So hilft Business Intelligence bei Ihrer Unternehmensstrategie

Mit klaren Kennzahlen den Fokus aller Mitarbeitenden ausrichten

BI bei der Erstellung der Strategie nutzen

Wollen Sie mit Ihrer Strategie Ihre Wettbewerbsvorteile stärken, dann sollten Sie diese zunächst identifizieren. Während in vielen Unternehmen hierbei auf das Bauchgefühl vertraut wird, können Sie auch Fakten verwenden, um Ihre Stärken zu erkennen. Kombinieren Sie beispielsweise Marktforschungsergebnisse mit historischen Daten, können Sie Trends aufdecken und Chancen erkennen. So können Sie Ideen für ein neues Produkt gewinnen, oder erkennen, dass Sie sich auf einen speziellen Markt fokussieren sollten. Ihre Unternehmensstrategie können Sie dann dementsprechend festlegen.

Strategie in messbare Ziele übersetzen

Haben Sie eine Strategie festgelegt, so besteht die nächste Herausforderung darin, die richtigen Kennzahlen auszuwählen, um ihren Fortschritt zu messen, und diese auf einzelne Abteilungen bzw. einzelne Mitarbeitende herunterzubrechen. Die Identifizierung der richtigen Kennzahlen entscheidet also darüber, was Ihr Business Intelligence System zukünftig analysieren, bzw. in Dashboards darstellen soll. Auf diese Weise soll jeder Mitarbeitende erkennen, wie er zum Erreichen der definierten Ziele beitragen kann. Legen Sie daher fest, welche Kennzahl welchen Zielwert erreichen soll. Dieser Zielwert sollte herausfordernd sein, aber gleichzeitig auch erreicht werden können, sodass ihre Mitarbeitenden nicht von unrealistischen oder zu niedrigen Zielen demotiviert werden. Um einen angemessenen Wert festzulegen, können Sie die historische Datenanalyse und Datenprognosen aus Business Intelligence Tools nutzen.

So finden Sie die richtigen Kennzahlen

Es gibt absolute Kennzahlen, wie Gewinn, Umsatz oder Ausschuss, oder relative Kennzahlen, die zwei Werte zueinander in Beziehung setzen, wie zum Beispiel die Produktivität, bei der Sie das Ergebnis eines Prozesses in Verhältnis zum dafür eingesetzten Aufwand setzen. Zusätzlich gibt es auch qualitative Kennzahlen, die oft im Zusammenhang mit Nachhaltigkeitsthemen verwendet werden. Aber nicht jede mögliche Kennzahl ist auch sinnvoll und für Ihre Strategie zielführend. Als KPI (Key Performance Indicator) werden die Schlüsselkennzahlen Ihres Unternehmens bezeichnet, die Sie verfolgen. Zwar können Sie alle Zahlen, die sie in Bezug auf Ihr Unternehmen ermitteln, als Kennzahl betrachten. Im Idealfall reichen allerdings wenige, ausgewählte KPIs aus, um die gesamten Unternehmensprozesse auf einen Blick darzustellen.
Die Festlegung dieser fünf bis zehn KPIs erfolgt in Abstimmung mit Ihrer Unternehmensstrategie. Wichtig sind hierbei die folgenden Punkte:

• Ist die Kennzahl bewertbar, d.h. können Werte definiert werden, die gut oder weniger gut sind?
• Entspricht die Kennzahl der Unternehmensstrategie? Ob eine Kennzahl sinnvoll für Sie ist, können Sie feststellen, indem Sie einige Fragen beantworten:
  • Welches Resultat ist gewünscht?
  • Wieso ist dies im Rahmen der Unternehmensstrategie von Bedeutung?
  • Wie wird der Fortschritt gemessen?
  • Wie kann das Resultat beeinflusst werden?
  • Wer ist dafür verantwortlich?
  • Wie wird festgestellt, ob das Ziel erreicht wurde, und wie wird der Fortschritt kontrolliert?
    Beispiel Umsatz: Ein gestiegener Umsatz allein sagt nichts über den tatsächlichen Geschäftserfolg aus. So kann es sein, dass der Umsatz steigt, gleichzeitig aber auch die Kosten so sehr steigen, dass der Gewinn negativ ausfällt. Soll also der Geschäftserfolg gemessen werden, ist es sinnvoller den Umsatz und die Kosten miteinander in Beziehung zu setzen, um den Gewinn zu ermitteln (Umsatz – Kosten = Gewinn). Umgekehrt gilt, dass ein gestiegener Gewinn nicht unbedingt aussagt, dass auch der Umsatz gestiegen ist, da es ja sein könnte, dass einfach nur die Kosten geringer wurden. Ist Ihre Unternehmensstrategie also auf Marktwachstum ausgerichtet, ist der Gewinn als Kennzahl nicht sinnvoll.
• Sind die hierfür benötigten Daten sauber? Werden KPIs aus unvollständigen oder fehlerhaften Daten berechnet, ist auch das Ergebnis falsch.
• Sind die Kennzahlen klar verständlich? Jeder, der die Kennzahlen verwendet, sollte genau verstehen, wie sie berechnet werden und was sie aussagen. So werden Unklarheiten und Interpretationsspielraum vermieden.
• Wie kann eine Kennzahl beeinflusst werden? Damit jeder Mitarbeitende weiss, wie er zum Unternehmenserfolg beitragen kann, sollte er nicht nur die Kennzahlen kennen, sondern auch wissen, was er tun kann, um sie positiv zu beeinflussen.
• Was wird getan, wenn die Werte sich nicht entwickeln, wie gewünscht?

