Analisi del valore acquisito
Cos’è l’analisi del valore acquisito e come può aiutarti a gestire e monitorare i progetti, oltre a fungere da sistema di allerta precoce per gli scostamenti dai costi e dalle scadenze?
L'analisi del valore acquisito (EVA) è uno strumento che serve a misurare lo stato di avanzamento e il successo di un progetto ai fini del controllo di gestione, oltre che a rappresentare la situazione attuale in termini di tempistiche e costi. Come sinonimi si usano anche i termini "analisi del valore delle prestazioni", "analisi del valore di rendimento", "metodo del valore di completamento" o "analisi del valore del lavoro".
Definizione
L'analisi del valore acquisito (EVA) è un metodo di controllo di gestione che, indipendentemente dalle dimensioni e dalla complessità di un progetto, fornisce indicatori chiari sullo stato di avanzamento del progetto grazie ai dati pianificati e effettivi relativi a costi, tempi e volume di lavoro. I risultati dei calcoli offrono informazioni attendibili sullo stato del progetto e costituiscono una base per le previsioni sull’andamento futuro del progetto in termini di costi e durata.
Obiettivi
I project manager usano l'analisi del valore acquisito (EVA) per controllare costi e scadenze, confrontando i valori pianificati con quelli effettivi in un determinato periodo di tempo. In questo modo possono verificare se tempo e denaro vengono utilizzati in modo sensato e, su questa base, prendere decisioni informate sull'andamento futuro del progetto.
L’EVA viene utilizzata per:
- monitorare il rispetto delle scadenze e dei costi
- Prevedere i costi totali previsti e la data di completamento di un progetto
- Fornire un allarme preventivo per il controllo di gestione del progetto
Termini di base
Impiego di risorse previsto (PV): L’impiego di risorse previsto comprende i risultati previsti del progetto e le risorse pianificate a tal fine. Viene calcolato sulla base della pianificazione del progetto e costituisce la base per i calcoli successivi.
PV = quantità pianificata x costi pianificati
Costi effettivi (AC): i costi effettivi sostenuti fino a una data di riferimento per il lavoro svolto. Questo valore proviene di solito dai prospetti dei costi o dal Controlling.
AC = quantità effettiva x costi effettivi
Percentuale di completamento (PC): questo valore è espresso in percentuale e indica la percentuale di un progetto che è già stato completato entro la data chiave.
Valore realizzato (EV): il valore realizzato del lavoro svolto indica quanto valore ha creato il lavoro su un progetto entro la data chiave.
EV = PV * PC
Varianza dei costi (CV): questo valore indica se il progetto ha prodotto più costi di quelli che avrebbe dovuto avere alla data chiave, ovvero se il progetto rientra nel quadro dei costi pianificati.
CV = EV – AC
Indice di prestazione dei costi (CPI): questa è una metrica per valutare i costi relativi sostenuti in relazione all'ambito del progetto (efficacia dei costi).
CPI = EV / AC
Variazione della pianificazione (SV): con la variazione della pianificazione puoi vedere se il progetto è in anticipo o in ritardo sulla pianificazione.
SV = EV – PV
Schedule Performance Index (SPI): l'efficienza temporale valuta lo stato di avanzamento del progetto in relazione alla pianificazione.
SPI = EV / PV
Come si esegue un’analisi dell’Earned Value?
1. Determinare le variabili di input (Questi sono i costi totali pianificati di un progetto e la durata del progetto.)
Questi dati derivano dal piano strutturale del progetto e dal calcolo dei costi. Durante il progetto, puoi usare queste informazioni per calcolare e analizzare gli indicatori quando vuoi, ad esempio una volta al mese in una data prestabilita
2. Determinare la spesa pianificata, i costi effettivi e il valore realizzato alla data chiave corrente
Per calcolare il valore di completamento, devi prima determinare il grado di completamento. Questo può essere calcolato in diversi modi. Valuta, in base alla tua esperienza, quale metodo sia più adatto al tuo progetto o all’attività in questione.
- Percentuale di completamento: in questa variante, i tuoi collaboratori valutano i propri progressi e li esprimono in percentuale. Prendi però questi dati con le pinze, perché le persone tendono a sopravvalutare il lavoro che hanno già portato a termine.
- Regola 0/100: in questo caso, solo le attività completate vengono conteggiate al 100%. Tutte le altre attività vengono valutate allo 0%. Questa variante è particolarmente adatta per attività brevi e progetti con cicli di rendicontazione brevi, nonché per attività dai risultati incerti. Dato che il grado di completamento viene costantemente sottostimato, questo è un metodo sicuro
- Regola del 25/75: in questo caso, ogni attività avviata viene valutata al 25% e solo una volta completata viene aggiunto il restante 75%. In questo modo si attenua la regola dello 0/100.
- Regola del 50/50: un’attività iniziata viene sempre valutata al 50%. In questo modo, la prima metà delle attività viene sopravvalutata, mentre a partire dalla seconda metà viene sottovalutata. Questa regola è particolarmente adatta alle attività brevi che iniziano e finiscono entro due periodi di rendicontazione consecutivi.
3. Calcolare il costo e la varianza del programma
I valori negativi indicano che stai superando i costi previsti o che il progetto è in ritardo rispetto alla tabella di marcia. Se i valori sono positivi, significa che finora il progetto ha comportato costi inferiori al previsto oppure che è proceduto più velocemente.
