Kokoukset ilman selkeyttä? Muistiinpanot, jotka katoavat digitaaliseen nirvanaan? Ajattele jäsennellysti, työskentele tehokkaasti
Mitä Cornell-menetelmä voi tehdä jokapäiväisessä työelämässä?
Kuulostaako tämä tutulta? Lähdet tärkeästä kokouksesta koko sivun muistiinpanot mukanasi, mutta kaksi päivää myöhemmin ne näyttävät yhtä salaperäisiltä kuin vieraan ihmisen ostoslista. Tärkeä tieto on kadonnut, yhteydet hämärtyvät ja seuraava kokous alkaa ilman, että edellisestä kokouksesta on otettu juuri mitään irti.
On kuitenkin olemassa yksinkertainen ja hyväksi havaittu menetelmä, joka alkaa juuri tästä, ja sitä on käytetty jo 1940-luvulta lähtien: Cornellin menetelmä. Alun perin opiskelijoita varten kehitetty menetelmä on jo kauan sitten löytänyt tiensä jokapäiväiseen työelämään. Se auttaa jäsentämään tietoa selkeästi, pohtimaan sitä paremmin ja hyödyntämään sitä kohdennetusti – erityisesti projektitehtävissä.
Mikä on Cornellin menetelmä?
Cornell-menetelmä on amerikkalaisen kasvatustieteilijä Walter Paukin Cornellin yliopistossa kehittämä muistiinpanojärjestelmä. Tavoitteena oli parantaa oppimista strukturoidun muistiinpanotekniikan avulla. Työelämässä menetelmä auttaa paitsi oppimisessa myös tiedon jäsentämisessä, sen nopeammassa hakemisessa ja tietoon perustuvien päätösten tekemisessä.
Miten menetelmä toimii
- Valmistele työlehti
Menetelmässä muistiinpanosivu jaetaan neljään selkeästi määriteltyyn alueeseen, jotka yhdessä tarjoavat yleiskuvan, selkeyden ja pohdinnan: lisätiedot otsikossa, suuri muistiinpanojen alue oikealla sekä kapeampi sarake vasemmalla kysymyksille ja alempi alue yhteenvedolle. - Syötä lisätietoja (yläosa – otsikko)
Tässä osassa voit syöttää tietoja, jotka helpottavat muistiinpanojesi löytämistä ja myöhempää kohdentamista, esim. päivämäärä ja kellonaika, aihe tai tilaisuus, kokouksen tai projektin nimi ja mahdollisesti puhuja tai osallistuneet henkilöt. Tämä alue on erityisen hyödyllinen ammatillisessa yhteydessä, jotta muistiinpanot voidaan järjestää paremmin digitaalisissa järjestelmissä tai projektitiedostoissa ja jotta ne ovat helpommin löydettävissä. - Muistiinpanot-alue (oikeanpuoleinen pääsarake – noin 70 % sivusta)
Kokouksen tai esityksen aikana voit kirjata tarvittavat tiedot tälle alueelle. Tämä tarkoittaa vain sinulle tärkeitä väitteitä, tosiasioita, tehtäviä tai havaintoja ja yksityiskohtia. Muista kirjoittaa bullet pointteina, selkeästi ja mahdollisimman jäsennellysti. Käytä kohtia, luetteloita, lyhenteitä tai avainsanoja, jotka ymmärrät. Voit myös käyttää graafisia esityksiä, jotta esimerkiksi monimutkaisten suhteiden selittäminen olisi helpompaa. - Tarkista muistiinpanot ja täytä marginaalisarake (vasen puoli – noin 30 % sivusta)
Jotta muistiinpanojen kanssa voi työskennellä mahdollisimman hyvin, on järkevää käydä muistiinpanot läpi uudelleen mahdollisimman pian niiden laatimisen jälkeen ja korostaa tärkeitä kohtia esimerkiksi korostamalla tai alleviivaamalla niitä. Muista myös muotoilla heti uudelleen kaikki käsittämättömät muistiinpanot, lisätä lisätietoa ja poistaa kaikki myöhemmin epäolennaiseksi osoittautuva.
Vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen merkitään sitten keskeiset kysymykset, keskeiset termit tai kommentit kyseisistä kohdista. Se toimii tiivistelmänä sisällöstä ja nopeana navigoinnin apuvälineenä, kun asiaa tarkastellaan myöhemmin. Tämä sarake on kuitenkin alun perin tarkoitettu oppimiseen. Peittämällä muistiinpanot voidaan kysymykset käydä läpi yksitellen ja vastata niihin ulkoa. Voit kuitenkin käyttää tätä saraketta myös sellaisten kohtien merkitsemiseen, jotka vaativat vielä selvennystä tai joita haluaisit seurata. - Yhteenveto (alin osa – noin 3-5 riviä)
Tee lopuksi yhteenveto sivusta omin sanoin. Tässä keskitytään sisällön yhteenvetoon, ei siis pelkkään toistoon, mutta ei myöskään johtopäätökseen, joka sisältää konkreettisia toimintaohjeita. Tavoitteena on tiivistää muistiinpanojen ydin lyhyesti yhteen tai kahteen lauseeseen. Käytännössä pohdinta ja toiminta kuitenkin usein hämärtyvät, ja juuri tässä on menetelmän vahvuus.
Miksi menetelmä on niin hyödyllinen jokapäiväisessä työelämässä?
Olipa kyse projektinhallinnasta, myyntikeskusteluista tai sisäisestä koulutuksesta: Cornell-menetelmällä voit jäsentää ajatuksiasi muistiinpanoja tehdessäsi – ja samalla luoda pohjan myöhempää käyttöä varten.
Edut:
- Säilytät yleiskuvan monimutkaisista tiedoista.
- Voit löytää sisältöä nopeammin.
- Ne kannustavat aktiiviseen kuuntelemiseen ja ajatteluun.
- Ne eivät ainoastaan dokumentoi, vaan myös heijastavat.
Menetelmä on todellinen tehokkuuden lisääjä erityisesti hybridi-projektiryhmissä, joissa vastuualueet vaihtuvat tai joissa on kyse tiedonsiirtoprosesseista.
Cornell hankkeen yhteydessä
Hankkeissa keskustellaan paljon, mutta aina ei ole selvää, mikä oli todella olennaista. Pöytäkirjat päätyvät usein lajittelemattomina pöydille tai kansioihin, jolloin niitä on vaikea löytää, ne ovat epätäydellisiä tai niistä ei ole apua. Cornell-menetelmä yhdistettynä asiakirjojen hallintatoiminnolla varustettuun projektinhallintaohjelmistoon tarjoaa tähän ratkaisun, sillä se luo selkeyttä suoraan muistiinpanoja tehtäessä ja mahdollistaa näin kohdennettujen toimenpiteiden toteuttamisen jälkikäteen.
Voit käyttää menetelmää:
- Luo pöytäkirjat kokouksista
- Asiakirjapäätökset
- Tee muistiinpanoja tutkimuksesta
- Opi lisää seminaareista, koulutuksista tai luennoista.
Voit käyttää muistiinpanoja jälkikäteen paitsi raporttien laatimiseen, jälkikäteen tapahtuvien tarkastelujen tai saatujen kokemusten analysointiin tai seurantakokousten valmisteluun. Niiden todellinen arvo piilee siinä, että jäsennelty yhteenveto yksinkertaistaa tilanteen ymmärtämistä ja helpottaa päätösten tekemistä ja ymmärtämistä. Muistiinpanoista voidaan johtaa toimenpiteitä, tehtäviä ja päätöksiä.
Yhteenveto
Cornellin menetelmä ei ole uusi trendiväline, vaan hyväksi havaittu keino jäsentää, pohtia ja hyödyntää tietoa tehokkaasti. Etenkin projektinhallinnassa, jolle on usein ominaista aikapaine ja suuri tietotulva, selkeys, jäsentely ja siirrettävyys Cornellin menetelmän avulla ovat tärkeitä.
Cornell-menetelmä on erityisen hyödyllinen, kun se yhdistetään hyödyllisiin ohjelmistoihin. Esimerkiksi myPARM ProjectManagementin kaltainen asiakirjahallintajärjestelmä mahdollistaa muistiinpanojen jakamisen kaikkien tiimin jäsenten kanssa ja niiden käytön milloin tahansa. Muistiinpanot voidaan myös yhdistää suoraan päätöksiin, toimenpiteisiin tai toteutettuihin toimiin. Tämä lisää ymmärrystä ja läpinäkyvyyttä projekteissasi ja tekee päätöksistä helposti ymmärrettäviä myös jälkikäteen.
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!