Aikahallinta projektissa: Getting Things Done

Kuinka hoidat kaikki tehtävät unohtamatta mitään

Mikä on GTD?

Getting Things Done on David Allenin kehittämä itsensäjohtamisen menetelmä. Sen taustalla on periaate, jonka mukaan kaikki tehtävät kirjataan ylös listoiksi, jotta pääsi pysyy vapaana ja voit keskittyä kulloiseenkin tehtävään. Lisäksi tällä tavalla tehtävien järjestäminen ja jäsentäminen on helpompaa. Tietenkin suurin osa tehtävistäsi jää edelleen sinun itsesi hoidettavaksi, vaikka käytätkin hyvää itsejohtamisjärjestelmää. GTD-menetelmä auttaa sinua kuitenkin pitämään tehtävistäsi koko ajan yleiskuvan ja parantaa samalla keskittymiskykyäsi, koska sinun ei tarvitse pitää kaikkia yksittäisiä tehtäviä mielessäsi.

Viisi vaihetta

Vaihe 1: Kerääminen

Ensimmäisessä vaiheessa keräät kaikki tehtävät, aikataulut tai ideat mieluiten yhteen tai vain muutamaan keskitettyyn paikkaan. Kaikki kutsuvat näitä paikkoja ”Inboxiksi”. Näin saat luettelon kaikista tulevista tehtävistä. Voit laatia nämä tehtävälistat joko paperilla, eli paperiarkille tai muistikirjaan, tai digitaalisesti, esimerkiksi sähköpostilaatikkoon tai projektinhallintaohjelmistoon – valinta on täysin sinun mieltymyksesi mukaan. Tärkeää on vain, että sinulla on niihin pääsy milloin tahansa ja että voit kirjata tehtävät vaivattomasti, jotta voit merkitä tulevat tehtävät muistiin heti.
Tämä toimintatapa helpottaa työtäsi välittömästi, koska tulevat tehtävät eivät enää paina mieltäsi, ja auttaa sinua muistamaan kaiken.
Vinkkimme: Tehtävien merkitseminen tehdyiksi muistikirjaan tuntuu kyllä hyvältä, mutta digitaalisilla muistiinpanoilla on se etu, että niiden poistaminen on helpompaa ja tehtäviä voi siirtää tai kopioida vaivattomasti. Lisäksi voit jakaa tehtäviä työtovereiden kanssa, delegoida niitä ja tallentaa heti tehtävien suorittamiseen tarvittavat tärkeät tiedot. Tähän sopii esimerkiksi projektinhallintaohjelmisto.

Vaihe 2: Tehtävien käsittely

Tehtävien kirjaamisen jälkeen on vuorossa niiden käsittely. Tässä vaiheessa tarkistat kaikki saapuneet-kansiot ja lajittelet tehtävät. Tätä varten esitetään aluksi kolme tärkeää kysymystä:

• Minkä tyyppinen tehtävä on kyseessä?
  Tällä valinnalla päätät, mihin luokkaan tehtävä myöhemmin luokitellaan.
• Voinko hoitaa jotain juuri nyt?
  Jos asiat tuodaan sinulle vain tiedoksi tai ne eivät ole tällä hetkellä merkityksellisiä, voit päättää, hävitätkö kyseisen muistiinpanon, saatatko tarvita sitä joskus myöhemmin ja arkistoitko sen siksi viitemateriaaliksi esimerkiksi kansioon, vai lisäätkö sen ”Jossain vaiheessa / Ehkä”-listaan.
• Mikä on seuraava askel?
  Jos sinulla on tällä hetkellä hoidettavana oleva tehtävä, sinun tulisi miettiä, mikä tarkalleen ottaen on seuraava askel. Jos sinulle on annettu tehtävä, joka ei kuulu vastuualueeseesi, sinun tulisi siirtää se henkilölle, joka on siitä vastuussa, ja siirtää kyseinen tehtävä erilliseen jonotuslistaan, jossa on kaikki delegoidut tehtävät.
  Huomaa kuitenkin, että tehtävät, joiden suorittaminen vie alle kaksi minuuttia, tulisi hoitaa heti itse, sillä niiden hallinnointiin tai delegoimiseen kuluisi enemmän aikaa kuin niiden hoitamiseen itse heti.
  Lisäksi on tärkeää päättää, vaatiiko tehtävä vain yhden vaiheen vai tarvitaanko sen suorittamiseen useampia vaiheita. Allenin mukaan kaikki, mikä vaatii useampia vaiheita, on projekti, ja projektit siirretään tämän jälkeen erilliseen projektiluetteloon. Jatkokäsittelyä varten nämä projektit jaetaan yksittäisiin vaiheisiin.

