Projektinhallinnan aakkoset: C niin kuin Classic Project Management
Mitkä ovat sen edut ja haitat ja milloin on järkevää käyttää klassista lähestymistapaa?
Klassinen projektinhallinta näyttää lähteneen muodista, sillä yhä useammat yritykset käyttävät ketteriä prosesseja, kuten Scrumia tai Kanbania. Tämä on kuitenkin väärin klassista projektinhallintaa kohtaan, sillä ketterät menetelmät eivät sovellu kaikkiin käyttötarkoituksiin, ja silloin on turvauduttava klassiseen lähestymistapaan projektinhallinnassa. Tämä on riittävä syy tarkastella klassista projektinhallintaa tarkemmin ja tutustua siihen paremmin.
Miten klassinen projektinhallinta toimii?
Klassinen kuulostaa aluksi vanhentuneelta ja tarpeettomalta. Projektinhallinnassa sillä viitataan kuitenkin menetelmiin, jotka eivät kuulu ketterään projektinhallintaan.
Aivan kuten ketterässä projektinhallinnassa, myös klassisessa projektinhallinnassa on erilaisia prosessimalleja ja menetelmiä. Niille ovat kuitenkin yleensä ominaisia seuraavat piirteet:
- Klassinen projektinhallinta toteutetaan selkeästi määritellyissä työvaiheissa, joissa tulokset ja vaatimukset on määritelty ennalta. Nämä vaiheet ovat yleensä projektin aloitus, projektin suunnittelu, projektin toteutus, mukaan lukien seuranta ja valvonta, sekä projektin päättäminen. Projektityypistä ja käytetystä prosessimallista riippuen nämä vaiheet voivat myös vaihdella.
- Projektin alussa kuvataan ja suunnitellaan yksityiskohtainen lopputila. Huomioon otetaan projektin tulokset sekä hyödyt, kustannukset, määräajat ja resurssit.
- Suoritetaan intensiivinen suunnitteluvaihe.
- Toteutusvaiheen aikana tapahtuvat muutokset koetaan häiriöksi, sillä ne johtavat usein projektin viivästymiseen tai suurempiin kustannuksiin. Tämän välttämiseksi projektisuunnitelmaan rakennetaan puskureita, minkä lisäksi toteutetaan riskien- ja muutostenhallintaa.
- Painopisteenä on projektisuunnitelman noudattaminen.
>>Klassisessa projektinhallinnassa lopputilanne määritellään ja suunnitellaan heti projektin alussa. Tämä tarkoittaa sitä, että projektin kulku, tulokset, määräajat, kustannukset ja resurssit on suunniteltu. <<
Edut
- Suunnitteluvarmuus ja kiinteät rakenteet: Klassisilla menetelmillä voidaan saavuttaa suuri suunnitteluvarmuus ennalta määriteltyjen tulosten, työvaiheiden, budjetin ja resurssien avulla. Pitää kuitenkin muistaa, että hyvin pitkäkestoisissa ja yhä monimutkaisemmissa projekteissa suunnittelusta tulee epätarkempaa, koska työmäärät pitää arvioida.
- Helposti hallittavissa: Lineaarinen menettely vaiheineen ja välitavoitteineen tekee projektin seurannasta ja valvonnasta helppoa.
- Helppo viestintä: Ketterässä projektinhallinnassa on jatkuvasti neuvoteltava asiakkaan kanssa, kun taas klassisessa projektinhallinnassa tarvitaan paljon viestintää vain alku- ja loppuvaiheessa, jotta vaatimukset voidaan määritellä ja tulos hyväksyä.
- Siisti dokumentointi: Esimerkiksi projektitilaus, jossa on määritellyt vaatimukset ja erittelyt, projektisuunnitelma ja tilanneraporttien laatiminen ovat tärkeä osa klassista lähestymistapaa.
- Hyvä organisointi: Yksityiskohtaisen projektisuunnittelun ansiosta resurssit, budjetti ja aika voidaan kohdentaa hyvin.
- Selkeät roolit: Roolit, tehtävät ja vastuut määritellään selkeästi projektin alussa. Näin vältytään väärinkäsityksiltä.
Huonot puolet
- Joustavuuden puute: Klassisissa menetelmissä keskitytään projektisuunnitelman noudattamiseen, ja muutoksia on vältettävä mahdollisimman paljon. Siksi joustoa ei juurikaan ole.
- Epätarkat arviot: Hyvin monimutkaisia projekteja voi olla alussa vaikea seurata, mikä saattaa johtaa virheisiin suunnitelmissa. Nämä näkyvät sitten epätarkkoina arvioina työmäärästä ja budjetista. Tämä voi johtaa ei-toivottuihin muutoksiin toteutusvaiheessa.
