Analyse de la valeur acquise
Qu'est-ce que l'analyse de la valeur acquise et comment peut-elle vous aider à piloter et à suivre vos projets, tout en servant de système d'alerte précoce en cas d'écarts par rapport au budget et au calendrier ?
L'analyse de la valeur acquise (EVA) est un outil permettant de mesurer l'avancement et la réussite d'un projet à des fins de contrôle de gestion, ainsi que de rendre compte de l'état actuel du calendrier et des coûts. Les termes « analyse de la valeur de performance », « analyse de la valeur de rendement », « méthode de la valeur d'achèvement » ou « analyse de la valeur du travail » sont également utilisés comme synonymes.
Définition
L'analyse de la valeur acquise (EVA) est une méthode de contrôle de gestion qui, quelle que soit la taille et la complexité d'un projet, fournit des indicateurs clairs sur l'avancement du projet à l'aide de données prévisionnelles et réelles concernant les coûts, les délais et l'étendue des prestations. Les résultats de ces calculs fournissent des informations fiables sur l'état d'avancement du projet et constituent une base pour établir des prévisions concernant la suite du projet en termes de coûts et de durée.
Objectifs
Les chefs de projet utilisent l’analyse de la valeur acquise pour contrôler les coûts et les délais en comparant les valeurs prévisionnelles aux valeurs réelles sur une période donnée. Cela leur permet de vérifier si le temps et l’argent sont utilisés à bon escient et, sur cette base, de prendre des décisions éclairées quant à la suite du projet.
L’EVA est utilisée pour :
- suivre le respect des délais et des coûts
- Estimer le coût total prévisionnel et la date d'achèvement d'un projet
- émettre des alertes précoces pour le suivi du projet
Termes de base
Charges prévisionnelles (PV) : les charges prévisionnelles comprennent les résultats attendus du projet ainsi que les charges prévues à cet effet. Elles sont déterminées à partir de la planification du projet et constituent la base des calculs ultérieurs.
VP = quantité prévue x coûts prévus
Coûts réels (AC) : les coûts effectifs engagés jusqu'à une date de référence pour le travail effectué. Cette valeur provient généralement des relevés de coûts ou du contrôle de gestion.
CR = quantité réelle x coûts réels
Pourcentage d'achèvement (PA) : Cette valeur est donnée en pourcentage et indique la proportion d'un projet qui a déjà été achevée à la date clé.
Valeur acquise (VA) : La valeur acquise du travail effectué indique combien de valeur le travail sur un projet a créé à la date clé.
VA = VP * PA
Écart de coût (EC) : Cette valeur indique si le projet a produit plus de coûts qu'il n'aurait dû à la date clé, c'est-à-dire si le projet est dans le cadre des coûts prévus.
EC = VA - CR
Indice de Performance des Coûts (IPC) : Il s'agit d'une métrique pour évaluer les coûts relatifs encourus par rapport à la portée du projet (efficacité des coûts).
IPC = VA / CR
Écart de délai (ED): Avec l'écart de calendrier, vous pouvez voir si le projet est en avance ou en retard.
ED = VA - VP
Indice de performance des délais (IPD) : L'efficacité temporelle évalue le progrès du projet par rapport au calendrier.
IPD = VA / VP
Comment réalisez-vous une analyse de la valeur acquise ?
1. Déterminez les variables d'entrée
Celles-ci découlent du plan de structure du projet et du calcul des coûts. Au cours du projet, vous pouvez, sur cette base, calculer et analyser les indicateurs au moment de votre choix, par exemple une fois par mois à une date de référence définie.
2. Déterminez les dépenses prévues, les coûts réels et la valeur acquise à la date clé actuelle
Pour déterminer la valeur d'achèvement, vous devez d'abord connaître le taux d'avancement. Celui-ci peut être calculé de différentes manières. En vous appuyant sur votre expérience, évaluez la méthode la plus adaptée à votre projet ou à votre activité.
- Taux d'avancement en pourcentage : dans cette variante, vos collaborateurs évaluent leur progression et l'expriment en pourcentage. Interprétez toutefois ces données avec prudence, car les gens ont tendance à surestimer le travail qu'ils ont déjà accompli.
- Règle du 0/100 : seules les activités achevées sont prises en compte à 100 % dans le calcul. Toutes les autres activités sont évaluées à 0 %. Cette variante convient particulièrement aux activités de courte durée et aux projets comportant des cycles de reporting courts, ainsi qu'aux activités dont les résultats sont incertains. Étant donné que le degré d’achèvement est ainsi systématiquement sous-évalué, il s’agit d’une méthode sûre
- Règle des 25/75 : selon cette règle, toute activité entamée est évaluée à 25 %, et ce n’est qu’une fois celle-ci achevée que les 75 % restants sont ajoutés. Cela permet d’assouplir la règle des 0/100.
- Règle du 50/50 : une activité entamée est toujours évaluée à 50 % dans ce cas. De ce fait, la première moitié des activités est surévaluée, tandis que la seconde moitié est sous-évaluée. Cette règle convient particulièrement aux activités courtes qui débutent et s'achèvent au cours de deux périodes de reporting consécutives.
3. Calculez l'écart de coût et l'écart de calendrier
Les valeurs négatives indiquent que vous dépassez les coûts prévus ou que le projet accuse un retard par rapport à son calendrier. Si les valeurs sont positives, cela signifie que le projet a engendré jusqu’à présent moins de coûts que prévu ou qu’il a progressé plus rapidement que prévu.
