Kokouksia ilman selkeyttä? Muistiinpanot, jotka katoavat digitaaliseen nirvanaan? Järjestelmällinen ajattelu, tehokas työskentely

Mitä Cornellin menetelmä voi tarjota työelämässä

Mikä on Cornellin menetelmä?

Cornellin menetelmä on muistiinpanojärjestelmä, jonka kehitti amerikkalainen pedagogi Walter Pauk Cornellin yliopistossa. Tavoitteena oli parantaa oppimista jäsennellyn muistiinpanotekniikan avulla. Työelämässä menetelmä auttaa paitsi oppimisessa myös tiedon jäsentämisessä, sen nopeammassa löytämisessä ja perustellumpien päätösten tekemisessä.

Näin menetelmä toimii

1. Valmistele työlomake
   Menetelmässä muistiinpanosivu jaetaan neljään selkeästi määriteltyyn osaan, jotka yhdessä takaavat yleiskuvan, selkeyden ja pohdinnan: lisätietoja otsikkokentässä, suuri muistiinpanoalue oikealla, kapeampi sarake vasemmalla kysymyksiä varten sekä alaosa yhteenvedolle.
2. Lisätietojen syöttäminen (yläosa – otsikkokenttä)
   Tähän kohtaan voit merkitä tietoja, joiden avulla muistiinpanosi ovat myöhemmin helpommin löydettävissä ja luokiteltavissa, esim. päivämäärä ja kellonaika, aihe tai tilaisuus, kokouksen tai projektin nimi sekä mahdollisesti esittäjä tai osallistujat. Tämä osa on erityisen hyödyllinen työelämässä, jotta muistiinpanoja voidaan järjestellä paremmin digitaalisissa järjestelmissä tai projektitiedostoissa ja löytää ne helpommin.
3. Muistiinpanoalue (oikea pääpalsta – noin 70 % sivusta)
   Kokouksen tai esityksen aikana kirjaatte tähän alueeseen tarvittavat tiedot. Eli yksinomaan ne lausunnot, faktat, tehtävät tai havainnot ja yksityiskohdat, jotka ovat teille tärkeitä. Kirjoita lyhyesti, selkeästi ja mahdollisimman jäsennellysti. Käytä kappalejakoa, luetteloita, lyhenteitä tai avainsanoja, jotka ovat sinulle ymmärrettäviä. Voit myös käyttää graafisia esityksiä, jotta esimerkiksi monimutkaisia yhteyksiä on helpompi selittää.
4. Muokkaa muistiinpanoja ja täytä sivun vasen reuna (noin 30 % sivun leveydestä)
   Jotta voisit hyödyntää muistiinpanojasi mahdollisimman tehokkaasti, on suositeltavaa käydä ne läpi mahdollisimman pian niiden laatimisen jälkeen ja korostaa samalla tärkeät kohdat, esimerkiksi merkitsemällä ne tai alleviivaamalla. Muistakaa myös muotoilla epäselvät muistiinpanot heti uudelleen, lisätä mahdolliset lisätiedot ja poistaa kaikki, mikä myöhemmin osoittautuu epäolennaiseksi.
   Sen jälkeen vasen sarake täytetään ohjaavilla kysymyksillä, avainsanoilla tai kommenteilla kunkin osion osalta. Se auttaa tiivistämään sisältöä ja toimii nopeana navigointiapuna myöhemmässä läpikäynnissä. Alun perin tämä sarake oli kuitenkin tarkoitettu oppimiseen. Peittämällä muistiinpanot kysymykset voidaan käydä läpi yksitellen ja vastata niihin muistista. Voitte kuitenkin käyttää tätä saraketta myös merkitsemään asioita, jotka vaativat vielä selvennystä tai joita haluatte seurata edelleen.
5. Yhteenveto (alempi osa – noin 3–5 riviä)
   Lopuksi tiivistä sivu omilla sanoillasi. Painopiste on tässä sisällöllisessä yhteenvedossa, eli kyse ei ole pelkästä toistamisesta, mutta ei myöskään johtopäätöksestä, joka sisältää konkreettisia toimintaohjeita. Tavoitteena on tiivistää muistiinpanojen ydin ytimekkäästi yhteen tai kahteen lauseeseen. Käytännössä pohdinta ja toiminta kuitenkin usein sekoittuvat toisiinsa, ja juuri siinä piilee tämän menetelmän vahvuus.

Miksi menetelmä on niin hyödyllinen työelämässä

Olipa kyseessä sitten projektinjohtaminen, myyntineuvottelu tai sisäinen koulutus: Cornellin menetelmän avulla voit jäsentää ajatuksiasi jo muistiinpanoja tehdessäsi – ja luoda samalla pohjan myöhempää käyttöä varten.

Edut:

• He pystyvät hallitsemaan monimutkaista tietoa.
• Löydät sisällön nopeammin.
• Ne edistävät aktiivista kuuntelemista ja ajattelun osallistumista.
• He eivät pelkästään dokumentoi, vaan myös pohtivat.

Erityisesti hybridiprojekti-tiimeissä, vaihtelevien vastuualueiden yhteydessä tai tiedon siirtämisprosesseissa tämä menetelmä tehostaa toimintaa merkittävästi.

Cornell projektikontekstissa

Hankkeissa keskustellaan paljon, mutta ei aina jää selväksi, mikä oli todella merkityksellistä. Usein muistiinpanot päätyvät lajittelemattomina työpöydille tai kansioihin, jolloin niitä on vaikea löytää, ne ovat puutteellisia tai niistä on vain vähän apua. Cornellin menetelmä yhdistettynä projektinhallintaohjelmistoon, jossa on asiakirjojenhallintatoiminto, tuo tähän ratkaisun, sillä se luo selkeyttä jo muistiinpanojen tekemisen yhteydessä ja mahdollistaa siten kohdennetut toimenpiteet jälkikäteen.

Voit käyttää tätä menetelmää seuraaviin tarkoituksiin:

• Kokouspöytäkirjojen laatiminen
• Päätösten dokumentointi
• Tehdä muistiinpanoja tutkimusten yhteydessä
• Oppia enemmän seminaareista, jatkokoulutuksista tai luennoista

Muistiinpanoja voi myöhemmin hyödyntää paitsi raporttien laatimiseen myös retrospektiivien tai oppimiskokemusten arviointiin sekä jatkokokousten valmisteluun. Niiden todellinen arvo piilee siinä, että jäsennelty yhteenveto helpottaa tilanteen ymmärtämistä, minkä ansiosta päätöksiä on helpompi tehdä ja niitä on helpompi seurata. Näin muistiinpanoista voidaan johtaa toimenpiteitä, tehtäviä ja päätöksiä.

Päätelmä

Cornellin menetelmä ei ole mikään uusi trendityökalu, vaan toimivaksi todistettu keino jäsentää tietoa, pohtia sitä ja hyödyntää sitä tehokkaasti. Erityisesti projektinhallinnassa, jota leimaavat usein aikapaineet ja valtava tietotulva, Cornellin menetelmän tuoma selkeys, jäsennelty rakenne ja sovellettavuus ovat tärkeitä.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!