L'ABC della gestione dei progetti: H per la gestione ibrida dei progetti
Il meglio di due mondi
La gestione classica dei progetti segue una suddivisione chiara e un piano preciso, in cui tutte le fasi da eseguire sono definite una per una fin dall’inizio. Chi conosce un piano del genere può procedere con sicurezza verso il proprio obiettivo. Tuttavia, a volte è necessario poter reagire in modo flessibile, ad esempio quando l’obiettivo da raggiungere non può essere definito con precisione all’inizio di un progetto. In questi casi entrano in gioco i metodi agili. Ma perché non dovrebbe esistere un metodo che combini entrambi gli approcci, ovvero che abbia un piano preciso pur rimanendo flessibile? Ecco la gestione ibrida dei progetti.
La gestione ibrida dei progetti consiste nella combinazione di diversi metodi di gestione dei progetti o nell’utilizzo di singoli elementi provenienti da diversi approcci di gestione dei progetti. L’obiettivo è sfruttare i vantaggi dei diversi approcci ed evitare i rispettivi svantaggi. Nella maggior parte dei casi, il termine “ibrido” indica la combinazione di metodi classici e agili. Esistono però anche combinazioni di diversi approcci agili, come quando si usa lo Scrumban, o di diversi approcci classici, ad esempio quando la pianificazione del progetto con PRINCE2 viene integrata con un sistema a cascata.
Obiettivi
L’obiettivo di un project manager è ottenere il miglior risultato possibile dal progetto: i progetti devono essere portati a termine entro la scadenza prevista e nei limiti del budget stabilito, il risultato deve soddisfare il cliente e il lavoro di squadra deve procedere senza intoppi. Allo stesso tempo, spesso bisogna tenere conto anche di trasparenza, documentazione e sicurezza. Per questo, nella maggior parte delle aziende si è sviluppata nel tempo una certa metodologia, o addirittura ne è stata imposta una specifica. La gestione ibrida dei progetti può aiutare a soddisfare questi diversi requisiti e, allo stesso tempo, a sfruttare in modo mirato gli elementi più utili di diversi approcci, adattandoli alle esigenze specifiche. In questo modo si può trarre vantaggio dai diversi approcci, ottenendo un risultato migliore e raggiungendo l’obiettivo con costi inferiori.
Combinazione di gestione classica e agile dei progetti
Di solito, per "gestione ibrida dei progetti" si intende la combinazione di metodi classici e agili. Questo significa, ad esempio, che un progetto gestito in modo classico viene integrato con metodi agili in alcune fasi specifiche. L'obiettivo è evitare che i collaboratori siano sovraccarichi di lavoro e definire chiaramente le priorità e le responsabilità.
Vantaggi della gestione classica dei progetti:
- Strutture fisse e familiari
- Pianificazione della sicurezza
- Continuità
- Attenzione ai dettagli
- Compiti e responsabilità definiti
Svantaggi della gestione classica dei progetti:
- Poca flessibilità
Vantaggi della gestione agile dei progetti:
- Flessibile e dinamico
- Veloce
- Comunicazione all'altezza degli occhi
- Feedback regolare e rapido e quindi ottimizzazione rapida
Svantaggi della gestione agile dei progetti:
- Alta complessità
- Lavorare in modo completamente agile non è possibile in molte aziende
- Mancanza di documentazione
Ruoli nella gestione di progetti ibridi
Nei progetti classici, il project manager è responsabile della pianificazione e dell’esecuzione e, di conseguenza, anche del successo del progetto. Nei progetti agili, invece, il ruolo del project manager non esiste. Ad esempio, in Scrum c’è un Product Owner, che riunisce tra l’altro compiti di gestione del prodotto e del progetto, e uno Scrum Master, che si occupa di garantire il rispetto del processo. Mentre il project manager è a capo del team di progetto, né il Product Owner né lo Scrum Master ricoprono questo ruolo. Nei progetti agili, infatti, è il team di sviluppo ad avere la responsabilità. Dato che i due approcci prevedono ruoli e responsabilità così diversi, è possibile che in un progetto siano presenti tutti i ruoli dei vari approcci; tuttavia, all’inizio di un progetto ibrido, è importante definire con precisione ruoli, compiti e responsabilità per evitare malintesi.
Approcci frequentemente utilizzati
Ci sono diversi modi per usare la gestione ibrida dei progetti. Da un lato, si possono usare metodi diversi in parallelo. Questo significa, per esempio, che alcune divisioni aziendali lavorano in generale in modo classico, mentre altre in modo agile. Può anche significare che singoli progetti o parti di essi vengano gestiti in modo classico o agile. D’altra parte, i metodi possono anche essere combinati, ad esempio unendo una pianificazione classica del progetto con degli sprint agili. Ecco alcuni metodi che vengono usati spesso:
Il primo caso di mischia d'acqua:
I pacchetti di lavoro, i costi e le scadenze del progetto vengono pianificati in modo tradizionale secondo il metodo a cascata. I pacchetti di lavoro da portare a termine vengono poi gestiti secondo i metodi Scrum. Questo garantisce una maggiore flessibilità rispetto ai progetti tradizionali.
