Projektinhallinnan periaatteet: Parkinsonin laki

Tehtävien suorittaminen ajallaan ja tehokkaasti

Mikä on Parkinsonin laki?

Brittiläinen historioitsija Cyril Northcode Parkinson muotoili hallinto- ja taloustieteen alalla seuraavan periaatteen:

>>Työ laajenee juuri siinä määrin kuin sen suorittamiseen on aikaa.<<

Hän sai tämän idean tutkiessaan Britannian laivastoa. Hän havaitsi, että 14 vuoden aikana upseerien ja merimiesten määrä oli vähentynyt kolmanneksella, sillä laivastolla oli enää 20 taistelulaivaa 62:n sijaan. Samalla johtoryhmän koko kasvoi kuitenkin 78 prosenttia, vaikka valvottavaa oli vähemmän. Parkinson päätteli: mitä enemmän ihmisiä on mukana tehtävässä, sitä enemmän aikaa he tarvitsevat sen suorittamiseen.

Miksi työ laajenee?

Toisin sanoen: riippumatta tehtävän monimutkaisuudesta tai vaikeudesta, tehtävän suorittaminen kestää juuri niin kauan kuin siihen on aikaa. Tähän voi olla useita syitä:

1. Työskentely on hitaampaa ja ilman paineita, koska aikaa on riittävästi.
2. Aikaa hyödynnetään työn jokaisen yksityiskohdan hiomiseen täydelliseksi.
3. Työn aloittamista lykätään viimeiseen minuuttiin asti, koska aikaa on riittävästi ja näin ollen muita tehtäviä voidaan asettaa etusijalle. Koska työ aloitetaan vasta viime hetkellä, tämä johtaa kuitenkin usein stressiin ja ylityöhön, vaikka tehtävä olisi voitu saada valmiiksi jo kauan sitten.
4. Tehtävä ilmoitetaan valmiiksi vasta käytettävissä olevan ajan loppuessa, jotta seuraavassa projektissa ei annettaisi vähemmän aikaa.

Miksi aikaa annetaan liikaa?

On useita syitä, joiden vuoksi projekteihin varataan liikaa aikaa ja niihin sisällytetään ylimääräisiä aikavaroja.

• Aikataulun noudattaminen: Kukaan ei halua ylittää projektin suunniteltua aikataulua tai budjettia. Siksi usein varataan jo alusta alkaen runsas varmuusmarginaali siltä varalta, että odottamattomat tapahtumat muuten viivästyttäisivät projektin päättymistä.
• Virheelliset työmääräarviot: Myös työmääräarviot annetaan varovaisesti. Jotkut työntekijät työskentelevät tehokkaammin kuin toiset. Siksi tällaisissa arvioissa lähdetään mieluummin siitä työntekijästä, jolta tehtävän suorittaminen vie eniten aikaa, sen sijaan että otettaisiin huomioon se, joka on nopein.
• Arvioihin kohdistuvat epäilyt: Jos projektipäällikkö on joutunut joskus kokemaan, että työntekijä on arvioinut tehtävän työmäärän liian pieneksi – esimerkiksi siksi, ettei hänellä ollut kokonaiskuvaa tilanteesta –, kyseinen projektipäällikkö lisää tulevaisuudessa usein yleisen varmuusmarginaalin työmäärään välttääkseen ongelmia.

Mistä voi tietää, onko Parkinsonin laki iskenyt?

Koska Parkinsonin lain mukaan tehtävien suorittamiseen kuluu juuri niin paljon aikaa kuin sitä on käytettävissä, on yleensä vaikea määrittää, onko tehtävä suoritettu tehokkaasti. Parkinsonin lain tunnusmerkki on kuitenkin se, että projektinhallinnan työmäärä kasvaa, vaikka projektien tai tehtävien laatu pysyy samana tai jopa heikkenee. Tätä voidaan jopa mitata määrittämällä aikataulun suorituskykyindeksi (Schedule Performance Index), kustannusten suorituskykyindeksi (Cost Performance Index) ja projektinhallintaan käytetty työmäärä. Lisätietoja aiheesta löytyy artikkelista”Earned Value”.

