Earned Value -analyysi
Mikä on ansaitun arvon analyysi ja miten se voi auttaa sinua hallinnoimaan ja seuraamaan projekteja sekä toimimaan varhaisvaroitusjärjestelmänä kustannus- ja aikataulupoikkeamien varalta?
Earned Value -analyysi (EVA) on työkalu, jolla mitataan projektin etenemistä ja onnistumista taloushallinnon tarpeisiin sekä kuvataan ajankohtaista aikataulu- ja kustannustilannetta. Synonyymeinä käytetään myös termejä suoritusarvoanalyysi, tuottoarvoanalyysi, valmistumisarvomenetelmä tai työarvoanalyysi.
Määritelmä
Earned Value -analyysi (EVA) on valvontamenetelmä, joka tuottaa selkeät avainluvut projektin etenemisestä riippumatta projektin koosta ja monimutkaisuudesta käyttämällä kustannuksia, aikataulua ja työmäärää koskevia suunnitelma- ja toteutumatietoja. Laskelmien tulokset antavat luotettavaa tietoa projektin tilasta ja muodostavat perustan ennusteille projektin jatkokehityksestä kustannusten ja keston osalta.
Tavoitteet
Projektipäälliköt käyttävät ansaitun arvon analyysiä (Earned Value Analysis) kustannusten ja aikataulujen tarkasteluun vertaamalla suunnitelma-arvoja todellisiin arvoihin tietyllä ajanjaksolla. Näin he voivat tarkistaa, käytetäänkö aikaa ja rahaa järkevästi, ja tehdä tämän perusteella perusteltuja päätöksiä projektin jatkosta.
EVA:ta käytetään:
- aikataulun ja kustannusten noudattamisen seurantaan
- projektin arvioitujen kokonaiskustannusten ja lopullisen määräajan ennustamiseen
- varhaisvaroitusten antamiseen projektinhallinnalle
Perustermit
Suunnitellut kustannukset (PV): Suunnitellut kustannukset sisältävät arvioidut projektitulokset sekä niihin suunnitellut kustannukset. Ne lasketaan projektisuunnittelun perusteella ja muodostavat perustan muille laskelmille.
PV = suunniteltu määrä x suunnitellut kustannukset
Todelliset kustannukset (AC): Todelliset kustannukset, jotka ovat kertyneet tehdystä työstä tiettyyn päivämäärään mennessä. Tämä arvo on yleensä peräisin kustannuskatsauksista tai taloushallinnosta.
AC = todellinen määrä x todelliset kustannukset
Valmistumisprosentti (PC): Tämä arvo ilmoitetaan prosentteina ja kertoo, kuinka suuri osa hankkeesta on saatu valmiiksi määräpäivään mennessä.
Ansaittu arvo (EV): Suoritetun työn ansaittu arvo kertoo, kuinka paljon arvoa projekti on tuottanut tiettynä ajankohtana.
EV = PV * PC
Kustannusvaihtelu (CV): Tämä arvo kertoo, onko hanke aiheuttanut enemmän kustannuksia kuin mitä sen olisi pitänyt aiheuttaa määräpäivään mennessä, eli onko hanke suunnitellun budjetin sisällä.
CV = EV – AC
Kustannustehokkuusindeksi (CPI): Tämä on mittari, jolla arvioidaan projektin laajuuteen suhteutettuja kustannuksia (kustannustehokkuus).
CPI = EV / AC
Aikataulupoikkeama (SV): Aikataulupoikkeaman avulla voidaan nähdä, onko projekti aikataulusta edellä vai jäljessä.
SV = EV – PV
Aikataulun suorituskykyindeksi (SPI): Aikatehokkuus arvioi projektin edistymistä suhteessa aikatauluun.
SPI = EV / PV
Miten ansaitun arvon analyysi tehdään?
1. Määritä syötettävät muuttujat (Nämä ovat hankkeen suunnitellut kokonaiskustannukset ja kesto.)
Nämä tiedot perustuvat projektin rakennekaavioon ja kustannuslaskelmaan. Projektin aikana voitte tämän perusteella laskea ja analysoida avainlukuja haluttuna ajankohtana, esimerkiksi kerran kuukaudessa ennalta määrättynä päivänä.
