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Gestión de proyectos ABC – P de PM²

Gestión de proyectos ABC - P de PM²

Elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada puede influir considerablemente en el éxito de un proyecto. Por ello, los directores de proyecto deben estar familiarizados con los distintos enfoques y comprender cómo y cuándo pueden utilizarse con sensatez. Un método que ha cobrado importancia en los últimos años es el PM² (Project Management Squared). Desarrollado por la Comisión Europea, PM² se creó para ofrecer un enfoque común de la gestión de proyectos en todas las organizaciones y sectores.

¿Qué es PM²?

PM² no se desarrolló como un método aislado, sino como respuesta a los requisitos y retos específicos de la Comisión Europea. A principios de la década de 2000, la Comisión reconoció la necesidad de crear un marco normalizado para la gestión de proyectos con el fin de aumentar la eficiencia y eficacia de sus proyectos. Deben integrarse las mejores prácticas de diversas fuentes.
Así pues, el desarrollo de PM² comenzó como un proceso interno en el que expertos de diversos departamentos y proyectos de la Comisión Europea aportaron su experiencia y conocimientos. El objetivo era crear un método lo suficientemente flexible como para ser utilizado en diferentes contextos, pero que al mismo tiempo ofreciera estructuras y directrices claras para garantizar el éxito del proyecto. Una característica clave de PM² es, por tanto, su adaptabilidad a la cultura y la estructura de las distintas organizaciones. El método no sólo está destinado a la administración pública, sino que también puede aplicarse con éxito en empresas privadas y organizaciones sin ánimo de lucro. Este enfoque integrador contribuye a fomentar la cooperación en proyectos y a facilitar el intercambio de buenas prácticas.

Principios y valores básicos de PM²

PM² se caracteriza por una serie de principios y valores básicos claros que sirven de base para el éxito de la gestión de proyectos. Estos principios se elaboraron para fomentar la flexibilidad, transparencia y eficacia de los proyectos.

  • Enfoque holístico: PM² adopta una visión holística de los proyectos y reconoce las interacciones entre los distintos aspectos del proyecto. Esto promueve una visión global que incluye todas las dimensiones de un proyecto, desde la planificación hasta la ejecución.
  • Adaptabilidad y flexibilidad: PM² no es un método rígido, sino que se centra en la adaptabilidad a diferentes contextos de proyecto. Esto permite a los jefes de proyecto adaptar el método a los requisitos específicos de su proyecto y organización sin descuidar los principios básicos.
  • Orientación a los resultados: PM² se centra en los resultados. Al fijar objetivos y criterios de rendimiento claros, el método ayuda a garantizar que los proyectos ofrezcan los resultados deseados y cumplan las expectativas de las partes interesadas.
  • Transparencia y comunicación: PM² también concede gran importancia a la transparencia en todas las fases del proyecto. Se fomenta la comunicación abierta entre todas las partes interesadas. Así se garantiza que la información se comparte eficazmente y que todos los implicados están de acuerdo.
  • Responsabilidad y rendición de cuentas: La definición clara de funciones y responsabilidades es un principio central de PM². Esto ayuda a los miembros del equipo a saber exactamente de qué áreas son responsables y fomenta una colaboración eficaz.
  • Mejora continua: PM² también promueve la mejora continua. Al evaluar y adaptar periódicamente los procesos, se aprovecha la experiencia de proyectos anteriores para aumentar la eficiencia y eficacia de los futuros.
  • Gestión de riesgos: La gestión sistemática de riesgos también es un principio central de PM². El método reconoce que las incertidumbres y los riesgos forman parte natural de los proyectos y, por tanto, proporciona herramientas para identificar, evaluar y gestionar los riesgos.
  • Cultura de colaboración: PM² también promueve una cultura de colaboración e intercambio de conocimientos. Esto fomenta el trabajo en equipo y el método incluye mecanismos para utilizar los conocimientos y la experiencia colectivos de todos los participantes.
    Estos principios y valores fundamentales constituyen el marco de PM² y permiten a las organizaciones mejorar sus prácticas de gestión de proyectos y afrontar con confianza los retos de los proyectos complejos.