Toimenpiteet Parkinsonin lain torjumiseksi

Jotta projekti ei paisu liian suureksi ja jotta työ sujuisi mahdollisimman tehokkaasti, voit toteuttaa erilaisia toimenpiteitä:

• Tehtävien suunnittelu: Jos tunnet Parkinsonin lain, voit yrittää varata tehtäviin yleisesti vähemmän aikaa kuin tavallisesti. Poista esimerkiksi varallaoloajat. Näin tiukemmin mitoitettu aika voi motivoida työntekijöitä työskentelemään tehokkaammin. Tämä on erityisen tärkeää kokouksissa, sillä kokouksissa tärkeimmät asiat hoidetaan usein jo ensimmäisten minuuttien aikana, mutta sen jälkeen varattua aikaa käytetään muiden asioiden käsittelyyn, jotka eivät ole merkityksellisiä kaikille osallistujille. Jos varaatte kokoukselle alusta alkaen vähemmän aikaa, voitte olettaa, että se sujuu tehokkaammin.
• Määräaikojen ja välitavoitteiden asettaminen: Parkinsonin mukaan tehtävää ei saada koskaan valmiiksi ilman kiinteää määräaikaa, johon mennessä se on hoidettava. Siksi sinun tulisi varmistaa, että jokaiselle tehtävälle määritetään määräaika. Käytä tähän esimerkiksi kriittisen polun mukaisia projektisuunnittelumenetelmiä. Näin jokaiselle tehtävälle määritetään määräaika, ja voit tarkistaa kriittisen polun tarpeettomien varamarginaalien varalta. Suuret tehtävät kannattaa lisäksi jakaa pienempiin välitavoitteisiin. Tällaisten välitavoitteiden avulla varmistat, että myös suuret tehtävät saadaan valmiiksi ajallaan.
• Resurssien tehokas suunnittelu: Parkinsonin havaintojen mukaan liian suuri määrä työntekijöitä hidastaa toisiaan ja aiheuttaa jopa lisää työtä. Siksi projektisuunnittelussa tulisi ottaa mukaan vain niin monta työntekijää kuin on ehdottomasti välttämätöntä. Tarkista siis huolellisesti, kuka sopii mihinkin tehtävään, mitä osaamista tiimissäsi tarvitaan ja kuka voisi viivästyttää projektia puutteellisen osaamisensa vuoksi. Pienemmät tiimit pääsevät yleensä nopeammin yhteisymmärrykseen keskenään, ja näin vältät turhat keskustelut tai selitykset muille tiimin jäsenille.
• Arvioi työmäärä paremmin: Opi myös arvioimaan tiimisi jäseniä. Onko tiimissäsi henkilöitä, jotka yleensä aloittavat tehtävän vasta viime hetkellä tai jotka arvioivat työmääränsä yleensä liian optimistisesti tai pessimistisesti? Tällöin voit ottaa tämän tiedon huomioon projektisuunnittelussa tai tehdä työmääräarvion ryhmässä, esimerkiksi Planning Poker -menetelmällä. Näin voit arvioida arvioita paremmin, ja jos arviot ovat liian pessimistisiä, voit pienentää varmuusmarginaalia. Myös projektia koskeva asiantuntemus sekä projektinhallinnasta kertynyt kokemus voivat auttaa sinua arvioimaan työmäärää paremmin.
• Perfektionismin hillitseminen: Varmistaaksesi, ettei perfektionismi viivästytä projektia tarpeettomasti, yritä soveltaa Pareto-periaatetta. Sen mukaan 80 prosenttia tuloksista syntyy vain 20 prosentilla työmäärästä. Tuloksen viimeistelyyn kuluu sitten loput 80 prosenttia ajasta. Kun otat huomioon, että tulos voi olla täysin riittävä jo 20 prosentin ajankäytön jälkeen, voit tarvittaessa säästää lopun ajasta.
• Tehtävienhallintatyökalut ja -menetelmät: Käytä tehtävälistoja, kanban-tauluja tai tehtävienhallintatyökaluja oman työsi ja projektitiimisi työn jäsentämiseen. Näin saat hyvän yleiskuvan tehtävistä ja pystyt suunnittelemaan aikasi paremmin. Aikahallintamenetelmät, kuten Getting Things Done tai Pomodoro-tekniikka, auttavat sinua lisäksi priorisoimaan tehtäviäsi ja hoitamaan ne mahdollisimman tehokkaasti.
• Prosessien optimointi: Analysoi tarkoituksellisesti tehtäviesi ja projektiesi prosesseja säästömahdollisuuksien tunnistamiseksi. Hyödynnä myös projektin päättymistä prosessien uudelleentarkasteluun ja hanki näin tärkeitä oivalluksia tulevia projekteja varten.

Yhteenveto

Oikeiden strategioiden ja Parkinsonin lain tuntemuksen avulla voit saada projektit ja tehtävät valmiiksi ajallaan, hoitaa ne lyhyemmässä ajassa ja työskennellä tehokkaammin – vaikka et pystyisikään täysin kumoamaan Parkinsonin lakia. Ottakaa kuitenkin huomioon projektien ja tehtävien suunnittelussa, että vaikka tehokas työskentely onkin järkevää, teidän ja projektitiiminne ei tulisi työskennellä jatkuvassa paineessa. Säästetyn ajan voitte käyttää jatkamaan työtä, mutta myös pitämään lyhyen tauon, jotta voitte aloittaa seuraavan tehtävän virkeinä.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!