Aikahallinta projektissa: Timeboxing

Näin saat irti maksimaalisen tuottavuutesi

Mitä on aikarajoitus?

Yksinkertaiset tehtävälistat eivät useinkaan auta meitä hoitamaan tehtäviä järjestelmällisesti ja johdonmukaisesti. Tämä johtuu siitä, että listalla on yleensä liian monta tehtävää, minkä vuoksi on vaikea päättää, mistä tehtävästä pitäisi aloittaa. Usein päädymme sitten valitsemaan yksinkertaisia tehtäviä, jotka ovat helpompia hoitaa tai joita mieluummin teemme kuin muita. Jotkut tehtävät, jotka ovat tärkeitä mutta eivät kiireellisiä, jäävät lisäksi usein unohduksiin tai niille ei yksinkertaisesti löydy aikaa, kuten esimerkiksi jatkuva oppiminen tai täydennyskoulutus. Lisäksi voi olla vaikeaa sovittaa tehtävälistaa yhteen tehtävien suorittamiseen käytettävissä olevan ajan kanssa, koska määräaikoja ei ole tai suurten tehtävien määräaika on vielä kaukana. Tällaisessa tilanteessa voi tulla esiin Parkinsonin laki, jonka mukaan tehtävän suorittaminen vie juuri niin kauan kuin siihen on aikaa käytettävissä.
Näissä vaikeuksissa voi auttaa timeboxing-menetelmä. Sen avulla voit jäsentää aikaasi ja tehtäviäsi, lisätä tuottavuuttasi ja optimoida prosessejasi. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi määrität tietylle tehtävälle kiinteän aikajakson, niin sanotun timeboxin, ja asetat tavoitteeksi suorittaa tehtävä tämän ajan kuluessa. Tätä varten määrität tarkasti, mitä timeboxin lopussa on saavutettava. Tehtävästä riippuen tällainen aikaraja voi kestää muutamasta minuutista useisiin tunteihin tai jopa päiviin.

Missä timebox-menetelmää käytetään?

Koska menetelmä on erittäin joustava, sitä voi käyttää paitsi oman työpäivän suunnitteluun myös ketterässä projektinhallinnassa ja Scrum-menetelmän mukaisessa työskentelyssä tehtävien koordinoimiseksi tiimissä tai kokousten järjestämiseksi tehokkaammin.

Näin timeboxing toimii

Riippumatta siitä, haluatko käyttää aikarajoitusta henkilökohtaiseen ajanhallintaan vai tiimisi kanssa, sen perusperiaate on samanlainen.

Vaihe 1: Yleiskatsaus

Hanki yleiskuva tehtävistäsi, sillä voit suunnitella järkevästi vain, jos tiedät tarkalleen, mitä on tehtävä. Tätä varten voit käyttää omaa tehtävälistaa, ketterän projektin sprintejä tai jopa Tehtävienhallintatyökalu ottaa huomioon. Suuremmat tehtävät voi tässä yhteydessä, kuten Pomodoro-menetelmä Jaa tehtävät pienempiin osavaiheisiin. Kirjoita muistiin myös säännöllisesti toistuvat rutiinitehtävät tai tärkeät tehtävät, joihin et yleensä löydä aikaa. Kuvaile tehtävät mahdollisimman konkreettisesti ja vältä epämääräisiä ilmaisuja. Näin tehtävän tarkka tavoite tulee selväksi, mikä auttaa sinua myöhemmin arvioimaan tarvittavaa aikaa sekä noudattamaan määriteltyä aikarajaa.
Voit myös yhdistää samankaltaiset tehtävät ”eräajon” avulla ja käsitellä ne näin kerralla tietyn aikavälin aikana. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi sähköpostien käsittelyssä, sillä näin sinun ei tarvitse siirtää yksittäisiä viestejä aikalaatikkoon ja käsitellä niitä yksitellen, vaan voit käsitellä useita viestejä kerralla määritetyn aikavälin aikana.

Vaihe 2: Arvioi vaadittava aika

Seuraavassa vaiheessa sinun on arvioitava, kuinka paljon aikaa tarvitset realistisesti kunkin tehtävän suorittamiseen. Se voi olla muutama minuutti, mutta myös useita tunteja, päiviä tai jopa kuukausia. Mitä tarkemmin olet kuvannut tehtävän ensimmäisessä vaiheessa, sitä helpompaa sinun pitäisi nyt olla arvioida tarvittava aika.

