Projektinhallinnan ABC: P = Vaiheiden hallinta

Projektivaiheiden hallinta: Opas menestykseen jokaisessa projektissa

Mitä ovat vaiheohjaus ja projektin vaihe?

Vaiheohjaus tarkoittaa projektin jäsenneltyä suunnittelua ja seurantaa useissa peräkkäisissä vaiheissa. Nämä vaiheet – joita kutsutaan myös projektivaiheiksi – muodostavat projektin kehyksen ja auttavat jakamaan monimutkaiset tehtävät hallittaviin kokonaisuuksiin. Projektivaiheet vaihtelevat menetelmän ja projektin mukaan, mutta noudattavat usein samanlaista kaavaa. Projektivaihe on selkeästi rajattu ajanjakso projektin sisällä, ja vaiheet on erotettu toisistaan välitavoitteilla. Näiden vaiheiden on tarkoitus tuottaa tärkeitä tuloksia ja tarjota tilaisuus pohdintaan ja suunnan uudelleenmäärittelyyn ennen kuin projekti siirtyy seuraavaan vaiheeseen. Useimmissa malleissa vaiheet etenevät peräkkäin tai osittain päällekkäin.
Vaihehallinnan avulla edistymistä voidaan seurata järjestelmällisesti ja mahdolliset poikkeamat havaita varhaisessa vaiheessa. Tämä vaiheittainen lähestymistapa parantaa paitsi läpinäkyvyyttä ja järjestelmällisyyttä, myös auttaa projektitiimejä hyödyntämään resurssejaan tehokkaasti ja saavuttamaan asetetut tavoitteet.

Vaiheiden suunnittelun haasteet

• Rajoitettu joustavuus: Yksityiskohtainen ennakkosuunnittelu voi vaikeuttaa muutosten toteuttamista, etenkin kun vaatimukset ovat epäselvät.
• Rutiinivirheiden riski: Rutiiniluonteisten prosessien vuoksi luovat ratkaisut saattavat jäädä taka-alalle, eikä asioita kyseenalaisteta yhtä paljon.
• Teknokraattinen suunnittelu: Erityisesti innovatiivisissa projekteissa tiukka vaihejako voi olla esteenä, sillä se saavuttaa nopeasti rajansa odottamattomien vaatimusten kohdatessa.

Vaihemallit yhdellä silmäyksellä

Projektin vaiheet ovat yleensä melko samanlaisia, mutta ne voivat vaihdella projektityypistä ja -menetelmästä riippuen. Käytännössä hankkeet jaetaan usein neljään tai viiteen päävaiheeseen:

4-vaiheinen malli

Neljän vaiheen malli on hyvin käytännöllinen malli, jossa hankkeet jaetaan näihin vaiheisiin:

1. Projektin määrittely: Projektin alussa määritellään perusasiat, kuten projektin hyödyt, sen toteutettavuus ja projektin johto. Vaihe päättyy tavoitteiden määrittelyyn ja virallisen projektitoimeksiannon antamiseen.
2. Projektisuunnittelu: Seuraavaksi laaditaan projektisuunnitelma, joka sisältää aikataulut, kustannukset ja projektin sisällön, resurssien kohdentamisen sekä, mikäli sitä ei ole vielä tehty, sidosryhmä- ja riskianalyysin.
3. Projektin toteutus ja seuranta: Seuraavaksi toteutetaan ja seurataan projektitoimintoja. Tämä on yleensä projektin pisin vaihe, koska tässä vaiheessa määritellyt tulokset tuotetaan.
4. Projektin päättäminen: Kun projektin tulos on valmis, seuraa sen hyväksyntä, projektin dokumentointi ja projektitulosten arviointi.

5-vaiheinen malli (esim. PMI:n mukaan)

5-vaihemalli jakaa projektit projektinhallintaprosessien mukaan. Nämä prosessit eivät välttämättä etene peräkkäin. Niitä on toisinaan toistettava, esimerkiksi osaprojekteissa. Lisäksi ne voivat olla päällekkäisiä. Viisivaiheinen rakenne noudattaa tiiviisti PMI:n PMBOK®-opasta, on maailmanlaajuisesti käytössä ja sitä sovelletaan usein laajoissa projekteissa. Se koostuu seuraavista vaiheista:

