Ecco come la Business Intelligence ti aiuta con la tua strategia aziendale

Allineare l'attenzione di tutti i dipendenti con cifre chiave chiare

Usa la BI per sviluppare la tua strategia

Se vuoi rafforzare i tuoi vantaggi competitivi con la tua strategia, dovresti prima identificarli. Mentre molte aziende si affidano all'istinto, puoi anche usare i fatti per identificare i tuoi punti di forza. Se combini i risultati delle ricerche di mercato con i dati storici, ad esempio, puoi scoprire le tendenze e identificare le opportunità. Questo può aiutarti a trovare idee per un nuovo prodotto, ad esempio, o riconoscere che dovresti concentrarti su un mercato specifico. È quindi possibile impostare la propria strategia aziendale di conseguenza.

Traduci la strategia in obiettivi misurabili

Una volta che hai messo in atto una strategia, la sfida successiva è selezionare le metriche giuste per misurarne i progressi e suddividerle in singoli dipartimenti o singoli dipendenti. L'identificazione delle metriche giuste determinerà cosa analizzerà il tuo sistema di business intelligence e cosa mostrerà nelle dashboards. In questo modo, ogni dipendente dovrebbe essere in grado di vedere come può contribuire al raggiungimento degli obiettivi definiti. Pertanto, è necessario definire i valori target dei propri indicatori chiave di misurazione. Questo valore obiettivo dovrebbe essere stimolante, ma allo stesso tempo realizzabile, in modo che i tuoi dipendenti non siano demotivati da obiettivi irrealistici o troppo bassi. Per impostare un valore appropriato, è possibile utilizzare l'analisi dei dati storici e le previsioni dei dati dagli strumenti di business intelligence.

Come trovare le cifre chiave giuste

Ci sono indicatori assoluti, come l’utile, il fatturato o gli scarti, oppure indicatori relativi che mettono in relazione due valori tra loro, come ad esempio la produttività, in cui si mette in rapporto il risultato di un processo allo sforzo impiegato per ottenerlo. Inoltre, ci sono anche indicatori qualitativi, spesso utilizzati in relazione a tematiche di sostenibilità. Ma non tutti gli indicatori possibili sono davvero utili e mirati alla tua strategia. I KPI (Key Performance Indicator) sono gli indicatori chiave della tua azienda che monitori. Certo, puoi considerare come indicatori tutti i dati che raccogli sulla tua azienda. In teoria, però, bastano pochi KPI ben scelti per avere una visione d’insieme di tutti i processi aziendali.
La definizione di questi cinque-dieci KPI avviene in linea con la strategia della tua azienda. In questo contesto, sono importanti i seguenti punti:

• L'indicatore è valutabile, cioè si possono definire valori buoni o scarsi?
• L'indicatore corrisponde alla strategia aziendale? Puoi determinare se una figura chiave ha senso per te rispondendo ad alcune domande:
  • Quale risultato si desidera?
  • Perché è importante nel contesto della strategia aziendale?
  • Come vengono misurati i progressi?
  • Come può essere influenzato il risultato?
  • Chi ne è responsabile?
  • Come si determina se l'obiettivo è stato raggiunto e come vengono monitorati i progressi?
    Esempio di fatturato: un aumento del fatturato da solo non dice nulla sull'effettivo successo aziendale. Può darsi che il fatturato aumenti, ma allo stesso tempo i costi aumentano così tanto che il profitto è negativo. Pertanto, se si deve misurare il successo aziendale, ha più senso mettere in relazione tra loro fatturato e costi per determinare il profitto (fatturato – costi = profitto). Al contrario, un aumento del profitto non significa necessariamente che sia aumentato anche il fatturato, in quanto potrebbe semplicemente essere diminuito il costo. Quindi, se la tua strategia aziendale è orientata alla crescita del mercato, il profitto non è una metrica utile.
• I dati richiesti per questo sono puliti? Se i KPI vengono calcolati da dati incompleti o errati, anche il risultato sarà errato.
• I KPI sono chiaramente comprensibili? Chiunque utilizzi i KPI dovrebbe capire esattamente come vengono calcolati e cosa significano. Ciò evita ambiguità e spazio per l'interpretazione.
• Come si può influenzare una figura chiave? Affinché ogni dipendente sappia come può contribuire al successo dell'azienda, non solo dovrebbe conoscere le figure chiave, ma anche capire cosa può fare per influenzarlo positivamente.
• Cosa si fa quando i valori non si sviluppano come desiderato?

