Projektinhallinnan aakkoset- P niin kuin PM²

Mikä on PM²?

PM²:ta ei kehitetty erillisenä menetelmänä, vaan vastauksena Euroopan komission erityisiin vaatimuksiin ja haasteisiin. 2000-luvun alkupuolella komissio tunnisti tarpeen luoda yhtenäinen kehys projektinhallinnalle hankkeidensa tehokkuuden ja tuloksellisuuden parantamiseksi. Tässä yhteydessä oli tarkoitus integroida eri lähteistä peräisin olevia hyviä käytäntöjä.
PM²:n kehittäminen alkoi siten sisäisenä prosessina, johon Euroopan komission eri osastojen ja hankkeiden asiantuntijat toivat mukanaan kokemuksiaan ja oivalluksiaan. Tavoitteena oli luoda menetelmä, joka on riittävän joustava sovellettavaksi eri yhteyksissä, mutta tarjoaa samalla selkeät rakenteet ja ohjeet projektien onnistumisen varmistamiseksi. PM²:n keskeinen piirre onkin sen mukautuvuus eri organisaatioiden kulttuuriin ja rakenteisiin. Menetelmä ei siis ole tarkoitettu pelkästään julkishallinnolle, vaan sitä voidaan soveltaa menestyksekkäästi myös yksityisyrityksissä ja voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa. Tämä integroiva lähestymistapa edistää yhteistyötä projekteissa ja helpottaa hyvien käytäntöjen vaihtoa.

PM²:n perusperiaatteet ja arvot

PM²:n perustana on joukko selkeitä perusperiaatteita ja -arvoja, jotka toimivat onnistuneen projektinhallinnan perustana. Nämä periaatteet on kehitetty edistämään projektien joustavuutta, avoimuutta ja tehokkuutta.

• Kokonaisvaltainen lähestymistapa: PM²:n lähtökohtana on kokonaisvaltainen näkemys projekteista, ja siinä otetaan huomioon projektin eri osa-alueiden väliset vuorovaikutukset. Tämä edistää kokonaisvaltaista näkemystä, joka kattaa projektin kaikki osatekijät suunnittelusta toteutukseen.
• Sopeutumiskyky ja joustavuus: PM² ei ole tiukka menetelmä, vaan siinä keskitytään mukautuvuuteen erilaisiin projektiolosuhteisiin. Näin projektipäälliköt voivat mukauttaa menetelmää oman projektinsa ja organisaationsa erityisvaatimuksiin perusperiaatteita unohtamatta.
• Tuloslähtöisyys: PM² keskittyy tuloksiin. Asettamalla selkeät tavoitteet ja tuloskriteerit tämä menetelmä auttaa takaamaan, että projektit tuottavat halutut tulokset ja täyttävät sidosryhmien odotukset.
• Avoimuus ja viestintä: PM²:ssä kiinnitetään myös paljon huomiota avoimuuteen projektin kaikissa vaiheissa. Kaikkien sidosryhmien välistä avointa viestintää kannustetaan. Näin varmistetaan, että tietoa jaetaan tehokkaasti ja että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla.
• Vastuullisuus: Selkeästi määritellyt roolit ja vastuualueet ovat PM²:n keskeinen periaate. Näin voidaan varmistaa, että tiimin jäsenet ymmärtävät tarkalleen, mistä osa-alueista he ovat vastuussa, ja edistää tehokasta yhteistyötä.
• Jatkuva kehittäminen: PM² tukee myös jatkuvaa kehittämistä. Arvioimalla ja mukauttamalla prosesseja säännöllisesti voidaan hyödyntää aiemmista projekteista saatuja kokemuksia tulevien projektien tehokkuuden ja vaikuttavuuden lisäämiseksi.
• Riskienhallinta: Riskien suunnitelmallinen hallinta on yksi PM²:n keskeisistä periaatteista. Tässä menetelmässä tunnustetaan, että epävarmuustekijät ja riskit ovat luonnollinen osa projekteja, ja siksi se tarjoaa välineitä riskien tunnistamiseen, arviointiin ja hallintaan.
• Yhteistyökulttuuri: PM² edistää lisäksi yhteistyön ja tiedonvaihdon kulttuuria. Tämä edistää tiimityötä, ja menetelmään sisältyy mekanismeja, joiden avulla voidaan hyödyntää kaikkien osapuolten kollektiivista tietoa ja kokemusta.
  Nämä perusperiaatteet ja -arvot muodostavat PM²:n perustan ja antavat organisaatioille mahdollisuuden parantaa projektinhallintakäytäntöjään ja vastata monimutkaisten projektien haasteisiin luottavaisin mielin.

