Capacitación en proyectos

Por qué el liderazgo moderno debe centrarse en la responsabilidad personal

Capacitación: algo más que una palabra de moda con un factor de bienestar

Para mucha gente, el empowerment suena a esoterismo de oficina. Sin embargo, en realidad se basa en un planteamiento de gestión serio: se faculta conscientemente a los empleados para que tomen sus propias decisiones y lleven a cabo sus tareas con un alto grado de responsabilidad personal. En teoría, parece sencillo. En la práctica, plantea nuevos retos a los directivos. Las jerarquías tradicionales, en las que el director del proyecto decide todo, sólo funcionan en casos excepcionales. Los proyectos dinámicos, los equipos ágiles y las formas de trabajo en red requieren decisiones rápidas y flexibilidad. Empoderamiento significa en este contexto Como gestor, no renuncio al poder, lo multiplico.

Por qué la capacitación es crucial en el entorno del proyecto

Por definición, los proyectos están orientados a objetivos, son complejos y a menudo están sometidos a presiones de tiempo y costes. Por eso es importante que todos los miembros del equipo no sólo lleven a cabo sus tareas de forma aburrida, sino que piensen por sí mismos, se salgan de lo establecido y, sobre todo, actúen con independencia. Los miembros del equipo con poder están más motivados, toman mejores decisiones y aportan activamente sus puntos fuertes. Esto no sólo es bueno para el ambiente del equipo, sino que también repercute directamente en el éxito del proyecto.
Un ejemplo: En los proyectos ágiles, por ejemplo según Scrum, el empoderamiento ya es parte integrante, porque el equipo se organiza, el propietario del producto toma las decisiones técnicas y el Scrum Master elimina los obstáculos. En otras palabras, la responsabilidad está distribuida. Y la gestión ágil de proyectos funciona realmente muy bien en la mayoría de los casos.

Liderazgo en transición: de autoridad de control a entrenador

Esto cambia fundamentalmente el papel del directivo. En lugar de ser una autoridad controladora, se convierte en un entrenador o una persona de confianza. Esto suena romántico al principio, pero es un desarrollo altamente estratégico. Porque empoderamiento no significa “haz algo”, sino: “Tú puedes hacer esto y yo me aseguraré de que puedas”.
Esto implica tres tareas centrales que debe asumir un directivo:

• Crea transparencia: Todos los miembros del equipo deben saber en todo momento en qué punto se encuentra el proyecto, cuál es el objetivo y cómo llegar a él. Porque sólo si cada miembro del equipo conoce todos los datos necesarios podrá tomar buenas decisiones rápidamente.
• Desarrollo de habilidades: Quienes deben tomar decisiones no sólo deben conocer la información correcta, sino también disponer de las herramientas necesarias para hacerlo. Esto significa que hay que formar a los empleados en todas las habilidades que necesitan para tomar decisiones bien fundadas.
• Confianza viva: La capacitación fracasa cuando el liderazgo no puede dejarse llevar. Esto significa que el control debe sustituirse por la claridad. Sólo si un directivo confía plenamente en sus empleados, éstos podrán tener la confianza necesaria para tomar decisiones sin el directivo y sin miedo a equivocarse.

Riesgos y escollos de la capacitación

Por muy bien que suene el empoderamiento al principio, es importante entender que no es un pase libre para actuar a tu antojo. Por eso es importante que se definan claramente las funciones, los procesos y las expectativas para evitar el caos. Por tanto, la capacitación requiere un marco claramente definido:

• Objetivos claros: Sin una dirección definida, la autoorganización no puede tener lugar. Por lo tanto, los objetivos y las expectativas deben definirse con precisión de antemano.
• Reglas de juego comunes: Para evitar conflictos dentro del equipo, también es importante definir quién está autorizado a tomar qué decisiones.
• Cultura del error: A los equipos capacitados también se les debe permitir fracasar sin miedo a la recriminación, ya que los errores contribuyen al proceso de aprendizaje. Por tanto, una buena cultura del error es de suma importancia.
• Coherencia: Una idea errónea muy extendida sobre la capacitación es que puede ser un acto puntual y no tiene por qué ser un estilo de gestión continuo. Por desgracia, no puedes dar poder a la gente una vez y luego volver a asumir la responsabilidad la próxima vez que surja una crisis. No sólo pierdes la confianza del equipo, sino también la credibilidad.

Cómo funciona la capacitación en los proyectos

¿Qué pueden hacer concretamente los directivos? He aquí algunos enfoques de probada eficacia:

• Delegación con propósito: Las tareas no deben asignarse sin más. Más bien, es importante comunicarlas con propósito e impacto para que los empleados sepan en qué deben centrarse.
• Define el ámbito de decisión y las funciones: Unas rejillas de toma de decisiones y unas definiciones de funciones claras ayudan a evitar conflictos e incertidumbres.
• Promover el desarrollo de competencias: Para que los miembros del equipo puedan actuar de forma independiente, necesitan competencias tanto técnicas como sociales. Por tanto, es importante comprobar primero si ya tienen todas las habilidades necesarias y ofrecerles formación si les faltan competencias importantes.
• Establece bucles de retroalimentación y aprendizaje: Al igual que en los proyectos ágiles, también es importante programar retrospectivas periódicas en el equipo para seguir desarrollando la autonomía y el equipo.
• Transparencia mediante herramientas: Ya sea el progreso del proyecto, las responsabilidades o los plazos, es importante que todos los miembros del equipo tengan acceso a los datos que son importantes para ellos. Un software de gestión de proyectos, por ejemplo, puede ayudar a documentar esa información y ponerla a disposición del equipo en todo momento.

Conclusión

La capacitación no es algo agradable de tener, sino algo imprescindible en los proyectos modernos. Especialmente cuando los proyectos se ejecutan en un entorno en el que los requisitos, las tecnologías y los equipos cambian constantemente, las empresas necesitan empleados que no esperen instrucciones, sino que ayuden activamente a dar forma a los proyectos. Esto requiere el valor de liderar y la voluntad de compartir el poder.

Sin embargo, la capacitación sólo funciona si se dan las condiciones marco adecuadas. Esto incluye el acceso a la información, la transparencia sobre los objetivos y el progreso del proyecto y una comprensión compartida de la responsabilidad. El software de gestión de proyectos myPARM ProjectManagement apoya precisamente esto: crea claridad, compromiso y una buena visión de conjunto para todos los implicados. Complementado con el software de gestión myPARM CorporateNavigator y la solución BI myPARM BI^actúala potenciación se hace digital y se promueve de forma sostenible.

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