L'empowerment nei progetti
Perché la leadership moderna deve puntare sulla responsabilità personale
Il team è pronto, ma il tempo per portare a termine il progetto è limitato… eppure nessuno sa chi possa fare il passo successivo? È quello che succede in tanti progetti tradizionali. Mentre alcuni team si chiedono ancora da dove cominciare, altri stanno già pensando a come attuare al meglio il passo successivo, ma non possono agire. È proprio qui che sta il problema: nei progetti caratterizzati da team ibridi, metodi agili e cambiamenti costanti, un controllo centralizzato può diventare un freno. Invece di aspettare un coordinamento continuo, i collaboratori di questi team hanno bisogno della libertà e della fiducia per agire in autonomia, senza dover prima districarsi tra i vari livelli gerarchici. La parola magica è «empowerment»: dare ai collaboratori la possibilità di prendere decisioni, assumersi responsabilità e trovare soluzioni insieme. La domanda è solo questa: come possono i dirigenti plasmare attivamente questo cambiamento e non solo permettere l’empowerment, ma promuoverlo in modo mirato?
Empowerment: molto più di una parola alla moda che fa sentire bene
A prima vista, per molti l’empowerment sembra una sorta di esoterismo da ufficio. In realtà, però, si tratta di un approccio gestionale da prendere sul serio: i collaboratori vengono consapevolmente messi in grado di prendere decisioni in autonomia e di svolgere i propri compiti con un alto grado di responsabilità personale. In teoria sembra semplice. In pratica, però, pone i dirigenti di fronte a nuove sfide. Le gerarchie tradizionali, in cui è il responsabile di progetto a decidere tutto, funzionano ormai solo in casi eccezionali. Progetti dinamici, team agili e modalità di lavoro interconnesse richiedono decisioni rapide e flessibilità. In questo contesto, «empowerment» significa: io, come dirigente, non cedo il potere, ma lo moltiplico.
Perché l’empowerment è fondamentale nel contesto dei progetti
I progetti, per definizione, sono mirati, complessi e spesso soggetti a vincoli di tempo e di budget. Per questo è importante che tutti i membri del team non si limitino a svolgere meccanicamente i propri compiti, ma contribuiscano con idee, pensino fuori dagli schemi e, soprattutto, agiscano in modo autonomo. I membri del team che hanno autonomia sono più motivati, prendono decisioni migliori e mettono attivamente in campo i propri punti di forza. Questo non solo fa bene all’atmosfera del team, ma contribuisce direttamente al successo del progetto.
Un esempio: nei progetti agili, ad esempio secondo Scrum, l’empowerment è già parte integrante del processo, perché il team si auto-organizza, il Product Owner prende le decisioni tecniche e lo Scrum Master elimina gli ostacoli. Ciò significa che la responsabilità è distribuita. E in effetti, nella maggior parte dei casi, la gestione agile dei progetti funziona alla grande.
La leadership in evoluzione: da figura di controllo a coach
Il ruolo del dirigente cambia così radicalmente. Invece di essere un’autorità di controllo, diventa un coach, ovvero una persona di fiducia. A prima vista sembra romantico, ma in realtà è uno sviluppo altamente strategico. Perché «empowerment» non significa «fate qualcosa», ma: «Voi potete farlo e io farò in modo che ci riusciate».
Questo comporta tre compiti fondamentali che un dirigente dovrebbe assumersi:
- Garantire la trasparenza: tutti i membri del team devono sapere in ogni momento a che punto è il progetto, qual è l’obiettivo e come raggiungerlo. Perché solo se ogni membro del team conosce tutti i dati necessari, può prendere decisioni giuste in fretta.
- Sviluppo delle competenze: chi deve prendere decisioni non solo deve conoscere le informazioni giuste, ma anche avere a disposizione gli strumenti necessari. Questo significa che i collaboratori devono essere formati su tutte le competenze di cui hanno bisogno per poter prendere decisioni ben fondate.
