Gestion du temps dans le cadre d'un projet : le « timeboxing »

Comment tirer le meilleur parti de votre productivité

Qu’est-ce que le timeboxing ?

Souvent, les simples listes de tâches ne nous aident pas à traiter celles-ci de manière structurée et cohérente. Cela s’explique par le fait qu’elles comportent généralement trop de tâches, ce qui rend difficile le choix de celle par laquelle commencer. Souvent, nous optons alors pour des tâches simples, plus faciles à réaliser, ou que nous préférons accomplir plutôt que d’autres. De plus, certaines tâches, certes importantes mais non urgentes, sont souvent oubliées ou l’on ne trouve tout simplement pas le temps de s’y consacrer, comme par exemple l’apprentissage continu ou la formation continue. De plus, il peut être difficile de concilier la liste des tâches avec le temps disponible pour les accomplir, car il n’y a pas d’échéances ou parce que l’échéance des tâches importantes est encore lointaine. Dans un tel cas, la loi de Parkinson peut entrer en jeu : celle-ci stipule que la réalisation d’une tâche prend exactement le temps dont on dispose pour la mener à bien.
Face à ces difficultés, la méthode du « timeboxing » peut s’avérer utile. Elle vous permet de structurer votre temps et vos tâches, d’augmenter votre productivité et d’optimiser vos processus. Pour atteindre cet objectif, définissez un intervalle de temps fixe, appelé « timebox », pour une tâche spécifique, et fixez-vous comme objectif de mener à bien cette tâche dans ce délai. Pour cela, définissez précisément ce qui doit être réalisé à la fin de la timebox. Selon la tâche, une telle « timebox » peut durer de quelques minutes à plusieurs heures, voire plusieurs jours.

Dans quels contextes utilise-t-on le « timeboxing » ?

Cette méthode étant très flexible, vous pouvez l’utiliser non seulement pour l’organisation personnelle de votre journée de travail, mais aussi dans le cadre de la gestion de projet agile et de la méthode Scrum, afin de coordonner les tâches au sein d’une équipe ou d’organiser des réunions de manière plus efficace.

Voici comment fonctionne le « timeboxing »

Que vous souhaitiez utiliser le timeboxing pour votre gestion personnelle du temps ou pour votre équipe, le principe de fonctionnement reste similaire.

Étape 1 : Aperçu

Faites-vous une idée d'ensemble de vos tâches, car vous ne pouvez planifier efficacement que si vous savez exactement ce qu'il y a à faire. Pour cela, vous pouvez utiliser votre liste de tâches personnelle, les sprints d'un projet agile ou encore un Outil de gestion des tâches utiliser. Vous pouvez traiter les tâches plus importantes de la même manière que pour la Méthode Pomodoro Décomposez-les en petites étapes. Notez également les tâches routinières qui reviennent régulièrement, ou les tâches importantes pour lesquelles vous ne trouvez généralement pas le temps. Décrivez les tâches de manière aussi concrète que possible et évitez les formulations vagues. L’objectif précis de la tâche sera ainsi clairement défini, ce qui vous aidera par la suite à estimer le temps nécessaire et à respecter le délai fixé.
Vous pouvez également regrouper des tâches similaires grâce au « batching » et ainsi les traiter en une seule fois au cours d’un créneau horaire donné. Cette méthode s’avère particulièrement utile, par exemple, pour le traitement des e-mails, car elle vous évite de devoir transférer et traiter chaque message individuellement dans un « timebox » ; vous traitez ainsi plusieurs messages au cours d’un créneau horaire défini.

Étape 2 : Estimer le temps nécessaire

À l’étape suivante, vous devez estimer le temps dont vous aurez réellement besoin pour mener à bien chaque tâche. Cela peut aller de quelques minutes à plusieurs heures, jours, voire mois. Plus vous aurez décrit la tâche de manière précise lors de la première étape, plus il vous sera facile d’estimer le temps nécessaire.