Eine Balanced Scorecard (BSC) macht Ihre strategischen Ziele und Kennzahlen auf einfache Weise sichtbar. So hilft sie Ihnen, Ihre Unternehmensstrategie umzusetzen und jederzeit den aktuellen Umsetzungsstatus zu überprüfen.

Beispiele für Kennzahlen

Für jeden Unternehmensbereich gibt es unzählige KPIs, die Sie verfolgen können und die die Verfolgung Ihrer Unternehmensstrategie auf unterschiedliche Weise darstellen. Hier ein Überblick über einige der wichtigsten Kennzahlen in verschiedenen Unternehmensbereichen:

1. Finanzielle Kennzahlen
Ein Blick auf Ihren Cashflow, Ihre Bilanz sowie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Ihnen, ob Ihr Unternehmen in finanzieller Hinsicht gesund ist. Ihre Liquidität weist darauf hin, ob Sie mit den vorhandenen Barmitteln den Bedarf Ihres Unternehmens decken können, und hilft Ihnen so zu ermitteln, ob Sie beispielsweise ein geplantes Unternehmenswachstum finanzieren können. Setzen Sie z. B. Ihren Umsatz ins Verhältnis zum Gewinn können Sie mit der Umsatzrentabilität überprüfen, ob Ihr Unternehmen wie geplant wächst.

2. Marketing-Kennzahlen
Marketingkennzahlen geben Ihnen Auskunft darüber, ob Ihre Marketingkampagnen den gewünschten Erfolg erzielen. Dazu zählt beispielsweise die Konversionsrate, die zeigt, wie gut eine Marketingaktion bei der Zielgruppe ankommt. Die Kundenakquisitionskosten zeigen Ihnen dagegen, wie das Verhältnis von ausgegebenem Marketingbudget für einen Neukunden mit den durch ihn generierten Einnahmen ist.

3. Vertriebskennzahlen
Die Vertriebsquote gibt an, wie viel Geld Sie in den Vertrieb investieren und wie hoch der erwirtschaftete Umsatz im Vergleich ist. Die Stornoquote zeigt, wie viele Aufträge storniert wurden, während die Abschlussquote zeigt, wie viele Auftrage auf erstellte Angebote gefolgt sind. Ausserdem können Sie auch Kennzahlen wie die Reklamationsquote messen, die anzeigt, wie zufrieden Ihre Kunden mit Ihren Produkten sind.

4. Projektmanagement-Kennzahlen
Werden Ihre Projekte termingerecht fertiggestellt und halten das vorgegebene Budget ein, sind das schon wichtige Hinweise darauf, dass ihr Projektmanagement sehr gut arbeitet. Wollen Sie aber sehen, ob sich die Leistung des Projektmanagements verbessert hat und was die Projekte zur Erfüllung Ihrer Unternehmensstrategie beigetragen haben, benötigen Sie andere Kennzahlen. Die Produktivität z. B. zeigt Ihnen, wie effektiv die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen gearbeitet haben. Die Kapitalrendite (ROI) gibt dagegen an, wie sehr sich ein Projekt für Ihr Unternehmen gelohnt hat, denn mit ihr können sie ablesen, wie viel Gewinn Ihre Investitionen in das Projekt Ihnen eingebracht haben.

5. Kennzahlen in der Produktion
Neben einfach ermittelbaren Kennzahlen wie dem Produktionsvolumen, Produktionsausfällen, Produktionskosten oder auch der Produktionszeit können Sie auch beispielsweise die Anlageneffektivität berechnen, die die Faktoren Verfügbarkeit der Anlagen, Leistung und Qualität miteinander ins Verhältnis setzt. Kennzahlen wie die Rücklaufquote geben Ihnen einen Einblick in die Qualität Ihrer Produktion. Ausserdem können Sie beispielsweise die Stückkosten im Verlauf der Zeit überblicken.