PMI:n, PRINCE2:n ja Scrumin erot

PM²-prosessi

PM²-menetelmä perustuu viiteen pääprosessiryhmään, jotka käsittävät projektin koko elinkaaren:

1. Aloitus:

Tässä vaiheessa määritellään projektin perusasiat, mukaan lukien tarkoitus, tavoitteet, osapuolet ja puite-edellytykset.
Toimenpiteet: Projektiajatelman määrittely, sidosryhmien tunnistaminen, toteutettavuustutkimusten toteuttaminen, projektisuunnitelman laatiminen.

2. Suunnittelu:

Suunnitteluvaiheen tavoitteena on kartoittaa kaikki tarvittavat toimenpiteet ja resurssit projektin tavoitteiden saavuttamiseksi.
Toimenpiteet: aikataulun laatiminen, resurssisuunnittelu, riskienhallinta, budjetointi, viestintäsuunnittelu.

3. Toteuttaminen:

Tässä vaiheessa projektisuunnitelmassa määritellyt tehtävät toteutetaan käytännössä.
Toimenpiteet: tiimin johtaminen, tehtävien jakaminen, projektin etenemisen seuranta, viestintä sidosryhmien kanssa, laadunhallinta.

4. Seuranta:

Seurantavaiheessa keskitytään projektin jatkuvaan seurantaan sen varmistamiseksi, että se etenee suunnitellusti.
Toimenpiteet: edistymisen seuranta, riskien arviointi ja hallinta, projektisuunnitelman mukauttaminen, viestintä sidosryhmien kanssa.

5. Päättäminen:

Tässä loppuvaiheessa kaikki toiminnot saatetaan päätökseen ja projekti päätetään virallisesti.
Toimenpiteet: tulosten dokumentointi, kokemusten vaihto, sopimusten solmiminen, resurssien vapauttaminen, loppuraportti.

Roolit ja vastuut

PM² sisältää erilaisia rooleja, joilla on selkeästi määritellyt vastuualueet. Näiden roolien tarkoituksena on huolehtia siitä, että projektia hallinnoidaan tehokkaasti ja että sidosryhmien vaatimukset täytetään.

1. Projektipäällikkö:

• Kokonaisvastuu projektinhallinnasta
  – projektin suunnittelu, toteutus ja seuranta
• Viestintä sidosryhmien kanssa ja raportointi projektin edistymisestä
• Riskienhallinta ja ongelmanratkaisu

2. Projektin sponsori:

• Päävastuu projektin onnistumisesta
• Mahdollistaa resurssien käyttöönoton ja hyväksyy projektisuunnitelman
• Toimii yhteyshenkilönä strategisissa päätöksissä

3. Projektitiimin jäsenet:

• Suorittavat erityistehtävät projektisuunnitelman mukaisesti
• Kommunikoivat säännöllisesti projektipäällikön kanssa edistymisestä
• Osallistuvat riskien arviointiin ja ongelmanratkaisuun.
• Jakavat asiantuntemustaan ja näkemyksiään tiimissä

4. Laadunvalvoja:

• Valvoo laatustandardien noudattamista koko projektin ajan
• Kehittää laatutarkastuksia ja -toimenpiteitä
• Avustaa laatukysymysten tunnistamisessa ja ratkaisemisessa
• Raportoi säännöllisesti projektipäällikölle

5. Riskienhallintapäällikkö:

• Tunnistaa projektin mahdolliset riskit
• Arvioi riskien vaikutukset ja todennäköisyyden
• Kehittää ja toteuttaa strategioita riskien välttämiseksi tai minimoimiseksi.
• Pitää riskirekisteriä ajan tasalla ja raportoi siitä

6. Muutospäällikkö:

• Seuraa projektin laajuuteen tai vaatimuksiin tehtyjä muutoksia
• Arvioi muutosten vaikutusta projektiin
• Varmistaa, että muutokset dokumentoidaan ja niistä tiedotetaan asianmukaisesti.
• Koordinoi muutosten hyväksymistä asianomaisten sidosryhmien kanssa

PM² ja ketterä projektinhallinta

Ensisilmäyksellä PM² ja ketterä projektinhallinta näyttävät noudattavan toisistaan eroavia lähestymistapoja. Lähempää tarkasteltaessa paljastuu kuitenkin lukuisia yhtäläisyyksiä ja mahdollisia yhdistelmiä.

