Gestión del tiempo en un proyecto: timeboxing

Así es como sacas el máximo partido a tu productividad

¿Qué es el timeboxing?

Las simples listas de tareas a menudo no nos ayudan a ir tachándolas de forma estructurada y sistemática. Esto se debe a que, por lo general, hay demasiadas tareas en ellas y, por eso, cuesta decidir por cuál empezar. A menudo acabamos optando por tareas sencillas, que son más fáciles de hacer o que preferimos hacer antes que otras. Además, algunas tareas que, aunque son importantes, no son urgentes, suelen olvidarse o, sencillamente, no encontramos tiempo para ellas, como, por ejemplo, el aprendizaje continuo o la formación continua. Además, puede resultar complicado conciliar la lista de tareas con el tiempo del que dispones para realizarlas, ya que no hay plazos fijos o el plazo para las tareas más grandes aún queda muy lejos. En estos casos, puede entrar en juego la ley de Parkinson, que dice que una tarea tarda exactamente el tiempo del que dispones para hacerla.
Ante estas dificultades, el método del «timeboxing» puede ser de gran ayuda. Te permite estructurar tu tiempo y tus tareas, aumentar tu productividad y optimizar los procesos. Para lograrlo, establece un bloque de tiempo fijo para una tarea concreta —lo que se conoce como «timebox»— y fíjate el objetivo de terminarla dentro de ese plazo. Para ello, define con exactitud qué es lo que debe haberse conseguido al final de ese «timebox». Dependiendo de la tarea, un «timebox» de este tipo puede durar desde unos pocos minutos hasta varias horas o incluso días.

¿Dónde se utiliza el timeboxing?

Como este método es muy flexible, no solo puedes usarlo para planificar tu jornada laboral. De hecho, también se usa en la gestión ágil de proyectos y al trabajar con Scrum, para coordinar tareas en equipo o llevar a cabo reuniones de forma más eficiente.

Así funciona el «timeboxing»

Tanto si quieres usar el timeboxing para gestionar tu tiempo a nivel personal como si es para tu equipo, el funcionamiento básico es similar.

Paso 1: Visión general

Hazte una idea general de tus tareas, porque solo podrás planificar bien si sabes exactamente qué hay que hacer. Para ello, puedes usar tu lista personal de tareas pendientes, los sprints de un proyecto ágil o incluso un Herramienta de gestión de tareas utilizar. Las tareas más grandes las puedes abordar aquí igual que en la Método Pomodoro Divídelas en pasos más pequeños. Anota también las tareas rutinarias que tienes que hacer con regularidad o las tareas importantes para las que, por lo general, no encuentras tiempo. Describe las tareas de la forma más concreta posible y evita las expresiones vagas. Así quedará claro el objetivo exacto de la tarea, lo que te ayudará más adelante a calcular el tiempo necesario y a cumplir con el plazo establecido.
Además, puedes agrupar tareas similares mediante el «batching» y así procesarlas todas juntas en un intervalo de tiempo determinado. Esto resulta útil, por ejemplo, a la hora de gestionar el correo electrónico, ya que así no tienes que pasar mensajes individuales a un «timebox» y procesarlos uno a uno, sino que puedes gestionar varios mensajes en un intervalo de tiempo fijo.

Paso 2: Calcula el tiempo que te va a llevar

En el siguiente paso, tienes que calcular cuánto tiempo vas a necesitar, de forma realista, para llevar a cabo cada una de las tareas. Pueden ser unos pocos minutos, pero también varias horas, días o incluso meses. Cuanto más concreta haya sido tu descripción de la tarea en el primer paso, más fácil te resultará ahora calcular el tiempo necesario.

Paso 3: Programar una franja horaria

Echa un vistazo a tu calendario y busca un momento en el que puedas hacer este trabajo. Así podrás planificar tu jornada laboral. ¿Usáis el «timeboxing» en el equipo? Entonces, en ese momento, comentad si la estimación de la duración es correcta y planificad en equipo un plazo para la tarea.
Si necesitas tiempo para la preparación o el seguimiento, anótalo lo antes posible junto a la tarea correspondiente. Para tener siempre una visión general óptima de tus actividades, también puede ser útil codificar con colores las diferentes categorías de tareas.
Nuestro consejo: a la hora de planificar tus jornadas de trabajo, ten en cuenta también tu rendimiento. ¿Te concentras mejor a una hora concreta del día que en otras? Si es así, intenta programar las tareas que requieran mucha concentración y atención, a ser posible, para cuando estés más productivo.