Vinkkimme: Jotta työ sujuisi helpommin myöhemmin, kannattaa jo tässä vaiheessa kiinnittää huomiota siihen, että tehtävälle annetaan oikea nimi ja että kaikki sen käsittelyyn tarvittavat tiedot tallennetaan. Allenin mukaan on tärkeää antaa jokaiselle tehtävälle otsikko, josta käy heti selväksi, mitä on tehtävä, ilman että sitä tarvitsee miettiä. Myös taustatiedot, kuten asiakirjat, osalliset, tilanneraportit, budjettitiedot tai jopa tehtävään liittyvä projekti-aloite, tulisi tallentaa tehtävän yhteyteen helposti saataville. Lisäksi voit tässä vaiheessa määrittää prioriteetit ja merkitä muistiin tehtävien määräajat.

Vaihe 3: Järjestäminen

Tämä vaihe limittyy vaiheen 2 kanssa, sillä kyse on siitä, että kaikki tehtävät lajitellaan neljään eri luetteloon jatkokäsittelyä varten:

• Kalenteri: Merkitkää kalenteriin kaikki tulevat tapaamiset.
• Projektit: Tehtävät, jotka on suoritettava useissa vaiheissa, lisätään projektiluetteloon. Sieltä ne jaotellaan projektisuunnitelmassa yksittäisiin vaiheisiin, ja seuraavaksi suoritettava vaihe merkitään ”Seuraavat vaiheet” -luetteloon.
• Seuraavat vaiheet: Tähän luetteloon merkitään kaikki tehtävät, jotka on hoidettava. Jos luettelo on hyvin laaja, se kannattaa jakaa järkeviin luokkiin, niin sanottuihin kontekstiluetteloihin. Näitä voivat olla esimerkiksi kategoriat ”Yksityinen” tai ”Toimisto”, mutta myös ”Puhelut”, ”Kokous XY:n kanssa” tai ”Projekti ABC”. Lajittele tehtävät myös heti tärkeysjärjestykseen, jotta näet yhdellä silmäyksellä, mistä tehtävistä sinun tulisi aloittaa.
• Seurantaluettelo: Kaikki delegoimasi tehtävät lisätään tähän luetteloon. Näin voit seurata niitä ja kysyä asianomaisilta henkilöiltä työn etenemistä. Tämä on erityisen tärkeää projekteissa, joissa seuraava tehtäväsi riippuu delegoidun työn valmistumisesta.

Vaihe 4: Tarkistaminen

GTD on menestyksekäs järjestelmä, joka lisää tuottavuuttasi vain, jos huolehdit siitä riittävästi. Siksi on tärkeää tarkistaa postilaatikot ja erilaiset listat säännöllisesti. Suosittelemme tekemään tämän kahdesti päivässä. Tämän lisäksi kannattaa tehdä viikkokatsaus, jossa tyhjennät mielesi uudelleen ja kirjaat ylös kaikki ideat tai tehtävät, käsittelet saapuneet-kansiot ja merkitset suoritetut tehtävät tehdyiksi listoillasi ja kalenterissasi. Näin saat hyvän yleiskuvan siitä, mitä on saatu valmiiksi, voit tarkistaa, ettei mitään ole jäänyt unohdettua tai kesken, ja aloitat seuraavan viikon hyvin valmistautuneena.

