Gestione del tempo nel progetto: timeboxing

Ecco come ottenere il massimo della produttività

Cos’è il timeboxing?

Spesso le semplici liste delle cose da fare non ci aiutano a sbrigare i compiti in modo strutturato e coerente. Questo perché di solito ci sono troppe cose da fare e quindi è difficile decidere da dove cominciare. Spesso finiamo per scegliere compiti semplici, più facili da portare a termine o che preferiamo fare rispetto ad altri. Inoltre, alcuni compiti, pur essendo importanti ma non urgenti, vengono spesso dimenticati o semplicemente non si trova il tempo per occuparsene, come ad esempio l’apprendimento continuo o la formazione continua. Inoltre, può essere difficile conciliare la lista delle cose da fare con il tempo a disposizione per portarle a termine, dato che non ci sono scadenze o che la scadenza per i compiti più impegnativi è ancora lontana. In questi casi può entrare in gioco la legge di Parkinson, secondo cui per portare a termine un compito ci vuole esattamente il tempo a disposizione.
Di fronte a queste difficoltà, il metodo del timeboxing può essere d’aiuto. Ti permette di strutturare il tuo tempo e i tuoi compiti, aumentare la tua produttività e ottimizzare i processi. Per raggiungere questo obiettivo, stabilisci per un compito specifico un intervallo di tempo fisso, il cosiddetto «timebox», e poniti l’obiettivo di portare a termine il compito entro quel lasso di tempo. A tal fine, definisci esattamente cosa deve essere raggiunto alla fine del timebox. A seconda dell’attività, un timebox può durare da pochi minuti a diverse ore o addirittura giorni.

Dove si usa il timeboxing?

Dato che questo metodo è molto flessibile, non puoi usarlo solo per pianificare la tua giornata lavorativa. Anzi, viene utilizzato anche nella gestione agile dei progetti e nel lavoro secondo Scrum, per coordinare le attività all’interno del team o per rendere più efficienti le riunioni.

Ecco come funziona il timeboxing

Che tu voglia usare il timeboxing per gestire il tuo tempo personale o per il tuo team, il principio di base è lo stesso.

Passaggio 1: panoramica

Fatti un'idea generale dei tuoi compiti, perché puoi pianificare in modo efficace solo se sai esattamente cosa c'è da fare. A tal fine puoi usare la tua lista personale delle cose da fare, gli sprint di un progetto agile o anche un Strumento per la gestione delle attività utilizzare. Per i compiti più impegnativi puoi procedere come nel caso della Metodo Pomodoro Suddividi il tutto in piccoli passaggi. Annota anche le attività di routine che si ripetono regolarmente o quelle importanti per cui in genere non riesci a trovare il tempo. Descrivi i compiti nel modo più concreto possibile ed evita formulazioni vaghe. In questo modo l’obiettivo preciso del compito risulterà chiaro, il che ti aiuterà in seguito a valutare il tempo necessario e a rispettare il timebox stabilito.
Puoi inoltre raggruppare attività simili tramite il “batching” e sbrigarle tutte insieme in una finestra temporale. Questo è utile, ad esempio, nella gestione delle e-mail, perché così non devi trasferire i singoli messaggi in un timebox e sbrigarli uno per uno, ma puoi gestire più messaggi in una finestra temporale prestabilita.

Passo 2: Stima del tempo necessario

Nel passaggio successivo devi stimare quanto tempo ti servirà realisticamente per portare a termine i vari compiti. Potrebbero essere pochi minuti, ma anche diverse ore, giorni o persino mesi. Più hai descritto il compito in modo concreto nel primo passaggio, più facile dovrebbe essere ora stimare il tempo necessario.

Passaggio 3: pianifica una fascia oraria

Ora dai un’occhiata al tuo calendario e trova un momento in cui puoi sbrigare questo lavoro. In questo modo puoi pianificare la tua giornata lavorativa. Usi il timeboxing in team? Allora in quel momento discutete se la stima della durata è corretta e pianificate insieme un intervallo di tempo per l’attività.
Se sono necessari tempi di preparazione o di follow-up, dovresti inserirli il prima possibile accanto alla rispettiva attività. Per avere sempre una visione d’insieme ottimale delle tue attività, può essere utile anche codificare con colori diversi le varie categorie di attività.
Il nostro consiglio: quando pianifichi le tue giornate lavorative, tieni conto anche della tua produttività. Riesci a concentrarti meglio del solito in un determinato momento della giornata? Allora cerca di programmare i compiti che richiedono molta concentrazione e attenzione, se possibile, in un momento in cui sei particolarmente produttivo.