Una Balanced Scorecard (BSC) rende visibili i tuoi obiettivi strategici e le cifre chiave in modo semplice. Questo ti aiuta a implementare la tua strategia aziendale e a controllare lo stato di implementazione attuale in qualsiasi momento.

Esempi di indicatori chiave di prestazione

Per ogni area di business, ci sono innumerevoli KPI che puoi monitorare che rappresentano il perseguimento della tua strategia aziendale in modi diversi. Ecco una panoramica di alcuni dei KPI più importanti in diverse aree di business:

1. Indicatori finanziari
Uno sguardo al tuo flusso di cassa, al tuo bilancio e al tuo conto economico ti permette di capire se la tua azienda è in buona salute dal punto di vista finanziario. La tua liquidità ti indica se riesci a coprire le esigenze della tua azienda con la liquidità disponibile e ti aiuta così a capire, ad esempio, se puoi finanziare una crescita aziendale pianificata. Se, ad esempio, metti a confronto il fatturato con l’utile, puoi verificare, tramite la redditività del fatturato, se la tua azienda sta crescendo come previsto.

2. Indicatori chiave di prestazione del marketing
Le metriche di marketing indicano se le tue campagne di marketing stanno raggiungendo il successo desiderato. Tra queste, ad esempio, il tasso di conversione, che mostra quanto una campagna di marketing risuoni con il pubblico di riferimento. I costi di acquisizione clienti, invece, indicano il rapporto tra il budget di marketing speso per un nuovo cliente e il fatturato generato da quest'ultimo.

3. Indicatori di vendita
Il tasso di vendita indica quanto investi nella vendita e a quanto ammonta il fatturato generato rispetto a tale investimento. Il tasso di annullamento mostra quanti ordini sono stati annullati, mentre il tasso di chiusura indica quanti ordini sono stati effettuati a seguito delle offerte presentate. Inoltre, puoi misurare anche indicatori come il tasso di reclami, che mostra quanto i tuoi clienti siano soddisfatti dei tuoi prodotti.

4. Indicatori chiave di gestione dei progetti
Se i tuoi progetti vengono portati a termine nei tempi previsti e rispettano il budget stabilito, questi sono già segnali importanti che indicano che la tua gestione dei progetti funziona molto bene. Ma se vuoi capire se le prestazioni della gestione dei progetti sono migliorate e in che modo i progetti hanno contribuito alla realizzazione della tua strategia aziendale, ti servono altri indicatori. La produttività, ad esempio, ti mostra quanto siano state efficaci le risorse a tua disposizione. Il ritorno sull’investimento (ROI), invece, indica quanto un progetto sia stato redditizio per la tua azienda, perché ti permette di capire quanto profitto ti hanno fruttato i tuoi investimenti nel progetto.

5. Indicatori nella produzione
Oltre agli indicatori facili da calcolare, come il volume di produzione, le interruzioni di produzione, i costi di produzione o anche i tempi di produzione, puoi anche calcolare, ad esempio, l’efficacia degli impianti, che mette in relazione i fattori disponibilità degli impianti, rendimento e qualità. Indicatori come il tasso di resi ti danno un’idea della qualità della tua produzione. Inoltre, puoi, ad esempio, avere una panoramica dei costi unitari nel corso del tempo.