Paso 4: Pausas y margen de tiempo

Asegúrate de incluir siempre descansos y un margen de tiempo para imprevistos o trabajo extra no planificado. Según nuestra experiencia, es recomendable dejar un margen antes de terminar la jornada y también el último día laborable de la semana. Así podrás ocuparte de todo lo urgente y posponer las tareas imprevistas para esos momentos de margen. Aunque utilices el «timeboxing» con tu equipo, no te olvides de incluir pausas y márgenes. De esta forma, tendrás en cuenta las necesidades de los miembros del equipo y evitarás una carga de trabajo excesiva.

Ya sea que quieras anotar los bloques de tiempo en un papelito, apuntarlos en tu agenda, usar una app o una lista de Excel, eso lo decides tú. Lo importante es que puedas acceder a ellos en cualquier momento, para que puedas empezar a trabajar en la tarea cuando llegue el momento del bloque de tiempo previsto. Cúmplelo estrictamente con el orden de las tareas en tu calendario. ¿Te has dado cuenta, mientras trabajabas en tus bloques de tiempo, de que has calculado mal el tiempo necesario o han surgido nuevas tareas? Entonces, al terminar la jornada laboral, deberías tomarte un rato para revisar la planificación de los próximos días. Así, cuando te pregunten por el estado de una tarea, podrás responder en todo momento con exactitud cuándo se va a trabajar en ella o cuándo se va a terminar.

¿Cuánto tiempo debe durar un plazo?

No hay reglas fijas sobre la duración de un timebox. Por eso, hay equipos que usan bloques de tiempo que duran varias semanas o incluso meses. Pero ten en cuenta que tú o tu equipo deberíais poder concentraros al cien por cien en el trabajo durante un timebox. Es decir, nada debería distraerte. Como es probable que, incluso durante tareas o proyectos más grandes, tengas que colaborar en tareas adicionales y, por lo tanto, no puedas centrarte por completo en la tarea de tu «timebox», a menudo tiene sentido dividir las tareas grandes en pasos más pequeños. De esta forma, es más fácil gestionar la tarea y avanzar continuamente hacia tu objetivo. Además, puede resultar motivador ir tachando pequeños pasos al finalizar un «timebox», en lugar de tener la sensación, con una tarea grande, de que nunca va a terminar.

Timeboxing para reuniones

Además de planificar las tareas de tu jornada laboral o las de tu equipo, también puedes usar el timeboxing para que tus reuniones sean más eficaces. Establecer intervalos de tiempo fijos para temas concretos del orden del día te puede ayudar a mantener el rumbo durante la reunión y a tratar todos los puntos importantes. Para ello, basta con establecer un orden del día, añadir tiempos fijos y compartirlo con los participantes. Durante la reunión, debes asegurarte de que se respete el tiempo asignado a cada punto.

Consejos sobre el uso del timeboxing

1. Respetar los plazos de los timeboxes

Para sacar el máximo partido al timeboxing, es recomendable no modificar los intervalos de tiempo planificados, aunque a veces parezca lo más lógico. Esto es especialmente importante cuando empiezas a trabajar con este método, para que no vuelvas a caer en los viejos hábitos de trabajo. Por la misma razón, debes ser disciplinado y asegurarte de respetar los intervalos de tiempo asignados a cada tarea. Para ello, puede resultarte útil poner un temporizador que te avise cuando se acabe el «timebox» correspondiente.

2. Deja margen y planifica descansos

Justo cuando tienes un montón de tareas pendientes, es muy tentador dedicar todo el día a hacerlas. Pero eso no es lo más sensato. Por un lado, necesitas pausas entre cada tarea para recargar energías y poder concentrarte en lo que viene después. Por otro lado, puede pasar que algunas tareas te lleven más tiempo del previsto o que surjan imprevistos e interrupciones. Por eso es fundamental que preveas un margen de tiempo suficiente. Una vez que lleves un tiempo trabajando con el método «timeboxing», te darás cuenta rápidamente de cuál es el margen óptimo para ti.

3. Franjas de tiempo realistas

Sobre todo al principio, puede que los intervalos de tiempo que planifiques sean demasiado cortos o demasiado largos. A menudo tendemos a sobreestimarnos a nosotros mismos o a subestimar la cantidad de trabajo que hay que hacer. Esto puede provocar frustración o estrés. Sin embargo, con un poco de experiencia en el «timeboxing», normalmente podrás calcular el esfuerzo de forma realista.
Nuestro consejo: al principio, anota el tiempo que realmente has tardado en hacer cada tarea y adapta las tareas similares futuras según tu experiencia.

