Gestione progetti ABC - P per PM²

Cos’è PM²?

PM² non è stato sviluppato come metodo a sé stante, ma in risposta alle esigenze e alle sfide specifiche della Commissione europea. All’inizio degli anni 2000, la Commissione ha capito che era necessario creare un quadro unico per la gestione dei progetti, per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei propri progetti. L’obiettivo era integrare le migliori pratiche provenienti da diverse fonti.
Lo sviluppo di PM² è quindi iniziato come un processo interno, in cui esperti provenienti da diversi dipartimenti e progetti della Commissione Europea hanno condiviso le loro esperienze e conoscenze. L’obiettivo era creare un metodo abbastanza flessibile da poter essere applicato in contesti diversi, ma che allo stesso tempo offrisse strutture e linee guida chiare per garantire il successo del progetto. Una caratteristica fondamentale di PM² è quindi la sua adattabilità alla cultura e alla struttura delle diverse organizzazioni. Il metodo, infatti, non è pensato solo per la pubblica amministrazione, ma può essere applicato con successo anche nelle aziende private e nelle organizzazioni no profit. Questo approccio integrativo contribuisce a promuovere la collaborazione nei progetti e a facilitare lo scambio di buone pratiche.

Principi fondamentali e valori di PM²

PM² si contraddistingue per alcuni principi e valori fondamentali ben definiti, che costituiscono la base per una gestione di progetto di successo. Questi principi sono stati sviluppati per promuovere flessibilità, trasparenza ed efficienza nei progetti.

• Approccio olistico: con PM², i progetti vengono considerati in modo olistico e si riconoscono le interazioni tra i diversi aspetti del progetto. Questo favorisce una visione completa che abbraccia tutte le dimensioni di un progetto, dalla pianificazione alla realizzazione.
• Adattabilità e flessibilità: PM² non è un metodo rigido, ma punta proprio sull’adattabilità ai diversi contesti di progetto. In questo modo, il metodo permette ai responsabili di progetto di adattarlo alle esigenze specifiche del proprio progetto e della propria organizzazione, senza tralasciare i principi fondamentali.
• Orientamento ai risultati: PM² punta tutto sui risultati. Grazie a obiettivi chiari e criteri di prestazione ben definiti, questo metodo aiuta a garantire che i progetti producano i risultati desiderati e soddisfino le aspettative degli stakeholder.
• Trasparenza e comunicazione: inoltre, con PM² si dà grande importanza alla trasparenza in tutte le fasi del progetto. Si incoraggia una comunicazione aperta tra tutte le parti interessate. In questo modo si garantisce che le informazioni vengano condivise in modo efficace e che tutti i coinvolti siano sempre aggiornati.
• Responsabilità e rendicontazione: ruoli e responsabilità ben definiti sono un principio fondamentale di PM². In questo modo, i membri del team capiscono esattamente di quali aree sono responsabili e si favorisce una collaborazione efficace.
• Miglioramento continuo: inoltre, PM² promuove il miglioramento continuo. Grazie a valutazioni e adeguamenti regolari dei processi, si sfruttano le esperienze dei progetti passati per aumentare l’efficienza e l’efficacia dei progetti futuri.
• Gestione dei rischi : anche la gestione sistematica dei rischi è un principio fondamentale di PM². Il metodo riconosce che le incertezze e i rischi sono parte integrante dei progetti e offre quindi strumenti per identificarli, valutarli e gestirli.
• Cultura della collaborazione: Inoltre, PM² promuove una cultura della collaborazione e dello scambio di conoscenze. In questo modo si incoraggia il lavoro di squadra e il metodo prevede meccanismi per sfruttare le conoscenze e l’esperienza collettive di tutti i partecipanti.
  Questi principi e valori fondamentali costituiscono la struttura portante di PM² e permettono alle organizzazioni di migliorare le loro pratiche di gestione dei progetti e di affrontare con fiducia le sfide poste dai progetti complessi.

