Miten Business Intelligence auttaa yrityksen strategioinnissa?

Työntekijöiden fokuksen kohdistaminen selkeisiin tunnuslukuihin.

BI:n avulla voit kehittää strategiaasi

Jos haluat tehostaa kilpailuetujasi strategiasi avulla, sinun on ensin tunnistettava ne. Vaikka monet yritykset luottavat pelkkään vaistoonsa, voit myös käyttää faktoja vahvuuksiesi tunnistamiseen. Jos yhdistät markkinatutkimustulokset esimerkiksi historiatietoihin, voit havaita trendejä ja tunnistaa mahdollisuuksia. Tämä voi auttaa sinua esimerkiksi ideoimaan uutta tuotetta tai tunnistamaan, että sinun pitäisi keskittyä tiettyihin markkinoihin. Voit laatia liiketoimintastrategiasi sen mukaisesti.

Muunna strategia mitattaviksi tavoitteiksi

Kun olet laatinut strategian, seuraava haaste on valita oikeat mittarit sen edistymisen mittaamiseksi ja eritellä ne yksittäisiin yksiköihin tai työntekijöihin. Oikeiden mittareiden määrittäminen ratkaisee sen, mitä business intelligence -järjestelmäsi analysoi ja mitä se näyttää kojelaudoilla. Näin jokaisen työntekijän pitäisi pystyä näkemään, miten hän voi edistää määriteltyjen tavoitteiden saavuttamista. Siksi sinun tulisi määritellä keskeisten mittareidesi tavoitearvot. Tavoitearvon tulisi olla haastava, mutta samalla myös saavutettavissa, jotta epärealistiset tai liian alhaiset tavoitteet eivät vähennä työntekijöiden motivaatiota. Sopivan arvon määrittämiseksi voit käyttää historiatietojen analyysiä ja business intelligence -työkalujen dataennusteita.

Miten löytää oikeat avainluvut

On olemassa absoluuttisia tunnuslukuja, kuten voitto, liikevaihto tai hävikki, sekä suhteellisia tunnuslukuja, jotka asettavat kaksi arvoa suhteeseen toisiinsa, kuten esimerkiksi tuottavuus, jossa prosessin tulos asetetaan suhteeseen siihen käytettyyn panokseen. Lisäksi on olemassa laadullisia tunnuslukuja, joita käytetään usein kestävän kehityksen yhteydessä. Kaikki mahdolliset tunnusluvut eivät kuitenkaan ole järkeviä eivätkä tue strategiaasi. KPI:llä (Key Performance Indicator) tarkoitetaan yrityksesi avaintunnuslukuja, joita seuraat. Vaikka kaikkia yrityksestäsi kerättyjä lukuja voidaan pitää indikaattoreina, ihannetapauksessa muutama valikoitu KPI riittää kuvaamaan koko yrityksen prosesseja yhdellä silmäyksellä.
Nämä viisi–kymmenen KPI:tä määritetään yrityksesi strategian mukaisesti. Tässä yhteydessä seuraavat seikat ovat tärkeitä:

• Onko indikaattori arvioitavissa, eli voidaanko sille määritellä arvot, jotka ovat joko hyviä tai huonoja?
• Vastaako indikaattori yrityksen strategiaa? Voit määrittää, onko avainluku mielestäsi järkevä, vastaamalla muutamaan kysymykseen:
  • Mikä on toivottu tulos?
  • Miksi se on tärkeä yrityksen strategian kannalta?
  • Miten edistymistä mitataan?
  • Miten tulokseen voidaan vaikuttaa?
  • Kuka on vastuussa siitä?
  • Miten määritetään, onko tavoite saavutettu, ja miten edistymistä seurataan?
    Esimerkki: Liikevaihdon kasvu ei yksinään kerro mitään liiketoiminnan todellisesta menestyksestä. Voi olla, että liikevaihto kasvaa, mutta samaan aikaan kustannukset kasvavat niin paljon, että voitto on tappiollista. Jos liiketoiminnan menestystä halutaan mitata, on siis järkevämpää suhteuttaa liikevaihto ja kustannukset toisiinsa voiton määrittämiseksi (liikevaihto - kustannukset = voitto). Toisaalta voiton kasvu ei välttämättä tarkoita sitä, että myös liikevaihto on kasvanut, sillä kustannukset ovat saattaneet yksinkertaisesti pienentyä. Jos liiketoimintastrategia on siis suunnattu markkinoiden kasvuun, voitto ei ole hyödyllinen mittari.
• Ovatko tarvittavat tiedot puhtaita? Jos tärkeimmät luvut lasketaan puutteellisten tai virheellisten tietojen perusteella, myös tulos on väärä.
• Ovatko suorituskykyindikaattorit selkeästi ymmärrettäviä? Kaikkien, jotka käyttävät suorituskykyindikaattoreita, on ymmärrettävä tarkalleen, miten ne on laskettu ja mitä ne tarkoittavat. Näin vältetään epäselvyydet ja tulkinnanvaraisuus.
• Miten tunnuslukuun voidaan vaikuttaa? Jotta jokainen työntekijä tietää, miten hän voi vaikuttaa yrityksen menestykseen, hänen pitäisi paitsi tuntea tunnusluvut ja ymmärtää, mitä hän voi tehdä vaikuttaakseen niihin myönteisesti.
• Mitä tehdä, jos arvot eivät kehity toivotulla tavalla?