Vaihe 3: Aikarajan suunnittelu

Katsokaa nyt kalenteriinne ja etsikää aika, jolloin voitte hoitaa tämän tehtävän. Näin voitte suunnitella työpäivänne. Käytättekö tiimissänne aikarajoitusta (timeboxing)? Keskustelkaa tällöin siitä, onko kestoon tehty arvio oikea, ja suunnittelkaa tiiminä aikataulu tehtävälle.
Jos tehtävän valmisteluun tai jälkikäsittelyyn tarvitaan aikaa, merkitse ne mahdollisimman pian kyseisen tehtävän yhteyteen. Jotta saatte aina parhaan mahdollisen yleiskuvan toiminnastanne, voi olla hyödyllistä merkitä eri tehtäväkategoriat eri väreillä.
Vinkkimme: Ota työpäiväsi suunnittelussa huomioon myös oma suorituskykysi. Pystytkö keskittymään paremmin tiettyyn aikaan päivästä kuin muulloin? Suunnittele silloin tehtävät, jotka vaativat paljon keskittymistä ja tarkkaavaisuutta, mahdollisuuksien mukaan ajankohtaan, jolloin suorituskykysi on parhaimmillaan.

Vaihe 4: Tauot ja varalla-aika

Muistakaa ehdottomasti varata aikaa taukoille sekä varallaoloajalle odottamattomien häiriöiden tai suunnittelemattomien ylimääräisten töiden varalta. Kokemuksemme mukaan on järkevää varata varallaoloaikaa ennen työpäivän päättymistä sekä viikon viimeisenä työpäivänä. Näin voit hoitaa kaikki kiireelliset asiat ja siirtää odottamattomat tehtävät varallaoloaikoihin. Vaikka käyttäisitkin tiimissäsi aikarajoitusta (timeboxing), sinun tulee ehdottomasti muistaa taukoja ja varallaoloaikaa. Näin otat huomioon tiimin jäsenten tarpeet ja estät liiallisen työkuormituksen.

Voit itse päättää, kirjoitatko aikajaksoja muistiin paperilapulle, merkitsetkö ne kalenteriisi vai käytätkö niihin sovellusta tai Excel-luetteloa. Tärkeää on vain, että ne ovat aina saatavilla, jotta voit aloittaa tehtävän käsittelyn, kun suunnitellun aikajakson hetki koittaa. Noudata kalenterissasi olevia tehtäviä tiukasti. Oletko huomannut aikajaksojesi aikana, että olet arvioinut ajankäytön väärin, tai onko uusia tehtäviä tullut lisää? Silloin sinun tulisi varata aikaa työpäivän päätyttyä seuraavien päivien suunnitelman tarkistamiseen. Näin voit vastata tehtävän käsittelytilannetta koskeviin kyselyihin milloin tahansa tarkasti, milloin tehtävä on todennäköisesti käsiteltynä tai valmis.

Kuinka pitkä aikaraja tulisi olla?

Timeboxin pituudelle ei ole olemassa kiinteitä sääntöjä. Siksi jotkut tiimit käyttävät aikajaksoja, jotka kestävät useita viikkoja tai jopa kuukausia. Muistakaa kuitenkin, että teidän tai tiiminne tulisi pystyä keskittymään työhön täysin timeboxin aikana. Toisin sanoen mikään ei saisi häiritä teitä. Koska joudutte todennäköisesti työskentelemään myös muiden tehtävien parissa suurempien tehtävien tai projektien aikana ettekä siksi voi keskittyä täysin timeboxin tehtävään, on usein järkevää jakaa suuret tehtävät pienempiin osavaiheisiin. Tällä tavoin tehtävää on helpompi hallita ja edetä jatkuvasti kohti tavoitettasi. Lisäksi voi olla motivoivaa merkitä pienet osavaiheet suoritetuiksi timeboxin päätyttyä sen sijaan, että suuremman tehtävän kohdalla tuntisi siltä, ettei se pääty koskaan.

Timeboxing kokouksissa

Henkilökohtaisen työpäivän tai tiimin tehtävien suunnittelun lisäksi voit käyttää aikarajoitusta myös tehokkaiden kokousten järjestämiseen. Tiukkojen aikarajojen asettaminen esityslistan tietyille aiheille voi auttaa sinua pysymään kokouksen aikana aikataulussa ja käsittelemään kaikki tärkeät asiat. Tätä varten riittää, että laadit esityslistan, lisäät siihen kiinteät ajat ja jaat esityslistan osallistujille. Kokouksen aikana sinun tulee sitten huolehtia siitä, että aikarajaa noudatetaan.

