Näkymättömyysloukku

Miksi käsitys on usein tärkeämpi kuin suorituskyky projektinhallinnassa?

Miksi avoimuus on niin tärkeää

Avoin viestintä on avain tehokkaaseen yhteistyöhön, sidosryhmien hallintaan ja odotusten onnistuneeseen hallintaan. Ilman selkeää viestintää syntyy nopeasti väärinkäsityksiä, kuten Grahamin laki osoittaa:

1. Jos kukaan ei tiedä, mitä teet... Ihmisillä on taipumus tulkita negatiivisesti se, mitä he eivät näe tai ymmärrä. Jos päivityksiä tai edistymisraportteja ei ole, sidosryhmät, esimiehet tai jopa tiimin jäsenet olettavat usein, ettei mikään etene – vaikka asia olisi päinvastoin. Liian vähäinen avoin viestintä johtaa siis väärinkäsityksiin ja epäluottamukseen.
2. ...mutta jos puhut liikaa siitä, mitä teet... Toisaalta loputon yksityiskohtien virta voi antaa vaikutelman, että työstä puhumiseen käytetään enemmän energiaa kuin varsinaiseen työhön. Pitkät perustelut, liialliset kokoukset tai ylenpalttiset tilanneraportit voivat lietsoa epäluottamusta yhtä paljon kuin vaikeneminen. Liian runsas viestintä on siis tehotonta ja kuormittaa muita tiedolla, jota he eivät tarvitse.

Siksi on tärkeää löytää oikea tasapaino avoimuuden ja tiedottamisen välillä – erityisesti projektinhallinnassa, jossa tutkimusten mukaan viestintä vie jopa 90 prosenttia projektipäällikön työajasta.

Näkymättömyysloukku

Robert J. Grahamin havainnot ovat erityisen merkityksellisiä projektityössä, jossa edistystä on usein vaikea hahmottaa – olipa kyse sitten siitä, että tiimit työskentelevät etänä, tekniset tehtävät vaikuttavat ulkopuolisille abstrakteilta tai työ tapahtuu pitkissä vaiheissa ilman näkyviä tuloksia. Tyypillisiä skenaarioita ovat

• Hiljaiset työntekijät: Jotkut tiimin jäsenet suorittavat tehtävänsä hiljaa ja tunnollisesti tekemättä tuloksia näkyväksi. Tämän seurauksena panos jää helposti huomaamatta, varsinkin kun muut tiimin jäsenet ovat äänekkäämpiä.
• Jatkuva kriisitila: Stressaavissa projekteissa viestintä keskittyy usein yksinomaan ongelmiin. Edistyminen, virstanpylväät tai onnistumiset jäävät vähälle huomiolle.
• Musta laatikko -vaihe: Teknisesti monimutkaiset tai pitkäkestoiset tehtävät jäävät usein sidosryhmille ”mustaksi laatikoksi”, jonka läpi he eivät voi nähdä – mikä voi helposti antaa vaikutelman, että mikään ei etene. Sama pätee kaikkiin tehtäviin, joiden vaivaa ulkopuoliset eivät voi arvioida, koska he eivät ymmärrä taustoja. Tällaisissa tapauksissa useimmat ihmiset olettavat, että heidän vastapuolellaan oleva henkilö ei tee mitään työtä.
• Johtamisen paradoksi: Tämä ongelma koskettaa kuitenkin usein myös johtajia ja projektipäälliköitä. He ovat usein niin kiireisiä koordinoinnin kanssa, että heidän varsinaisia tehtäviään, kuten konfliktien purkamista tai strategista yhdenmukaistamista, ei koeta työksi.

Nämä esimerkit osoittavat, miten helppoa on, että työ jää piiloon tai jopa huippusuoritukset aliarvioidaan. Valitettavasti tällä on vakavia seurauksia ja se voi johtaa vakaviin väärinkäsityksiin:

• Tiimin kannalta: Jos yksittäisten jäsenten suoritusta ei tunnusteta viestinnän puutteen vuoksi, he voivat nopeasti menettää motivaationsa. Kääntäen voi myös käydä nopeasti niin, että osa tiimistä kokee, että yksittäiset jäsenet eivät tee tarpeeksi kovasti töitä, vaikka he itse asiassa suoriutuisivatkin parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä puolestaan voi johtaa suuriin ristiriitoihin tiimin sisällä. Jotain vastaavaa tapahtuu, kun tiimin jäsen kommunikoi liikaa.
• Johtotason kannalta: Jos hankkeen etenemisestä ei ole selkeää tietoa, on olemassa riski virhearvioinneista ja vääristä päätöksistä. Projektipäälliköillä voi esimerkiksi olla houkutus ylikuormittaa tiimiä, jos he eivät ymmärrä toimintoja ja niiden vaatimaa työmäärää. Samalla johtajien olisi oltava tietoisia siitä, että jos he viestivät liian vähän tai liikaa, tiimistä voi tuntua siltä, että johtaja ei tee itse mitään työtä.
• Ulkoisille sidosryhmille: Tämä voi johtaa yrityksen mahdolliseen imagotappioon ja aiheuttaa paljon mielipahaa ja epävarmuutta asiakkaille. Liian runsas viestintä voi kuitenkin myös johtaa vaikeuksiin, sillä se muuttuu nopeasti tehottomaksi.

Käytännön vinkkejä: Miten saat työsi näkyviin tehokkaasti

Grahamin lain kuvaamien haasteiden voittaminen edellyttää kohdennettua strategiaa. Nämä vinkit auttavat tekemään oman työn näkyväksi vaikuttamatta tehottomalta:

1. Käytä viestinnän hallintasuunnitelmaa Viestinnän hallintasuunnitelma on strukturoidun projektiviestinnän keskeinen osa. Se auttaa hallitsemaan vuorovaikutusta sidosryhmien, tiimin jäsenten ja asiakkaiden kanssa. Ihannetapauksessa tämä suunnitelma olisi laadittava projektin varhaisessa suunnitteluvaiheessa, jotta se voidaan panna täytäntöön heti alusta alkaen. Aseta myös kiinteät ajat tilapäivityksiä varten, esimerkiksi viikoittaisissa kokouksissa tai lyhyissä raporteissa. On tärkeää, että päivitykset ovat tiiviitä ja helposti ymmärrettäviä. Pienetkin edistysaskeleet on syytä mainita – se osoittaa, että hanke elää.
2. Keskity merkityksellisyyteen Varmista, että viestintäsi on kohdennettua. Kun kirjoitat raportteja ja kutsut ihmisiä kokouksiin, kysy itseltäsi: ”Mikä on vastaanottajalle todella tärkeää?”. Näin vältät tarpeettomia yksityiskohtia, jotka heikentävät keskittymistä tuloksiin, ja kutsut kokouksiin vain asiaankuuluvia henkilöitä.
3. Visualisoi työ Käytä kaavioita, projektisuunnitelmia, Kanban-tauluja, yksinkertaisia luetteloita tai muita visuaalisia apuvälineitä, jotta edistyminen olisi konkreettista. Tämä on erityisen hyödyllistä hankkeissa, joissa työvaiheet ovat abstrakteja, hyvin teknisiä tai yksinkertaisesti vaikeasti ymmärrettäviä.
4. Juhli virstanpylväitä Pienetkin onnistumiset ansaitsevat usein tulla näkyviksi. Virstanpylväiden saavuttaminen luo motivaatiota tiimiin ja vahvistaa myös sidosryhmien luottamusta projektin etenemiseen. Juhlan ei tarvitse olla suuri: lyhyt sähköpostiviesti, huomautus tiimipalaverissa tai positiivinen merkintä yrityksen chatissa voi auttaa tunnistamaan edistyksen ja lisäämään tiimin sitoutumista.
5. Ennakoiva viestintä Älä odota, että sidosryhmät pyytävät päivityksiä. Säännölliset, lyhyet tilanneraportit, joissa tuodaan esiin edistyminen, haasteet ja seuraavat vaiheet, luovat luottamusta ja ehkäisevät väärinkäsityksiä. Älä kuitenkaan viestitä kaikkea summittaisesti, vaan keskity tietoihin, jotka ovat merkityksellisiä vastaanottajalle.
6. Pohdinta ja tarkastelu Luo tilaisuuksia tarkastella projektia yhdessä. Projektin lopussa tehtävä katsaus lisää avoimuutta ja auttaa myös parantamaan viestintää tulevissa projekteissa. Keskustelkaa siitä, mikä meni hyvin, ja dokumentoikaa tulokset.

Yhteenveto

Grahamin laki osoittaa, miten tärkeää viestintä ja havaitseminen ovat projektinhallinnassa. Näkyvyys ei kuitenkaan ole itsetarkoitus: kyse on luottamuksen ja selkeyden luomisesta ilman, että ajaudutaan tehottomiin viestintämalleihin. Tasapainoisella lähestymistavalla viestintään ja oikeilla välineillä luot pohjan onnistuneille projekteille – ja varmistat, ettei kukaan epäile suoritustasi.

Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!