Étape 3 : Planifier un timebox

Jetez maintenant un œil à votre agenda et trouvez un créneau horaire pendant lequel vous pourrez effectuer ce travail. Vous pourrez ainsi planifier votre journée de travail. Utilisez-vous la méthode du « timeboxing » au sein de votre équipe ? Dans ce cas, discutez à ce moment-là de la pertinence de l’estimation de la durée et planifiez en équipe un créneau horaire pour cette tâche.
Si des temps de préparation ou de suivi s’avèrent nécessaires, veillez à les noter dès que possible à côté de la tâche concernée. Pour conserver à tout moment une vue d’ensemble optimale de vos activités, il peut également être utile de codifier par couleur les différentes catégories de tâches.
Notre conseil : lorsque vous planifiez vos journées de travail, tenez également compte de votre niveau de performance. Êtes-vous capable de mieux vous concentrer à un moment précis de la journée ? Dans ce cas, prévoyez, dans la mesure du possible, d'effectuer les tâches qui exigent beaucoup de concentration et d'attention à un moment où vous êtes particulièrement performant.

Étape 4 : Pauses et marge de manœuvre

Veillez à prévoir impérativement des pauses ainsi qu'un bloc de temps de marge de manœuvre pour faire face aux perturbations imprévues ou aux surcharges de travail non planifiées. D'après notre expérience, il est judicieux de prévoir des marges de manœuvre avant la fin de la journée ainsi que le dernier jour ouvré de la semaine. Vous pourrez ainsi régler toutes les tâches urgentes et reporter les tâches imprévues pendant ces périodes de marge. Même si vous utilisez la méthode du « timeboxing » pour votre équipe, n’oubliez surtout pas de prévoir des pauses et des marges. Vous tiendrez ainsi compte des besoins des membres de l’équipe et éviterez une charge de travail excessive.

Que vous souhaitiez noter ces plages horaires sur un bout de papier, les inscrire dans votre agenda, utiliser une application ou un tableau Excel, c’est à vous de choisir. L’important est simplement que vous y ayez accès à tout moment, afin de pouvoir commencer à travailler sur la tâche lorsque le moment prévu pour la plage horaire est arrivé. Respectez scrupuleusement le déroulement des tâches prévu dans votre agenda. Si, au cours de vos plages horaires, vous vous êtes rendu compte que vous aviez mal estimé le temps nécessaire, ou si de nouvelles tâches sont venues s’ajouter, Dans ce cas, vous devriez prendre le temps, à la fin de votre journée de travail, de revoir la planification des jours suivants. De cette manière, lorsque l’on vous interroge sur l’état d’avancement d’une tâche, vous pouvez à tout moment indiquer précisément quand elle devrait être traitée ou achevée.

Combien de temps devrait durer un timebox ?

Il n’existe pas de règles fixes concernant la durée d’un « timebox ». C’est pourquoi certaines équipes utilisent des plages horaires s’étendant sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Gardez toutefois à l’esprit que vous ou votre équipe devez pouvoir vous concentrer pleinement sur le travail pendant un « timebox ». Autrement dit, rien ne doit vous distraire. Étant donné que vous devrez probablement continuer à travailler sur d’autres tâches même pendant la réalisation de missions ou de projets de grande envergure, et que vous ne pourrez donc pas vous concentrer entièrement sur la tâche de votre « timebox », il est souvent judicieux de décomposer les grandes tâches en étapes plus petites. De cette manière, il est plus facile de piloter la tâche et de progresser continuellement vers votre objectif. De plus, cela peut être motivant de cocher de petites étapes une fois une période de travail terminée, plutôt que d’avoir, face à une tâche volumineuse, l’impression qu’elle n’en finit pas.

