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Análisis del Valor Ganado

¿Qué es el análisis del valor ganado y cómo puede ayudarle a controlar y monitorear proyectos, además de servir como un sistema de alerta temprana para variaciones de costos y cronogramas?

Gestión de proyectos ABC: E como Earned Value Analysis (análisis del valor ganado)

El análisis del valor ganado (EVA) es una herramienta para medir el progreso y el éxito de un proyecto para el control, así como para mapear la situación actual de cronograma y costos. Los términos análisis de valor de desempeño, método de valor completo o análisis de valor laboral también se usan como sinónimos.

Definición

El análisis del valor ganado (EVA) es un método de control que proporciona cifras clave claras sobre el progreso de un proyecto, independientemente del tamaño y la complejidad del proyecto, con la ayuda de datos planificados y reales sobre costos, tiempo y alcance de las actividades. Los resultados de los cálculos proporcionan declaraciones válidas sobre el estado del proyecto y forman una base para las previsiones del curso futuro del proyecto en términos de costes y duración.

Objetivos

Los gerentes de proyecto utilizan el análisis del valor ganado para verificar los costos y los plazos comparando los valores planificados con los valores reales en un marco de tiempo determinado. Esto les permite verificar si el tiempo y el dinero se están utilizando de manera inteligente y, sobre esta base, tomar decisiones informadas sobre cómo proceder con el proyecto.

EVA se utiliza para:

  • Supervisar el cumplimiento de plazos y costes
  • Pronostique los costos totales esperados y el plazo final de un proyecto
  • Pro porcionar una alerta temprana para el control de proyectos

Términos básicos

Valor planificado (PV): El valor planificado comprende los resultados estimados del proyecto, así como el esfuerzo planificado para ellos. Se determina a partir de la planificación del proyecto y forma la base para cálculos posteriores.

PV = cantidad planificada x costos planificados

Costos reales (AC): Los costos reales incurridos por el trabajo realizado hasta una fecha clave. Este valor generalmente proviene de resúmenes de costos o control.

AC = cantidad real x costos reales

Porcentaje de finalización (PC): Este valor se da como un porcentaje e indica la proporción de un proyecto que ya se ha completado en la fecha clave.

Valor ganado (EV): el valor ganado del trabajo realizado indica cuánto valor ha creado el trabajo en un proyecto para la fecha clave.

EV = PV * PC

Variación de costos (CV): este valor indica si el proyecto produjo más costos de los que debería tener en la fecha clave, es decir, si el proyecto se encuentra dentro del marco de costos planificado.

CV = EV – AC

Índice de rendimiento de costos (CPI): esta es una métrica para evaluar los costos relativos incurridos en relación con el alcance del proyecto (costo-efectividad).

CPI = EV / AC

Variación del cronograma (SV): con la variación del cronograma puede ver si el proyecto está adelantado o atrasado.

SV = EV – PV

Índice de rendimiento del cronograma (SPI): la eficiencia del tiempo evalúa el progreso del proyecto en relación con el cronograma.

SPI = EV / PV

¿Cómo se realiza un análisis de valor ganado?

1. Determinar las variables de entrada.

Estos son los costos totales planificados de un proyecto y la duración del proyecto. Son el resultado de la estructura de desglose del trabajo y el cálculo de costes. Durante el proyecto, puede calcular y evaluar los ratios sobre esta base en el momento deseado, por ejemplo, una vez al mes en una fecha clave fija.

2. Determinar el gasto planificado, los costos reales y el valor ganado en la fecha clave actual

Para determinar el valor ganado, primero necesita el porcentaje de finalización. Esto se puede calcular de diferentes maneras. Use su experiencia para decidir qué formulario es apropiado para su proyecto o actividad en particular.

  • Porcentaje de avance: Con esta opción tus empleados estiman su avance y lo expresan en porcentaje. Sin embargo, tome estas cifras con pinzas, ya que la gente tiende a sobrestimar su trabajo terminado.
  • Regla 0/100: aquí, solo las actividades completadas se incluyen en el cálculo al 100 por ciento. Todas las demás actividades se valoran al 0 por ciento. Esta variante es particularmente adecuada para actividades cortas y proyectos con ciclos de informes cortos, así como para actividades con resultados inciertos. Dado que el grado de finalización se subestima constantemente de esta manera, este es un método seguro.
  • Regla 25/75: Aquí, cada actividad iniciada se valora en un 25 por ciento y sólo cuando se completa se suma el 75 por ciento restante. Esto mitiga la regla 0/100.
  • Regla del 50/50: Una actividad iniciada siempre se valora al 50 por ciento. Esto significa que la primera mitad de la actividad está sobrevalorada y la segunda mitad está infravalorada. Esta regla es particularmente adecuada para actividades cortas que se inician y finalizan dentro de dos períodos de informe consecutivos.

3. Calcular el costo y la variación del cronograma

Los valores negativos indican que está excediendo los costos planificados o que el proyecto está retrasado. Si los valores son positivos, el proyecto ha incurrido hasta ahora en menos costos de los planificados o ha progresado más rápido.

