Toimivallan lisääminen hankkeissa
Miksi nykyaikaisessa johtamisessa on keskityttävä henkilökohtaiseen vastuuseen
Tiimi on valmis, aikaa projektin loppuunsaattamiseen on rajallisesti – mutta kukaan ei tiedä, kuka saa ottaa seuraavan askeleen? Näin käy monissa klassisissa hankkeissa. Kun jotkut tiimit vielä miettivät, mistä heidän pitäisi edes aloittaa, toiset miettivät jo parasta tapaa toteuttaa seuraava askel, mutta eivät saa toimia. Juuri tässä piilee ongelma: hankkeissa, joille on ominaista hybriditiimit, ketterät menetelmät ja jatkuva muutos, keskitetty ohjaus voi muodostua jarruksi. Jatkuvan koordinoinnin odottamisen sijaan tällaisten tiimien työntekijät tarvitsevat vapautta ja luottamusta toimia itsenäisesti ilman, että heidän tarvitsee ensin navigoida eri hierarkiatasojen läpi. Valtuuttaminen on taikasana: työntekijöille annetaan mahdollisuus tehdä päätöksiä, ottaa vastuuta ja löytää ratkaisuja yhdessä. Ainoa kysymys on: miten esimiehet voivat aktiivisesti muokata tätä muutosta ja paitsi sallia voimaantumisen, myös edistää sitä kohdennetusti?
Voimaantuminen: muutakin kuin pelkkä hyvän mielen sana.
Monien mielestä voimaantuminen kuulostaa toimiston esoteeriselta. Se perustuu kuitenkin itse asiassa vakavasti otettavaan johtamislähestymistapaan: työntekijät valtuutetaan tietoisesti tekemään omia päätöksiä ja suorittamaan tehtäviään suurella henkilökohtaisella vastuulla. Teoriassa tämä kuulostaa yksinkertaiselta. Käytännössä se asettaa johtajille uusia haasteita. Perinteiset hierarkiat, joissa projektipäällikkö päättää kaikesta, toimivat vain poikkeustapauksissa. Dynaamiset hankkeet, ketterät tiimit ja verkottuneet työmuodot edellyttävät nopeita päätöksiä ja joustavuutta. Valtuuttaminen tarkoittaa tässä yhteydessä: Johtajana en luovu vallasta, vaan moninkertaistan sen.
Miksi valtaistaminen on ratkaisevan tärkeää hankeympäristössä?
Hankkeet ovat määritelmällisesti tavoitteellisia, monimutkaisia ja usein aika- ja kustannuspaineiden alaisia. Siksi on tärkeää, että kaikki tiimin jäsenet eivät vain hoida tehtäviään tylsällä tavalla, vaan myös ajattelevat omasta puolestaan, ajattelevat laatikon ulkopuolella ja ennen kaikkea toimivat itsenäisesti. Voimaantuneet tiimin jäsenet ovat motivoituneempia, tekevät parempia päätöksiä ja tuovat aktiivisesti omia vahvuuksiaan. Tämä ei ole pelkästään hyväksi tiimin ilmapiirille, vaan sillä on myös suora vaikutus projektin onnistumiseen.
Esimerkki: Ketterissä projekteissa, esimerkiksi Scrumin mukaan, voimaantuminen on jo olennainen osa, koska tiimi organisoi itsensä, tuoteomistaja tekee tekniset päätökset ja Scrum Master poistaa esteet. Toisin sanoen vastuu on jaettu. Ja ketterä projektinhallinta toimii itse asiassa useimmissa tapauksissa erittäin hyvin.
Johtaminen siirtymävaiheessa: valvovasta auktoriteetista valmentajaksi
Tämä muuttaa olennaisesti johtajan roolia. Sen sijaan, että hän olisi valvova viranomainen, hänestä tulee valmentaja tai luottamushenkilö. Tämä kuulostaa aluksi romanttiselta, mutta kyseessä on erittäin strateginen kehitys. Valtuuttaminen ei nimittäin tarkoita sitä, että ”tee jotain”, vaan pikemminkin sitä, että ”sinä voit tehdä tämän, ja minä varmistan, että pystyt siihen.”
Tähän liittyy kolme keskeistä tehtävää, jotka johtajan tulisi ottaa hoitaakseen:
- Luo avoimuutta: Kaikkien tiimin jäsenten on aina tiedettävä, missä vaiheessa projekti on, mikä on tavoite ja miten siihen päästään. Sillä vain jos yksittäiset tiimin jäsenet tietävät kaikki tarvittavat tiedot, he voivat tehdä hyviä päätöksiä nopeasti.
- Taitojen kehittäminen: Niiden, joiden odotetaan tekevän päätöksiä, on paitsi tiedettävä oikeat tiedot myös saatava tarvittavat välineet päätöksentekoon. Tämä tarkoittaa, että työntekijöille on koulutettava kaikki taidot, joita he tarvitsevat perusteltujen päätösten tekemiseen.