Fase 4: Pause e margine di tempo

Assicurati di prevedere sempre delle pause e un intervallo di tempo come margine di sicurezza per eventuali imprevisti o lavoro extra non pianificato. Secondo la nostra esperienza, è utile prevedere dei margini di sicurezza prima della fine della giornata e nell’ultimo giorno lavorativo della settimana. In questo modo potrai sbrigare tutte le cose urgenti e rimandare i compiti imprevisti ai periodi di margine. Anche se usi il timeboxing per il tuo team, non dimenticare assolutamente di prevedere pause e margini di tempo. Così terrai conto delle esigenze dei membri del team ed eviterai un carico di lavoro eccessivo.

Che tu voglia annotare i blocchi di tempo su un foglietto, inserirli nel tuo calendario, usare un’app o una tabella Excel, dipende solo da te. L’importante è che tu possa accedervi in qualsiasi momento, così da poter iniziare a lavorare sull’attività quando arriva il momento del timebox pianificato. Rispetta rigorosamente la sequenza delle attività nel tuo calendario. Se durante lo svolgimento delle fasce orarie ti sei reso conto di aver sottovalutato il tempo necessario, o se si sono aggiunte nuove attività? Allora, al termine della giornata lavorativa, prenditi il tempo necessario per rivedere la pianificazione dei giorni successivi. In questo modo, quando ti chiedono a che punto sei con un’attività, potrai sempre rispondere con precisione su quando prevedi di lavorarci o di portarla a termine.

Quanto dovrebbe essere lungo un timebox?

Non ci sono regole fisse sulla durata di un timebox. Per questo ci sono team che usano blocchi di tempo che durano diverse settimane o addirittura mesi. Tieni però presente che tu o il tuo team dovreste potervi concentrare completamente sul lavoro durante un timebox. Cioè, non dovresti farti distrarre da nulla. Dato che probabilmente dovrai collaborare anche ad altre attività mentre sei impegnato in compiti o progetti più grandi, e quindi non potrai concentrarti completamente sul compito del tuo timebox, spesso è utile suddividere i compiti più grandi in passaggi più piccoli. In questo modo è più facile gestire il compito e lavorare costantemente verso il tuo obiettivo. Inoltre, può essere motivante spuntare i piccoli passaggi al termine di un timebox, invece di avere la sensazione che un compito grande non finisca mai.

Il timeboxing per le riunioni

Oltre a pianificare le attività della tua giornata lavorativa o di quella del tuo team, puoi usare il timeboxing anche per rendere più efficaci le riunioni. Stabilire intervalli di tempo ben definiti per determinati argomenti all’ordine del giorno può aiutarti a rimanere in tema durante la riunione e a discutere tutti i punti importanti. Per farlo basta stabilire un ordine del giorno, aggiungere tempi fissi e condividere l’ordine del giorno con i partecipanti. Durante la riunione, poi, assicurati che ogni intervallo di tempo venga rispettato.

Suggerimenti per l’utilizzo del timeboxing

1. Rispetta i tempi previsti dal timeboxing

Per ottenere il massimo dal timeboxing, ti consiglio di non modificare gli intervalli di tempo pianificati, anche se a volte potrebbe sembrare sensato farlo. Questo è importante soprattutto quando inizi a lavorare con questo metodo, per non ricadere nelle vecchie abitudini. Per lo stesso motivo, dovresti impegnarti con disciplina a rispettare i tempi previsti per ogni attività. A tal fine, può esserti d’aiuto impostare un timer che ti ricordi quando il timebox è terminato.

2. Prevedi dei margini e delle pause

Soprattutto quando ci sono tantissime cose da fare, è davvero forte la tentazione di dedicare l’intera giornata a portarle a termine. Ma non è una buona idea. Da un lato, hai assolutamente bisogno di pause tra un compito e l’altro per ricaricare le energie e riuscire a concentrarti su quelli successivi. D’altra parte, può capitare che alcune attività richiedano più tempo del previsto o che si verifichino imprevisti e interruzioni. Per questo è fondamentale prevedere margini di tempo sufficienti. Dopo aver lavorato per un po’ con il timeboxing, capirai subito qual è il margine di tempo ottimale per te.

3. Intervalli di tempo realistici

Soprattutto all’inizio, può capitare che le fasce orarie che hai pianificato siano troppo brevi o troppo lunghe. Spesso tendiamo a sopravvalutarci o a sottovalutare il carico di lavoro. Questo può portare a frustrazione o stress. Con un po’ di esperienza con il timeboxing, però, di solito riesci a valutare il carico di lavoro in modo realistico.
Il nostro consiglio: all’inizio prendi nota dei tempi che ti sono effettivamente serviti per portare a termine un’attività e adatta le attività simili future in base alla tua esperienza.