Tasapainotettu mittaristo (BSC) tekee strategiset tavoitteet ja avainluvut näkyviksi yksinkertaisella tavalla. Se auttaa sinua toteuttamaan yritysstrategiaasi ja tarkistamaan toteutuksen nykytilan milloin tahansa.

Esimerkkejä tärkeimmistä tulosindikaattoreista

Kullakin liiketoiminta-alueella on lukemattomia suorituskykyindikaattoreita, joita voit seurata ja jotka kuvaavat liiketoimintastrategian toteuttamista eri tavoin. Seuraavassa on yleiskatsaus joistakin eri liiketoiminta-alueiden tärkeimmistä suorituskykyindikaattoreista:

1. Taloudelliset avainluvut
Tarkastelemalla kassavirtaasi, taseitasi sekä tuloslaskelmaasi voit selvittää, onko yrityksesi taloudellisesti vakaalla pohjalla. Likviditeettisi kertoo, pystytkö kattamaan yrityksesi tarpeet käytettävissä olevilla käteisvaroilla, ja auttaa sinua siten selvittämään, pystytkö esimerkiksi rahoittamaan suunnitellun liiketoiminnan kasvun. Jos esimerkiksi suhteutat liikevaihtosi voittoon, voit liikevoittomarginaalin avulla tarkistaa, kasvaako yrityksesi suunnitelmien mukaisesti.

2. Markkinoinnin avainluvut
Markkinoinnin avainluvut antavat tietoa siitä, saavuttavatko markkinointikampanjasi toivotun menestyksen. Niihin kuuluu esimerkiksi konversioaste, joka osoittaa, kuinka hyvin markkinointitoimenpide menestyy kohderyhmän keskuudessa. Asiakashankintakustannukset puolestaan osoittavat, mikä on uuden asiakkaan hankkimiseen käytetyn markkinointibudjetin ja tämän asiakkaan tuottaman tulon välinen suhde.

3. Myynnin avainluvut
Myyntikate osoittaa, kuinka paljon rahaa sijoitat myyntiin ja kuinka suuri siitä saatu liikevaihto on suhteessa siihen. Peruutusaste osoittaa, kuinka monta tilausta on peruutettu, kun taas myyntisuhde osoittaa, kuinka monta tilausta on tehty laadittujen tarjousten perusteella. Lisäksi voit mitata myös avainlukuja, kuten valitusastetta, joka osoittaa, kuinka tyytyväisiä asiakkaasi ovat tuotteisiisi.

4. Projektinhallinnan avainluvut
Jos projektinne valmistuvat aikataulun mukaisesti ja pysyvät asetetussa budjetissa, se on jo tärkeä merkki siitä, että projektinhallintanne toimii erittäin hyvin. Jos kuitenkin haluatte selvittää, onko projektinhallinnan suorituskyky parantunut ja miten projektit ovat edistäneet yrityksenne strategian toteutumista, tarvitsette muita avainlukuja. Tuottavuus esimerkiksi osoittaa, kuinka tehokkaasti käytettävissä olevat resurssit ovat toimineet. Sijoitetun pääoman tuotto (ROI) puolestaan kertoo, kuinka kannattava projekti on ollut yrityksellesi, sillä sen avulla voit selvittää, kuinka paljon voittoa projektisijoituksesi ovat tuottaneet.

5. Tuotannon avainluvut
Tuotantomäärän, tuotantokatkosten, tuotantokustannusten tai tuotantoajan kaltaisten helposti määritettävien avainlukujen lisäksi voitte laskea esimerkiksi laitteiston tehokkuuden, joka suhteuttaa toisiinsa laitteiston käytettävyyden, suorituskyvyn ja laadun. Tunnusluvut, kuten palautusprosentti, antavat käsityksen tuotannon laadusta. Lisäksi voit esimerkiksi seurata kappalekohtaisia kustannuksia ajan mittaan.

