Down-Menu*/ .nav li ul {position: absolute; padding: 20px 0; width: 300px;}

Projektinhallinnan aakkoset: H niin kuin hybridiprojektinhallinta

Molempien parhaat puolet

Projektinhallinnan aakkoset: H niin kuin hybridiprojektinhallinta

Klassisessa projektinhallinnassa noudatetaan selkeää rakennetta ja tarkkaa suunnitelmaa, jossa kaikki yksittäiset vaiheet on määritelty alusta alkaen. Ne, jotka tuntevat tällaisen suunnitelman, voivat siirtyä luottavaisin mielin kohti tavoitettaan. Joskus on kuitenkin tarpeen pystyä reagoimaan joustavasti, esimerkiksi jos saavutettavaa tavoitetta ei voida määritellä selkeästi projektin alussa. Silloin tarvitaan ketteriä menetelmiä. Mutta miksi ei voisi olla olemassa menetelmää, jossa yhdistyvät molemmat lähestymistavat, eli jossa on tarkka suunnitelma ja joka on samalla joustava? Tässä kohtaa hybridiprojektinhallinta tulee kuvaan.
Hybridiprojektinhallinta on eri projektinhallintamenetelmien yhdistämistä tai eri projektinhallintamenetelmien tiettyjen elementtien käyttöä. Tavoitteena on hyödyntää eri lähestymistapojen etuja ja välttää niiden haittoja. Yleensä termi hybridi viittaa klassisten ja ketterien menetelmien yhdistelmään. On kuitenkin olemassa myös eri ketterien lähestymistapojen yhdistelmiä, esimerkiksi Scrumbanin käyttö, tai eri klassisten lähestymistapojen yhdistelmiä, esimerkiksi PRINCE2-projektisuunnittelun yhdistäminen vesiputousjärjestelmään.

Tavoitteet

Projektipäällikön tavoitteena on saada aikaan paras mahdollinen lopputulos: projektin tulisi valmistua suunnitellussa aikataulussa suunnitellun budjetin puitteissa, lopputuloksen tulisi miellyttää asiakasta ja tiimityön tulisi toimia sujuvasti. Samalla on usein otettava huomioon seurattavuus, dokumentointi ja turvallisuus. Useimmissa yrityksissä on siksi jo ajan myötä kehittynyt tietty menetelmä tai se on jopa ennalta määrätty. Hybridiprojektinhallinta voi auttaa täyttämään nämä erilaiset vaatimukset ja samalla käyttää eri lähestymistapojen järkeviä elementtejä, jotka on mukautettu yksilöllisesti kulloiseenkin tarpeeseen. Näin eri lähestymistapojen eduista voidaan hyötyä, jolloin lopputulos on parempi ja päämäärä saavutetaan pienemmillä kustannuksilla.

Klassisen ja ketterän projektinhallinnan yhdistelmä

Hybridiprojektinhallinta ymmärretään yleensä klassisten ja ketterien menetelmien yhdistelmänä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että perinteisesti toteutettua projektia täydennetään yksittäisten prosessien osalta ketterillä menetelmillä. Tällä pyritään estämään työntekijöiden ylikuormittuminen ja selkeyttämään prioriteetteja ja vastuualueita.

Klassisen projektinhallinnan edut:

  • Kiinteät, tutut rakenteet
  • Suunnittelun luotettavuus
  • Jatkuvuus
  • Huomio yksityiskohtiin
  • Määritellyt tehtävät ja vastuut

Klassisen projektinhallinnan haitat:

  • Huono joustavuus

Ketterän projektinhallinnan edut:

  • Joustava ja dynaaminen
  • Nopea
  • Viestintä samalla tasolla
  • Säännöllinen palautteen anto ja siten nopeammat hankeoptimoinnit

Ketterän projektinhallinnan haitat:

  • Monimutkainen
  • Täysin ketterästi työskenteleminen ei ole usein mahdollista
  • Dokumentaation puute

Roolit hybridiprojektien hallinnassa

Klassisissa hankkeissa projektipäällikkö on vastuussa suunnittelusta ja toteutuksesta ja siten myös projektin onnistumisesta. Ketterissä projekteissa projektipäällikön roolia ei kuitenkaan ole. Sen sijaan esimerkiksi Scrumissa on tuoteomistaja, joka muun muassa yhdistää tuote- ja projektinhallintatehtävät, ja Scrum-mestari, joka vastaa prosessin noudattamisesta. Vaikka projektipäällikkö on projektiryhmän esimies, tuoteomistaja tai scrum-mestari eivät ole sellaisia. Ketterissä projekteissa vastuu on pikemminkin kehitystiimillä. Koska molemmilla lähestymistavoilla on niin erilaiset roolit ja vastuualueet, kaikki eri lähestymistapojen roolit voivat olla edustettuina projektissa, mutta roolit, tehtävät ja vastuualueet tulisi määritellä tarkasti hybridiprojektin alussa väärinkäsitysten välttämiseksi.

