Cómo ayuda la Inteligencia de Negocio a su estrategia empresarial

Alinear el enfoque de todos los empleados con cifras clave claras

Utilizar BI en la creación de la estrategia

Si quiere reforzar sus ventajas competitivas con su estrategia, primero debe identificarlas. Aunque muchas empresas se basan en corazonadas, también puede utilizar hechos para identificar sus puntos fuertes. Combine los resultados del estudio de mercado con datos históricos, por ejemplo, y podrá descubrir tendencias e identificar oportunidades. Así puede obtener ideas para un nuevo producto o darse cuenta de que debe centrarse en un mercado específico. A continuación, podrá definir su estrategia empresarial en consecuencia.

Traducir la estrategia en objetivos mensurables

Una vez establecida la estrategia, el siguiente reto es elegir los parámetros adecuados para medir su progreso y desglosarlos por departamentos o empleados. Por tanto, la identificación de los ratios correctos decide lo que su sistema de inteligencia empresarial debe analizar en el futuro o mostrar en cuadros de mando. De este modo, cada empleado debe reconocer cómo puede contribuir a la consecución de los objetivos definidos. Por lo tanto, determine qué ratio debe alcanzar qué valor objetivo. Este objetivo debe ser estimulante, pero al mismo tiempo alcanzable, para que sus empleados no se sientan desmotivados por objetivos poco realistas o demasiado bajos. Para fijar un valor adecuado, puede utilizar el análisis de datos históricos y las previsiones de datos de las herramientas de inteligencia empresarial.

Cómo encontrar los ratios adecuados

Hay indicadores absolutos, como los beneficios, la facturación o los desechos, o indicadores relativos, que comparan dos valores entre sí, como por ejemplo la productividad, en la que se compara el resultado de un proceso con el esfuerzo invertido en él. Además, también hay indicadores cualitativos, que suelen utilizarse en el contexto de la sostenibilidad. Pero no todos los indicadores posibles son útiles ni contribuyen a tu estrategia. Los KPI (Key Performance Indicator) son los indicadores clave de tu empresa que sigues de cerca. Aunque puedes considerar como indicadores todas las cifras que calculas sobre tu empresa, lo ideal es que basten unos pocos KPI seleccionados para reflejar todos los procesos de la empresa de un solo vistazo.
La definición de estos cinco a diez KPI se hace en consonancia con la estrategia de tu empresa. En este sentido, son importantes los siguientes puntos:

• ¿Es evaluable el indicador, es decir, pueden definirse valores que sean buenos o menos buenos?
• ¿Corresponde el ratio a la estrategia de la empresa? Puede averiguar si un coeficiente tiene sentido para usted respondiendo a algunas preguntas:
  • ¿Qué resultado se desea?
  • ¿Por qué es importante en el contexto de la estrategia empresarial?
  • ¿Cómo se miden los progresos?
  • ¿Cómo se puede influir en el resultado?
  • ¿Quién es el responsable?
  • ¿Cómo se determina si se ha alcanzado el objetivo y cómo se supervisan los progresos?
    Ejemplo de facturación: El aumento de la facturación por sí solo no dice nada sobre el éxito real del negocio. Puede ocurrir que la facturación aumente, pero al mismo tiempo los costes suban tanto que los beneficios sean negativos. Por tanto, si se quiere medir el éxito de la empresa, es más lógico relacionar el volumen de negocio y los costes entre sí para determinar el beneficio (volumen de negocio - costes = beneficio). A la inversa, un aumento de los beneficios no significa necesariamente que también haya aumentado el volumen de negocio, ya que podría ser que simplemente se hayan reducido los costes. Por tanto, si su estrategia empresarial se orienta hacia el crecimiento del mercado, el beneficio como cifra clave no tiene sentido.
• ¿Están limpios los datos necesarios para ello? Si los KPI se calculan a partir de datos incompletos o incorrectos, el resultado también será incorrecto.
• ¿Las cifras clave son claramente comprensibles? Cualquiera que utilice los ratios debe entender exactamente cómo se calculan y qué dicen. Así se evitan ambigüedades y margen para la interpretación.
• ¿Cómo se puede influir en una figura clave? Para que cada empleado sepa cómo puede contribuir al éxito de la empresa, no sólo debe conocer las cifras clave, sino también lo que puede hacer para influir positivamente en ellas.
• ¿Qué se hace cuando los valores no evolucionan como se desea?

Un Cuadro de Mando Integral (CMI) hace visibles de forma sencilla sus objetivos estratégicos y sus cifras clave. De este modo, le ayuda a aplicar su estrategia corporativa y a comprobar en todo momento el estado actual de la aplicación.

Ejemplos de cifras clave

Para cada área de negocio, hay innumerables KPI que puede seguir y que representan la consecución de su estrategia empresarial de diferentes maneras. He aquí un resumen de algunas de las figuras clave más importantes en diversas áreas empresariales:

1. Indicadores financieros
Echar un vistazo a tu flujo de caja, tu balance y tu cuenta de resultados te permite saber si tu empresa goza de buena salud financiera. Tu liquidez te indica si puedes cubrir las necesidades de tu empresa con el efectivo disponible y, de este modo, te ayuda a determinar, por ejemplo, si puedes financiar un crecimiento empresarial previsto. Si, por ejemplo, comparas tu facturación con los beneficios, puedes comprobar, mediante la rentabilidad sobre la facturación, si tu empresa crece según lo previsto.