1. Aloitusvaihe: Aloitusvaiheessa tehdään karkea suunnittelu ja tehdään päätös hankkeen aloittamisesta. Toisin sanoen määritellään hyödyt, tarkistetaan toteutettavuus, määritellään projektin toimeksianto ja käynnistetään projekti virallisesti.
2. Suunnittelu: Hankkeen yksityiskohtainen suunnittelu alkaa aloitusvaiheessa. Suunnitellaan esimerkiksi budjetti, aikataulu, resurssit ja laatu. Määritellään työn rakennesuunnitelma, määritetään välitavoitteet ja jaetaan resurssit. Riskit analysoidaan ja sidosryhmille laaditaan viestintäsuunnitelma.
3. Toteutus: Hankesuunnitelma toteutetaan toteutusvaiheessa.
4. Seuranta: Hankkeen toimintojen jatkuva seuranta ja valvonta tapahtuu samanaikaisesti toteutuksen kanssa. Näin valvotaan, että talousarviota, aikataulua ja laatua noudatetaan.
5. Valmistuminen: Loppuvaiheessa hanke päättyy heti, kun määritelty tulos on toimitettu ja hyväksytty. Hankkeesta laaditaan loppuraportti, hanke arvioidaan ja projektiryhmä hajotetaan virallisesti.

Kansainväliset mallit ja toimialakohtaiset lähestymistavat

PMBOK®-oppaan tai DIN 69901 -standardin lisäksi myös PRINCE2, Lean Six Sigma ja HERMES tarjoavat viitekehyksiä, jotka jäsentävät projektit eri vaiheisiin. On kuitenkin olemassa lukuisia muita malleja ja toimialakohtaisia lähestymistapoja. Eräitä erityisen yleisesti käytettyjä esimerkkejä ovat:

HOAI (arkkitehtien ja insinöörien palkkiojärjestelmä, Saksa)

HOAI-malli jakaa projektin kulun yhdeksään työvaiheeseen, jotka ovat erityisen tärkeitä rakennusalalla, sillä ne määrittelevät suunnittelupalvelujen sopimusperusteet. Vaiheet takaavat läpinäkyvyyden ja helpottavat projektin seurantaa rakennusalalla. Ne perustuvat perinteiseen rakennusprosessiin ja ovat arkkitehdeille ja insinööreille sitovia laadunvarmistuksen takaamiseksi. Vaiheet ovat:

1. Perustutkimus
2. Alustava suunnittelu (projektin ja suunnittelun valmistelu)
3. Luonnossuunnittelu
4. Lupasuunnittelu
5. Toteutussuunnittelu
6. Urakkatarjousten valmistelu
7. Osallistuminen urakoitsijan valintaan
8. Rakennushankkeen valvonta (rakennustöiden valvonta ja dokumentointi)
9. Kohteen huolto ja dokumentointi

SIA (Sveitsi)

Sveitsissä SIA 112 -standardi määrittelee rakennushankkeiden vaihejaon, joka on samanlainen kuin HOAI-malli, mutta mukautettu sveitsiläisiin vaatimuksiin. Myös tämä malli tarjoaa selkeän rakenteen ja ohjeistuksen arkkitehti- ja insinööritoimistoille, mikä mahdollistaa tarkan kustannusten kirjaamisen ja laskutuksen. Samalla SIA-malli tarjoaa yksityiskohtaisia ohjeita ja tukee rakennushankkeita selkeillä vaatimuksilla, joiden avulla voidaan noudattaa laatustandardeja ja luoda läpinäkyviä viestintärakenteita. SIA jakaa rakennushankkeet kuuteen päävaiheeseen:

1. Strateginen suunnittelu
2. Esiselvitys
3. Suunnittelu
4. Tarjouskilpailu
5. Toteutus
6. Hallinnointi

RIBA:n työsuunnitelma (Royal Institute of British Architects, Iso-Britannia)

RIBA Plan of Work on Royal Institute of British Architects (RIBA) -järjestön kehittämä, ja se on laajalti käytetty malli rakennushankkeiden vaiheiden hallintaan Isossa-Britanniassa. Suunnitelma jakautuu kahdeksaan vaiheeseen, jotka kattavat rakennushankkeet suunnittelusta käyttöönottoon asti. Malli luo selkeät rakenteet ja roolit määrittelemällä jokaisen projektivaiheen tarkasti. Lisäksi sitä päivitetään säännöllisesti uusimpien standardien ja vaatimusten mukaiseksi. Vaiheet ovat:

1. Strateginen määrittely: Hankkeen tavoitteiden selventäminen ja yleistavoitteen kehittäminen.
2. Valmistelu ja toimeksianto: Selkeän projektitoimeksiannon ja alustavan suunnittelustrategian laatiminen.
3. Konseptisuunnittelu: Peruskonseptin luominen, joka toteuttaa hankkeen vaatimukset visuaalisesti ja toiminnallisesti.
4. Kehitetty suunnitelma: Konseptin jatkokehitys, mukaan lukien tekniset yksityiskohdat ja budjetti.
5. Tekninen suunnittelu: Yksityiskohtaisten teknisten suunnitelmien laatiminen, jotka täyttävät kaikki rakentamista koskevat vaatimukset.
6. Rakentaminen: Varsinainen rakennusvaihe, jossa hanke toteutetaan.
7. Luovutus ja loppuunsaattaminen: Valmiin hankkeen luovutus asiakkaalle ja viimeistely.
8. Käytössä: Rakennuksen käytön arviointi ja tarvittaessa optimointi.