6. Indicatori chiave nel settore delle risorse umane
Questi indicatori ti aiutano a capire in che modo i tuoi dipendenti contribuiscono al benessere della tua azienda, se riesci a fidelizzare i migliori talenti, quanto è attraente la tua azienda come datore di lavoro e quanto sono soddisfatti i tuoi dipendenti. Inoltre, puoi analizzare le prestazioni e la produttività del tuo team HR, così da capire quali processi e strategie funzionano. I costi per assunzione, ad esempio, sono un semplice indicatore di quanto hai speso per reclutare e assumere un nuovo collaboratore. Mettendo a confronto il tuo profitto con il numero di collaboratori, otterrai il profitto netto per collaboratore. Questo valore ti dà un’idea di quanto siano efficienti e produttivi i tuoi collaboratori. Puoi migliorare questo valore investendo in nuove tecnologie che semplificano il lavoro, oppure formando i collaboratori, ad esempio su metodi di gestione del tempo come la tecnica del Pomodoro, in modo che possano lavorare meglio.

Monitora l’andamento delle figure chiave con la BI

Dopo aver impostato le metriche e gli obiettivi corretti, suddividili in singoli dipartimenti o dipendenti. Pensa attentamente a come un dipartimento può contribuire al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Se il tuo obiettivo è, ad esempio, massimizzare i profitti, il reparto produzione può dare il proprio contributo aumentando la produttività o riorganizzando i processi produttivi in modo da ridurre i costi di produzione. L’ufficio acquisti, invece, potrebbe contribuire all’obiettivo trovando fornitori più convenienti per le materie prime, in modo che i costi più bassi non intacchino i profitti, mentre il reparto vendite potrebbe aumentare il tasso di chiusura delle trattative. Anche in questo caso, la Business Intelligence può darti indicazioni importanti sugli indicatori giusti da monitorare, perché con il suo aiuto puoi individuare rapidamente dove c’è ancora margine di miglioramento.
Per monitorare costantemente i progressi e verificare a che punto è arrivata la tua azienda nell’attuazione della strategia, ti saranno d’aiuto report e dashboard personalizzati in base agli obiettivi specifici. In questo modo dai a ogni reparto la possibilità di verificare in qualsiasi momento i propri progressi individuali. A questo scopo può esserti d’aiuto un software di BI con dashboard personalizzabili in modo flessibile, che mostra a ogni reparto, a ogni manager e a ogni collaboratore esattamente le analisi rilevanti e presenta visivamente i KPI, ad esempio confrontandoli con l’andamento nel tempo.

Conclusione

Per far sì che tutti i collaboratori della tua azienda remino nella stessa direzione, è fondamentale avere una buona strategia aziendale. Con gli indicatori giusti, suddivisi in base alle esigenze individuali, puoi favorire il raggiungimento degli obiettivi e monitorare i progressi tramite dashboard personalizzate del tuo strumento di BI.
Un buon software di BI non solo ti aiuta a definire la giusta strategia aziendale e a tradurla in obiettivi misurabili, ma riunisce anche tutti i dati importanti, permettendoti di tenere sempre sotto controllo gli indicatori rilevanti in base alle tue esigenze. Una Balanced Scorecard integrata è l’ideale per rappresentare la strategia aziendale nel software e per verificarne successivamente lo stato. Idealmente, un software di BI dovrebbe anche permetterti di definire e monitorare, direttamente nello stesso sistema, le azioni necessarie per raggiungere gli obiettivi. Grazie a una gestione integrata delle attività, puoi assegnare i compiti al tuo team, in modo da poter guidare le azioni della tua strategia aziendale. Allo stesso tempo, in questo modo puoi monitorare lo stato delle attività, adattare le misure se necessario e comunicare con il tuo team tramite il sistema. In questo modo, nel nostro sistema si può implementare anche un metodo di Policy Deployment come l’Hoshin Kanri.

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