Diferencias con PMI, PRINCE2 y Scrum

PM² (Gestión de proyectos al cuadrado) PMI (Instituto de Gestión de Proyectos) PRINCE2 (Proyectos en Entornos Controlados) Scrum
Flexibilidad y adaptabilidad Adaptable a una amplia gama de proyectos y organizaciones Normalizado y orientado al proceso Estructurado y orientado al proceso Altamente personalizable gracias al desarrollo iterativo
Proceso Inicio, planificación, ejecución, seguimiento, finalización Inicio, planificación, ejecución, seguimiento, finalización Inicio, Iniciación, Control, Ejecución, Cierre Sprints, Eventos Scrum (Planificación de Sprint, Revisión, Retrospectiva)
Funciones y responsabilidades Hace hincapié en funciones claras, pero puede adaptarse Funciones normalizadas, por ejemplo, director de proyecto, patrocinador, etc. Funciones definidas, como director de proyecto, proveedor principal, usuario principal Roles claramente definidos como Scrum Master, Product Owner, Equipo de Desarrollo
Ámbitos de aplicación Puede utilizarse en diversas industrias y organizaciones De aplicación general, especialmente en la industria A menudo en proyectos informáticos, pero puede personalizarse Originalmente para el desarrollo de software, pero puede utilizarse con flexibilidad en otros ámbitos.
¿Clásico o ágil? Puede ser ágil adaptado, pero no principalmente ágil No es principalmente ágil, pero existe el PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP) para la gestión ágil de proyectos. Hace hincapié en el modelo estructurado en cascada, pero puede adaptarse de forma ágil si es necesario Ágil, hace hincapié en el desarrollo iterativo, la colaboración y la flexibilidad

 

 

El proceso de PM²

El método PM² se basa en cinco grupos principales de procesos que abarcan todo el ciclo de vida de un proyecto:

1. Iniciación:

En esta fase se definen las bases del proyecto, incluidos el propósito, los objetivos, los participantes y las condiciones marco.
Actividades: Definir la idea del proyecto, identificar a las partes interesadas, realizar estudios de viabilidad, redactar la carta del proyecto.

2. planificación:

La fase de planificación tiene por objeto identificar todos los pasos y recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.
Actividades: Creación de un calendario, planificación de recursos, gestión de riesgos, elaboración de presupuestos, planificación de la comunicación.

3. ejecución:

En esta fase se llevan a cabo realmente las tareas definidas en el plan del proyecto.
Actividades: liderazgo de equipos, asignación de tareas, seguimiento del progreso del proyecto, comunicación con las partes interesadas, gestión de la calidad.

4. supervisión:

La fase de seguimiento se ocupa de la supervisión continua del proyecto para garantizar que sigue por buen camino.
Actividades: Seguimiento de los avances, evaluación y gestión de riesgos, adaptación del plan del proyecto, comunicación con las partes interesadas.

5. cierre:

En esta fase final se concluyen todas las actividades y se da por finalizado formalmente el proyecto.
Actividades: Documentación de resultados, intercambio de experiencias, celebración de contratos, liberación de recursos, informe final.

 

Funciones y responsabilidades

En PM², hay varias funciones con responsabilidades claramente definidas. Estas funciones deben garantizar una gestión eficaz del proyecto y el cumplimiento de los requisitos de las partes interesadas.

1er Jefe de Proyecto:

  • Responsabilidad general de la gestión de proyectos
    – Planificación, ejecución y seguimiento del proyecto
  • Comunicación con las partes interesadas e información sobre el progreso del proyecto
  • Gestión de riesgos y resolución de problemas

2. parte interesada (patrocinador del proyecto):

  • Es el principal responsable del éxito del proyecto
  • Permite la provisión de recursos y aprueba el plan del proyecto
  • Actúa como persona de contacto para las decisiones estratégicas

3. miembros del equipo del proyecto:

  • Realizar tareas específicas de acuerdo con el plan del proyecto
  • Comunicarse regularmente con el director del proyecto sobre los progresos realizados
  • Contribuir a la evaluación de riesgos y a la resolución de problemas
  • Compartir sus conocimientos y perspectivas en equipo

4. responsable de calidad:

  • Supervisa el cumplimiento de las normas de calidad a lo largo de todo el proyecto
  • Desarrolla controles y medidas de calidad
  • Apoya la identificación y resolución de problemas de calidad
  • Informa periódicamente al jefe de proyecto

5. gestor de riesgos:

  • Identifica los riesgos potenciales para el proyecto
  • Evalúa los efectos y las probabilidades de los riesgos
  • Desarrolla y aplica estrategias para evitar o minimizar los riesgos.
  • Mantiene actualizado el registro de riesgos y elabora informes al respecto.