Differenze tra PMI, PRINCE2 e Scrum

Il processo PM²

Il metodo PM² si basa su cinque gruppi di processi principali che coprono l'intero ciclo di vita di un progetto:

1. Avvio (Initiation):

In questa fase si definiscono le basi del progetto, inclusi lo scopo, gli obiettivi, le parti coinvolte e il contesto.
Attività: definire l’idea del progetto, identificare gli stakeholder, condurre studi di fattibilità, redigere la carta del progetto.

2. Pianificazione (Planning):

La fase di pianificazione mira a identificare tutti i passaggi e le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto.
Attività: redigere il calendario, pianificare le risorse, gestire i rischi, definire il budget, pianificare la comunicazione.

3. Esecuzione (Execution):

In questa fase si eseguono effettivamente le attività definite nel piano di progetto.
Attività: gestione del team, distribuzione dei compiti, monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto, comunicazione con le parti interessate, gestione della qualità.

4. Monitoraggio (Monitoring):

La fase di monitoraggio si occupa di tenere sotto controllo il progetto in modo continuo, per assicurarsi che proceda secondo i piani.
Attività: controllo dello stato di avanzamento, valutazione e gestione dei rischi, adeguamento del piano di progetto, comunicazione con le parti interessate.

5. Chiusura (Closing):

In questa fase finale si portano a termine tutte le attività e il progetto viene formalmente concluso.
Attività: documentazione dei risultati, condivisione delle esperienze, chiusura dei contratti, rilascio delle risorse, relazione finale.

Ruoli e responsabilità

In PM² ci sono diversi ruoli, ciascuno con responsabilità ben definite. Questi ruoli servono a garantire che il progetto sia gestito in modo efficace e che le esigenze delle parti interessate siano soddisfatte.

1. Responsabile di progetto (Project Manager):

• Responsabilità generale della gestione del progetto
  - Pianificazione, esecuzione e monitoraggio del progetto
• Comunicazione con le parti interessate e rendicontazione sullo stato di avanzamento del progetto
• Gestione dei rischi e risoluzione dei problemi

2. Stakeholder (sponsor del progetto):

• Ha la responsabilità principale del successo del progetto
• Garantisce la disponibilità delle risorse e approva il piano di progetto
• Funge da referente per le decisioni strategiche

3. Membri del team di progetto:

• Svolgere compiti specifici secondo il piano di progetto
• Comunicare regolarmente con il responsabile del progetto in merito allo stato di avanzamento
• Contribuire alla valutazione dei rischi e alla risoluzione dei problemi
• Condividere le proprie competenze e i propri punti di vista all’interno del team

4. Quality Manager:

• Controlla che gli standard di qualità vengano rispettati durante tutto il progetto
• Sviluppa controlli e misure di qualità
• Aiuta a individuare e risolvere i problemi di qualità
• Riferisce regolarmente al responsabile del progetto

5. Risk Manager:

• Identifica i potenziali rischi per il progetto
• Valuta l'impatto e la probabilità dei rischi
• Sviluppa e mette in atto strategie per evitare o ridurre al minimo i rischi
• Mantiene aggiornato il registro dei rischi e ne riferisce

6. Change Manager:

• Monitora le modifiche all'ambito del progetto o ai requisiti
• Valuta l'impatto delle modifiche sul progetto
• Si assicura che le modifiche siano adeguatamente documentate e comunicate
• Coordina l’approvazione delle modifiche con le parti interessate

PM² e gestione agile dei progetti

A prima vista, PM² e la gestione agile dei progetti sembrano seguire approcci diversi. A un esame più attento, però, emergono numerosi punti in comune e possibilità di combinazione.