- Vivere la fiducia: l’empowerment fallisce quando chi comanda non riesce a lasciar andare. Questo significa che il controllo dovrebbe essere sostituito dalla chiarezza. Solo se un dirigente ha piena fiducia nei propri collaboratori, questi ultimi possono trovare la sicurezza necessaria per prendere decisioni anche senza di lui e senza paura di sbagliare.
Rischi e insidie dell’empowerment
Per quanto l’empowerment possa sembrare fantastico a prima vista, è importante capire che non è comunque un lasciapassare per fare semplicemente quello che ti pare. Per questo è fondamentale definire ruoli, processi e aspettative chiari, in modo da evitare che si crei il caos. L’empowerment ha quindi bisogno di un quadro ben definito:
- Obiettivi chiari: senza una direzione ben definita, l’auto-organizzazione non può funzionare. Per questo è fondamentale definire in anticipo e con precisione obiettivi e aspettative.
- Regole del gioco da seguire tutti insieme: per evitare che ci siano conflitti all’interno della squadra, è importante stabilire chi può prendere quali decisioni.
- Cultura dell’errore: i team responsabilizzati devono poter anche fallire senza paura di essere incolpati, perché gli errori contribuiscono al processo di apprendimento. Una buona cultura dell’errore è quindi di fondamentale importanza.
- Coerenza: un errore comune riguardo all’empowerment è pensare che possa essere un atto isolato e non necessariamente uno stile di leadership continuo. Purtroppo, però, non puoi dare autonomia alle persone una volta sola per poi riprenderti la responsabilità alla prima crisi. Così non solo perdi la fiducia del team, ma anche la tua credibilità.
Ecco come promuovere l’empowerment nei progetti
Cosa possono fare concretamente i dirigenti? Ecco alcuni approcci che hanno dato buoni risultati:
- Delegare con senso: non basta limitarsi a distribuire i compiti. È invece importante comunicarli indicando l’obiettivo e l’effetto che si vuole ottenere, in modo che i collaboratori sappiano a cosa devono orientarsi.
- Definire i margini di manovra decisionali e i ruoli: schemi decisionali chiari e definizioni precise dei ruoli aiutano a evitare conflitti e incertezze.
- Promuovere lo sviluppo delle competenze: affinché i membri del team possano agire in modo autonomo, hanno bisogno sia di competenze tecniche che sociali. Per questo è importante verificare innanzitutto se possiedono già tutte le capacità necessarie e offrire corsi di formazione qualora manchino competenze fondamentali.
- Creare cicli di feedback e apprendimento: proprio come nei progetti agili, è importante programmare regolarmente delle retrospettive all’interno del team per rafforzare l’empowerment e far crescere il gruppo.
- Trasparenza grazie agli strumenti: che si tratti dello stato di avanzamento del progetto, delle responsabilità o delle scadenze, è importante che tutti i membri del team abbiano accesso ai dati che gli servono. Un software di gestione dei progetti, ad esempio, può aiutare a documentare queste informazioni e a metterle a disposizione del team in qualsiasi momento.
Conclusione
L'empowerment non è un optional, ma un elemento indispensabile nei progetti moderni. Soprattutto quando i progetti vengono realizzati in un contesto in cui requisiti, tecnologie e team cambiano continuamente, le aziende hanno bisogno di collaboratori che non si limitino ad aspettare istruzioni, ma che contribuiscano attivamente a plasmare i progetti. Questo richiede il coraggio di assumere un ruolo di leadership – e la volontà di condividere il potere.
L’empowerment funziona però solo se le condizioni di base sono quelle giuste. Tra queste ci sono l’accesso alle informazioni, la trasparenza sugli obiettivi e lo stato di avanzamento dei progetti, oltre a una visione condivisa delle responsabilità. Il software di gestione dei progetti myPARM ProjectManagement ti aiuta proprio in questo: garantisce chiarezza, impegno e una buona visione d’insieme per tutti i coinvolti. Insieme al software di gestione aziendale myPARM CorporateNavigator e alla soluzione di BI myPARM BIact, l’empowerment diventa realtà nel mondo digitale e viene promosso in modo sostenibile.
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