4. Calculez les indices de performance CPI et SPI
Écart par rapport au calendrier initial compte tenu de l'étendue actuelle du projet.
En ce qui concerne le CPI (efficacité des coûts), une valeur inférieure à 1 indique que les prestations réalisées jusqu'à présent ont entraîné des coûts supérieurs à ceux prévus. Si la valeur est exactement égale à 1, votre projet respecte parfaitement le calendrier prévu. En revanche, lorsque la valeur est supérieure à 1, vous avez pu réaliser des économies.
Il en va de même pour le SPI (efficacité temporelle) : si la valeur est inférieure à 1, votre projet est en retard par rapport au calendrier prévu. Si la valeur est égale à 1, le projet se déroule exactement comme prévu, et si elle est supérieure à 1, l'avancement du projet est plus rapide que prévu.
5. Calculez les valeurs prévisionnelles pour les coûts du projet Habituellement
Deux valeurs sont calculées à cet effet sous différentes hypothèses.
- Hypothèse selon laquelle les mesures prises à l'avenir porteront leurs fruits : si vous partez du principe qu'il n'y aura plus d'écarts par rapport au budget, le coût total prévisionnel (Estimate at Completion = EAC) correspond alors à la somme de vos coûts encourus à ce jour et des coûts prévisionnels restants.
EAC = AC + (PV – EV) - Hypothèse selon laquelle le CPI reste constant : si vous partez du principe que l’écart dans la planification des coûts persiste, calculez l’EAC en répartissant le CPI cumulé à ce jour sur l’ensemble du budget du projet.
EAC = PV / CPI
6. Calculez les valeurs prévisionnelles pour la durée du projet
La méthode la plus simple pour estimer la durée du projet consiste à diviser la durée initialement prévue par le SPI calculé. Toutefois, ce calcul ne fournit qu’une estimation approximative et n’est pas très fiable, car il ne tient pas compte des interdépendances entre les tâches ni, par exemple, de la disponibilité des ressources. Vous obtiendrez des prévisions plus fiables, par exemple, en combinant cette méthode avec la technique du réseau ou celle du chemin critique.
7. Interprétez les indicateurs clés
Les représentations visuelles sont généralement plus faciles à comprendre et plus claires que les tableaux. C'est pourquoi vous pouvez également représenter l'évolution des valeurs dans le temps à l'aide de graphiques linéaires. Grâce à l'évolution des courbes, vous-même et toutes les personnes à qui vous présentez cette analyse pouvez voir d'un seul coup d'œil si les valeurs de production prévues et réelles concordent, ainsi que l'évolution des coûts et des délais. Un tel graphique vous permet également d’évaluer l’efficacité des mesures de contrôle que vous avez prises par le passé.
8. Prenez des mesures
Si les valeurs déterminées s'écartent fortement des valeurs prévues, vous devez essayer de trouver la cause et prendre des mesures contre celle-ci.
Aperçu des termes
AC (Actual Cost) | Coût réel
CPI (Cost Performance Index) | Rentabilité
CV (Cost Variance) | Écart de coût
EAC (Estimate at Completion) | Coût total prévu
EC (Estimated Completion) | Durée totale prévue
EV (Earned Value) | Valeur acquise
PC (Percent Complete) | Pourcentage d’avancement ou degré d’achèvement
PV (Planned Value) | Coût prévisionnel
SPI (Schedule Performance Index) | Efficacité temporelle
SV (Schedule Variance) | Écart par rapport au planning
Aperçu des formules
EV = PV * PC
CPI = EV / AC
CPI > 1 : dans les prévisions
CPI < 1 : supérieur aux prévisions
CV = EV - AC
SPI = EV / PV
SPI > 1 : dans les prévisions
SPI < 1 : en retard par rapport aux prévisions
SV = EV - PV
EAC :
Pas d’autres écarts : AC + (PV – EV)
Les écarts restent constants : PV / CPI
EC = durée prévue / SPI
Avantages
- Le travail achevé est évalué sur la base des coûts initialement prévus et des coûts réels
- fournit, à la date choisie, un aperçu de l'état d'avancement du projet en termes de délais et de coûts
- l’EVA permet de prévoir l’évolution future du projet
- Cette méthode est objective et entièrement traçable
- Les projets deviennent comparables entre eux
Inconvénients
- L'EVA ne fournit aucune indication sur la qualité du travail effectué
- sa mise en œuvre est très fastidieuse si les calculs ne sont pas effectués automatiquement dans un logiciel de gestion de projet
- Garantir l'actualité et la qualité des données demande davantage d'efforts
- l'estimation du degré d'avancement peut être erronée
- L'interprétation des indicateurs nécessite de l'expérience
- Elle n’est applicable qu’aux projets dont le périmètre est clairement défini et suppose un niveau de maturité élevé du projet
Conclusion
L’analyse de la valeur acquise est un outil très précieux pour suivre et piloter les projets, mais aussi pour servir de système d’alerte précoce en cas d’écarts par rapport au calendrier et au budget. Cependant, de nombreux chefs de projet sont rebutés par la multitude d’indicateurs et de formules. Un bon logiciel de gestion de projet calcule automatiquement tous ces indicateurs et vous offre ainsi à tout moment une vue d’ensemble précieuse de l’état d’avancement de vos projets, ainsi que des prévisions pertinentes quant à leur évolution future.
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