1. Punti in comune:

• Flessibilità e adattabilità: entrambi gli approcci riconoscono che i progetti si svolgono in un contesto in continua evoluzione. Sia PM² che la gestione agile dei progetti consentono quindi di adattarsi a nuove esigenze e circostanze, per favorire il successo del progetto.
• Coinvolgimento degli stakeholder: sia il PM² che l’approccio agile promuovono una comunicazione aperta e una collaborazione trasparente con gli stakeholder, per garantire che le loro esigenze vengano comprese e soddisfatte.
• Miglioramento continuo: il miglioramento continuo è un principio fondamentale di entrambi i metodi. Entrambi gli approcci incoraggiano infatti a imparare dall’esperienza, a ottimizzare i processi e ad aumentare il successo del progetto ad ogni ciclo.

2. Combinazione di PM² e gestione agile dei progetti:

La combinazione di PM² e dei principi agili permette di sfruttare i vantaggi di entrambi i metodi e, allo stesso tempo, di creare un approccio completo alla gestione dei progetti. Ecco alcuni modi per creare questa sinergia:

• Adattamento agile di PM²: PM² può essere adattato in modo agile per integrare la flessibilità e l’iteratività dei metodi agili. Ciò può significare, ad esempio, che backlog, sprint o user story vengano utilizzati nell’ambito della struttura PM².
• Approcci ibridi: In progetti complessi, può essere adottato un approccio ibrido in cui le strutture PM² vengono utilizzate per la pianificazione e il monitoraggio complessivi, ad esempio, mentre le pratiche agili vengono utilizzate nelle singole fasi in cui lo sviluppo iterativo e la flessibilità sono particolarmente importanti.
• Team agili nei contesti PM²: un altro modo per combinare i due metodi è quello di utilizzare team agili nei contesti PM². In questo modo puoi sfruttare i vantaggi della collaborazione agile, mantenendo al contempo la struttura generale di PM².

Vantaggi di PM²

• Approccio olistico: L'approccio olistico consente una visione e una pianificazione comprensive dei progetti.
• Adattabilità: Il metodo è flessibile in modo da poter essere adattato a progetti, organizzazioni e settori diversi.
• Integrazione delle migliori pratiche: Il metodo utilizza le migliori pratiche di varie metodologie e standard di gestione dei progetti, fornendo una solida base per una gestione efficace dei progetti.
• Trasparenza e comunicazione: Canali di comunicazione chiari e processi trasparenti promuovono una collaborazione efficace e aiutano a garantire che tutti gli stakeholder siano ben informati.
• Gestione dei rischi: Il metodo enfatizza la gestione sistematica dei rischi, che aiuta a identificare potenziali problemi in una fase precoce e ad adottare misure appropriate.
• Miglioramento continuo: L'attenzione al miglioramento continuo consente di imparare dall'esperienza e aumentare l'efficienza dei progetti nel tempo.

Svantaggi di PM²

• Troppo complesso per i progetti piccoli: la struttura e i processi di PM² possono risultare troppo articolati per i progetti più piccoli.
• Curva di apprendimento: l'adozione di PM² richiede un periodo di adattamento per i membri del team e i project manager, soprattutto se non hanno ancora familiarità con il metodo.
• Agilità: anche se PM² è personalizzabile, potrebbe risultare troppo rigido per le organizzazioni che puntano molto sulle pratiche agili.
• Diffusione limitata: rispetto a metodi di gestione dei progetti consolidati come PMI o PRINCE2, PM² è meno conosciuto. È quindi probabile che gran parte dei membri del team di un progetto non abbia familiarità con questo metodo.

Conclusione

PM² è un metodo versatile con un approccio olistico che promuove flessibilità, trasparenza e orientamento ai risultati. I principi e i valori fondamentali di PM², come l’adattabilità, l’orientamento agli obiettivi e il miglioramento continuo, costituiscono una solida base per il successo del progetto. Il metodo si distingue per la sua applicabilità in diversi settori e organizzazioni, il che porta a una collaborazione efficace e all’adozione di best practice.

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