Le « timeboxing » pour les réunions

Outre la planification des tâches pour votre journée de travail personnelle ou celle de votre équipe, vous pouvez également utiliser le « timeboxing » pour organiser des réunions efficaces. Définir des plages horaires strictes pour certains points de l’ordre du jour peut vous aider à rester sur la bonne voie pendant une réunion et à aborder tous les points importants. Pour cela, il suffit d’établir un ordre du jour, d’y ajouter des durées fixes et de mettre cet ordre du jour à la disposition des participants. Pendant la réunion, vous devrez ensuite veiller à ce que chaque créneau horaire soit respecté.

Conseils pour utiliser le timeboxing

1. Respecter les durées des « timeboxes »

Pour tirer le meilleur parti du timeboxing, il est recommandé de ne pas modifier les plages horaires prévues, même si cela peut parfois sembler judicieux. Cela est particulièrement important lorsque vous commencez à utiliser cette méthode, afin de ne pas retomber dans vos anciennes habitudes de travail. Pour la même raison, vous devez veiller avec rigueur à respecter les durées allouées à chaque tâche. Pour cela, il peut être utile de régler un minuteur qui vous rappellera la fin de chaque « timebox ».

2. Prévoir des marges et des pauses

C’est justement lorsque vous avez de nombreuses tâches à accomplir qu’il est très tentant de consacrer toute la journée à leur réalisation. Cela n’est toutefois pas judicieux. D’une part, vous avez absolument besoin de pauses entre chaque tâche pour recharger vos batteries et pouvoir vous concentrer sur les tâches suivantes. D’autre part, il peut arriver que certaines tâches prennent plus de temps que prévu ou que des imprévus et des interruptions surviennent. C’est pourquoi vous devez impérativement prévoir des marges de manœuvre suffisantes. Après avoir travaillé quelque temps avec la méthode du « timeboxing », vous déterminerez rapidement quelle marge de manœuvre vous convient le mieux.

3. Des plages horaires réalistes

Au début notamment, il peut arriver que les plages horaires que vous prévoyez soient trop courtes ou trop longues. Nous avons souvent tendance à nous surestimer ou à sous-estimer la charge de travail. Cela peut être source de frustration ou de stress. Cependant, avec un peu d’expérience en matière de « timeboxing », vous serez généralement en mesure d’évaluer la charge de travail de manière réaliste.
Notre conseil : au début, notez le temps que vous avez réellement passé à traiter une tâche et adaptez vos futures tâches similaires en fonction de votre expérience.

Avantages du timeboxing

• Une meilleure estimation du temps nécessaire : pour définir un délai, vous devez d'abord hiérarchiser vos tâches, puis les évaluer. Cela vous permet d'apprendre rapidement combien de temps vous consacrez réellement à l'exécution d'une tâche et d'améliorer ainsi votre planification future.
• Productivité accrue : Le cadre temporel fixé pour accomplir une tâche vous aide à vous concentrer sur la tâche en cours, à la terminer dans le délai imparti et ainsi à augmenter votre productivité.
• Moins de multitâche : pendant un « timebox », vous vous concentrez sur une seule tâche. Vous évitez ainsi le multitâche, qui nuit à la productivité, et apportez un peu de sérénité dans votre quotidien professionnel.
• Une motivation accrue : en définissant un délai, vous vous fixez comme objectif d'accomplir une tâche précise dans ce laps de temps. Cela peut s'avérer très motivant. De plus, vous constaterez rapidement que vous remettez moins de tâches à plus tard et que vous pouvez cocher les éléments de votre liste de tâches les uns après les autres. Cela renforce également votre motivation.
• Une meilleure vue d'ensemble : grâce aux plages horaires définies, vous disposez d'une bonne vue d'ensemble des tâches à accomplir. Cela est non seulement important pour la gestion de votre temps personnel, mais cela vous aide également à répondre aux demandes concernant la date d'achèvement d'une tâche.
• Moins de perfectionnisme : pour les personnes qui ont tendance à vouloir perfectionner leurs tâches, un créneau horaire défini peut les aider à passer à autre chose, car dès qu’un créneau se termine, il faut entamer le suivant. Il s'agit donc non pas d'obtenir un résultat parfait, mais de mener à bien une tâche dans les délais impartis.
• Moins de procrastination : chacun a des tâches qu’il a tendance à remettre à plus tard parce qu’elles sont désagréables. Dans ce genre de situation, un délai fixe garantit que ces tâches seront menées à bien. Ce délai précis empêche de les ignorer et contribue en outre à renforcer la motivation, car la fin des tâches est toujours en vue.
• Une communication optimisée : si toutes vos tâches sont consignées dans votre agenda et que vos collègues peuvent consulter cet agenda, cela facilite la collaboration et leur offre une bonne vue d'ensemble de votre travail. Ils peuvent ainsi coordonner leurs tâches entre eux. Cela fonctionne encore mieux lorsque toute l'équipe utilise cette méthode, ce qui vous permet également d'adapter facilement votre emploi du temps aux besoins de vos collègues.

