Empowerment nei progetti
Perché la leadership moderna deve concentrarsi sulla responsabilità personale
Il team è pronto, il tempo per completare il progetto è limitato – ma nessuno sa chi può fare il passo successivo? Questo è ciò che accade in molti progetti classici. Mentre alcuni team si stanno ancora chiedendo da cosa iniziare, altri stanno già pensando al modo migliore per realizzare il passo successivo, ma non sono autorizzati ad agire. Proprio qui sta il problema: nei progetti caratterizzati da team ibridi, metodi agili e cambiamenti costanti, il controllo centrale può diventare un freno. Invece di aspettare un coordinamento costante, i dipendenti di questi team devono avere la libertà e la fiducia di poter agire da soli senza dover passare prima attraverso vari livelli gerarchici. Empowerment è la parola magica: dare ai dipendenti la possibilità di prendere decisioni, assumersi responsabilità e trovare soluzioni insieme. L “unica domanda è: come possono i manager dare forma attiva a questo cambiamento e non solo permettere l” empowerment, ma promuoverlo in modo mirato?
Empowerment: più di una parola d’ordine con un fattore di benessere
Per molte persone, l “empowerment sembra un” esoterica da ufficio. In realtà si basa su un approccio gestionale serio: i dipendenti sono consapevolmente autorizzati a prendere le proprie decisioni e a svolgere i propri compiti con un alto grado di responsabilità personale. In teoria, sembra semplice. In pratica, pone i manager di fronte a nuove sfide. Le gerarchie tradizionali, in cui il project manager decide tutto, funzionano solo in casi eccezionali. Progetti dinamici, team agili e forme di lavoro in rete richiedono decisioni rapide e flessibilità. In questo contesto, empowerment significa: Come manager, non rinuncio al potere, ma lo moltiplico.
Perché l “empowerment è fondamentale nell” ambiente di progetto
Per definizione, i progetti sono orientati agli obiettivi, complessi e spesso sottoposti a pressioni su tempi e costi. È quindi importante che tutti i membri del team non solo svolgano i loro compiti in modo noioso, ma pensino anche con la propria testa, pensino fuori dagli schemi e, soprattutto, agiscano in modo indipendente. I membri del team che hanno maggiori responsabilità sono più motivati, prendono decisioni migliori e contribuiscono attivamente con le loro forze. Questo non solo è positivo per l “atmosfera del team, ma ha anche un impatto diretto sul successo del progetto.
Un esempio: Nei progetti agili, ad esempio secondo Scrum, l” empowerment è già parte integrante perché il team si organizza da solo, il proprietario del prodotto prende decisioni tecniche e lo Scrum Master rimuove gli ostacoli. In altre parole, la responsabilità è distribuita. La gestione agile dei progetti funziona molto bene nella maggior parte dei casi.
Leadership in transizione: da autorità di controllo a coach
Questo cambia radicalmente il ruolo del manager. Invece di essere un “autorità di controllo, diventa un coach o una persona di fiducia. All” inizio sembra romantico, ma si tratta di uno sviluppo altamente strategico. Perché empowerment non significa “fai qualcosa”, ma piuttosto: “Puoi fare questo e io mi assicurerò che tu lo faccia”.
Questo comporta tre compiti centrali che un manager dovrebbe assumere:
- Crea trasparenza: Tutti i membri del team devono sapere in ogni momento a che punto è il progetto, qual è l’obiettivo e come raggiungerlo. Infatti, solo se i singoli membri del team conoscono tutti i dati necessari possono prendere rapidamente delle buone decisioni.
- Sviluppo delle competenze: chi deve prendere decisioni non solo deve conoscere le informazioni giuste, ma deve anche avere gli strumenti necessari per farlo. Ciò significa che i dipendenti devono essere formati su tutte le competenze necessarie per prendere decisioni fondate.
