Ristiriitoja hankkeessa? Kuinka tehdä siitä paras mahdollinen!

Mitä konfliktinhallinta on?

Kun ihmiset työskentelevät yhdessä, erilaiset odotukset, työskentelytavat ja persoonallisuudet kohtaavat. Ristiriitoja on siksi väistämättä, erityisesti stressaavassa päivittäisessä projektityössä. Ristiriitoja voi syntyä monilla eri aloilla: tiimin jäsenten välillä, eri osastojen välillä tai projektiryhmän ja asiakkaan välillä. Konfliktinhallinta käsittelee näiden konfliktien tunnistamista, ymmärtämistä, hallintaa tai ratkaisemista ja ennaltaehkäisyä jo varhaisessa vaiheessa. Vaikka konfliktit vaikuttavat aluksi kielteisesti projektityöhön, ne eivät ole vain hyödyttömiä häiriötekijöitä. Pikemminkin ne tarjoavat myös mahdollisuuksia esimerkiksi innovaatiopotentiaalin löytämiseen tai sellaisten piilossa olevien ongelmien paljastamiseen, jotka muuten jäisivät taka-alalle. Ristiriita on usein kuin varhaisvaroitusjärjestelmä: se antaa signaalin siitä, että jokin projektissa ei toimi optimaalisesti. Konflikteja voidaankin pitää eräänlaisena "rakennustyömaana" hankkeessa - ne eivät aina ole miellyttäviä, mutta joskus ne ovat välttämättömiä, jotta pitkällä aikavälillä voidaan saavuttaa parempia tuloksia. Jos tiimi suhtautuu konflikteihin rakentavasti, ne voivat johtaa todellisiin parannuksiin.

Konfliktien tunnistaminen ja ymmärtäminen

Jotta konflikteja voidaan käsitellä tuloksellisesti, ne on ensin tunnistettava ja ymmärrettävä. Usein piilevät konfliktit voidaan tunnistaa jo intuitiivisesti joidenkin merkkien perusteella:

• Projektitiimi tai yksittäiset työntekijät eivät enää puhu avoimesti keskenään tai välttelevät toisiaan.
• Tietoa pidetään salassa.
• Työntekijät osoittavat äkillistä kiinnostuksen menetystä tiettyjä aiheita kohtaan, mahdollisesti jopa merkkejä alistuneisuudesta, sisäisestä vetäytymisestä, sääntöjen mukaisesta työnteosta tai he ovat useammin sairaana
• Virheiden määrä kasvaa, eikä määräaikoja enää noudateta
• Riidat tai aggressiivisuus tiimissä, syytökset, epäystävällisyys ja sarkastiset huomautukset yleistyvät.

Jos projektipäällikkö havaitsee yhden tai useamman mainituista merkeistä, on syytä toimia nopeasti, sillä mitä aikaisemmin konflikti tunnistetaan, sitä suurempi on mahdollisuus rajoittaa sen kielteisiä vaikutuksia.
Seuraavaksi on pyrittävä ymmärtämään konfliktin syitä. Tätä varten on suositeltavaa käydä avoimia keskusteluja vastapuolten kanssa, jotta kunkin osapuolen näkökulmat voidaan ymmärtää mahdollisimman hyvin. Näin voit helposti tunnistaa, millaisesta konfliktista on kyse:

• Asialliset ristiriidat: Asialliset ristiriidat johtuvat usein eriävistä mielipiteistä tai näkemyksistä, selkeiden tavoitteiden puutteesta tai projektipäälliköstä, joka on haluton tekemään päätöksiä. Kun aikaa, budjettia tai henkilöstöä on niukasti, tällaiset jännitteet kasvavat kuin rikkaruohot, varsinkin jos projektihenkilöstö on vahvasti mukana hankkeessa oman linjatehtävänsä ohella. Tällaisessa tilanteessa syntyy usein erimielisyyksiä esimerkiksi tehtävien priorisoinnista tai teknisestä lähestymistavasta.
• Rooliristiriidat: Jokaisella projektiryhmän jäsenellä olisi oltava tietty rooli ja määritellyt tehtävät. Jos ei kuitenkaan ole selvää, kuka on vastuussa mistäkin, syntyy usein kiistoja ja jopa kilpailua. Mutta vaikka roolit olisi määritelty, riitoja voi syntyä. Tämä johtuu usein siitä, että tiettyihin rooleihin kohdistuu automaattisesti odotuksia. Jos nämä odotukset eivät täyty, koska roolin haltija ymmärtää roolinsa eri tavalla, syntyy ristiriitoja.
• Viestintäkriisit: Pienet viestinnän väärinkäsitykset voivat nopeasti kehittyä suuremmiksi konflikteiksi, ellei niitä ratkaista välittömästi. Tiimin jäsenten vastarinta, esimerkiksi siksi, että heitä ei ole otettu mukaan tärkeisiin päätöksentekoprosesseihin, on myös viestintäkriisi. Myös viestintää koskevien sääntöjen puuttuminen voi aiheuttaa tällaisia konflikteja.

