Voimaannuttaminen projekteissa
Miksi nykyaikaisen johtamisen on panostettava omaan vastuuseen
Tiimi on valmis, mutta projektin loppuun saattamiseen on vain rajoitetusti aikaa – mutta kukaan ei tiedä, kuka saa ottaa seuraavan askeleen? Näin käy monissa perinteisissä projekteissa. Kun jotkut tiimit vielä pohtivat, mistä heidän pitäisi edes aloittaa, toiset miettivät jo, miten seuraava askel voitaisiin parhaiten toteuttaa, mutta eivät saa toimia. Juuri tässä piilee ongelma: projekteissa, joita leimaavat hybriditiimit, ketterät menetelmät ja jatkuva muutos, keskitetty ohjaus voi toimia jarruna. Sen sijaan, että odottaisivat jatkuvaa koordinointia, tällaisten tiimien työntekijät tarvitsevat vapautta ja luottamusta toimia itsenäisesti ilman, että heidän täytyy ensin navigoida eri hierarkiatasojen läpi. Valtuuttaminen on avainsana: työntekijöiden valtuuttaminen tekemään päätöksiä, ottamaan vastuuta ja löytämään ratkaisuja yhdessä. Kysymys on vain: miten johtajat voivat aktiivisesti muokata tätä muutosta ja paitsi sallia valtuuttamisen, myös edistää sitä kohdennetusti?
Empowerment: Enemmän kuin pelkkä hyvän olon tuova muotisana
Empowerment kuulostaa monille aluksi työpaikan esoteerisuudelta. Itse asiassa sen takana on kuitenkin vakavasti otettava johtamistapa: työntekijöille annetaan tietoisesti mahdollisuus tehdä päätöksiä itse ja hoitaa tehtäviään suurella omavastuulla. Teoriassa se kuulostaa yksinkertaiselta. Käytännössä se asettaa johtajille uusia haasteita. Perinteiset hierarkiat, joissa projektipäällikkö päättää kaikesta, toimivat nimittäin enää vain poikkeustapauksissa. Dynaamiset projektit, ketterät tiimit ja verkostoituneet työmuodot vaativat nopeita päätöksiä ja joustavuutta. Empowerment tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, että minä johtajana en luovu vallasta, vaan moninkertaistan sen.
Miksi voimaannuttaminen on ratkaisevan tärkeää projektityössä
Hankkeet ovat määritelmänsä mukaan tavoitteellisia, monimutkaisia ja usein aika- ja kustannuspaineiden alla. Siksi on tärkeää, että kaikki tiimin jäsenet eivät vain suorita tehtäviään mekaanisesti, vaan osallistuvat ajatteluun, pohtivat asioita monipuolisesti ja ennen kaikkea toimivat itsenäisesti. Valtuutetut tiimin jäsenet ovat motivoituneempia, tekevät parempia päätöksiä ja tuovat vahvuutensa aktiivisesti esiin. Tämä ei ole vain hyväksi tiimin ilmapiirille, vaan vaikuttaa suoraan projektin menestykseen.
Esimerkki: Agile-projekteissa, esimerkiksi Scrum-menetelmän mukaisesti, valtuuttaminen on jo olennainen osa prosessia, sillä tiimi organisoi itsensä, tuoteomistaja tekee asiantuntijapäätöksiä ja Scrum-mestari poistaa esteitä. Tämä tarkoittaa, että vastuu on jaettu. Ja todellakin, agile-projektinhallinta toimii useimmissa tapauksissa erinomaisesti.
Johtaminen muutoksessa: valvontaviranomaisesta valmentajaksi
Johtajan rooli muuttuu näin ollen perusteellisesti. Sen sijaan, että hän toimisi valvontaviranomaisena, hänestä tulee valmentaja tai luottamushenkilö. Se kuulostaa aluksi romanttiselta, mutta onkin erittäin strateginen kehitys. Empowerment ei nimittäin tarkoita ”tehkää jotain”, vaan: ”Te pystytte siihen, ja minä huolehdin siitä, että pystytte.”
Tähän sisältyy kolme keskeistä tehtävää, jotka johtajan tulisi ottaa hoitaakseen:
- Läpinäkyvyyden luominen: Kaikkien tiimin jäsenten on tiedettävä koko ajan, missä vaiheessa projekti on, mikä on tavoite ja miten siihen päästään. Vasta kun jokainen tiimin jäsen tuntee kaikki tarvittavat tiedot, he voivat tehdä nopeasti hyviä päätöksiä.
- Osaamisen kehittäminen: Päätöksiä tekevien henkilöiden on paitsi tunnettava oikeat tiedot, myös käytettävä apuna tarvittavia työkaluja. Tämä tarkoittaa, että työntekijöitä on koulutettava kaikissa niissä osaamisalueissa, joita he tarvitsevat voidakseen tehdä perusteltuja päätöksiä.
