Gestione del tempo di progetto: Timeboxing

Come raggiungere la massima produttività

Cos’è il timeboxing?

Semplici elenchi di cose da fare spesso non ci aiutano a svolgere le attività in modo strutturato e coerente. Questo perché di solito contengono troppe attività, rendendo difficile decidere con quale attività iniziare. Quindi spesso decidiamo su compiti semplici che sono più facili da completare o che preferiamo completare rispetto ad altri. Inoltre, alcuni compiti importanti ma non urgenti, come l’apprendimento continuo o la formazione, spesso vengono dimenticati o semplicemente non troviamo il tempo per affrontarli. Inoltre, può essere difficile conciliare la lista delle cose da fare con il tempo a disposizione per portare a termine i compiti perché non ci sono scadenze oppure la scadenza per i compiti più grandi è ancora lontana. In tal caso può colpire la Legge di Parkinson, secondo la quale per completare un compito ci vuole esattamente tanto tempo quanto c’è tempo a disposizione per farlo.
Il metodo timeboxing può aiutare con queste sfide. Con esso puoi strutturare il tuo tempo e le tue attività, aumentare la tua produttività e ottimizzare i processi. Per raggiungere questo obiettivo, crei un periodo di tempo fisso per un’attività specifica, la cosiddetta timebox, e ti poni l’obiettivo di completare l’attività entro questo tempo. Per fare ciò, definisci esattamente cosa si deve ottenere alla fine del timebox. A seconda dell’attività, tale timebox può durare da pochi minuti a diverse ore o addirittura giorni.

Dove viene utilizzato il timeboxing?

Poiché il metodo è molto flessibile, potete utilizzarlo non solo per la pianificazione personale della vostra giornata lavorativa. Viene utilizzato anche nella gestione agile dei progetti e quando si lavora secondo Scrum, nonché per coordinare i compiti nel team o per condurre riunioni in modo più efficiente

Ecco come funziona il timeboxing

Sia che tu voglia utilizzare il timeboxing per la gestione del tempo personale o per la tua squadra, scoprirai che le basi sono simili.

Passaggio 1: panoramica

Puoi pianificare in modo efficace solo se sai esattamente cosa è necessario fare. Pertanto, dovresti ottenere una panoramica dettagliata delle tue attività. A questo scopo puoi utilizzare la tua lista personale di cose da fare, gli sprint di un progetto agile o uno strumento di gestione delle attività. Puoi anche suddividere le attività più grandi in sottofasi più piccole, come con il metodo Pomodoro. Annota anche le attività di routine che si verificano regolarmente o le attività importanti per le quali generalmente non trovi tempo. Descrivi i compiti nel modo più preciso possibile ed evita formulazioni vaghe. Ciò renderà chiaro l’obiettivo esatto dell’attività, il che ti aiuterà in seguito quando stimerai il tempo necessario, nonché quando lavorerai entro il periodo di tempo impostato.
È inoltre possibile combinare attività simili “raggruppandole” e quindi elaborarle collettivamente in un unico intervallo di tempo. Ciò è utile, ad esempio, quando si elaborano e-mail, poiché non è necessario trasferire i singoli messaggi in un timebox ed elaborarli, ma è possibile elaborare più messaggi in un timebox prestabilito.

Passaggio 2: stimare il tempo necessario per completare le attività

Il passo successivo è stimare quanto tempo sarà realisticamente necessario per completare ciascuna attività. Possono durare pochi minuti, ma anche diverse ore, giorni o addirittura mesi. Quanto più precisamente hai descritto l’attività nel primo passaggio, tanto più facile dovrebbe essere per te stimare il tempo necessario.

Passaggio 3: pianifica una fascia oraria

Ora dai un’occhiata al tuo calendario e trova un momento in cui puoi svolgere questo lavoro. In questo modo potrai pianificare la tua giornata lavorativa. Utilizzi il timeboxing nella tua squadra? Quindi discutere a questo punto se la stima della durata è corretta e pianificare un arco temporale per l’attività nel team.
Se sono necessari tempi di preparazione o di follow-up, è necessario inserirli il più vicino possibile al momento della rispettiva attività. Per mantenere sempre una panoramica ottimale delle tue attività, può anche essere utile codificare tramite colori diverse categorie di attività.
Il nostro consiglio: quando pianificate le vostre giornate lavorative, tenete conto anche delle vostre prestazioni. Riesci a concentrarti meglio del solito in una certa ora del giorno? Se è così, prova a programmare le attività che richiedono molta concentrazione e attenzione in un momento in cui sei particolarmente in forma.