- Fiducia vivente: L’empowerment fallisce quando la leadership non riesce a lasciarsi andare. Ciò significa che il controllo deve essere sostituito dalla chiarezza. Solo se un manager si fida completamente dei suoi dipendenti, questi ultimi possono avere la sicurezza di prendere decisioni senza il manager e senza il timore di commettere errori.
Rischi e insidie dell’empowerment
Per quanto all’inizio l’empowerment possa sembrare fantastico, è importante capire che non è un lasciapassare per agire a proprio piacimento. È quindi importante definire chiaramente ruoli, processi e aspettative per evitare il caos. L’empowerment richiede quindi un quadro di riferimento ben definito:
- Obiettivi chiari: Senza una direzione definita, l’auto-organizzazione non può avere luogo. Pertanto, gli obiettivi e le aspettative devono essere definiti con precisione in anticipo.
- Regole comuni del gioco: Per evitare conflitti all’interno del team, è importante anche definire chi è autorizzato a prendere quali decisioni.
- Cultura dell “errore: ai team responsabilizzati deve essere consentito di fallire senza paura di recriminazioni, poiché gli errori contribuiscono al processo di apprendimento. Una buona cultura dell” errore è quindi della massima importanza.
- Coerenza: un “idea sbagliata popolare sull” empowerment è che possa essere un atto una tantum e non debba essere uno stile di gestione continuo. Purtroppo, non puoi responsabilizzare le persone una volta sola e poi riprenderti la responsabilità la volta successiva che si presenta una crisi. Non solo perdi la fiducia del team, ma perdi anche credibilità.
Come funziona l’empowerment nei progetti
Cosa possono fare concretamente i manager? Ecco alcuni approcci provati e testati:
- Delega con uno scopo: i compiti non devono essere semplicemente assegnati. Piuttosto, è importante comunicarli con uno scopo e un impatto, in modo che i dipendenti sappiano su cosa devono concentrarsi.
- Definisci l’ambito decisionale e i ruoli: Griglie decisionali chiare e definizioni dei ruoli aiutano a evitare conflitti e incertezze.
- Promuovere lo sviluppo delle competenze: Affinché i membri del team siano in grado di agire in modo indipendente, hanno bisogno di competenze sia tecniche che sociali. Per questo motivo è importante verificare innanzitutto se i membri del team possiedono già tutte le competenze necessarie e offrire una formazione nel caso in cui manchino competenze importanti.
- Stabilisci dei cicli di feedback e di apprendimento: Proprio come nei progetti agili, è importante programmare retrospettive regolari all “interno del team per sviluppare ulteriormente l” empowerment e il team.
- Trasparenza attraverso gli strumenti: Che si tratti dell’avanzamento del progetto, delle responsabilità o delle scadenze, è importante che tutti i membri del team abbiano accesso ai dati per loro importanti. Un software di gestione dei progetti, ad esempio, può aiutare a documentare queste informazioni e a renderle disponibili al team in qualsiasi momento.
Conclusione
L’empowerment non è una cosa bella, ma una cosa indispensabile nei progetti moderni. Soprattutto quando i progetti vengono implementati in un ambiente in cui i requisiti, le tecnologie e i team cambiano continuamente, le aziende hanno bisogno di dipendenti che non aspettino istruzioni ma che contribuiscano attivamente a dare forma ai progetti. Ciò richiede il coraggio di guidare e la volontà di condividere il potere.
Tuttavia, l “empowerment funziona solo se le condizioni quadro sono corrette. Queste includono l” accesso alle informazioni, la trasparenza sugli obiettivi e sui progressi del progetto e una comprensione condivisa delle responsabilità. Il software di gestione dei progetti myPARM ProjectManagement supporta proprio questo: crea chiarezza, impegno e una buona visione d “insieme per tutti i soggetti coinvolti. Integrato dal software di gestione myPARM CorporateNavigator e dalla soluzione di BI myPARM BIactla soluzione BI, l” empowerment è abilitato digitalmente e promosso in modo sostenibile.
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