Challenges du timeboxing

• Approche rigide : dans le cas des tâches créatives en particulier , il peut s’avérer difficile de fixer un délai, et un délai rigide peut entraver le processus de créativité. Selon vos préférences personnelles, le « timeboxing » peut toutefois également favoriser les processus créatifs, dans la mesure où vous ou votre équipe n’avez pas à vous demander quelle est la prochaine étape, mais pouvez aborder les tâches conformément au planning. Le « timeboxing » peut également vous aider à planifier les tâches routinières et à réserver le reste de la journée aux tâches créatives. Ainsi, les tâches nécessaires sont accomplies tout en conservant suffisamment de flexibilité pour les phases de travail créatives.
• Difficultés d'estimation : lorsque vous commencez à utiliser la méthode du « timeboxing » ou que vous êtes confronté à de nouvelles tâches que vous ne connaissez pas encore, il peut s'avérer difficile, au début, d'estimer le temps réellement nécessaire à la réalisation d'une tâche. Cela fait toutefois partie du processus d'apprentissage normal et ne devrait pas vous décourager de travailler avec la méthode du « timeboxing ».
• Interruption du « flow » : il y a des moments où nous entrons dans ce qu'on appelle le « flow » et où le travail se fait tout seul. Des délais rigides peuvent alors entraîner une interruption de ce flux de travail, qui risque de ne pas pouvoir être repris ultérieurement. Il est donc important de trouver la solution la mieux adaptée à votre situation. Il peut ainsi s’avérer judicieux de regrouper des tâches similaires afin de les traiter toutes simultanément, une fois que vous êtes dans le « flow ».
• Baisse de la qualité : la méthode du « timeboxing » ne vise pas à réaliser une tâche à la perfection, mais à la mener à bien dans un délai défini. Cela peut conduire à travailler trop précipitamment, au détriment de la qualité des résultats. Veillez donc à ce qu’un « timebox » ne soit ni trop long, ni trop court. Par ailleurs, cette méthode n’est pas adaptée aux tâches pour lesquelles la qualité du résultat prime sur le temps consacré.
• Surcharge : le « timeboxing » peut vous aider à planifier vos tâches, mais cette méthode ne convient pas à tout le monde, car certaines personnes se sentent rapidement dépassées par un agenda trop chargé. Avez-vous testé le « timeboxing » et constaté que cette méthode ne vous convenait pas ? Dans ce cas, pourquoi ne pas essayer d’autres stratégies de gestion du temps, telles que la technique Pomodoro ou le « timeblocking » ?
  

Conclusion

Le timeboxing peut vous aider à traiter vos tâches de manière structurée et à augmenter votre productivité en attribuant un délai fixe à chacune d’entre elles. Toutefois, à l’instar d’autres méthodes de gestion du temps, le timeboxing n’est utile que s’il est adapté à votre personnalité et à votre façon de travailler. Pour adapter le « timeboxing » à votre façon de travailler, cette méthode peut également être combinée à d’autres méthodes de gestion du temps, telles que la technique Pomodoro ou la méthode « Getting Things Done ».

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