4. Calcular los índices de desempeño CPI y SPI

Estos ponen el costo y la variación del cronograma en relación con el alcance del proyecto hasta la fecha.
Para el IPC (costo eficiente), un valor menor a 1 significa que las actividades anteriores se realizaron a un costo mayor al planificado. Si el valor es exactamente 1, su proyecto está justo en el objetivo. Por otro lado, si el valor es superior a 1, pudo ahorrar costos.
Lo mismo se aplica al SPI (eficiencia del tiempo): si el valor es inferior a 1, su proyecto está retrasado. Con un valor de 1, el proyecto está exactamente de acuerdo con el plan, y con un valor superior a 1, el progreso del proyecto es más rápido de lo planeado.

5. Calcular los valores previstos para los costes del proyecto

Por lo general, se calculan dos valores para esto bajo diferentes supuestos.

  • Suposición de que las medidas tomadas en el futuro tendrán un efecto: si asume que no se producirán más desviaciones del plan, los costos totales previstos (Estimación al finalizar = EAC) son la suma de sus costos hasta la fecha y el resto planificado.
    EAC = AC + (PV – EV)
  • Suposición de que el CPI se mantiene constante: si asume que el error de planificación de costos se mantendrá, entonces calcule el EAC aplicando el CPI hasta la fecha a todo el cálculo del proyecto.
    EAC = PV / CPI

6. Calcule los valores de previsión para la duración del proyecto

La forma más sencilla de pronosticar la duración del proyecto es dividir la duración planificada originalmente por el SPI calculado. Sin embargo, este cálculo solo brinda una estimación aproximada y no es muy confiable porque no tiene en cuenta las interdependencias entre las actividades y, por ejemplo, la disponibilidad de recursos. Obtendrá pronósticos más confiables si realiza un pronóstico en combinación con la técnica de planificación de red o el método de ruta crítica.

7. Interpreta las cifras clave

Las presentaciones visuales suelen ser más fáciles de entender y ofrecen una mejor visión general que las tablas. Por este motivo, también puede mostrar la evolución de los valores a lo largo del tiempo en diagramas de líneas. Al seguir el curso de las líneas, usted y todas las personas a las que presente el análisis pueden ver de un vistazo si los valores planificados y reales se corresponden y cómo se comportan los costos y los programas. También puede ver la eficacia de las medidas de control que ha tomado en el pasado en dicho diagrama.

8. Toma medidas

Si los valores determinados se desvían mucho de los valores planificados, debe intentar averiguar la causa y tomar medidas al respecto.

Descripción general de los términos

AC (Actual Cost) | costo real

CPI (Cost Performance Index) | Índice de rendimiento de costos

CV (Cost Variance) | variación de costos

EAC (Estimate at Completion) | estimación al finalizar

EC (Estimated Completion) | finalización estimada

EV (Earned Value) | Valor Ganado

PC (Percent Complete) | porcentaje completado

PV (Planned Value) | valor planificado

SPI (Schedule Performance Index) | Índice de rendimiento del horario

SV (Schedule Variance) | variación del horario

Resumen de fórmulas

EV = PV * PC

CPI = EV / AC
CPI > 1: dentro del presupuesto
CPI < 1: por encima del presupuesto

CV = EV – AC

SPI = EV / PV
SPI > 1: en planta
SPI < 1: detrás del plan

SV = EV – PV

EAC:
Sin más variaciones: AC + (PV – EV)
Las variaciones se mantienen constantes: PV / CPI

EC = duración planificada / SPI

 

Ventajas

  • el trabajo terminado se evalúa sobre la base de los costos originalmente planeados y reales
  • proporciona una instantánea del estado del proyecto en términos de tiempo y costo en el momento seleccionado
  • el desarrollo futuro del proyecto se puede pronosticar con el EVA
  • el método es objetivo y totalmente comprensible
  • los proyectos se pueden comparar entre sí

Desventajas

  • EVA no proporciona ninguna información sobre la calidad del trabajo realizado.
  • los cálculos requieren mucho tiempo a menos que se calculen automáticamente en el software de gestión de proyectos
  • garantizar que los datos estén actualizados y sean de alta calidad requiere más esfuerzo
  • la estimación del grado de finalización puede ser errónea, ya que se basa en parte en valoraciones personales
  • la interpretación de las cifras clave requiere experiencia
  • solo se puede utilizar para proyectos con un alcance de trabajo claramente definido y requiere un alto grado de madurez del proyecto.

Conclusión

El análisis del valor ganado es una herramienta muy valiosa para monitorear y controlar proyectos, así como un sistema de alerta temprana para variaciones de costos y cronogramas. Sin embargo, muchos gerentes de proyecto se desaniman por las muchas cifras y fórmulas clave. Un buen software de gestión de proyectos determina automáticamente todas las cifras clave y, por lo tanto, le brinda una valiosa visión general del estado de su proyecto en cualquier momento, así como pronósticos significativos para el desarrollo posterior de sus proyectos.

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