2. Indicadores clave de rendimiento de marketing
Las métricas de marketing indican si tus campañas están alcanzando el éxito deseado. Por ejemplo, la tasa de conversión muestra la efectividad de una campaña con el público objetivo. Por otro lado, los costos de adquisición de clientes muestran la relación entre el presupuesto de marketing invertido en un nuevo cliente y los ingresos generados por este.

3. Indicadores de ventas
La tasa de ventas indica cuánto dinero inviertes en ventas y cuál es el volumen de negocio generado en comparación. La tasa de cancelaciones muestra cuántos pedidos se han cancelado, mientras que la tasa de cierre indica cuántos pedidos se han formalizado a partir de los presupuestos emitidos. Además, también puedes medir indicadores como la tasa de reclamaciones, que muestra el grado de satisfacción de tus clientes con tus productos.

4. Indicadores clave de gestión de proyectos
Si tus proyectos se completan a tiempo y se ajustan al presupuesto establecido, eso ya es un indicio importante de que tu gestión de proyectos funciona muy bien. Pero si quieres ver si el rendimiento de la gestión de proyectos ha mejorado y en qué medida los proyectos han contribuido al cumplimiento de la estrategia de tu empresa, necesitas otros indicadores. La productividad, por ejemplo, te muestra la eficacia con la que han trabajado los recursos de los que dispones. El retorno de la inversión (ROI), por su parte, indica en qué medida un proyecto ha merecido la pena para tu empresa, ya que te permite saber cuántos beneficios te han reportado tus inversiones en el proyecto.

5. Indicadores clave en la producción
Además de indicadores fáciles de calcular, como el volumen de producción, las pérdidas de producción, los costes de producción o incluso el tiempo de producción, también puedes calcular, por ejemplo, la eficacia de las instalaciones, que pone en relación los factores de disponibilidad, rendimiento y calidad de las mismas. Los indicadores como la tasa de devoluciones te dan una idea de la calidad de tu producción. Además, puedes, por ejemplo, hacer un seguimiento de los costes unitarios a lo largo del tiempo.

6. Indicadores clave en el ámbito de los recursos humanos
Estos indicadores te dan información sobre cómo contribuyen tus empleados a la salud de tu empresa, si eres capaz de retener a los buenos empleados, qué atractivo es tu empresa como lugar de trabajo y qué tan satisfechos están tus empleados. Además, te permiten analizar el rendimiento y la productividad de tu equipo de RR. HH. para que sepas qué procesos y estrategias funcionan. El coste por contratación, por ejemplo, es una medida sencilla de cuánto te has gastado en la búsqueda y contratación de un nuevo empleado. Si divides tus beneficios entre el número de empleados, obtienes el beneficio neto por empleado. Este valor te da una idea de lo eficientes y productivos que son tus empleados. Puedes mejorar este valor invirtiendo en nuevas tecnologías que simplifiquen el trabajo o formando a los empleados, por ejemplo, en métodos de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro, para que así rindan mejor.

Seguimiento de la evolución de los ratios con BI

Una vez que hayas establecido los indicadores y objetivos adecuados, deberías desglosarlos por departamentos o empleados. Piensa bien cómo puede contribuir cada área a alcanzar tus objetivos. Si, por ejemplo, tu objetivo es maximizar los beneficios, el departamento de producción puede contribuir aumentando la productividad o rediseñando los procesos de producción para reducir los costes de fabricación. Por su parte, el departamento de compras podría contribuir al objetivo buscando proveedores más económicos para las materias primas, de modo que los menores costes no mermen los beneficios, mientras que el departamento de ventas podría aumentar la tasa de cierre de ventas. También en este caso, la inteligencia empresarial puede ofrecerte pistas importantes sobre los indicadores adecuados, ya que con su ayuda podrás detectar rápidamente dónde hay margen de mejora.
Para supervisar constantemente los avances y comprobar así hasta qué punto ha progresado tu empresa en la implementación de la estrategia, te resultarán útiles los informes y paneles de control adaptados a los objetivos correspondientes. Así, cada departamento tiene la oportunidad de comprobar su progreso individual en cualquier momento. Para ello, te puede ayudar un software de BI con paneles personalizables de forma flexible, que muestre a cada departamento, a cada responsable y a cada empleado exactamente los análisis que les interesan, y que presente visualmente los KPI, por ejemplo, comparando su evolución a lo largo del tiempo.

Conclusión

Para que todos los empleados de tu empresa remen en la misma dirección, es importante contar con una buena estrategia empresarial. Con los indicadores adecuados, desglosados de forma individualizada, facilitarás la consecución de los objetivos y podrás comprobar el progreso en los paneles personalizados de tu herramienta de BI.
Así pues, un buen software de BI no solo te ayuda a definir la estrategia empresarial adecuada y a traducirla en objetivos medibles, sino que también reúne todos los datos importantes para que puedas tener siempre a la vista los indicadores relevantes, según tus necesidades. Un cuadro de mando integral integrado es ideal para plasmar la estrategia empresarial en el software, así como para comprobar posteriormente su estado. Lo ideal es que un software de BI también te permita crear y supervisar, directamente en el mismo sistema, las medidas necesarias para alcanzar los objetivos. Con una gestión de tareas integrada, puedes delegar tareas a tu equipo, lo que te permite controlar las medidas de tu estrategia empresarial. Al mismo tiempo, de esta forma puedes supervisar el estado de las tareas, ajustar las medidas si fuera necesario y comunicarte con tu equipo a través del sistema. Así, también se puede implementar en nuestro sistema un método de despliegue de políticas como el Hoshin Kanri.

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