- Vähäiset välitulokset: Koska projektin tulokset saadaan usein vasta projektin lopussa yhtenä kokonaisuutena, virheet saatetaan huomata liian myöhään. Ne on sitten korjattava aikaa vievällä ja kalliilla tavalla.
Tunnetut työtavat
Kaksi tunnetuinta klassisen projektinhallinnan prosessimallia ovat vesiputousmalli ja V-malli.
- Vesiputousmalli:
Vesiputousmalli on lineaarinen prosessimalli, jossa on tarkasti määritellyt projektivaiheet, jotka käydään läpi kerran kussakin. Graafisesti nämä vaiheet esitetään usein vesiputouksen muodossa, esimerkiksi Gantt-kaavion avulla. - V-malli:
Myös V-malli on lineaarinen prosessimalli. Vesiputousmalliin verrattuna siihen on kuitenkin lisätty testausvaiheita, jotka sijoittuvat vastaavien toteutusvaiheiden vastapäätä. Siksi V-mallia voidaan hyvin käyttää ohjelmistokehityksessä tai sellaisten tuotteiden kehittämisessä, jotka voidaan jakaa osayksiköihin tai komponentteihin. - PRINCE2:n ja PMI:n tapaiset lähestymistavat sisältyvät myös klassiseen projektinhallintaan, samoin kuin virstanpylväsanalyysi, riskianalyysi tai verkostosuunnittelutekniikka.
Milloin on järkevää käyttää klassisia menetelmiä?
Valitun projektinhallintamenetelmän tulisi aina sopia kyseiseen lähtötilanteeseen, yritykseen ja projektitiimiin. Sen tulisi mahdollistaa kyseisen projektin tehokas ja tuloksellinen toteuttaminen. Siksi sinun tulisi punnita huolellisesti ennen projektin alkua, mikä menetelmä sopii parhaiten.
Klassinen projektinhallinta on erityisen järkevää, kun projektille on alusta alkaen suunniteltu kiinteä lopputulos ja vaatimukset on määritelty selkeästi, kuten esimerkiksi rakennushankkeessa. Jos vaatimukset ovat siis tiedossa yksityiskohtaisesti jo projektin alussa tai jos lopputulos toimitetaan projektin lopussa ”yhtenä kappaleena” ilman välivaiheita, kuten usein on fyysisten kohteiden kohdalla, voitte hyödyntää klassisen projektinhallinnan etuja täysimääräisesti. Myös projekteissa, joihin sovelletaan tiukkoja lakisääteisiä vaatimuksia, käytetään useimmiten perinteisiä lähestymistapoja, sillä näin varmistetaan kiinteiden puitteiden noudattaminen. Lisäksi niiden käyttö on järkevää, jos vaaditaan tarkkaa tai tiukkaa dokumentointia.
Sen sijaan perinteisten menetelmien käyttö on vähemmän järkevää, jos projektin tuloksia ja vaatimuksia ei voida määritellä alusta alkaen, jos tarvitaan usein välituloksia sovittamista varten tai jos projektin kuluessa odotetaan paljon muutoksia.
Oikean menetelmän valinnassa projektille tulisi kuitenkin ottaa huomioon myös projektitiimin jäsenten osaaminen, taidot ja suosimat menetelmät. Usein työntekijöille, jotka ovat tottuneet työskentelemään jommankumman lähestymistavan mukaisesti, on vaikeaa sopeutua muihin menetelmiin.
Klassisten ja ketterien menetelmien yhdistelmä
Haluaisitko saada käyttöösi klassisten projektien suunnitteluvarmuuden, mutta samalla ketterän projektinhallinnan nopeuden ja joustavuuden? Silloin hybridiprojektinhallinta voi olla sinulle sopiva ratkaisu. Tässä yhdistetään menetelmiä ja lähestymistapoja molemmista maailmoista.
Päätelmä
Monilla aloilla perinteisten menetelmien käyttö on järkevää, vaikka näitä menetelmiä pidetäänkin toisinaan vanhentuneina tai vanhanaikaisina. Siksi sinun tulisi pohtia ennen projektin aloittamista, mitkä lähestymistavat sopivat parhaiten juuri sinun projektiisi.
Joustavasti käytettävä projektinhallintaohjelmisto tukee sinua erilaisten menetelmien soveltamisessa, esimerkiksi perinteisessä projektisuunnittelussa Gantt-kaavioiden ja vaihehallinnan avulla tai ketterissä Kanban-tauluissa. Näin voit suunnitella ja toteuttaa projektisi täysin kunkin tarpeen mukaan.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!