Projektmanagement-ABC: H wie Hybrides Projektmanagement

Das Beste aus zwei Welten

Projektmanagement-ABC: H wie Hybrides Projektmanagement

Das klassische Projektmanagement folgt einer klaren Aufteilung und einem exakten Plan, in dem sämtliche auszuführenden Schritte einzeln von Anfang an festgelegt sind. Wer einen solchen Plan kennt, kann sicher auf sein Ziel zugehen. Allerdings ist es manchmal auch notwendig flexibel reagieren zu können, beispielsweise wenn das zu erreichende Ziel zu Beginn eines Projektes gar nicht genau definiert werden kann. Dann sind agile Methoden gefragt. Aber warum sollte es keine Methode geben, die beide Ansätze kombiniert, also einen genauen Plan hat und flexibel bleibt? Das ist das hybride Projektmanagement.
Hybrides Projektmanagement ist die Kombination von verschiedenen Projektmanagement-Methoden oder die Verwendung einzelner Elemente aus unterschiedlichen Projektmanagement-Ansätzen. Das Ziel ist hierbei, die Vorteile der unterschiedlichen Herangehensweisen zu nutzen und die jeweiligen Nachteile zu umgehen. Meistens steht der Begriff hybrid dabei für die Kombination aus klassischen und agilen Methoden. Es gibt allerdings auch Kombinationen verschiedener agiler Ansätze, wenn beispielsweise Scrumban verwendet wird, oder verschiedener klassischer Ansätze, beispielsweise wenn die Projektplanung mit PRINCE2 um ein Wasserfallsystem ergänzt wird.

Ziele

Das Ziel eines Projektmanagers ist ein möglichst optimales Projektergebnis: Projekte sollen zum geplanten Termin innerhalb des geplanten Kostenrahmens fertig gestellt werden, das Ergebnis soll für den Kunden zufriedenstellend sein und die Teamarbeit soll reibungslos funktionieren. Gleichzeitig müssen häufig auch Nachvollziehbarkeit, Dokumentation und Sicherheit bedacht werden. Daher ist in den meisten Unternehmen ist im Laufe der Zeit bereits eine gewisse Methodik gewachsen oder sogar vorgegeben. Hybrides Projektmanagement kann dabei helfen, diese verschiedenen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig, individuell angepasst an die jeweiligen Bedürfnisse, sinnvolle Elemente verschiedener Vorgehensweisen zu nutzen. Dadurch kann von den Vorteilen der verschiedenen Ansätze profitiert werden, sodass ein besseres Ergebnis erzielt werden kann und das Ziel mit geringeren Kosten erreicht wird.

Kombination aus klassischem und agilem Projektmanagement

Meist wird unter hybridem Projektmanagement die Kombination aus klassischen und agilen Methoden verstanden. Das heisst, dass beispielsweise ein klassisch ausgeführtes Projekt bei einzelnen Vorgängen um agile Methoden ergänzt wird. Damit soll verhindert werden, dass Mitarbeitende überlastet sind und Prioritäten sowie Verantwortlichkeiten sollen klar gemacht werden.

Vorteile klassisches Projektmanagement:

  • Feste, bekannte Strukturen
  • Planungssicherheit
  • Kontinuität
  • Detailtreue
  • Definierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Nachteile klassisches Projektmanagement:

  • Wenig flexibel

Vorteile agiles Projektmanagement:

  • Flexibel und dynamisch
  • Schnell
  • Kommunikation auf Augenhöhe
  • Regelmässige schnelle Feedbacks und daher schnelle Optimierungen

Nachteile agiles Projektmanagement:

  • Hohe Komplexität
  • Komplett agil zu arbeiten ist in vielen Unternehmen nicht möglich
  • Mangelnde Dokumentation