2. catena critica Scrumban:
Il progetto viene pianificato con il metodo della catena critica (Critical Chain), tipico della gestione classica dei progetti. I singoli pacchetti di lavoro vengono poi gestiti in modo agile grazie a una combinazione di Scrum e bacheche Kanban. Il percorso critico, che include le tappe fondamentali, permette di stimare bene la durata del progetto e il fabbisogno di risorse. Allo stesso tempo, grazie ai pacchetti di lavoro agili, con questo metodo i progetti possono essere portati a termine più velocemente.
3° Scrumban:
In questo caso si combinano i metodi agili di Scrum e Kanban, il che rende questo approccio perfetto per lo sviluppo dei prodotti. Si utilizza una bacheca Kanban con il flusso di lavoro di Scrum. Le bacheche Scrumban che ne risultano offrono una buona panoramica del flusso di lavoro, ottimizzando al contempo i processi.
Come funziona la gestione ibrida dei progetti?
Per determinare la giusta combinazione di metodi per il tuo progetto, puoi procedere come segue:
1. definire i requisiti
In primo luogo, bisogna stabilire quali sono i requisiti, cioè cosa è necessario per il progetto e quali sono gli obiettivi da raggiungere.
2. definire i metodi
Il primo passo ti aiuta a definire i metodi più adatti alle esigenze e agli obiettivi, ma anche al tuo team di progetto. In questa fase definisci anche i ruoli, i compiti e le responsabilità.
3. metodi di prova nel progetto pilota
Se vuoi assicurarti che la combinazione di metodi scelta funzioni davvero al meglio, puoi testarla in un progetto pilota. Può trattarsi anche di uno scenario fittizio. L’importante è che tu possa analizzare e valutare i metodi scelti.
4. valutare e adattare i metodi nell'applicazione
La gestione ibrida dei progetti si basa proprio sulla possibilità di adattarla alle esigenze specifiche. Dovresti sfruttare questa opportunità anche durante lo svolgimento del progetto, verificando regolarmente se i metodi funzionano come vorresti e, se necessario, sostituendoli o adattandoli. In questo modo migliorerai continuamente il lavoro sul progetto.
Vantaggi
- La struttura del progetto può prevedere diverse combinazioni di metodi ed è quindi personalizzabile in base alle esigenze specifiche dell’azienda e del progetto. In questo modo si possono creare soluzioni su misura.
- Capacità di reagire rapidamente a nuove situazioni mantenendo la sicurezza della pianificazione.
- L'obiettivo del progetto è sempre al centro delle attività
- La comunicazione tra i membri del team di progetto è migliorata
- Può essere utilizzato per tutti i progetti, indipendentemente dalle specifiche, dalle dimensioni, dalla complessità, dal settore, ecc.
Sfide
- Conoscenza e competenza dei dipendenti in tutti gli approcci e i metodi richiesti.
- Più tempo necessario per trovare la giusta combinazione di metodi prima dell'inizio del progetto
- Le responsabilità, i ruoli e i compiti devono essere chiariti all'inizio del progetto per evitare incomprensioni e problemi.
- Applicazioni più complesse rispetto all'utilizzo di metodi classici o agili
Consigli pratici
1. inizia lentamente
Il tuo approccio classico alla gestione dei progetti funziona bene, ma vorresti integrarlo con metodi agili? Allora inizia gradualmente a integrare le tecniche agili. In questo modo, tu e il tuo team di progetto imparerete a gestire la più complessa gestione ibrida dei progetti e potrete sperimentare con calma i vari metodi.
2. formare il personale del progetto su entrambi i metodi
Molti membri del team di progetto hanno una buona padronanza delle metodologie classiche o agili. Per trarre il massimo dalla gestione ibrida dei progetti, però, dovrebbero avere una solida conoscenza ed esperienza in entrambi i campi. Per questo, forma il tuo personale sulle diverse metodologie.
3. provalo
Ogni azienda e ogni progetto sono unici. Per questo motivo, i singoli metodi non sempre funzionano allo stesso modo. Sii quindi coraggioso e pronto a sperimentare, così da poter decidere in qualsiasi momento quali metodi siano più adatti ai compiti che devi affrontare in quel momento.
Conclusione
Ogni azienda è unica e non tutti i metodi si adattano a ogni contesto aziendale. Per questo ogni azienda, ogni reparto e ogni progetto ha bisogno di un approccio ibrido alla gestione dei progetti su misura. Con un po’ di comprensione sia da parte degli stakeholder che del team di progetto, però, si può trovare la combinazione giusta per ogni azienda e ogni progetto, che migliorerà il tuo lavoro.
Un software di gestione progetti flessibile può supportarti nell'applicazione di metodi di progetto classici, agili e ibridi, ad esempio eseguendo una pianificazione classica del progetto con un diagramma di Gantt, ma poi pianificando le singole attività con una lavagna Kanban.
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