- Elävä luottamus: Valtuuttaminen epäonnistuu, kun johto ei pysty päästämään irti. Tämä tarkoittaa sitä, että kontrolli olisi korvattava selkeydellä. Vain jos johtaja luottaa työntekijöihinsä täysin, he voivat luottaa siihen, että he voivat tehdä päätöksiä ilman esimiestä ja ilman pelkoa virheistä.
Valtuutuksen riskit ja sudenkuopat
Niin hienolta kuin voimaantuminen aluksi kuulostaakin, on tärkeää ymmärtää, että se ei ole vapaalippu, jolla voi toimia niin kuin itse haluaa. Siksi on tärkeää, että roolit, prosessit ja odotukset määritellään selkeästi, jotta kaaokselta vältytään. Valtuuttaminen edellyttää siis selkeästi määriteltyjä puitteita:
- Selkeät tavoitteet: Ilman määriteltyä suuntaa itseorganisoituminen ei onnistu. Siksi tavoitteet ja odotukset on määriteltävä tarkasti etukäteen.
- Yhteiset pelisäännöt: Jotta vältetään tiimin sisäiset ristiriidat, on myös tärkeää määritellä, kenellä on oikeus tehdä mitäkin päätöksiä.
- Virheiden kulttuuri: Voimaantuneiden tiimien on myös voitava epäonnistua ilman pelkoa syytöksistä, sillä virheet edistävät oppimisprosessia. Hyvä virhekulttuuri on siksi äärimmäisen tärkeää.
- Johdonmukaisuus: Suosittu harhaluulo voimaannuttamisesta on, että se voi olla kertaluonteinen teko eikä sen tarvitse olla jatkuva johtamistapa. Valitettavasti ihmisiä ei voi valtuuttaa kerran ja ottaa vastuuta uudelleen seuraavan kriisin sattuessa. Sen lisäksi, että menetät tiimin luottamuksen, menetät myös uskottavuuden.
Miten voimaannuttaminen toimii hankkeissa
Mitä johtajat voivat konkreettisesti tehdä? Seuraavassa on muutamia hyväksi havaittuja lähestymistapoja:
- Tarkoituksenmukainen delegointi: Tehtäviä ei pitäisi vain antaa. Pikemminkin on tärkeää, että ne ilmoitetaan tarkoituksen ja vaikutuksen kannalta, jotta työntekijät tietävät, mihin heidän tulisi keskittyä.
- Määrittele päätöksenteon laajuus ja roolit: Selkeät päätöksentekoruudut ja roolien määrittelyt auttavat välttämään ristiriitoja ja epävarmuustekijöitä.
- Edistetään osaamisen kehittämistä: Jotta ryhmän jäsenet voisivat toimia itsenäisesti, he tarvitsevat sekä teknisiä että sosiaalisia taitoja. Siksi on tärkeää tarkistaa ensin, onko heillä jo kaikki tarvittavat taidot, ja tarjota koulutusta, jos tärkeitä taitoja puuttuu.
- Luo palaute- ja oppimiskierrokset: Kuten ketterissä projekteissa, myös tässä tapauksessa on tärkeää suunnitella tiimille säännöllisiä retrospektiivejä, jotta voimaantumista ja tiimiä voidaan kehittää edelleen.
- Avoimuus työkalujen avulla: On tärkeää, että kaikilla tiimin jäsenillä on pääsy heille tärkeisiin tietoihin, olipa kyse sitten projektin etenemisestä, vastuualueista tai määräajoista. Esimerkiksi projektinhallintaohjelmistot voivat auttaa dokumentoimaan tällaiset tiedot ja asettamaan ne tiimin saataville kaikkina aikoina.
Yhteenveto
Valtuutus ei ole ”nice-to-have” vaan nykyaikaisissa hankkeissa välttämätön edellytys. Erityisesti silloin, kun hankkeita toteutetaan ympäristössä, jossa vaatimukset, teknologiat ja tiimit muuttuvat jatkuvasti, yritykset tarvitsevat työntekijöitä, jotka eivät odota ohjeita vaan osallistuvat aktiivisesti hankkeiden muokkaamiseen. Tämä edellyttää rohkeutta johtaa – ja halua jakaa valtaa.
Voimaannuttaminen toimii kuitenkin vain, jos toimintaedellytykset ovat kunnossa. Näihin kuuluvat tiedonsaanti, avoimuus hankkeen tavoitteista ja edistymisestä sekä jaettu vastuunjako. Projektinhallintaohjelmisto myPARM ProjectManagement tukee juuri tätä: se luo selkeyttä, sitoutumista ja hyvän yleiskuvan kaikille osapuolille. MyPARM CorporateNavigator -johtamisohjelmisto ja BI-ratkaisu myPARM BI täydentävät sitä.actBI-ratkaisulla, voimaantuminen mahdollistetaan digitaalisesti ja edistetään kestävästi.
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demossa? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!