2. Määritä suunnitellut menot, toteutuneet kustannukset ja ansaittu arvo kulloisenkin päivämäärän osalta.
Valmistumisarvon määrittämiseksi tarvitset ensin valmistumisasteen. Se voidaan laskea eri tavoin. Arvioi kokemuksesi perusteella, mikä menetelmä sopii parhaiten kyseiseen projektiisi tai toimintaan.
- Valmistumisaste prosentteina: Tässä vaihtoehdossa työntekijänne arvioivat edistymisensä ja ilmoittavat sen prosentteina. Suhtautukaa kuitenkin näihin tietoihin varauksella, sillä ihmisillä on taipumus yliarvioida valmiiksi saamaansa työtä.
- 0/100-sääntö: Tässä laskelmassa otetaan huomioon vain valmiit toiminnot 100 prosentin osuudella. Kaikki muut toiminnot arvostetaan 0 prosenttiin. Tämä vaihtoehto sopii erityisesti lyhyille toiminnoille ja projekteille, joissa raportointijakso on lyhyt, sekä toiminnoille, joiden tulokset ovat epävarmoja. Koska valmistumisaste aliarvioidaan tällä tavoin jatkuvasti, tämä on turvallinen menetelmä
- 25/75-sääntö: Tässä säännössä jokaiselle aloitetulle toiminnalle annetaan 25 prosentin arvosana, ja vasta sen valmistuttua lisätään loput 75 prosenttia. Näin 0/100-sääntöä lievennetään.
- 50/50-sääntö: Aloitettu toiminto arvioidaan tässä aina 50 prosentilla. Tämän seurauksena toimintojen ensimmäinen puolisko arvioidaan liian korkealle ja toisesta puoliskosta lähtien liian matalalle. Tämä sääntö sopii erityisesti lyhyille toiminnoille, jotka aloitetaan ja saatetaan päätökseen kahden peräkkäisen raportointijakson aikana.
3. Laske kustannus- ja aikataulupoikkeamat
Negatiiviset arvot osoittavat, että suunnitellut kustannukset on ylitetty tai että projekti on myöhässä aikataulustaan. Jos arvot ovat positiivisia, projektista on tähän mennessä aiheutunut suunniteltua vähemmän kustannuksia tai projekti on edennyt suunniteltua nopeammin.
4. Laske CPI- ja SPI-tulosindeksit
Aikataulupoikkeama suhteessa projektin tähänastiseen laajuuteen.
CPI:n (kustannustehokkuus) osalta arvo, joka on pienempi kuin 1, tarkoittaa, että tähänastiset suoritukset on toteutettu suunniteltua korkeammilla kustannuksilla. Jos arvo on täsmälleen 1, projektisi on täsmälleen aikataulussa. Arvojen ollessa yli 1 olette sen sijaan pystyneet säästämään kustannuksissa.
Sama pätee SPI-indikaattoriin (aikatehokkuus): jos arvo on alle 1, projektinne on myöhässä aikataulusta. Arvon ollessa 1 projekti etenee täsmälleen aikataulun mukaisesti, ja arvon ollessa yli 1 projektin eteneminen on suunniteltua nopeampaa.
5. Laske projektin kustannusten ennustearvot.
Tätä varten lasketaan yleensä kaksi arvoa eri oletuksilla.
- Oletus siitä, että tulevaisuudessa toteutettavat toimenpiteet tuottavat tulosta: Jos oletetaan, ettei suunnitelmista enää poiketa, ennakoidut kokonaiskustannukset (Estimate at Completion = EAC) ovat tähänastisten kustannusten ja jäljellä olevien suunniteltujen kustannusten summa.
EAC = AC + (PV – EV) - Oletus, että CPI pysyy vakiona: Jos oletetaan, että kustannussuunnittelun virhe säilyy, lasketaan EAC jakamalla tähänastinen CPI koko projektin kustannuslaskelmalle.