 

Klassinen

Joustava (Scrum)

Projektin sponsori

  • Projektin asiakas
  • Päättää, million tarpeellista
  • On osa johtotiimiä

Tuotteen omistaja

  • Päättää kaikki tuotekohtaiset asiat
  • Ylläpitää ja priorisoi backlogia
  • On yhteydessä osakkeenomistajiin

Projektipäällikkö

  • Huolehtii osakkeenomistajista
  • Suunnittelee ja hallitsee projektia
  • Raportoi ja kommunikoi

ScrumMaster

  • Johtaa Scrujm-prosessia
  • Raivaa esteitä
  • Suunnittelee toimet, jotka eivät liity projektiin

Tiiminjohtaja

  • Koordinoi resurssit
  • Suunnittelee toimet, jotka eivät liity projektiin

Tiimi

  • Arvoi BackLogin kohteet
  • Antaa tehtäviä itselleen
  • Antaa palautetta ja raportoi suoritetut tehtävät

Tiimin jäsenet

  • Osallistuvat projektin sisällön tuottamiseen

Usein käytetyt lähestymistavat

Hybridiprojektinhallintaa voidaan käyttää eri tavoin. Eri menetelmiä voidaan käyttää rinnakkain. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jotkin yrityksen osastot toimivat yleensä klassisesti ja toiset ketterästi. Se voi myös tarkoittaa, että yksittäiset projektit tai projektin osat toteutetaan joko yleisesti klassisesti tai ketterästi. Toisaalta menetelmiä voidaan käyttää myös keskenään sekaisin, esimerkiksi yhdistämällä klassista projektisuunnittelua ja ketteriä osuuksia. Tässä muutamia usein käytettyjä menetelmiä:

1. Vesi-Scrum-Putous:

Työpaketit, kustannukset ja projektin aikataulut suunnitellaan klassisesti vesiputousmenetelmän mukaisesti. Käsiteltäviä työpaketteja käsitellään sitten Scrum-menetelmien mukaisesti. Tämä tarjoaa enemmän joustavuutta kuin klassisissa hankkeissa.

2. Kriittinen ketju Scrumban:

Projekti suunnitellaan klassiseen projektinhallintaan kuuluvan kriittisen ketjun menetelmän mukaisesti. Yksittäisiä työpaketteja käsitellään sitten ketterästi Scrum- ja Kanban-taulujen yhdistelmää käyttäen. Kun kriittinen polku sisältää tärkeät välitavoitteet, projektin kesto ja resurssitarpeet voidaan arvioida hyvin. Samalla ketterät työpaketit mahdollistavat sen, että hankkeet saadaan nopeammin valmiiksi tällä menetelmällä.

3. Scrumban:

Tässä menetelmässä yhdistetään Scrumin ja Kanbanin ketterät menetelmät, joten se sopii erinomaisesti tuotekehitykseen. Kanban-taulua käytetään yhdessä Scrumin prosessin kanssa. Näin syntyvät Scrumban-taulut antavat hyvän yleiskuvan työnkulusta ja optimoivat samalla työprosesseja.

Hybridiprojektinhallinta Gantt-kaavion ja Kanban-taulun avulla

Miten hybridiprojektinhallinta toimii?

Voit määrittää projektisi kannalta oikean menetelmien yhdistelmän seuraavasti:

1. Määrittele vaatimukset

Määritä ensin, mitkä ovat vaatimukset, eli mitä projektin yhteydessä tarvitaan ja mitä tavoitteita halutaan saavuttaa.

2. Määrittele menetelmät

Ensimmäinen vaihe auttaa sinua määrittelemään menetelmät, jotka sopivat parhaiten vaatimuksiin ja tavoitteisiin, mutta myös projektiryhmääsi. Määrittele tässä vaiheessa myös roolit, tehtävät ja vastuut.