Vinkkejä timeboxingin käyttöön

1. Noudata aikarajoja

Jotta saat parhaan hyödyn irti timebox-menetelmästä, on suositeltavaa olla muuttamatta suunniteltuja aikarajoja, vaikka se joskus tuntuisi järkevältä. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun aloitat menetelmän käytön, jotta et palaa vanhoihin työskentelytapoihin. Samasta syystä sinun tulisi kurinalaisesti huolehtia siitä, että pysyt tehtävälle varatussa aikarajassa. Tässä voi olla apua ajastimen asettamisesta, joka muistuttaa sinua kyseisen aikarajan päättymisestä.

2. Suunnittele välit ja tauot

Varsinkin kun tehtäviä on paljon, on hyvin houkuttelevaa suunnitella koko päivä niiden hoitamiseen. Se ei kuitenkaan ole järkevää. Ensinnäkin tarvitset ehdottomasti taukoja yksittäisten tehtävien välillä, jotta voit kerätä uutta energiaa ja keskittyä seuraaviin tehtäviin. Toisaalta voi käydä niin, että yksittäiset tehtävät vievät enemmän aikaa kuin on suunniteltu tai että töihin tulee häiriöitä ja keskeytyksiä. Siksi sinun tulisi ehdottomasti varata riittävästi liikkumavaraa. Kun olet työskennellyt jonkin aikaa timeboxing-menetelmällä, huomaat nopeasti, kuinka paljon liikkumavaraa sinulle sopii parhaiten.

3. Realistiset aikajaksoja

Erityisesti alussa voi käydä niin, että suunnittelemasi aikajaksoja ovat liian lyhyitä tai liian pitkiä. Usein meillä on taipumus yliarvioida itseämme tai aliarvioida työmäärää. Tämä voi aiheuttaa turhautumista tai stressiä. Kun olet saanut hieman kokemusta aikarajoituksista, pystyt yleensä arvioimaan työmäärän realistisesti.
Vinkkimme: Kirjaa aluksi muistiin, kuinka paljon aikaa olet tosiasiallisesti käyttänyt tehtävän suorittamiseen, ja mukauta tulevia, samankaltaisia tehtäviä kokemuksesi perusteella.

Timeboxingin edut

• Aikatarpeen parempi arviointi: Timeboxin luomiseksi tehtävät on ensin priorisoitava ja sitten arvioitava. Näin opit nopeasti, kuinka paljon aikaa käytät todellisuudessa tehtävän suorittamiseen, ja pystyt parantamaan tulevaa suunnitteluasi.
• Tuottavuuden kasvu: Tehtävän suorittamiselle asetettu aikaraja auttaa sinua keskittymään kyseiseen tehtävään, saamaan sen valmiiksi asetetussa ajassa ja siten parantamaan tuottavuuttasi.
• Vähemmän moniajoa: Timeboxin aikana keskityt yhteen tehtävään. Näin vältät tuottavuutta heikentävän moniajon ja tuot rauhaa työarkeen.
• Parempi motivaatio: Kun asetat aikarajan, asetat itsellesi tavoitteen suorittaa tietty tehtävä kyseisen aikarajan puitteissa. Tämä voi olla erittäin motivoivaa. Huomaat myös pian, että tehtäviä lykätään vähemmän ja että voit merkitä tehtävälistasi kohdat yksi kerrallaan suoritetuiksi. Myös tämä lisää motivaatiotasi.
• Parempi yleiskuva: Määriteltyjen aikajaksojen ansiosta saat hyvän yleiskuvan suoritettavista tehtävistä. Tämä on tärkeää paitsi henkilökohtaisen ajanhallinnan kannalta myös silloin, kun sinulta kysytään, milloin tehtävä valmistuu.
• Vähemmän perfektionismia: Niille, joilla on taipumusta hioa tehtäviä liian täydellisiksi, ennalta määritelty aikajakso voi auttaa lopettamaan työn, sillä heti kun yksi aikajakso päättyy, on aloitettava seuraava. Tärkeää on siis se, että tuloksen ei tarvitse olla täydellinen, vaan tehtävä on saatava valmiiksi sille varatun ajan kuluessa.
• Vähemmän viivyttelyä: Jokaisella on tehtäviä, jotka jäävät mielellään tekemättä, koska ne ovat epämiellyttäviä. Tällaisissa tapauksissa ennalta määritelty aikaraja varmistaa, että tehtävät hoidetaan. Tarkka aikaraja estää tehtävien sivuuttamisen ja auttaa lisäksi motivoitumaan, koska tehtävien loppu on aina näköpiirissä.
• Optimoitu viestintä: Jos kaikki tehtävänne on merkitty kalenteriinne ja kolleganne voivat tarkastella tätä kalenteria, se helpottaa yhteistyötä ja antaa kollegoille hyvän yleiskuvan työstänne. Näin he voivat sovittaa tehtäviä keskenään yhteen. Tämä toimii vielä paremmin, jos koko tiimi käyttää tätä menetelmää, jolloin myös sinä voit helposti mukauttaa aikataulusi työtovereidesi tarpeisiin.

