdistetään sitten nuolilla, jotka johtuvat taulukossa esitetyistä riippuvuuksista. Nuoli merkitsee suhdetta tai yksittäisten toimintojen loogista, teknistä, henkilökohtaista tai ajallista riippuvuutta. Esimerkissä toimintaa E voidaan aloittaa vasta, kun toiminnot B ja C on suoritettu. Siksi nuoli osoittaa kustakin toiminnoista B ja C toimintoon E.
3. Aikataulun laadinta eteenpäin
Seuraavassa eteenpäin suuntautuvassa aikataulutuksessa polut kuljetaan alusta loppuun, jolloin kirjataan kussakin tapauksessa aikaisimman aloituspisteen (ESP) ja aikaisimman päättymispisteen (EEP). Seuraavat pätevät:
- Ensimmäisen prosessivaiheen ESP on aina 0.
- EEP lasketaan aina ESP:stä ja kestosta. EEP = ESP + D
- Operoinnin EEP on samalla kertaa seuraavan vaiheen ESP ja voidaan siksi helposti siirtää riippuvuuksien perusteella.
- Jos solmulla on useita ylävirtaan olevia prosessivaiheita, korkein arvo pätee ESP:hen.
4. Aikataulun laadinta taaksepäin
Polkuja kuljetaan sitten lopusta alkuun, kirjaten kussakin tapauksessa viimeisimmän aloituspisteen ja viimeisimmän päättymispisteen. Seuraavat pätevät:
- Viimeisen vaiheen LEP vastaa sen EEP:tä. Näin ollen se muodostaa lähtökohdan taaksepäin suuntautuvalle aikataulutukselle.
- LSP lasketaan vähentämällä kesto LEP:stä. LSP = LEP – D
- Toiminnan LSP on edellisen toiminnan LEP.
- Jos toiminnalla on useita seuraajia, otetaan aina pienin LSP.
5. Puskuri
Nyt jokaiselle toiminnalle voidaan laskea puskurit:
- Kokonaispuskuri TB on erotus LSP:n ja ESP:n välillä. TB = LSP – ESP
- Vapaa puskuri (FB) lasketaan seuraavan prosessivaiheen ESP:n ja nykyisen toiminnan EEP:n erotuksena. Jos on useita seuraajia, otetaan pienin vaihtoehto. FB = ESP (seuraava) – EEP (edeltävä)
6. Kriittinen polku
Nyt voidaan lisätä koko kaavioon kriittinen polku. Nämä ovat kaikki osavaiheet, joita ei saa viivästyttää, jos alkuperäinen suunniteltu lopetusajankohta halutaan saavuttaa. Siksi kriittinen polku löytyy tunnistamalla kaikki prosessivaiheet, joilla ei ole vapaa- tai kokonaispuskuria.
Erityisriippuvuudet
Edellinen esimerkki perustuu siihen, että edellisen prosessin on oltava valmis, jotta seuraava prosessi voidaan aloittaa. Tätä kutsutaan loppuun-aloitussuhteeksi. Käytännössä on kuitenkin myös muita riippuvuuksia, joita voidaan yhdistää tarvittaviin viivästyksiin:
Loppuun-aloitus / Normaali järjestys
Toiminnon A on oltava valmis, jotta toiminto B voidaan aloittaa.
- ESP (B) = EEP (A) + viive
- LEP (B) = LSP (A) – viive
Aloitus-aloitus / Aloitusjärjestys
Toiminto B voidaan aloittaa heti, kun toiminto A on aloitettu.
- ESP (B) = ESP (A) + viive
- LEP (B) = LSP (A) – viive + D (B)
Loppuun-loppuun / Loppujärjestys
Toiminto B voidaan saattaa päätökseen heti, kun toiminto A on saatu päätökseen.
- ESP (B) = EEP (A) + viive – D (B)
- LEP (B) = LEP (A) – viive
Aloitus-loppuun / Hyppääjärjestys
Toiminto B voidaan saattaa päätökseen heti, kun toiminto A on aloitettu. Tämä johtaa negatiiviseen puskuriin.
- LSP (B) = ESP (A) – viive + D (B)
- LEP (B) = LEP (A) + viive + D (B)
Esiastejärjestelmän edut
- Prosessin tai projektin kokonaiskeston helppo määrittäminen
- Kaikkien toimintojen järjestys ja riippuvuudet näytetään prosessissa tai projektissa.
- Yleiskuva koko prosessista tai projektista, sekä yksittäisistä toiminnoista, niiden kestosta, määräajoista ja puskureista
- Aikataulutuksen ja resurssien suunnittelun perusta projektissa
- Kriittisen polun tunnistaminen mahdollistaa riskien tunnistamisen prosessissa tai projektissa ja esimerkiksi puskurien suunnittelun etukäteen.
- Puskurit antavat mahdollisuuden hyödyntää mahdollisuuksia prosessissa ja siten virtaviivaistaa prosessia tai projektia.
- Verkoston avulla voit helposti arvioida, onko prosessi tai projekti aikataulussa.
Esiastejärjestelmän haasteet
- Suuri vaiva luoda ja tarvittaessa korjata, koska jokainen yksittäinen prosessi on syötettävä yksityiskohtaisesti.
- Suuri vaiva, jos suunnitelmaa on muutettava viivästysten vuoksi
Yhteenveto
Toimintakaavio on tärkeä työkalu projektinhallinnassa, koska se näyttää koko projektin kaikkine toimintoineen, niiden keston ja riippuvuudet loogisessa järjestyksessä. Se mahdollistaa kriittisen polun tunnistamisen ja puskurien tunnistamisen. Tällä tavoin voidaan tunnistaa riskejä ja mahdollisuuksia ja toimia niiden perusteella.
Toimintakaavion manuaalinen luominen vie kauan, erityisesti suurille projekteille, ja ylläpito viivästysten tai muutosten sattuessa on äärimmäisen aikaa vievää. Siksi on järkevää käyttää tähän tarkoitukseen projektinhallintaohjelmistoa. Tämä käyttää yleensä erityistä verkostosuunnitelman muotoa, Gantt-kaaviota. Näin puskurit ja kriittinen polku lasketaan automaattisesti projektia luotaessa, ja yksittäisten prosessien kesto visualisoidaan pylväskaavion avulla.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!