3. Testaa menetelmät pilottihankkeessa

Jos haluat olla varma, että valittu menetelmäyhdistelmä toimii optimaalisesti, voit testata sitä pilottihankkeessa. Tämä voi olla myös kuvitteellinen skenaario. Tärkeintä on analysoida ja arvioida valitut menetelmät.

4. Arvioi ja mukauta menetelmiä soveltamisen aikana

Hybridiprojektinhallinta perustuu yksilölliseen sopeutumiskykyyn kuhunkin tarpeeseen. Tätä mahdollisuutta kannattaa hyödyntää myös projektityön aikana tarkistamalla säännöllisesti, toimivatko menetelmät halutulla tavalla, ja vaihtamalla tai mukauttamalla niitä tarvittaessa. Näin parannat jatkuvasti projektityötä.

Edut

  • Projektirakenne voi koostua erilaisista menetelmien yhdistelmistä, joten se voidaan mukauttaa yrityskohtaisesti ja hankekohtaisesti. Tämä voi mahdollistaa räätälöidyt ratkaisut.
  • Mahdollisuus reagoida nopeasti uusiin tilanteisiin ja varmistaa samalla suunnitteluvarmuuden.
  • Projektin tavoite on aina toiminnan keskiössä
  • Projektin jäsenten välinen viestintä paranee
  • Soveltuu kaikkiin projekteihin – riippumatta eritelmistä, koosta, monimutkaisuudesta, toimialasta jne.

Haasteet

  • Henkilöstön tietämys ja pätevyys kaikissa vaadituissa lähestymistavoissa ja menetelmissä.
  • Oikean menetelmäyhdistelmän löytämiseen tarvitaan enemmän aikaa ennen hankkeen aloittamista.
  • Vastuut, roolit ja tehtävät tulisi selventää hankkeen alussa väärinkäsitysten ja ongelmien välttämiseksi.
  • Monimutkaisempi soveltaminen verrattuna pelkästään klassisten tai ketterien menetelmien käyttöön.

Käytännön vinkkejä

1. Aloita hitaasti

Klassinen projektinhallinta toimii hyvin, mutta haluaisitko täydentää sitä ketterillä menetelmillä? Aloita ketterien menetelmien integrointi hitaasti. Näin sinä ja projektiryhmäsi opitte käsittelemään monimutkaisempaa hybridiprojektinhallintaa ja voitte kokeilla eri menetelmiä kaikessa rauhassa.

2. Kouluta projektiryhmän jäsenet molempiin menetelmiin

Monet projektiryhmän jäsenet tuntevat hyvin joko klassisen tai ketterän menetelmän. Jotta hybridiprojektinhallinnasta saataisiin kaikki hyöty irti, heillä tulisi kuitenkin olla paljon tietoa ja kokemusta molemmista menetelmistä. Siksi sinun pitäisi kouluttaa henkilöstöäsi molempiin menetelmiin.

3. Testaa

Jokainen yritys ja jokainen projekti on yksilöllinen. Siksi eri menetelmät eivät aina toimi yhtä hyvin. Ole siis rohkea ja valmis kokeilemaan, jotta voit aina päättää, mitkä menetelmät sopivat parhaiten käsillä oleviin tehtäviin.

Yhteenveto

Jokainen yritys on erilainen, eivätkä kaikki menetelmät sovi jokaiseen yritysympäristöön. Siksi jokainen yritys, ala ja projekti tarvitsee oman yksilöllisen hybridiprojektinhallintamenetelmänsä. Sekä sidosryhmien että projektiryhmän ymmärryksellä voidaan kuitenkin löytää kuhunkin yritykseen ja projektiin sopiva yhdistelmä, joka parantaa projektityötä.

Joustava projektinhallintaohjelmisto voi avustaa sinua klassisten, ketterien ja myös hybridi-projektimenetelmien soveltamisessa, esimerkiksi toteuttamalla klassisen projektisuunnittelun Gantt-kaavion avulla, mutta suunnittelemalla yksittäiset tehtävät Kanban-taululla.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!

Your registration could not be saved. Please try again.
Your subscription was successful. Please check your mailbox and confirm your registration.
Newsletter
Subscribe to our monthly newsletter and stay informed about Parm AG products, news, trends in project management as well as offers and events.