Projektinhallinnan aakkoset- P niin kuin PM²

Mikä on PM²?

PM² ei ole erillinen menetelmä, vaan se on vastaus Euroopan komission erityisvaatimuksiin ja -haasteisiin. Komissio tunnusti 2000-luvun alussa, että sen oli luotava standardoidut puitteet projektinhallinnalle, jotta se voisi lisätä projektiensa tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Tavoitteena oli yhdistää eri lähteistä peräisin olevat parhaat käytännöt.
PM²:n kehittäminen aloitettiinkin sisäisenä prosessina, johon Euroopan komission eri osastojen ja projektien asiantuntijat osallistuivat kokemuksellaan ja tietämyksellään. Tavoitteena oli luoda menetelmä, joka on riittävän joustava sovellettavaksi erilaisissa yhteyksissä, mutta joka tarjoaa samalla selkeät rakenteet ja suuntaviivat hankkeiden onnistumisen varmistamiseksi. PM²:n keskeisenä piirteenä onkin sen sopeutuvuus eri organisaatioiden kulttuuriin ja rakenteeseen. Menetelmää ei siis ole tarkoitettu ainoastaan julkishallinnolle, vaan sitä voidaan soveltaa menestyksekkäästi myös yksityisissä yrityksissä ja voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa. Tämä integroiva lähestymistapa auttaa edistämään yhteistyötä projekteissa ja helpottamaan parhaiden käytäntöjen vaihtoa.

PM²:n perusperiaatteet ja arvot

PM²:n perustana on joukko selkeitä perusperiaatteita ja -arvoja, jotka toimivat onnistuneen projektinhallinnan perustana. Nämä periaatteet on kehitetty edistämään projektien joustavuutta, avoimuutta ja tehokkuutta.

• Kokonaisvaltainen lähestymistapa: PM²:n lähtökohtana on kokonaisvaltainen näkemys projekteista, ja siinä otetaan huomioon projektin eri osa-alueiden väliset vuorovaikutukset. Tämä edistää kokonaisvaltaista näkemystä, joka kattaa projektin kaikki osatekijät suunnittelusta toteutukseen.
• Sopeutumiskyky ja joustavuus: PM² ei ole tiukka menetelmä, vaan siinä keskitytään mukautuvuuteen erilaisiin projektiolosuhteisiin. Näin projektipäälliköt voivat mukauttaa menetelmää oman projektinsa ja organisaationsa erityisvaatimuksiin perusperiaatteita unohtamatta.
• Tuloslähtöisyys: PM² keskittyy tuloksiin. Asettamalla selkeät tavoitteet ja tuloskriteerit tämä menetelmä auttaa takaamaan, että projektit tuottavat halutut tulokset ja täyttävät sidosryhmien odotukset.
• Avoimuus ja viestintä: PM²:ssä kiinnitetään myös paljon huomiota avoimuuteen projektin kaikissa vaiheissa. Kaikkien sidosryhmien välistä avointa viestintää kannustetaan. Näin varmistetaan, että tietoa jaetaan tehokkaasti ja että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla.
• Vastuullisuus: Selkeästi määritellyt roolit ja vastuualueet ovat PM²:n keskeinen periaate. Näin voidaan varmistaa, että tiimin jäsenet ymmärtävät tarkalleen, mistä osa-alueista he ovat vastuussa, ja edistää tehokasta yhteistyötä.
• Jatkuva kehittäminen: PM² tukee myös jatkuvaa kehittämistä. Arvioimalla ja mukauttamalla prosesseja säännöllisesti voidaan hyödyntää aiemmista projekteista saatuja kokemuksia tulevien projektien tehokkuuden ja vaikuttavuuden lisäämiseksi.
• Riskienhallinta: Riskien suunnitelmallinen hallinta on yksi PM²:n keskeisistä periaatteista. Tässä menetelmässä tunnustetaan, että epävarmuustekijät ja riskit ovat luonnollinen osa projekteja, ja siksi se tarjoaa välineitä riskien tunnistamiseen, arviointiin ja hallintaan.
• Yhteistyökulttuuri: PM² edistää yhteistyön ja tiedon jakamisen kulttuuria. Ryhmätyöskentelyä kannustetaan, ja menetelmään sisältyy mekanismeja, joilla hyödynnetään kaikkien osallistujien kollektiivista tietoa ja kokemusta.
  Nämä keskeiset periaatteet ja arvot muodostavat PM²:n viitekehyksen, jonka avulla organisaatiot voivat parantaa projektinhallintakäytäntöjään ja kohdata monimutkaisten projektien haasteet luottavaisesti.