6. gestor de cambios:

  • Supervisa los cambios en el alcance o los requisitos del proyecto
  • Evalúa el impacto de los cambios en el proyecto
  • Garantiza que los cambios se documenten y comuniquen adecuadamente.
  • Coordina la aprobación de los cambios con las partes interesadas pertinentes.

PM² y gestión ágil de proyectos

A primera vista, PM² y la gestión ágil de proyectos parecen adoptar enfoques diferentes. Sin embargo, una mirada más atenta revela numerosas similitudes y posibles combinaciones.

1. similitudes:

  • Flexibilidad y adaptabilidad: ambos enfoques reconocen que los proyectos se desarrollan en un entorno en constante cambio. Por tanto, tanto PM² como la gestión ágil de proyectos permiten adaptarse a las nuevas necesidades y circunstancias para promover el éxito del proyecto.
  • Participación de las partes interesadas: tanto PM² como agile promueven la comunicación abierta y la colaboración transparente con las partes interesadas para garantizar que se comprenden y satisfacen sus necesidades.
  • Mejora continua: La mejora continua es un principio central de ambos métodos. Ambos enfoques fomentan el aprendizaje a partir de la experiencia, optimizando los procesos y aumentando el éxito del proyecto con cada ejecución.

2. combinación de PM² y gestión ágil de proyectos:

La combinación de PM² y los principios ágiles permite aprovechar las ventajas de ambos métodos y crear al mismo tiempo un enfoque integral de la gestión de proyectos. He aquí algunas formas de crear esta sinergia:

  • Adaptación ágil de PM²: PM² puede adaptarse de forma ágil para incorporar la flexibilidad y la iteración de los métodos ágiles. Esto puede significar, por ejemplo, que se utilicen backlogs, sprints o historias de usuario dentro de la estructura PM².
  • Enfoques híbridos: En proyectos complejos, se puede optar por un enfoque híbrido en el que las estructuras PM² se utilicen para la planificación y el seguimiento generales, por ejemplo, mientras que las prácticas ágiles se emplean en fases individuales en las que el desarrollo iterativo y la flexibilidad son especialmente importantes.
  • Equipos ágiles en contextos PM²: Otra forma de combinar ambos métodos es utilizar equipos ágiles en contextos PM². Esto permite aprovechar las ventajas de la colaboración ágil al tiempo que se mantiene la estructura general de PM².

Ventajas de PM²

  • Enfoque hol ístico: El enfoque holístico permite una visión y planificación globales de los proyectos.
  • Adaptabilidad: El método es flexible, por lo que puede adaptarse a distintos proyectos, organizaciones e industrias.
  • Integración de las mejores prácticas: El método utiliza las mejores prácticas de diversos métodos y normas de gestión de proyectos, creando una base sólida para una gestión eficaz de los mismos.
  • Transparencia y comunicación: unos canales de comunicación claros y unos procesos transparentes fomentan una colaboración eficaz y ayudan a garantizar que todas las partes interesadas estén bien informadas.
  • Gestión de riesgos: el método hace hincapié en la gestión sistemática de riesgos, que ayuda a detectar posibles problemas en una fase temprana y a tomar las medidas adecuadas.
  • Mejora continua: El enfoque en la mejora continua permite aprender de la experiencia y aumentar la eficacia de los proyectos a lo largo del tiempo.

Desventajas de PM²

  • Demasiado complejo para proyectos pequeños: La estructura y los procesos de PM² pueden resultar excesivos para proyectos pequeños.
  • Curva de aprendizaje: La introducción de PM² requiere una curva de aprendizaje para los miembros del equipo y los jefes de proyecto, especialmente si aún no están familiarizados con el método.
  • Agilidad: Aunque PM² es adaptable, puede resultar demasiado rígido para las organizaciones que se basan en gran medida en prácticas ágiles.
  • Distribución limitada: En comparación con métodos de gestión de proyectos establecidos como PMI o PRINCE2, PM² es menos conocido. Por lo tanto, es probable que la mayoría de los miembros del equipo de un proyecto no estén familiarizados con el método.

 

Conclusión

PM² es un método versátil con un enfoque holístico que fomenta la flexibilidad, la transparencia y la orientación a los resultados. Los principios y valores básicos de PM², como la adaptabilidad, la orientación a objetivos y la mejora continua, constituyen una base estable para el éxito del proyecto. El método se caracteriza por su aplicabilidad en diferentes industrias y organizaciones, lo que conduce a una colaboración eficaz y al uso de las mejores prácticas.

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