6. Kennzahlen im Personalbereich
Diese Kennzahlen geben Auskunft darüber, wie Ihre Mitarbeitenden zur Gesundheit Ihres Unternehmens beitragen, ob Sie in der Lage sind, gute Mitarbeitende an Ihr Unternehmen zu binden, wie attraktiv Ihr Unternehmen als Arbeitgeber ist und wie zufrieden Ihre Mitarbeitenden sind. Ausserdem können die Leistung und Produktivität Ihres HR-Teams analysiert werden, damit Sie wissen, welche Prozesse und Strategien funktionieren. Die Kosten pro Einstellung sind beispielsweise ein einfaches Mass dafür, wie viel Sie für die Anwerbung und Einstellung eines neuen Mitarbeitenden ausgegeben haben. Setzen Sie Ihren Gewinn ins Verhältnis zur Anzahl der Mitarbeitenden erhalten Sie den Nettogewinn pro Mitarbeitendem. Dieser Wert gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie effizient und produktiv Ihre Mitarbeitenden sind. Verbessern können Sie diesen Wert indem Sie in neue Technologien investieren, die die Arbeit vereinfachen, oder indem Mitarbeitende geschult werden, beispielsweise in Zeitmanagement-Methoden wie der Pomodoro-Technik, und diese so bessere Arbeit leisten. 

Den Fortschritt der Kennzahlen mit BI überwachen

Haben Sie die richtigen Kennzahlen und Ziele festgelegt, sollten Sie sie auf die einzelnen Abteilungen oder Mitarbeitenden herunterbrechen. Überlegen Sie sich genau, wie ein Bereich zur Erreichung Ihrer Ziele beitragen kann. Ist Ihr Ziel beispielsweise Gewinnmaximierung, so kann die Produktionsabteilung dazu beitragen, indem die Produktivität steigt oder die Produktionsprozesse so umgestaltet werden, dass die Herstellungskosten sinken. Der Einkauf hingegen könnte zu dem Ziel beitragen, indem er günstigere Lieferanten für Rohstoffe findet und so geringere Kosten den Gewinn schmälern, während der Vertrieb die Abschlussquote erhöhen könnte. Auch hier kann Business Intelligence Ihnen wichtige Hinweise auf die richtigen Kennzahlen liefern, da Sie mit ihrer Hilfe schnell erkennen können, wo noch Verbesserungspotenzial besteht.
Um den Fortschritt der Erreichung stets zu überwachen und so zu überprüfen, wie weit Ihr Unternehmen in der Umsetzung der Strategie vorangekommen ist, helfen an die jeweiligen Ziele angepasste Berichte und Dashboards. So geben Sie jeder Abteilung die Möglichkeit, Ihren individuellen Fortschritt jederzeit zu überprüfen. Helfen kann Ihnen hierbei eine BI-Software mit flexibel anpassbaren Dashboards, die jeder Abteilung, jedem Manager und jedem Mitarbeitenden genau die Analysen anzeigt, die relevant sind, und die KPIs beispielsweise im Vergleich mit ihrer zeitlichen Entwicklung visuell aufbereitet.

Fazit

Damit alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen an einem Strang ziehen, ist eine gute Unternehmensstrategie wichtig. Mit den richtigen, individuell heruntergebrochenen Kennzahlen unterstützen Sie die Zielerreichung und können den Fortschritt in angepassten Dashboards Ihres BI Tools überprüfen.
Eine gute BI-Software hilft Ihnen also nicht nur, die richtige Unternehmensstrategie festzulegen und in messbare Ziele zu übersetzen, sondern führt auch alle wichtigen Daten zusammen, sodass Sie die relevanten Kennzahlen ganz nach Ihrem Bedarf stets im Blick behalten können. Eine integrierte Balanced Scorecard ist dabei ideal für die Abbildung der Unternehmensstrategie in der Software sowie für die spätere Überprüfung des Status. Idealerweise ermöglicht eine BI-Software auch, gleich im selben System Massnahmen zur Zielerreichung zu erstellen sowie zu überwachen. Mit einem integrierten Aufgabenmanagement können Aufgaben an Ihr Team weitergegeben werden, sodass Sie die Massnahmen Ihrer Unternehmensstrategie steuern können. Gleichzeitig können Sie auf diese Weise den Status der Aufgaben überwachen, die Massnahmen anpassen, wenn dies nötig werden sollte, und über das System mit Ihrem Team kommunizieren. So kann auch eine Policy Deployment Methode wie Hoshin Kanri in unserem System umgesetzt werden.

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