PMI:n, PRINCE2:n ja Scrumin erot

PM²-prosessi

PM²-menetelmä perustuu viiteen pääprosessiryhmään, jotka käsittävät projektin koko elinkaaren:

1. Aloitus:

Tässä vaiheessa määritellään projektin pohja, kuten tarkoitus, tavoitteet, sidosryhmät ja reunaehdot.
Toiminnot: Määritellään projekti-idea, kartoitetaan sidosryhmät, tehdään toteutettavuustutkimuksia, laaditaan projektin peruskirja.

2. Suunnittelu:

Suunnitteluvaiheessa pyritään tunnistamaan kaikki projektin tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat vaiheet ja resurssit.
Toimet: Aikataulun luominen, resurssien suunnittelu, riskienhallinta, budjetointi, viestinnän suunnittelu.

3. Toteuttaminen:

Tässä vaiheessa toteutetaan projektisuunnitelmassa määritellyt tehtävät.
Toiminnot: ryhmän hallinta, tehtävien jakaminen, projektin edistymisen seuranta, viestintä sidosryhmien kanssa, laadunhallinta.

4. Seuranta:

Seurantavaihe kattaa projektin jatkuvan seurannan sen varmistamiseksi, että se pysyy suunnitellussa aikataulussa.
Toimet: Edistymisen seuranta, riskien arviointi ja hallinta, projektisuunnitelman mukauttaminen, yhteydenpito sidosryhmiin.

5. Päättäminen:

Tässä viimeisessä vaiheessa saatetaan kaikki toimet päätökseen ja projekti päätetään virallisesti.
Toimet: Tulosten dokumentointi, kokemusten vaihto, sopimusten tekeminen, resurssien luovuttaminen, loppuraportti.

Roolit ja vastuut

PM² sisältää erilaisia rooleja, joilla on selkeästi määritellyt vastuualueet. Näiden roolien tarkoituksena on huolehtia siitä, että projektia hallinnoidaan tehokkaasti ja että sidosryhmien vaatimukset täytetään.

1. Projektipäällikkö:

• Kokonaisvastuu projektin hallinnasta
  Projektin suunnittelu, toteutus ja seuranta
• Viestintä sidosryhmien kanssa ja raportointi projektin edistymisestä
• Riskienhallinta ja ongelmanratkaisu

2. Projektin sponsori:

• Päävastuu projektin onnistumisesta
• Mahdollistaa resurssien käyttöönoton ja hyväksyy projektisuunnitelman
• Toimii yhteyshenkilönä strategisissa päätöksissä

3. Projektitiimin jäsenet:

• Suorittavat erityistehtävät projektisuunnitelman mukaisesti
• Kommunikoivat säännöllisesti projektipäällikön kanssa edistymisestä
• Osallistuvat riskien arviointiin ja ongelmanratkaisuun.
• Jakavat asiantuntemustaan ja näkemyksiään tiimissä

4. Laadunvalvoja:

• Valvoo laatustandardien noudattamista koko projektin ajan
• Kehittää laatutarkastuksia ja -toimenpiteitä
• Avustaa laatukysymysten tunnistamisessa ja ratkaisemisessa
• Raportoi säännöllisesti projektipäällikölle

5. Riskienhallintapäällikkö:

• Tunnistaa projektin mahdolliset riskit
• Arvioi riskien vaikutukset ja todennäköisyyden
• Kehittää ja toteuttaa strategioita riskien välttämiseksi tai minimoimiseksi.
• Pitää riskirekisteriä ajan tasalla ja raportoi siitä

6. Muutospäällikkö:

• Seuraa projektin laajuuteen tai vaatimuksiin tehtyjä muutoksia
• Arvioi muutosten vaikutusta projektiin
• Varmistaa, että muutokset dokumentoidaan ja niistä tiedotetaan asianmukaisesti.
• Koordinoi muutosten hyväksymistä asianomaisten sidosryhmien kanssa

PM² ja ketterä projektinhallinta

Ensisilmäyksellä PM² ja ketterä projektinhallinta näyttävät noudattavan toisistaan eroavia lähestymistapoja. Lähempää tarkasteltaessa paljastuu kuitenkin lukuisia yhtäläisyyksiä ja mahdollisia yhdistelmiä.