Strategiat konfliktien voittamiseksi

On olemassa erilaisia konfliktinhallintastrategioita, joita voidaan käyttää konfliktin luonteesta ja vakavuudesta riippuen:

• Ennaltaehkäisy: Jotkut konfliktit ovat niin vähäisiä, että ne voidaan aluksi jättää huomiotta. Koska pienet konfliktit voivat kärjistyä, kun niihin puututaan, mutta toisinaan ne ratkeavat itsestään ajan myötä tai projektin luonnollisen etenemisen myötä, tässä tilanteessa on syytä toimia hienotunteisesti. Mutta varovaisuutta: jos pieniä konflikteja sivuutetaan liian kauan, ne voivat kasaantua ja kärjistyä myöhemmin.
  Etu: Vähäinen vaivannäkö ja ajan säästö pienten konfliktien kohdalla.
  Haitta: Lykätyt konfliktit voivat pitkällä aikavälillä johtaa suurempaan tyytymättömyyteen.
• Antautuminen (mukauttaminen): Tämä strategia soveltuu silloin, kun rauhan säilyttäminen on tärkeämpää tai kun konfliktin aihe on toissijainen toiselle osapuolelle.

  Tällöin toinen osapuoli voi sopeutua toiseen ja pidättäytyä omien etujensa ajamisesta. Etu: Voi vahvistaa tiimin harmoniaa ja parantaa luottamussuhdetta. Haitta: Jos sama henkilö antaa aina periksi, se voi johtaa turhautumiseen ja epätasapainoon.

• Kompromissin löytäminen: Kompromississa molemmat konfliktin osapuolet tekevät myönnytyksiä yhteisen ratkaisun löytämiseksi. Tämä strategia on usein käytännöllinen ja tehokas, jos tavoitteena on nopea ja oikeudenmukainen ratkaisu.

  Vaikka kumpikaan osapuoli ei saa kaikkea haluamaansa, se ei kuitenkaan menetä konfliktia kokonaan. Etu: Molemmat osapuolet saavat jotain, ja konflikti ratkaistaan usein nopeasti. Haitta: Voi johtaa pinnallisiin ratkaisuihin, jotka eivät täysin ratkaise ongelmaa, koska kumpikaan osapuoli ei ole täysin tyytyväinen.

• Yhteistyö (win-win-strategia): Yhteistyöstrategia: Yhteistyöstrategian tavoitteena on löytää ratkaisu, joka hyödyttää kaikkia osapuolia. Molemmat osapuolet työskentelevät aktiivisesti yhdessä paljastaakseen tarpeensa ja toiveensa ja löytääkseen luovan ja kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun.

  Yhteistyö on aikaa vievää, mutta se on kestävin strategia kestävien ratkaisujen löytämiseksi. Etu: Johtaa usein pitkäaikaisiin kestäviin ratkaisuihin ja edistää keskinäistä luottamusta. Haitta: Vaatii aikaa, kärsivällisyyttä ja molempien osapuolten halukkuutta käsitellä ongelmaa.
  Vinkkimme: Jos projektipäälliköt huomaavat, että ihmissuhde- tai asialliset konfliktit kärjistyvät tai niitä pyritään kokonaan sivuuttamaan, mikä vaikuttaa projektiin kielteisesti, voi olla hyödyllistä, että projektipäällikkö toimii konfliktin sovittelijana ja pyrkii näin saavuttamaan win-win-tilanteen. Tämä tarkoittaa, että johtaja tai ulkopuolinen sovittelija auttaa tiimiä hienotunteisesti erottamaan konfliktin ihmissuhdepuolen ja asialliset näkökohdat toisistaan ja pääsemään siten yhteisymmärrykseen.