Rollen im hybriden Projektmanagement

In klassischen Projekten ist der Projektmanager für die Planung und Durchführung und somit auch für den Erfolg des Projektes verantwortlich. In agilen Projekten gibt es die Rolle des Projektmanagers allerdings nicht. Stattdessen gibt es beispielsweise bei Scrum einen Product Owner, der unter anderem Produkt- und Projektmanagementaufgaben vereint, und einen Scrum Master, der die Verantwortung für das Einhalten des Prozesses übernimmt. Während der Projektmanager dem Projektteam vorgesetzt ist, sind dies weder Product Owner noch Scrum Master. Vielmehr ist bei agilen Projekten das Entwicklungsteam verantwortlich. Da beide Ansätze so unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten haben, können zwar alle Rollen aus den verschiedenen Ansätzen in einem Projekt vertreten sein, allerdings sollten zu Beginn eines hybriden Projektes Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten genau definiert werden, um Missverständnissen vorzubeugen.

 

Klassisch

Agil (Scrum)

Projektsponsor

  • Auftraggeber für das Projekt
  • Entscheidet bei Bedarf
  • Sitzt im Lenkungsausschuss

Product Owner

  • Entscheidet alles produktspezifische
  • Pflegt und priorisiert den BackLog
  • Steht mit Stakeholdern in Kontakt

Projektleitender

  • Kümmert sich um alle Stakeholder
  • Plant und steuert das Projekt
  • Berichtet und kommuniziert

ScrumMaster

  • Führt den Scrum-Prozess
  • Räumt Hindernisse aus dem Weg
  • Plant Tätigkeiten, die sich nicht auf das Projekt beziehen

Teamleitender

  • Koordiniert benötigte Ressourcen
  • Plant Tätigkeiten, die sich nicht auf das Projekt beziehen

Team

  • Schätzt BackLog Items
  • Weist sich selbst Aufgaben zu
  • Gibt Feedback und meldet Aufgaben fertig

Teammitglied

  • Inhaltliche Mitarbeit an dem Projekt

Häufig verwendete Ansätze

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, hybrides Projektmanagement zu verwenden. Einerseits können unterschiedliche Methoden parallel verwendet werden. Das heisst, dass beispielsweise manche Unternehmensbereiche generell klassisch arbeiten und andere agil. Es kann auch bedeuten, dass einzelne Projekte oder Projektteile generell klassisch oder agil durchgeführt werden. Andererseits können die Methoden auch vermischt verwendet werden, indem beispielsweise eine klassische Projektplanung mit agilen Sprints kombiniert wird. Hier einige Methoden, die häufig angewandt werden:

1. Water-Scrum-Fall:

Arbeitspakete, Kosten und Projekttermine werden klassisch nach der Wasserfallmethode geplant. Abzuarbeitende Arbeitspakete werden dann nach Scrum Methoden bearbeitet. Dadurch gibt es mehr Flexibilität als in klassischen Projekten.

2. Critical Chain Scrumban:

Das Projekt wird mit der Critical Chain Methode aus dem klassischen Projektmanagement geplant. Einzelne Arbeitspakete werden dann mit einer Kombination aus Scrum und Kanban-Boards agil abgearbeitet. Durch den kritischen Pfad inklusive wichtiger Meilensteine kann die Projektdauer und der Ressourcenbedarf gut eingeschätzt werden. Gleichzeitig können durch die agilen Arbeitspakete die Projekte mit dieser Methode schneller fertiggestellt werden.

3. Scrumban:

Hierbei werden die agilen Methoden von Scrum und Kanban kombiniert, wodurch diese Methode sich optimal für Produktentwicklungen eignet. Eingesetzt wird ein Kanban-Board mit dem Ablauf aus Scrum. Die dadurch entstehenden Scrumban Boards geben eine gute Übersicht über den Workflow bei gleichzeitig optimierten Prozessen.

Wie funktioniert hybrides Projektmanagement?

Um die richtige Kombination an Methoden für Ihr Projekt festzulegen, können Sie folgendermassen vorgehen:

1. Anforderungen definieren

Ermitteln Sie zunächst, welche Anforderungen bestehen, also was im Rahmen des Projektes benötigt wird und welche Ziele erreicht werden sollen.

2. Methoden festlegen

Der erste Schritt hilft Ihnen, nun die Methoden festzulegen, die am besten zu den Anforderungen und Zielen, aber auch zu Ihrem Projektteam passen. Legen Sie in diesem Schritt auch Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten fest.

