Análisis del valor ganado
¿Qué es el análisis del valor ganado y cómo puede ayudarte a gestionar y supervisar proyectos, además de servir como sistema de alerta temprana ante desviaciones en los costes y los plazos?
El análisis del valor ganado (EVA) es una herramienta que sirve para medir el progreso y el éxito de un proyecto con fines de control de gestión, así como para reflejar la situación actual en cuanto a plazos y costes. También se utilizan como sinónimos los términos «análisis del valor de rendimiento», «análisis del valor de rendimiento», «método del valor de finalización» o «análisis del valor del trabajo».
Definición
El análisis del valor ganado (EVA) es un método de control de gestión que, independientemente del tamaño y la complejidad de un proyecto, proporciona indicadores claros sobre el avance del mismo a partir de datos previstos y reales sobre costes, plazos y alcance. Los resultados de los cálculos ofrecen información fiable sobre el estado del proyecto y sirven de base para hacer previsiones sobre cómo seguirá el proyecto en cuanto a costes y duración.
Objetivos
Los gestores de proyectos usan el análisis del valor ganado para revisar los costes y los plazos, comparando los valores previstos con los reales en un periodo de tiempo concreto. Así pueden comprobar si el tiempo y el dinero se están utilizando de forma adecuada y, basándose en ello, tomar decisiones bien fundamentadas sobre el futuro del proyecto.
El análisis del valor ganado (EVA) se utiliza para:
- Supervisar el cumplimiento de los plazos y los costes
- Prever los costes totales estimados y la fecha de finalización de un proyecto
- Dar una alerta temprana para el control del proyecto
Términos básicos
Esfuerzo previsto (PV): El esfuerzo previsto incluye los resultados previstos del proyecto, así como el esfuerzo previsto para alcanzarlos. Se calcula a partir de la planificación del proyecto y sirve de base para los cálculos posteriores.
PV = cantidad planificada x costos planificados
Costes reales (AC): los costes reales en los que se ha incurrido hasta una fecha determinada por el trabajo realizado. Este valor suele proceder de resúmenes de costes o del departamento de control de gestión.
AC = cantidad real x costos reales
Porcentaje de finalización (PC): Este valor se da como un porcentaje e indica la proporción de un proyecto que ya se ha completado en la fecha clave.
Valor ganado (EV): el valor ganado del trabajo realizado indica cuánto valor ha creado el trabajo en un proyecto para la fecha clave.
EV = PV * PC
Variación de costos (CV): este valor indica si el proyecto produjo más costos de los que debería tener en la fecha clave, es decir, si el proyecto se encuentra dentro del marco de costos planificado.
CV = EV – AC
Índice de rendimiento de costos (CPI): esta es una métrica para evaluar los costos relativos incurridos en relación con el alcance del proyecto (costo-efectividad).
CPI = EV / AC
Variación del cronograma (SV): con la variación del cronograma puede ver si el proyecto está adelantado o atrasado.
SV = EV – PV
Índice de rendimiento del cronograma (SPI): la eficiencia del tiempo evalúa el progreso del proyecto en relación con el cronograma.
SPI = EV / PV
¿Cómo se realiza un análisis de valor ganado?
1. Determinar las variables de entrada.
Estos datos se obtienen del plan estructural del proyecto y del cálculo de costes. Durante el proyecto, puedes, basándote en ellos, calcular y analizar los indicadores cuando quieras, por ejemplo, una vez al mes en una fecha fija.
2. Determinar el gasto planificado, los costos reales y el valor ganado en la fecha clave actual
Para calcular el valor de finalización, primero necesitas saber el grado de finalización. Este se puede calcular de varias formas. Basándote en tu experiencia, decide cuál es la más adecuada para tu proyecto o actividad concreta.
- Porcentaje de finalización: en esta opción, tus empleados estiman su progreso y lo expresan en porcentaje. Pero tómate estos datos con cautela, porque la gente tiende a sobrevalorar el trabajo que ya ha terminado.
- Regla del 0/100: aquí solo se tienen en cuenta al 100 % las actividades finalizadas. El resto de actividades se valoran al 0 %. Esta variante es ideal sobre todo para actividades cortas y proyectos con ciclos de información cortos, así como para actividades con resultados inciertos. Como el grado de finalización se subestima constantemente, este es un método seguro
- Regla del 25/75: En este caso, cada actividad iniciada se valora en un 25 %, y el 75 % restante solo se añade cuando se haya completado. Así se suaviza la regla del 0/100.
- Regla del 50/50: aquí, una actividad que se haya iniciado siempre se valora al 50 %. De este modo, la primera mitad de las actividades se sobrevalora y, a partir de la segunda mitad, se infravalora. Esta regla es especialmente adecuada para actividades cortas que se inician y finalizan en el plazo de dos períodos de informe consecutivos.
3. Calcular el costo y la variación del cronograma
Los valores negativos indican que te estás pasando de los costes previstos o que el proyecto va con retraso respecto al calendario. Si los valores son positivos, significa que, hasta ahora, el proyecto ha generado menos costes de lo previsto o que ha avanzado más rápido de lo esperado.