6. Henkilöstöalan avainluvut
Nämä avainluvut antavat tietoa siitä, miten työntekijänne edistävät yrityksenne hyvinvointia, pystyttekö sitouttamaan hyviä työntekijöitä yritykseenne, kuinka houkutteleva työnantaja yrityksenne on ja kuinka tyytyväisiä työntekijänne ovat. Lisäksi niiden avulla voidaan analysoida HR-tiimin suorituskykyä ja tuottavuutta, jotta tiedätte, mitkä prosessit ja strategiat toimivat. Esimerkiksi rekrytointikustannukset ovat yksinkertainen mittari siitä, kuinka paljon olette käyttäneet uuden työntekijän rekrytointiin ja palkkaamiseen. Kun suhteutatte voittonne työntekijöiden lukumäärään, saatte työntekijäkohtaisen nettovoiton. Tämä arvo antaa teille käsityksen siitä, kuinka tehokkaita ja tuottavia työntekijänne ovat. Voit parantaa tätä lukua investoimalla uusiin teknologioihin, jotka helpottavat työtä, tai kouluttamalla työntekijöitä esimerkiksi ajanhallintamenetelmiin, kuten Pomodoro-tekniikkaan, jolloin he pystyvät tekemään parempaa työtä.

Seuraa avainlukujen kehitystä BI:n avulla

Kun olet määrittänyt oikeat avainluvut ja tavoitteet, sinun tulisi jakaa ne yksittäisille osastoille tai työntekijöille. Mieti tarkkaan, miten kukin osasto voi edistää tavoitteidesi saavuttamista. Jos tavoitteesi on esimerkiksi voiton maksimointi, tuotanto-osasto voi edistää sitä lisäämällä tuottavuutta tai uudistamalla tuotantoprosesseja siten, että valmistuskustannukset laskevat. Ostotoiminta puolestaan voisi edistää tavoitetta etsimällä raaka-aineille edullisempia toimittajia, jolloin alhaisemmat kustannukset eivät syö voittoa, kun taas myynti voisi nostaa kaupanpäättämisastetta. Myös tässä yhteydessä liiketoimintatiedon hallinta (Business Intelligence) voi tarjota teille tärkeitä vihjeitä oikeista avainluvuista, sillä sen avulla voitte nopeasti tunnistaa, missä on vielä parantamisen varaa.
Jotta voit seurata jatkuvasti tavoitteiden saavuttamisen edistymistä ja tarkistaa, kuinka pitkälle yrityksesi on edennyt strategian toteuttamisessa, apuna ovat kuhunkin tavoitteeseen räätälöidyt raportit ja hallintapaneelit. Näin annat jokaiselle osastolle mahdollisuuden tarkistaa oma edistymisensä milloin tahansa. Apuna tässä voi olla BI-ohjelmisto, jossa on joustavasti muokattavat koontinäytöt. Ne näyttävät jokaiselle osastolle, johtajalle ja työntekijälle juuri heille merkitykselliset analyysit ja esittävät avainlukemat visuaalisesti esimerkiksi niiden ajallisen kehityksen vertailuna.

Päätelmä

Jotta kaikki yrityksenne työntekijät vetäisivät yhtä köyttä, on tärkeää, että yrityksellä on hyvä strategia. Oikeiden, yksilöllisesti eriteltyjen avainlukujen avulla voitte tukea tavoitteiden saavuttamista ja seurata edistymistä BI-työkalunne räätälöidyissä hallintapaneeleissa.
Hyvä BI-ohjelmisto auttaa siis paitsi määrittelemään oikean yritysstrategian ja kääntämään sen mitattaviksi tavoitteiksi, myös kokoaa kaikki tärkeät tiedot yhteen, jotta voit pitää silmällä juuri sinulle merkityksellisiä avainlukuja tarpeidesi mukaan. Integroitu Balanced Scorecard on ihanteellinen tapa kuvata yritysstrategia ohjelmistossa sekä seurata sen toteutumista myöhemmin. Ihannetapauksessa BI-ohjelmisto mahdollistaa myös tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävien toimenpiteiden luomisen ja seurannan samassa järjestelmässä. Integroidun tehtävienhallinnan avulla tehtävät voidaan siirtää tiimillesi, jolloin voit ohjata yritysstrategian toimenpiteitä. Samalla voit tällä tavalla seurata tehtävien tilaa, mukauttaa toimenpiteitä tarvittaessa ja kommunikoida tiimisi kanssa järjestelmän kautta. Näin myös Hoshin Kanrin kaltainen Policy Deployment -menetelmä voidaan toteuttaa järjestelmässämme.

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!