Passaggio 4: interruzioni e buffer

Assicurati di includere una pausa e un periodo di tempo come buffer per interruzioni impreviste o lavoro extra non pianificato. Secondo la nostra esperienza è opportuno pianificare i buffer prima della fine della giornata e nell’ultimo giorno lavorativo della settimana. In questo modo puoi occuparti di qualsiasi cosa urgente e spostare le attività impreviste nei tempi di buffer. Anche se usi il timeboxing per la tua squadra, dovresti assolutamente pensare alle pause e ai buffer. In questo modo tieni conto delle esigenze dei membri del team ed eviti un carico di lavoro eccessivo.

Sta a te decidere se annotare i periodi temporali su un foglio di carta, inserirli nel calendario, utilizzare un app o un elenco Excel. L’unica cosa importante è che tu possa accedervi in ogni momento in modo da poter iniziare a lavorare sull’attività quando arriva l’ora della timebox pianificata. Attenetevi rigorosamente all’elaborazione delle attività nel vostro calendario. Hai notato durante l’elaborazione dei tuoi blocchi temporali che hai sovrastimato il tempo necessario o che sono state aggiunte nuove attività? Quindi dovresti prenderti del tempo dopo una giornata lavorativa completata per rivedere la pianificazione per i giorni successivi. In questo modo, quando ti viene chiesto lo stato di un’attività, puoi sempre rispondere esattamente quando è prevista l’elaborazione o il completamento.

Quanto dovrebbe essere lungo un timebox?

Non esistono regole fisse per la durata di un timebox. Pertanto, ci sono squadre che utilizzano periodi di tempo che durano diverse settimane o addirittura mesi. Tuttavia, tieni presente che tu o la tua squadra dovreste essere in grado di concentrarvi completamente sull’attività durante un determinato periodo di tempo. In altre parole, non dovresti lasciarti distrarre da nulla. Poiché probabilmente dovrai ancora lavorare su attività aggiuntive durante l’attività o progetti più grandi e quindi non puoi concentrarti completamente sull’attività della tua timebox, è spesso utile suddividere attività di grandi dimensioni in sottofasi più piccole. In questo modo è più facile controllare il compito e lavorare continuamente verso il tuo obiettivo. Può anche essere motivante spuntare piccoli passi mentre completa un timebox, piuttosto che sentirti bloccato con un compito di grandi dimensioni.

Timeboxing per le riunioni

Oltre a pianificare le attività per la tua giornata lavorativa personale o per il tuo team, puoi anche utilizzare il timeboxing per riunioni efficaci. Stabilire scadenze temporali rigorose per determinati argomenti all’ordine del giorno può aiutarti a rimanere in linea durante una riunione e discutere tutte le questioni importanti. Tutto quello che devi fare è impostare un’agenda, aggiungere orari fissi e rendere l’agenda disponibile ai partecipanti. Durante la riunione, dovresti quindi assicurarti che venga mantenuta una finestra temporale.

Suggerimenti per l’utilizzo del timeboxing

1. Attenersi ai tempi stabiliti

Per ottenere il massimo dal timeboxing è consigliabile non modificare le tempistiche previste, anche se questo a volte sembra ragionevole. Soprattutto quando si inizia a lavorare con il metodo, questo è importante per non ricadere nei vecchi schemi di lavoro. Per lo stesso motivo, dovresti essere disciplinato nel rispettare i tempi previsti per un compito. Può aiutarti a impostare un timer per ricordarti la fine di ogni timebox.

2. Pianificare buffer e pause

Soprattutto quando ci sono molti compiti da svolgere, è forte la tentazione di programmare l’intera giornata per il loro completamento. Tuttavia, questo non è utile. Da un lato avete urgentemente bisogno di pause tra i singoli compiti per ricaricare le batterie e potervi concentrare sugli altri compiti. D’altro canto può succedere che i singoli compiti richiedano più tempo del previsto o che si verifichino disturbi e interruzioni. Pertanto, dovresti assolutamente pianificare buffer sufficienti. Dopo aver lavorato per un po’ con il timeboxing, ti renderai presto conto di quanto buffer sia ottimale per te.

3. Scadenze realistiche

Soprattutto all’inizio del lavoro con Timeboxing, i periodi di tempo pianificati potrebbero essere troppo brevi o troppo lunghi. Spesso tendiamo a sovrastimare noi stessi o a sottovalutare la mole di lavoro. Ciò può portare a frustrazione o stress. Con una certa esperienza con il timeboxing, tuttavia, di solito è possibile stimare lo sforzo in modo realistico.
Il nostro consiglio: prendi nota dei tempi effettivamente necessari per completare un’attività all’inizio e adatta le attività future simili alla tua esperienza.