4. Calcular los índices de desempeño CPI y SPI
Desviación del calendario en relación con el alcance del proyecto hasta la fecha.
En el caso del CPI (eficiencia de costes), un valor inferior a 1 significa que los trabajos realizados hasta ahora han supuesto unos costes superiores a los previstos. Si el valor es exactamente 1, tu proyecto va exactamente según lo previsto. En cambio, si el valor es superior a 1, has conseguido ahorrar costes.
Lo mismo ocurre con el SPI (eficiencia temporal): si el valor es inferior a 1, tu proyecto va retrasado respecto al plan. Si el valor es 1, el proyecto va exactamente según lo previsto, y si es superior a 1, el avance del proyecto es más rápido de lo previsto.
5. Calcular los valores previstos para los costes del proyecto
Por lo general, se calculan dos valores para esto bajo diferentes supuestos.
- Suponiendo que las medidas que se tomen en el futuro surtan efecto: si das por hecho que no habrá más desviaciones respecto al plan, los costes totales previstos (Estimate at Completion = EAC) serán la suma de los costes que has tenido hasta ahora y los costes previstos restantes.
EAC = AC + (PV – EV) - Suponiendo que el CPI se mantenga constante: si das por hecho que el error en la planificación de costes se mantendrá, calcula el EAC aplicando el CPI actual al cálculo total del proyecto.
EAC = PV / CPI
6. Calcule los valores de previsión para la duración del proyecto
La forma más sencilla de calcular la duración del proyecto es dividir la duración prevista inicialmente entre el SPI calculado. Sin embargo, este cálculo solo ofrece una estimación aproximada y no es muy fiable, ya que no tiene en cuenta las dependencias entre las tareas ni, por ejemplo, la disponibilidad de los recursos. Para obtener previsiones más fiables, puedes, por ejemplo, combinar la previsión con la técnica del diagrama de red o con el método de la ruta crítica.
7. Interpreta las cifras clave
Las representaciones visuales suelen ser más fáciles de entender y más claras que las tablas. Por eso, también puedes mostrar la evolución de los valores a lo largo del tiempo en gráficos de líneas. Gracias a la evolución de las líneas, tanto tú como cualquiera a quien le presentes el análisis podréis ver de un vistazo si los valores de producción previstos y reales coinciden, y cómo evolucionan los costes y los plazos. En un gráfico de este tipo también puedes ver la eficacia de las medidas de control que has tomado en el pasado.
8. Toma medidas
Si los valores determinados se desvían mucho de los valores planificados, debe intentar averiguar la causa y tomar medidas al respecto.
Resumen de términos
AC (Actual Cost) | Costo real
CPI (Cost Performance Index) | Eficiencia de costes
CV (Cost Variance) | Desviación de costes
EAC (Estimate at Completion) | Costo total previsto
EC (Estimated Completion) | Duración total prevista
EV (Earned Value) | Valor acumulado
PC (Percent Complete) | Porcentaje de avance o grado de finalización
PV (Planned Value) | Coste previsto
SPI (Índice de rendimiento del calendario) | Eficiencia temporal
SV (Schedule Variance) | Desviación respecto al plan
Resumen de fórmulas
EV = PV * PC
CPI = EV / AC
CPI > 1: dentro del presupuesto
CPI < 1: por encima del presupuesto
CV = EV - AC
SPI = EV / PV
SPI > 1: dentro de lo previsto
SPI < 1: por detrás de lo previsto
SV = EV - PV
EAC:
Sin más desviaciones: AC + (PV – EV)
Las desviaciones se mantienen constantes: PV / CPI
EC = duración prevista / SPI
Ventajas
- El trabajo terminado se evalúa en función de los costes previstos inicialmente y los reales
- ofrece, en el momento elegido, una instantánea del estado del proyecto en cuanto a tiempo y costes
- Con el EVA se puede predecir la evolución futura del proyecto
- El método es objetivo y totalmente transparente
- Los proyectos se pueden comparar entre sí
Desventajas
- El EVA no dice nada sobre la calidad del trabajo realizado
- La implementación lleva mucho trabajo si los cálculos no se hacen automáticamente en un programa de gestión de proyectos
- Garantizar que los datos estén actualizados y sean de calidad requiere más esfuerzo
- La estimación del grado de finalización puede ser errónea
- La interpretación de los indicadores requiere experiencia
- Solo se puede aplicar a proyectos con un alcance de trabajo claramente definido y requiere que el proyecto esté muy avanzado
Conclusión
El análisis del valor ganado es una herramienta muy valiosa para supervisar y gestionar proyectos, además de servir como sistema de alerta temprana ante desviaciones en los plazos y los costes. Sin embargo, a muchos gestores de proyectos les echa para atrás la gran cantidad de indicadores y fórmulas. Un buen programa de gestión de proyectos calcula todos los indicadores automáticamente y, así, te ofrece en todo momento una valiosa visión general del estado de tus proyectos, además de previsiones fiables sobre su evolución futura.
Más información sobre el software de gestión de proyectos myPARM:
¿Te gustaría conocer myPARM en una demostración?
¡Pues concierta ya una cita con nosotros!