Vantaggi del timeboxing

• Valutazione più accurata del tempo necessario: per creare un timebox, devi prima dare una priorità alle tue attività e poi valutarle. In questo modo imparerai in fretta quanto tempo impieghi davvero a svolgere un’attività e potrai migliorare la tua pianificazione futura.
• Aumento della produttività: l'intervallo di tempo impostato per il completamento di un'attività ti aiuta a concentrarti sull'attività da svolgere, completarla entro l'intervallo di tempo impostato e quindi aumentare la tua produttività.
• Meno multitasking: durante un timebox ti concentri su un unico compito. In questo modo eviti il multitasking, che riduce la produttività, e porti un po’ di calma nella tua giornata lavorativa.
• Maggiore motivazione: quando imposti un timebox, ti poni l’obiettivo di portare a termine un determinato compito entro quel lasso di tempo. Questo può essere davvero motivante. Inoltre, ti accorgerai presto che rimandi meno compiti e che riesci a spuntare una voce dopo l’altra dalla tua lista delle cose da fare. Anche questo aumenta la tua motivazione.
• Panoramica migliorata: grazie alle fasce orarie prestabilite, avrai una buona visione d’insieme delle attività da portare a termine. Questo non solo è importante per la tua gestione personale del tempo, ma ti aiuta anche a rispondere alle richieste su quando un’attività sarà completata.
• Meno perfezionismo: per chi tende a voler portare a termine i compiti alla perfezione, un intervallo di tempo prestabilito può aiutare a chiudere un capitolo, perché appena finisce un “timebox” bisogna passare subito a quello successivo. L’importante, quindi, è che il risultato non debba essere perfetto, ma che l’attività venga portata a termine entro il tempo a disposizione.
• Meno procrastinazione: tutti abbiamo dei compiti che tendiamo a rimandare perché non ci piacciono. In questi casi, un intervallo di tempo prestabilito garantisce che i compiti vengano portati a termine. Il limite di tempo preciso impedisce di ignorare i compiti e aiuta anche a mantenere alta la motivazione, dato che la fine del lavoro è sempre in vista.
• Comunicazione ottimizzata: se tutti i tuoi compiti sono inseriti nel tuo calendario e i tuoi colleghi possono visualizzarlo, questo facilita la collaborazione e offre ai colleghi una buona panoramica del tuo lavoro. In questo modo possono coordinarsi tra loro. Funziona ancora meglio se tutto il team usa questo metodo, così anche tu puoi adattare facilmente il tuo programma alle esigenze dei colleghi.

Le sfide del Timeboxing

• Approccio rigido: soprattutto quando si tratta di attività creative, può essere difficile stabilire un limite di tempo, e un timebox rigido può ostacolare il processo creativo. A seconda delle tue preferenze personali, però, il timeboxing può anche favorire i processi creativi, se tu o il tuo team non dovete pensare a cosa fare dopo, ma potete affrontare i compiti secondo il piano. Può anche essere utile pianificare le attività di routine con il timeboxing e riservare il resto della giornata ai compiti creativi. In questo modo, i compiti necessari vengono portati a termine e rimane comunque abbastanza flessibilità per le fasi di lavoro creative.
• Problemi nella stima: quando inizi a usare il timeboxing o ti vengono assegnati compiti nuovi e sconosciuti, all’inizio può essere difficile stimare il tempo effettivo necessario per portare a termine un’attività. Questo però fa parte del normale processo di apprendimento e non dovrebbe scoraggiarti dal lavorare con il timeboxing.
• Interruzione del flusso: ci sono momenti in cui entriamo nel cosiddetto “flusso” e il lavoro ci viene naturale. Le scadenze rigide possono però interrompere questo flusso di lavoro e, a volte, non è più possibile riprenderlo in un secondo momento. In questi casi è importante trovare la soluzione migliore per te. Può essere utile, ad esempio, raggruppare compiti simili per lavorarci tutti insieme mentre sei nel flusso.
• Qualità inferiore: con il timeboxing non si tratta di portare a termine un compito alla perfezione, ma di completarlo entro un lasso di tempo prestabilito. Questo può portare a lavorare in modo troppo frettoloso, a discapito della qualità dei risultati. Tieni quindi presente che un timebox non deve essere né troppo lungo né troppo breve. Inoltre, questo metodo non è adatto per attività in cui la qualità del risultato è più importante del tempo impiegato.
• Sovraccarico: il timeboxing può aiutarti a pianificare le tue attività, ma non è il metodo adatto a tutti, perché ci sono persone che si sentono subito sopraffatte da un’agenda fitta di impegni. Hai provato il timeboxing e hai capito che questo metodo non fa per te? Allora perché non provi altre strategie di gestione del tempo, come la tecnica del Pomodoro o il timeblocking?
  

Conclusione

Il timeboxing può aiutarti a svolgere i tuoi compiti in modo strutturato e ad aumentare la tua produttività, assegnando a ogni attività un intervallo di tempo fisso. Tuttavia, il timeboxing, come altri metodi di gestione del tempo, è utile solo se si adatta a te e al tuo modo di lavorare. Per adattare il timeboxing al tuo modo di lavorare, puoi combinare questo metodo con altre tecniche di gestione del tempo, come ad esempio la tecnica del Pomodoro o il Getting Things Done.

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