3. Methoden in Pilotprojekt testen

Wollen Sie sichergehen, dass die ausgewählte Kombination an Methoden tatsächlich optimal funktioniert, können Sie sie in einem Pilotprojekt testen. Hierbei kann es sich auch um ein fiktives Szenario handeln. Wichtig ist nur, dass Sie die ausgewählten Methoden analysieren und bewerten können.

4. Methoden in der Anwendung bewerten und anpassen

Das hybride Projektmanagement lebt von der individuellen Anpassbarkeit an die jeweiligen Bedürfnisse. Diese Chance sollten Sie auch während der Projektarbeit nutzen, indem Sie regelmässig überprüfen, ob die Methoden wie gewünscht funktionieren, und sie gegebenenfalls tauschen oder anpassen. So verbessern Sie die Projektarbeit kontinuierlich. 

Vorteile

  • Der Projektaufbau kann aus verschiedenen Kombinationen von Methoden bestehen und ist dadurch individuell an das jeweilige Unternehmen und Projekt anpassbar. Dadurch können massgeschneiderte Lösungen entstehen.
  • Möglichkeit der schnellen Reaktion auf neue Situationen bei gleichzeitiger Planungssicherheit
  • Das Ziel des Projektes steht jederzeit im Mittelpunkt der Tätigkeiten
  • Kommunikation zwischen den Projektmitarbeitenden wird verbessert
  • Bei allen Projekten einsetzbar – unabhängig von Vorgaben, Grösse, Komplexität, Branche usw.

Herausforderungen

  • Wissen und Kompetenz der Mitarbeitenden in allen Ansätzen und Methoden nötig
  • Höherer Zeitaufwand, um die jeweils richtige Methodenkombination vor dem Projektstart zu finden
  • Verantwortungen, Rollen und Aufgaben sollten zu Beginn des Projektes geklärt werden, um Missverständnisse und Probleme zu vermeiden
  • Komplexere Anwendung im Vergleich zur Nutzung ausschliesslich klassischer oder agiler Methoden

Praxistipps

1. Langsam starten

Ihr klassisches Projektmanagement funktioniert gut, Sie möchten es aber um agile Methoden ergänzen? Dann fangen Sie langsam damit an, agile Techniken zu integrieren. So lernen Sie und Ihr Projektteam mit dem komplexeren hybriden Projektmanagement umzugehen und können in aller Ruhe die verschiedenen Methoden ausprobieren.

2. Projektmitarbeitende in beiden Methoden schulen

Viele Projektmitarbeitende kennen sich entweder in der klassischen oder agilen Methodik gut aus. Um das Beste aus dem hybriden Projektmanagement ziehen zu können, sollten sie allerdings viel Wissen und Erfahrung in beiden Bereichen haben. Schulen Sie daher Ihr Personal in den verschiedenen Methodiken.

3. Ausprobieren

Jedes Unternehmen und jedes Projekt ist einzigartig. Daher können einzelne Methoden nicht immer gleichermassen gut funktionieren. Seien Sie daher mutig und experimentierfreudig, sodass Sie jederzeit entscheiden können, welche Methoden für die aktuell zu bewältigenden Aufgaben am besten geeignet sind.

Fazit

Jedes Unternehmen ist individuell und nicht jede Methode passt in jede Umgebung eines Unternehmens. Daher braucht auch jedes Unternehmen, jeder Bereich und jedes Projekt sein individuell passendes hybrides Projektmanagement. Mit viel Verständnis sowohl von den Stakeholdern als auch vom Projektteam kann aber für jedes Unternehmen und Projekt eine passende Kombination gefunden werden, die Ihre Projektarbeit verbessert.

Eine flexibel nutzbare Projektmanagementsoftware kann Sie bei der Anwendung von klassischen, agilen und auch hybriden Projektmethoden unterstützen, indem Sie beispielsweise eine klassische Projektplanung mit Gantt-Chart durchführen, die einzelnen Aufgaben dann aber mit einem Kanban-Board geplant werden.

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