4. Calcolare gli indici di performance CPI e SPI
Scostamento rispetto alla tempistica prevista in relazione all’ambito del progetto fino a quel momento.
Per quanto riguarda il CPI (efficienza dei costi), un valore inferiore a 1 indica che le prestazioni fornite finora hanno comportato costi superiori a quelli previsti. Se il valore è esattamente 1, il tuo progetto è perfettamente in linea con la pianificazione. Se il valore è superiore a 1, invece, hai risparmiato sui costi.
Lo stesso vale per lo SPI (efficienza temporale): se il valore è inferiore a 1, il tuo progetto è in ritardo rispetto al piano. Se il valore è 1, il progetto procede esattamente secondo i piani, mentre se è superiore a 1, l’avanzamento del progetto è più veloce del previsto.
5. Calcolare i valori previsti per i costi del progetto
Di solito vengono calcolati due valori per questo in base a ipotesi diverse.
- Ipotesi che le misure adottate in futuro abbiano effetto: se parti dal presupposto che non si verificheranno ulteriori scostamenti dal piano, i costi totali previsti (Estimate at Completion = EAC) corrispondono alla somma dei costi sostenuti finora e dei costi previsti rimanenti.
EAC = AC + (PV – EV) - Ipotesi che il CPI rimanga costante: se pensi che l’errore nella pianificazione dei costi rimanga invariato, calcola l’EAC applicando il CPI attuale all’intero calcolo del progetto.
EAC = PV / CPI
6. Calcolare i valori di previsione per la durata del progetto
Il modo più semplice per prevedere la durata del progetto è dividere la durata inizialmente prevista per lo SPI calcolato. Tuttavia, questo calcolo fornisce solo una stima approssimativa e non è molto affidabile, poiché non tiene conto delle interdipendenze tra le attività e, ad esempio, della disponibilità delle risorse. Puoi ottenere previsioni più affidabili, ad esempio, combinando questa stima con la tecnica del diagramma di rete o del percorso critico.
7. Interpretare le cifre chiave
Le rappresentazioni grafiche sono spesso più facili da capire e più chiare delle tabelle. Per questo motivo, puoi rappresentare l’andamento temporale dei valori anche tramite grafici lineari. Grazie all'andamento delle linee, sia tu che chiunque a cui presenterai l'analisi potrete capire a colpo d'occhio se i valori di produzione previsti e quelli effettivi corrispondono e come si comportano i costi e le scadenze. In un grafico di questo tipo puoi anche valutare l’efficacia delle misure di controllo che hai adottato in passato.
8. Prendi le misure
Se i valori determinati si discostano fortemente dai valori pianificati, dovresti cercare di scoprire la causa e prendere misure contro di essa.
Panoramica dei termini
AC (Actual Cost) | Costo effettivo
CPI (Cost Performance Index) | Efficienza dei costi
CV (Cost Variance) | Scostamento di costo
EAC (Stima al completamento) | Costo totale previsto
EC (Estimated Completion) | Durata totale prevista
EV (Earned Value) | Valore acquisito
PC (Percent Complete) | Percentuale di completamento
PV (Planned Value) | Costo previsto
SPI (Schedule Performance Index) | Efficienza temporale
SV (Schedule Variance) | Scostamento rispetto al piano
Panoramica delle formule
EV = PV * PC
CPI = EV / AC
CPI > 1: entro il budget
CPI < 1: oltre il budget
CV = EV - AC
SPI = EV / PV
SPI > 1: in linea con il piano
SPI < 1: in ritardo rispetto al piano
SV = EV - PV
EAC:
Nessun altro scostamento: AC + (PV – EV)
Gli scostamenti rimangono costanti: PV / CPI
EC = durata prevista / SPI
Vantaggi
- Il lavoro completato viene valutato in base ai costi inizialmente previsti e a quelli effettivi
- fornisce, al momento scelto, una panoramica dello stato del progetto in termini di tempi e costi
- Con l’EVA si può prevedere l’andamento futuro del progetto
- il metodo è oggettivo e completamente trasparente
- I progetti diventano comparabili tra loro
Svantaggi
- L'EVA non fornisce alcuna indicazione sulla qualità del lavoro svolto
- L'implementazione richiede molto tempo se i calcoli non vengono eseguiti automaticamente in un software di gestione dei progetti
- Garantire l’aggiornamento e la qualità dei dati richiede uno sforzo maggiore
- la stima del grado di completamento può essere imprecisa
- L'interpretazione degli indicatori richiede esperienza
- È applicabile solo a progetti con un ambito di prestazioni chiaramente definito e presuppone un elevato grado di maturità del progetto
Conclusione
L'analisi del valore acquisito è uno strumento davvero prezioso per monitorare e gestire i progetti, oltre che come sistema di allerta precoce per scostamenti rispetto alle scadenze e ai costi. Molti project manager, però, si lasciano scoraggiare dalla moltitudine di indicatori e formule. Un buon software di gestione dei progetti calcola automaticamente tutti gli indicatori, offrendoti così in ogni momento una preziosa panoramica sullo stato del tuo progetto e previsioni significative sull’andamento futuro dei tuoi progetti.
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