AIA (American Institute of Architects, Yhdysvallat)

American Institute of Architects (AIA) -järjestön lähestymistavassa määritellään myös hankkeen vaiheet, ja se on suunnattu erityisesti Pohjois-Amerikan markkinoille. AIA:n menetelmässä korostetaan selkeitä sopimusrakenteita ja mahdollistetaan rakennusprosessin tarkka seuranta ja dokumentointi. Vaiherakenne luo luotettavan perustan, jonka pohjalta asiakkaat, arkkitehdit ja urakoitsijat voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä. AIA:n vaiherakenne on samanlainen kuin RIBA:n lähestymistapa, ja se käsittää viisi päävaihetta rakennus- ja arkkitehtuurihankkeissa:

1. Schematic Design (SD): Alustavan suunnitelman laatiminen, joka täyttää perusvaatimukset ja sisältää ensimmäiset piirustukset.
2. Suunnittelun kehittäminen (DD): Suunnitelman jatkokehittäminen, jossa tarkennetaan teknisiä ja esteettisiä elementtejä.
3. Rakennusasiakirjat (CD): Yksityiskohtaisten rakennus- ja toteutuspiirustusten laatiminen, joita käytetään lupien hakemiseen ja tarjouskilpailuihin.
4. Tarjouskilpailu tai neuvottelut: Rakennusurakoitsijan valinta ja rakennussopimuksesta neuvotteleminen.
5. Rakennushallinto (CA): Arkkitehtien suorittama rakennustöiden seuranta suunnitelmien noudattamisen varmistamiseksi.

Vaiheenohjauksen joustavoittaminen

Perinteinen vaiheohjaus voi olla hyvin rajoittavaa projekteissa, jotka vaativat suurta joustavuutta. Tällaisissa tapauksissa ketterät menetelmät, kuten SCRUM tai Lean Six Sigma, ovat usein parempi valinta, sillä niiden lyhyempien ja helposti mukautettavien suunnittelusyklien sekä mukautettavuuteen keskittymisen ansiosta muutoksiin voidaan reagoida joustavammin.
Jos kuitenkin tarvitaan vaiheohjauksen rakennetta, mutta sen rajoituksia halutaan vähentää, hybridi-lähestymistavat voivat olla ratkaisu. Esimerkiksi toistuvien syklien tai ketterien elementtien, kuten sprinttien, käyttöönotto vaiheiden sisällä voi helpottaa muutosten huomioon ottamista menettämättä vaiheiden rakennetta. Modulaarisen projektinhallinnan avulla, jossa projekti jaetaan pienempiin, toisistaan riippumattomiin moduuleihin, tarvittavat muutokset tai uudet havainnot yhdestä moduulista voidaan välittömästi sisällyttää muiden moduulien suunnitteluun ilman, että koko projektia tarvitsee keskeyttää. Joustavat välitavoitteet (Conditional Milestones) tai portit toimivat dynaamisina päätöksentekopisteinä, jolloin välitavoitteen saavuttamisen yhteydessä tarkastellaan ensin, voidaanko seuraava vaihe aloittaa välittömästi vai tarvitaanko muutoksia. Tähän myötävaikuttaa myös dynaaminen suunnitteluvaihe (Rolling-Wave-Planning), jossa kerrallaan suunnitellaan yksityiskohtaisesti vain kulloinkin edessä oleva vaihe, kun taas seuraavat vaiheet konkretisoidaan vasta myöhemmin.

Yhteenveto

Riippumatta siitä, mitä lähestymistapaa noudatetaan – jäsennelty vaiheittainen suunnittelu on osoittautunut toimivaksi, sillä se tarjoaa selkeän suunnan ja lisää tehokkuutta. Erityisesti projekteissa, jotka vaativat suurta joustavuutta, vaihekohtainen ohjaus voi kuitenkin olla liian rajoittavaa. Siksi on tärkeää, että projektipäälliköt valitsevat rakenteen, joka vastaa heidän projektinsa vaatimuksia.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!