Vaihe 5: Hoida asia

Tässä vaiheessa on kyse siitä, että kirjattuja tehtäviä hoidetaan. Tässä ei ole tiukkoja sääntöjä, joita pitäisi noudattaa, mutta Allen antaa tähän liittyen muutamia vinkkejä:

• Kiinnitä huomiota tehtävien tärkeysjärjestykseen: jos tehtävät on ehdottomasti hoidettava välittömästi, sinun ei tulisi jättää niitä odottamaan, jotta voisit hoitaa vähemmän tärkeitä tehtäviä.
• Suorita saman kontekstin tehtävät peräkkäin: Jotta sinun ei tarvitse sopeutua jokaiseen tehtävään uudelleen, voi olla hyödyllistä suorittaa saman kontekstin tehtävät peräkkäin. Käsittele siis mieluusti useita tehtäviä samasta projektista kerralla, käsittele sähköpostisi yhtäjaksoisesti tai hoida kaikki puhelulistallasi olevat puhelut peräkkäin.
• Ota huomioon käytettävissä oleva aika: Jos sinulla on vain vähän aikaa käytettävissä, ei ole järkevää aloittaa tehtävää, jonka suorittaminen vie enemmän aikaa kuin sinulla on käytettävissä, sillä silloin joudut jossain vaiheessa perehtymään tehtävään uudelleen, jotta saat sen valmiiksi. Ota siis huomioon, kuinka paljon aikaa sinulla on tällä hetkellä käytettävissä, kun valitset seuraavaksi käsiteltävän tehtävän.
• Ota huomioon käytettävissä oleva energia: Onko sinulla aamuisin paljon energiaa, mutta illalla olet melko uupunut, vai päinvastoin? Silloin sinun tulisi suunnitella tehtävälistasi niin, että vaativat tehtävät hoidetaan silloin, kun sinulla on eniten energiaa käytettävissä. Entä jos et tällä hetkellä löydä motivaatiota aloittaa tiettyä tehtävää? Silloin voi olla apua aloittaa ensin vähemmän tärkeä tehtävä, jotta pääset vauhtiin. Tai yritä esimerkiksi motivoida itseäsi Pomodoro-tekniikan avulla.

GTD:n haitat

• GTD:n käyttöönotto ja ylläpito vievät paljon aikaa
• Aloittelijoille, jotka eivät ole tottuneet järjestelmällisyyteen, järjestelmä voi olla liian monimutkainen
• Kaosksen välttämiseksi menettelytapaa on noudatettava tiukasti
• GTD auttaa kyllä tehtävien jäsentelyssä, mutta joustavuus tehtävien myöhemmässä suorittamisessa ei sovi kaikille

Kenelle Getting Things Done sopii?

Jos työskentelet jo hyvin järjestelmällisesti, kohtaat säännöllisesti monenlaisia tehtäviä ja olet samanaikaisesti mukana useissa projekteissa, voit parantaa tuottavuuttasi GTD-menetelmän avulla. Toistuvien tehtävien ja hallittavan määrän projekteja ollessa kyseessä Getting Things Done -menetelmä on kuitenkin nopeasti liian laaja-alainen. Tällöin riittää, että kalenteria päivitetään säännöllisesti ja tehtäviä sekä prioriteetteja hallitaan yksinkertaisella tehtävälistalla. Lisäksi GTD-menetelmää käyttävän tulisi pystyä sopeutumaan joustavuuteen tehtävien suorittamisessa tai, jos näin ei ole, soveltaa tähän tarkoitukseen toista ajanhallintamenetelmää, kuten esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaa, timeboxausta tai timeblockausta.

Yhteenveto

Getting Things Done -menetelmä voi olla erittäin hyödyllinen tapa jäsentää monenlaisia tehtäviä, parantaa tuottavuutta ja välttää virheitä. Menetelmän käyttöönotto vaatii aluksi hieman vaivaa, mutta hieman harjoittelun jälkeen siitä tulee nopeasti rutiini.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!