1. Yhteiset piirteet:

• Joustavuus ja sopeutumiskyky: Molemmissa lähestymistavoissa tunnustetaan, että projektit toteutetaan jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä. Sekä PM² että ketterä projektinhallinta mahdollistavat siis sopeutumisen uusiin vaatimuksiin ja olosuhteisiin ja edistävät näin projektin onnistumista.
• Sidosryhmien osallistuminen: Sekä PM² että ketterä lähestymistapa kannustavat avoimeen viestintään ja läpinäkyvään yhteistyöhön sidosryhmien kanssa varmistaakseen, että niiden tarpeet ymmärretään ja että niihin vastataan.
• Jatkuva kehittäminen: Jatkuva kehittäminen on molempien menetelmien keskeisenä periaatteena. Molemmat lähestymistavat kannustavat oppimaan kokemuksista, optimoimaan prosesseja ja lisäämään projektin onnistumista jokaisella kerralla.

2. PM²:n ja ketterän projektinhallinnan yhdistelmä:

PM²:n ja ketterien periaatteiden yhdistäminen mahdollistaa molempien menetelmien etujen hyödyntämisen ja luo samalla kattavan lähestymistavan projektinhallintaan. Tässä on joitakin tapoja, joilla tämä synergia voidaan luoda:

• PM²:n ketterä mukauttaminen: PM² voidaan mukauttaa ketterästi, jotta siihen voidaan yhdistää ketterien menetelmien joustavuus ja toistuvuus. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että PM²-rakenteessa käytetään backlogeja, sprinttejä tai käyttäjätarinoita.
• Hybride Ansätze: In komplexen Projekten kann eine hybride Herangehensweise gewählt werden, bei der PM²-Strukturen beispielsweise für die Gesamtplanung und -überwachung verwendet werden, während agile Praktiken in einzelnen Phasen genutzt werden, bei denen iterative Entwicklung und Flexibilität besonders wichtig sind.
• Ketterät tiimit PM²-kontekstissa: Toinen tapa yhdistää molemmat menetelmät on käyttää ketteriä tiimejä PM²-ympäristöissä. Näin voidaan hyödyntää ketterän yhteistyön etuja säilyttäen samalla PM²:n yleinen rakenne.

PM²:n edut

• Kokonaisvaltainen lähestymistapa: Kokonaisvaltainen lähestymistapa mahdollistaa projektien kokonaisvaltaisen arvioinnin ja suunnittelun.
• Sopeutumiskyky: Menetelmä on joustava, joten se voidaan mukauttaa erilaisiin projekteihin, organisaatioihin ja toimialoihin.
• Parhaiden käytäntöjen integrointi: Menetelmässä hyödynnetään eri projektinhallintamenetelmien ja -standardien parhaita käytäntöjä, mikä tarjoaa vakaan perustan tehokkaalle projektinhallinnalle.
• Avoimuus ja viestintä: Selkeät viestintäkanavat ja avoimet prosessit edistävät tehokasta yhteistyötä ja auttavat varmistamaan, että kaikki sidosryhmät saavat riittävästi tietoa.
• Riskienhallinta: Menetelmässä korostetaan järjestelmällistä riskinhallintaa, joka auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmat varhaisessa vaiheessa ja ryhtymään asianmukaisiin toimenpiteisiin.
• Jatkuva kehittäminen: Jatkuvan kehittämisen korostaminen mahdollistaa kokemuksista oppimisen ja projektien tehokkuuden lisäämisen ajan myötä.

PM²:n haittapuolet

• Liian monimutkainen pieniin projekteihin: PM²:n rakennetta ja prosesseja voidaan pitää liian monimutkaisina pienille projekteille.
• Oppimiskäyrä: PM²:n käyttöönotto vaatii tiimin jäseniltä ja projektipäälliköiltä paljon oppimista, varsinkin jos he eivät vielä tunne menetelmää.
• Ketteryys: Vaikka PM² on mukautuva, se voi olla liian jäykkä rakenteeltaan organisaatioille, jotka luottavat voimakkaasti ketteriin käytäntöihin.
• Rajoitettu käyttöönotto: PM² on vähemmän tunnettu kuin vakiintuneet projektinhallintamenetelmät, kuten PMI tai PRINCE2. Siksi on todennäköistä, että suurin osa projektiryhmän jäsenistä ei tunne menetelmää.

Päätelmä

PM² on monipuolinen menetelmä, jonka kokonaisvaltainen lähestymistapa lisää joustavuutta, avoimuutta ja tuloslähtöisyyttä. PM²:n perusperiaatteet ja -arvot, kuten sopeutumiskyky, tavoitteellisuus ja jatkuva kehittäminen, muodostavat vankan perustan projektien onnistumiselle. Menetelmälle on ominaista sen sovellettavuus eri toimialoilla ja organisaatioissa, mikä johtaa tehokkaaseen yhteistyöhön ja parhaiden käytäntöjen käyttöön.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!