• Eskalointi: Päätöksen siirtäminen seuraavalle ylemmälle tasolle vaikuttaa usein erittäin kielteisesti. Erityisesti silloin, kun kahden osapuolen välinen viestintä on katkennut ja asiat hoidetaan enää vain seuraavien ylempien esimiesten kautta. Erityisesti projektinhallinnassa on kuitenkin monia tilanteita, joita ei voida ratkaista projektin sisällä. Henkilöstöresurssien puute, liian pieni budjetti tai erityistehtäviä varten tarvittava vapautus työstä edellyttävät usein ylemmän tahon puuttumista asiaan.
  Etu: Voidaan käyttää sellaisten konfliktien ratkaisemiseen, joita projektitiimi ei pysty ratkaisemaan itse.
  Haittapuoli: Se voi nopeasti vaikuttaa siltä, että ”ilmiantaa” asiaa esimiehelle, ja myös esimies voi kokea negatiivisena sen, että hänet vedetään mukaan konfliktiin.

Yleisiä vinkkejä konfliktien käsittelyyn ja ennaltaehkäisyyn

"Et voi olla kommunikoimatta", Paul Watzlawick sanoi. Viestintä on ratkaiseva tekijä menestyksen kannalta, erityisesti konfliktien hallinnassa. Avoin ja kunnioittava lähestymistapa, jossa tiimi kuuntelee aktiivisesti ja osoittaa ymmärrystä, luo pohjan konfliktien ehkäisemiselle tai ratkaisemiselle ennen niiden kärjistymistä. Koska tämä voi olla vaikeaa projektien erilaisten luonteiden ja stressin vuoksi, tässä on muutamia vinkkejä siitä, miten konflikteja voidaan ehkäistä tai lieventää.

• Pysy rauhallisena ja objektiivisena: Tunteet voivat nopeasti kiehua yli konfliktitilanteissa. Tämä johtaa kuitenkin usein konfliktien kärjistymiseen. Yritä siksi pysyä aina rauhallisena ja objektiivisena.
• Anna tilaa empatialle: Vaikeimmallakin kollegalla on syynsä toimia niin kuin toimii. Kuunteleminen tai ystävällisten kysymysten esittäminen voi usein tehdä ihmeitä.
• Aseta rajat: Kun asiat vaikeutuvat, on tärkeää tehdä selväksi, mikä on ok ja mikä ei. Aseta tällaisissa tapauksissa selkeät rajat kohteliaasti mutta päättäväisesti.
• Aktiivinen kuuntelu: Väärinkäsitysten välttämisessä auttaa huomion kiinnittäminen ja kysymysten esittäminen.
• Minä-viestejä sinä-viestien sijaan: Jos konflikti on jo syntynyt, se voi johtaa nopeasti siihen, että molemmat osapuolet syyttävät toisiaan. Toisten syyttelyn sijaan auttaa, jos vastapuolet käyttävät minä-viestejä ja selittävät, miltä heistä tuntuu tai miten he ovat tilanteen hahmottaneet.
• Säännölliset palautekeskustelut: Säännöllisissä palautekeskusteluissa konflikteja ei vain voida käsitellä suoraan ja ratkaista nopeasti. Tällaiset keskustelut voivat pikemminkin auttaa tunnistamaan mahdolliset konfliktit jo varhaisessa vaiheessa ja estämään niiden syntymisen.
• Luo selkeyttä ja rakennetta: Ristiriidat johtuvat usein roolien epäselvyyksistä, epäselvistä tavoitteista tai huonosta viestinnästä. Rakenteen ja selkeyden luominen voi vaikuttaa ennaltaehkäisevästi ja usein purkaa ristiriitoja ennen niiden kärjistymistä. Selkeät säännöt ja odotukset auttavat välttämään väärinkäsityksiä.

Yhteenveto

Konfliktien hallinta ei ole helppo tehtävä, eikä ”täydellistä” ratkaisua ole juuri koskaan. Oikeilla strategioilla, hieman kärsivällisyydellä ja hyvällä viestinnällä monet konfliktit voidaan kuitenkin lieventää – usein jopa niin, että projekti ja tiimi vahvistuvat niiden seurauksena.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!