Vantaggi del timeboxing

• Migliore stima del tempo necessario: per creare un timebox, devi prima dare priorità alle tue attività e poi stimarle. Ciò ti consente di apprendere rapidamente quanto tempo effettivamente dedichi a un’attività, migliorando la tua pianificazione futura.
• Aumento della produttività: l’intervallo di tempo impostato per il completamento di un’attività ti aiuta a concentrarti sull’attività da svolgere, completarla entro l’intervallo di tempo impostato e quindi aumentare la tua produttività.
• Meno multitasking: durante un timebox, ti concentri su una singola attività. Ciò impedisce un multitasking meno produttivo e dona un senso di calma alla giornata lavorativa.
• Maggiore motivazione: quando crei un timebox, ti poni l’obiettivo di completare una determinata attività entro quel lasso di tempo. Questo può essere molto motivante. Inoltre noterai subito che vengono rimandate meno attività e potrai spuntare un elemento dopo l’altro nella tua lista di cose da fare. Ciò aumenta anche la tua motivazione.
• Panoramica migliorata: le caselle temporali impostate forniscono una buona panoramica delle attività da svolgere. Questo non è importante solo per la gestione del tuo tempo personale, ma ti aiuta anche con le domande su quando verrà completata un’attività.
• Meno perfezionismo: per le persone che tendono a perfezionare i compiti, un periodo di tempo fisso può aiutare a tracciare una linea, perché non appena finisce un periodo di tempo, deve essere avviato quello successivo. Quindi la regola è che il risultato non deve essere perfetto, ma un compito deve essere completato entro i tempi previsti.
• Meno procrastinazione: tutti conoscono i compiti che tendono a rimanere incompiuti perché spiacevoli. In questi casi, un intervallo di tempo prestabilito garantisce che le attività siano completate. L’esatto periodo di tempo impedisce che i compiti vengano ignorati e aiuta inoltre a motivare, poiché la fine dei compiti è sempre in vista.
• Comunicazione ottimizzata: se tutte le tue attività sono fissate nel tuo calendario e i tuoi colleghi possono visualizzare questo calendario, questo aiuta la collaborazione e offre ai colleghi una buona panoramica del tuo lavoro. In questo modo possono coordinare i compiti tra loro. Funziona ancora meglio se tutto il team utilizza il metodo, in modo che anche tu possa adattare facilmente il tuo programma alle esigenze dei tuoi colleghi.

Le sfide del Timeboxing

• Concetto rigido: soprattutto per le attività creative, può essere difficile stabilire un arco temporale e un calendario rigido può ostacolare il processo di creatività. Tuttavia, a seconda delle tue preferenze personali, il timeboxing può supportare i processi creativi quando tu o il tuo team non dovete pensare a cosa verrà dopo, ma potete affrontare le attività secondo un piano. Può anche aiutare a pianificare le attività di routine con il timeboxing e mantenere il resto della giornata libero per attività creative. In questo modo, i compiti necessari vengono svolti e c’è ancora abbastanza flessibilità per le fasi di lavoro creative.
• Difficoltà di stima: quando si inizia a utilizzare il timeboxing o si ricevono compiti nuovi e non familiari, all’inizio può essere difficile stimare il tempo effettivo richiesto per un’attività. Tuttavia, questo fa parte del normale processo di apprendimento e non dovrebbe demotivarti a lavorare con Timeboxing.
• Interruzione del flusso: Ci sono fasi in cui entriamo nel cosiddetto flusso e il lavoro ci risulta facile. Tempi rigidi possono portare a un’interruzione del flusso di lavoro, che potrebbe non essere possibile riprendere in un secondo momento. Qui è importante trovare la migliore soluzione possibile per te. Ad esempio, potrebbe avere senso raggruppare insieme attività simili per elaborarle tutte contemporaneamente nel flusso.
• Qualità inferiore: il timeboxing non consiste nel portare a termine un compito perfettamente, ma nel completarlo entro un periodo di tempo prestabilito. Ciò può portare a lavorare troppo frettolosamente, con ripercussioni sulla qualità dei risultati. Pertanto, assicurati che un timebox non sia troppo lungo, ma nemmeno troppo breve. Inoltre, il metodo non è adatto per attività in cui la qualità del risultato è più importante del tempo impiegato.
• Sovraccarico: il timeboxing può aiutarti a pianificare le tue attività, ma non è il metodo giusto per tutti, poiché ci sono persone che si sentono rapidamente sopraffatte da un programma fitto di impegni. Hai provato il timeboxing e hai scoperto che il metodo non fa per te? Quindi prova altre strategie di gestione del tempo, come la Tecnica del Pomodoro o il Timeblocking.
  

Conclusione

Il timeboxing può aiutarti a svolgere le tue attività in modo strutturato e ad aumentare la tua produttività assegnando un periodo di tempo fisso alle attività. Tuttavia, il timeboxing, come altri metodi di gestione del tempo, è utile solo se si adatta a te e al tuo modo di lavorare. Per adattare il Timeboxing al proprio modo di lavorare, è possibile abbinarlo anche ad altri metodi di gestione del tempo, come la tecnica del Pomodoro o il Getting Things Done.

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