1. Yhteiset piirteet:

• Joustavuus ja sopeutumiskyky: Molemmissa lähestymistavoissa tunnustetaan, että projektit toteutetaan jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä. Sekä PM² että ketterä projektinhallinta mahdollistavat siis sopeutumisen uusiin vaatimuksiin ja olosuhteisiin ja edistävät näin projektin onnistumista.
• Sidosryhmien osallistuminen: Sekä PM² että ketterä lähestymistapa kannustavat avoimeen viestintään ja läpinäkyvään yhteistyöhön sidosryhmien kanssa varmistaakseen, että niiden tarpeet ymmärretään ja että niihin vastataan.
• Jatkuva kehittäminen: Jatkuva kehittäminen on molempien menetelmien keskeisenä periaatteena. Molemmat lähestymistavat kannustavat oppimaan kokemuksista, optimoimaan prosesseja ja lisäämään projektin onnistumista jokaisella kerralla.

2. PM²:n ja ketterän projektinhallinnan yhdistelmä:

PM²:n ja ketterien periaatteiden yhdistäminen mahdollistaa molempien menetelmien etujen hyödyntämisen ja luo samalla kattavan lähestymistavan projektinhallintaan. Tässä on joitakin tapoja, joilla tämä synergia voidaan luoda:

• PM²:n ketterä mukauttaminen: PM² voidaan mukauttaa ketterästi, jotta siihen voidaan yhdistää ketterien menetelmien joustavuus ja toistuvuus. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että PM²-rakenteessa käytetään backlogeja, sprinttejä tai käyttäjätarinoita.
• Hybridilähestymistavat: Monimutkaisissa projekteissa voidaan käyttää hybridilähestymistapaa, jossa PM²-rakenteita käytetään esimerkiksi yleiseen suunnitteluun ja seurantaan, kun taas ketteriä käytäntöjä käytetään yksittäisissä vaiheissa, joissa iteratiivinen kehittäminen ja joustavuus ovat erityisen tärkeitä.
• Ketterät tiimit PM²-kontekstissa: Toinen tapa yhdistää molemmat menetelmät on käyttää ketteriä tiimejä PM²-ympäristöissä. Näin voidaan hyödyntää ketterän yhteistyön etuja säilyttäen samalla PM²:n yleinen rakenne.

PM²:n edut

• Kokonaisvaltainen lähestymistapa: Kokonaisvaltainen lähestymistapa mahdollistaa projektien kokonaisvaltaisen arvioinnin ja suunnittelun.
• Sopeutumiskyky: Menetelmä on joustava, joten se voidaan mukauttaa erilaisiin projekteihin, organisaatioihin ja toimialoihin.
• Parhaiden käytäntöjen integrointi: Menetelmässä hyödynnetään eri projektinhallintamenetelmien ja -standardien parhaita käytäntöjä, mikä tarjoaa vakaan perustan tehokkaalle projektinhallinnalle.
• Avoimuus ja viestintä: Selkeät viestintäkanavat ja avoimet prosessit edistävät tehokasta yhteistyötä ja auttavat varmistamaan, että kaikki sidosryhmät saavat riittävästi tietoa.
• Riskienhallinta: Menetelmässä korostetaan järjestelmällistä riskinhallintaa, joka auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmat varhaisessa vaiheessa ja ryhtymään asianmukaisiin toimenpiteisiin.
• Jatkuva kehittäminen: Jatkuvan kehittämisen korostaminen mahdollistaa kokemuksista oppimisen ja projektien tehokkuuden lisäämisen ajan myötä.

PM²:n haittapuolet

• Liian monimutkainen pieniin projekteihin: PM²:n rakennetta ja prosesseja voidaan pitää liian monimutkaisina pienille projekteille.
• Oppimiskäyrä: PM²:n käyttöönotto vaatii tiimin jäseniltä ja projektipäälliköiltä paljon oppimista, varsinkin jos he eivät vielä tunne menetelmää.
• Ketteryys: Vaikka PM² on mukautuva, se voi olla liian jäykkä rakenteeltaan organisaatioille, jotka luottavat voimakkaasti ketteriin käytäntöihin.
• Rajoitettu käyttöönotto: PM² on vähemmän tunnettu kuin vakiintuneet projektinhallintamenetelmät, kuten PMI tai PRINCE2. Siksi on todennäköistä, että suurin osa projektiryhmän jäsenistä ei tunne menetelmää.

Yhteenveto

PM² on monipuolinen menetelmä, jonka kokonaisvaltainen lähestymistapa lisää joustavuutta, avoimuutta ja tuloslähtöisyyttä. PM²:n perusperiaatteet ja -arvot, kuten sopeutumiskyky, tavoitteellisuus ja jatkuva kehittäminen, muodostavat vankan perustan projektien onnistumiselle. Menetelmälle on ominaista sen sovellettavuus eri toimialoilla ja organisaatioissa, mikä johtaa tehokkaaseen yhteistyöhön ja parhaiden käytäntöjen käyttöön.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!