Ventajas del timeboxing

• Mejor estimación del tiempo necesario: para crear un «timebox», primero tienes que priorizar tus tareas y luego estimar el tiempo que te van a llevar. Así aprenderás rápidamente cuánto tiempo dedicas realmente a cada tarea y mejorarás tu planificación en el futuro.
• Aumento de la productividad: El plazo establecido para completar una tarea le ayuda a centrarse en la tarea que tiene entre manos, completarla dentro del plazo establecido y aumentar así su productividad.
• Menos multitarea: durante un «timebox», te concentras en una sola tarea. Así evitas la multitarea, que reduce la productividad, y aportas tranquilidad a tu día a día en el trabajo.
• Más motivación: al establecer un «timebox», te fijas el objetivo de completar una tarea concreta dentro de ese plazo. Esto puede resultar muy motivador. Además, pronto te darás cuenta de que pospones menos tareas y puedes ir tachando una por una de tu lista de cosas por hacer. Eso también aumenta tu motivación.
• Mejor visión general: gracias a los intervalos de tiempo establecidos, tendrás una buena visión general de las tareas que hay que hacer. Esto no solo es importante para gestionar tu tiempo, sino que también te ayuda cuando te preguntan cuándo estará lista una tarea.
• Menos perfeccionismo: para las personas que tienden a querer hacer las cosas a la perfección, fijar un tiempo determinado puede ayudar a dar por terminada una tarea, ya que, en cuanto acaba un «timebox», hay que empezar con el siguiente. Así que lo importante no es que el resultado sea perfecto, sino que la tarea se termine dentro del plazo establecido.
• Menos procrastinación: todos tenemos tareas que solemos dejar para más tarde porque no nos gustan. En estos casos, fijar un plazo concreto garantiza que las tareas se hagan. El plazo exacto evita que se puedan ignorar las tareas y, además, ayuda a mantener la motivación, ya que siempre tienes a la vista el final de las mismas.
• Comunicación optimizada: si todas tus tareas están anotadas en tu calendario y tus compañeros pueden verlo, eso facilita el trabajo en equipo y les da una buena visión general de lo que haces. Así pueden coordinar mejor sus tareas. Esto funciona aún mejor si todo el equipo usa este método, ya que así tú también podrás adaptar fácilmente tu horario a las necesidades de tus compañeros.

Críticas al timeboxing

• Concepto rígido: sobre todo en tareas creativas, puede resultar complicado fijar un plazo, y un plazo rígido puede frenar el proceso creativo. Sin embargo, dependiendo de lo que te guste más, el timeboxing también puede favorecer los procesos creativos, ya que ni tú ni tu equipo tenéis que estar pensando en qué hacer a continuación, sino que podéis abordar las tareas según lo previsto. También puede ser útil planificar las tareas rutinarias con el timeboxing y reservar el resto del día para las tareas creativas. Así se completan las tareas necesarias y, aun así, queda suficiente flexibilidad para las fases de trabajo creativo.
• Problemas a la hora de hacer estimaciones: cuando empiezas a usar el timeboxing o te asignan tareas nuevas y desconocidas, al principio puede resultar difícil calcular cuánto tiempo te va a llevar realmente una tarea. Sin embargo, esto forma parte del proceso normal de aprendizaje y no debería desmotivarte a la hora de trabajar con el timeboxing.
• Interrupción del «flow»: Hay momentos en los que entramos en lo que se conoce como «flow» y el trabajo nos sale solo. Los plazos rígidos pueden hacer que se interrumpa el flujo de trabajo y que quizá no puedas retomarlo más adelante. Por eso, es importante encontrar la solución que mejor se adapte a ti. Por ejemplo, puede ser útil agrupar tareas similares para poder trabajar en todas ellas a la vez mientras estás en ese estado de flujo.
• Menor calidad: con el método «timeboxing» no se trata de realizar una tarea a la perfección, sino de terminarla en un plazo determinado. Esto puede hacer que se trabaje con demasiada prisa y que la calidad de los resultados se vea afectada. Por eso, ten en cuenta que un «timebox» no debe ser ni demasiado largo ni demasiado corto. Además, este método no es adecuado para tareas en las que la calidad del resultado es más importante que el tiempo dedicado.
• Sobrecarga: el «timeboxing» puede ayudarte a planificar tus tareas, pero no es el método adecuado para todo el mundo, ya que hay personas que se sienten rápidamente abrumadas ante una agenda muy apretada. ¿Has probado el «timeboxing» y has visto que este método no va contigo? Pues prueba con otras estrategias de gestión del tiempo, como la técnica del Pomodoro o el «timeblocking».
  

Conclusión

El timeboxing puede ayudarte a trabajar tus tareas de forma estructurada y a aumentar tu productividad, asignando a cada tarea un plazo fijo. Sin embargo, el timeboxing, al igual que otros métodos de gestión del tiempo, solo te resultará útil si se adapta a ti y a tu forma de trabajar. Para adaptar el «timeboxing» a tu forma de trabajar, puedes combinar este método con otros de gestión del tiempo, como la técnica Pomodoro o «Getting Things Done».

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