EAC = PV / CPI
6. Laske projektin keston ennustearvot
Yksinkertaisin tapa ennustaa projektin kestoa on jakaa alun perin suunniteltu kesto lasketulla SPI-arvolla. Tämä laskelma antaa kuitenkin vain karkean arvion eikä ole kovin luotettava, koska siinä ei oteta huomioon tehtävien keskinäisiä riippuvuuksia eikä esimerkiksi resurssien saatavuutta. Luotettavampia ennusteita saat esimerkiksi, kun teet ennusteen yhdessä verkostosuunnittelumenetelmän tai kriittisen polun kanssa.
7. Tulkitse avainluvut
Visuaaliset esitykset ovat yleensä helpommin ymmärrettäviä ja selkeämpiä kuin taulukot. Tästä syystä voitte esittää arvojen ajallisen kehityksen myös viivadiagrammeissa. Viivojen kulun avulla sinulle ja kaikille, joille esittelet analyysin, käy yhdellä silmäyksellä selväksi, vastaavatko suunnitellut ja todelliset tuotantoarvot toisiaan ja miten kustannukset ja aikataulut kehittyvät. Tällaisesta kaaviosta voit myös havaita aiemmin toteuttamiesi ohjaustoimenpiteiden tehokkuuden.
8. Ryhdy toimenpiteisiin
Jos määritetyt arvot poikkeavat suuresti suunnitelluista arvoista, on syytä selvittää syy ja ryhtyä toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi.
Käsitteiden yleiskatsaus
AC (Actual Cost) | Todelliset kustannukset
CPI (Cost Performance Index) | Kustannustehokkuus
CV (Cost Variance) | Kustannuspoikkeama
EAC (Estimate at Completion) | arvioidut kokonaiskustannukset
EC (Estimated Completion) | Arvioitu kokonaiskesto
EV (Earned Value) | Valmistumisarvo
PC (Percent Complete) | Valmistumisaste
PV (Planned Value) | Suunniteltu kustannus
SPI (Schedule Performance Index) | Aikatehokkuus
SV (Schedule Variance) | Aikataulupoikkeama
Kaavojen yleiskatsaus
EV = PV * PC
CPI = EV / AC
CPI > 1: budjetin mukainen
CPI < 1: budjetin ylittävä
CV = EV – AC
SPI = EV / PV
SPI > 1: aikataulussa
SPI < 1: aikataulusta jäljessä
SV = EV – PV
EAC:
Ei muita poikkeamia: AC + (PV – EV)
Poikkeamat pysyvät vakiona: PV / CPI
EC = suunniteltu kesto / SPI
Edut
- valmistunut työ arvioidaan alun perin suunniteltujen ja todellisten kustannusten perusteella
- antaa valittuna ajankohtana tilannekuvan projektin tilasta ajan ja kustannusten suhteen
- EVA:n avulla voidaan ennustaa projektin tulevaa kehitystä
- menetelmä on objektiivinen ja täysin jäljitettävissä
- Hankkeita voidaan verrata keskenään
Huonot puolet
- EVA ei anna tietoa suoritetun työn laadusta
- toteuttaminen on erittäin työlästä, ellei laskelmia suoriteta automaattisesti projektinhallintaohjelmistossa
- tietojen ajantasaisuuden ja laadun varmistaminen vaatii enemmän työtä
- valmiusasteen arviointi voi olla virheellinen
- Tunnuslukujen tulkinta vaatii kokemusta
- Sitä voidaan soveltaa vain projekteissa, joissa palvelun laajuus on selkeästi määritelty, ja se edellyttää projektin korkeaa kypsyysastetta
Yhteenveto
Earned Value -analyysi on erittäin arvokas työkalu projektien seurantaan ja hallintaan sekä varhaisvaroitusjärjestelmänä aikataulu- ja kustannuspoikkeamien varalta. Monet projektipäälliköt kuitenkin pelästyvät lukuisia tunnuslukuja ja kaavoja. Hyvä projektinhallintaohjelmisto laskee kaikki tunnusluvut automaattisesti ja tarjoaa näin milloin tahansa arvokkaan yleiskuvan projektin tilasta sekä merkityksellisiä ennusteita projektien tulevasta kehityksestä.
Lisätietoja myPARM-projektinhallintaohjelmistosta:
Haluaisitteko tutustua myPARM-ohjelmistoon esittelytilaisuudessa?
Varaa sitten heti aika meiltä!