- Luottamuksen toteuttaminen: Voimaannuttaminen epäonnistuu, jos johtaja ei osaa antaa vapauksia. Tämä tarkoittaa, että kontrolli tulisi korvata selkeyllä. Vasta kun johtaja luottaa työntekijöihinsä täysin, työntekijät voivat kerätä itseluottamusta tehdä päätöksiä myös ilman johtajaa ja ilman pelkoa virheistä.
Empowermentin riskit ja sudenkuopat
Vaikka voimaannuttaminen kuulostaakin aluksi hienolta, on tärkeää ymmärtää, että se ei kuitenkaan ole vapaalippu toimia aivan kuten haluaa. Siksi on tärkeää määritellä selkeät roolit, prosessit ja odotukset, jotta tilanne ei muutu kaaokseksi. Voimaannuttaminen vaatii siis määriteltyjä puitteita:
- Selkeät tavoitteet: Ilman määriteltyä suuntaa itseorganisoituminen ei ole mahdollista. Siksi tavoitteet ja odotukset on määriteltävä tarkasti etukäteen.
- Yhteiset säännöt: Jotta tiimin sisällä ei syntyisi ristiriitoja, on lisäksi tärkeää määrittää, kuka saa tehdä mitäkin päätöksiä.
- Virheiden käsittelykulttuuri: Vastuullisille tiimeille on annettava mahdollisuus epäonnistua ilman pelkoa syyllistämisestä, sillä virheet edistävät oppimisprosessia. Hyvä virheiden käsittelykulttuuri on siksi äärimmäisen tärkeää.
- Johdonmukaisuus: Yksi yleinen väärinkäsitys valtuuttamisesta on, että se voi olla kertaluonteinen teko eikä sen tarvitse olla jatkuva johtamistapa. Valitettavasti ihmisiä ei voi kuitenkin voimaannuttaa kertaluonteisesti ja sitten ottaa vastuu takaisin seuraavassa kriisissä. Näin menetetään paitsi tiimin luottamus myös uskottavuus.
Näin onnistutaan voimaannuttamisessa projekteissa
Mitä johtajat voivat konkreettisesti tehdä? Tässä muutamia toimiviksi todettuja lähestymistapoja:
- Mielekäs tehtävien delegointi: Tehtäviä ei pidä vain jakaa. Sen sijaan on tärkeää kommunikoida niistä tavoitteiden ja vaikutusten kautta, jotta työntekijät tietävät, mihin heidän tulisi pyrkiä.
- Päätöksentekovapauden ja roolien määrittely: Selkeät päätöksentekoperusteet ja roolimääritelmät auttavat välttämään konflikteja ja epävarmuutta.
- Osaamisen kehittämisen edistäminen: Jotta tiimin jäsenet voivat toimia itsenäisesti, he tarvitsevat sekä ammatillista että sosiaalista osaamista. Siksi on tärkeää ensin selvittää, onko heillä jo kaikki tarvittavat taidot, ja tarjota koulutusta, jos tärkeää osaamista puuttuu.
- Palautteen ja oppimisen kierrosten vakiinnuttaminen: Aivan kuten ketterissä projekteissa, on tärkeää suunnitella tiimille säännöllisiä retrospektiivejä, jotta tiimin itsemääräämisoikeutta ja tiimin toimintaa voidaan kehittää edelleen.
- Läpinäkyvyys työkalujen avulla: Olipa kyseessä sitten projektin eteneminen, vastuualueet tai määräajat – on tärkeää, että kaikilla tiimin jäsenillä on pääsy heille tärkeisiin tietoihin. Esimerkiksi projektinhallintaohjelmisto voi auttaa dokumentoimaan tällaisia tietoja ja asettamaan ne tiimin saataville milloin tahansa.
Päätelmä
Vastuullistaminen ei ole vain mukava lisä, vaan välttämätön osa nykyaikaisia projekteja. Erityisesti silloin, kun projekteja toteutetaan ympäristössä, jossa vaatimukset, teknologiat ja tiimit muuttuvat jatkuvasti, yritykset tarvitsevat työntekijöitä, jotka eivät odota ohjeita, vaan osallistuvat aktiivisesti projektien suunnitteluun. Tämä edellyttää rohkeutta johtaa – ja halua jakaa valtaa.
Empowerment toimii kuitenkin vain, jos puite-edellytykset ovat kohdallaan. Tähän kuuluvat pääsy tietoihin, projektitavoitteiden ja -etenemisen läpinäkyvyys sekä yhteinen käsitys vastuusta. Projektinhallintaohjelmisto myPARM ProjectManagement tukee juuri näitä asioita: se luo selkeyttä, sitoutumista ja hyvän yleiskuvan kaikille osapuolille. Sitä täydentävät johtamisohjelmisto myPARM CorporateNavigator sekä BI-ratkaisu myPARM BIact, voimaannuttaminen mahdollistetaan digitaalisesti ja sitä edistetään kestävällä tavalla.
Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin esittelytilaisuudessa? Sovi sitten heti tapaamisaika kanssamme!