Timeboxingin kritiikki

• Jäykkä malli: Erityisesti luovissa tehtävissä voi olla vaikeaa määrittää aikataulua, ja jäykkä aikaraja voi haitata luovuuden prosessia. Henkilökohtaisista mieltymyksistä riippuen aikarajoitus voi kuitenkin myös tukea luovia prosesseja, jos sinun tai tiimisi ei tarvitse miettiä, mitä seuraavaksi tehdään, vaan voitte ryhtyä tehtäviin suunnitelman mukaisesti. Timeboxingin avulla voi myös olla hyödyllistä suunnitella rutiinitehtävät ja varata loppupäivä luoville tehtäville. Näin välttämättömät tehtävät hoituvat, mutta luoviin työjaksoihin jää silti riittävästi joustavuutta.
• Arviointiongelmat: Kun aloitetaan timeboxingin käyttö tai saa uusia, tuntemattomia tehtäviä, tehtävän todellisen keston arvioiminen voi aluksi olla vaikeaa. Tämä on kuitenkin osa normaalia oppimisprosessia, eikä sen pitäisi lannistaa sinua käyttämästä timeboxingia.
• Työnkulun keskeytyminen: On hetkiä, jolloin pääsemme niin sanottuun flow-tilaan, ja työ sujuu kuin itsestään. Jäykät aikataulut voivat tällöin keskeyttää työnkulun, eikä sitä välttämättä pysty jatkamaan myöhemmin. Tässä tilanteessa on tärkeää löytää sinulle mahdollisimman optimaalinen ratkaisu. Siksi voi olla järkevää yhdistää samankaltaiset tehtävät, jotta voit hoitaa ne kaikki kerralla flow-tilassa.
• Heikompi laatu: Timeboxing-menetelmässä ei ole kyse tehtävän täydellisestä suorittamisesta, vaan sen saattamisesta päätökseen määrätyssä aikataulussa. Tämä voi johtaa siihen, että työ tehdään liian kiireessä ja tulosten laatu kärsii. Siksi on tärkeää, että aikarajaa ei suunnitella liian pitkäksi, mutta ei myöskään liian lyhyeksi. Menetelmä ei myöskään sovellu tehtäviin, joissa tuloksen laatu on tärkeämpää kuin siihen käytetty aika.
• Ylikuormitus: Timeboxing voi auttaa teitä tehtävien aikatauluttamisessa, mutta se ei ole kaikille sopiva menetelmä, sillä jotkut ihmiset tuntevat itsensä nopeasti ylikuormitetuiksi, kun kalenteri on täynnä. Oletko kokeillut timeboxingia ja huomannut, että menetelmä ei sovi sinulle? Kokeile sitten muita ajanhallintastrategioita, kuten Pomodoro-tekniikkaa tai timeblockingia.
  

Yhteenveto

Timeboxing voi auttaa sinua käsittelemään tehtäviäsi jäsennellysti ja lisäämään tuottavuuttasi määrittämällä tehtäville kiinteän aikataulun. Timeboxing, kuten muutkin ajanhallintamenetelmät, on kuitenkin hyödyllistä vain, jos se sopii sinulle ja työskentelytapaasi. Jotta timeboxing sopisi työtapoihisi, menetelmää voidaan yhdistää myös muihin ajanhallintamenetelmiin, kuten Pomodoro-tekniikkaan tai Getting Things Done-menetelmään.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!