ABC de la gestión de proyectos: C de Gestión clásica de proyectos

¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes y cuándo tiene sentido utilizar un planteamiento clásico?

Ventajas

• Fiabilidad de la planificación y estructuras fijas: Con los métodos clásicos se puede alcanzar un alto grado de fiabilidad en la planificación mediante resultados, fases y etapas, presupuesto y recursos predefinidos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que en proyectos con una duración muy larga y una complejidad creciente, la planificación se vuelve menos precisa, ya que hay que estimar los esfuerzos.
• Fácilmente manejable: El procedimiento lineal con fases e hitos facilita el seguimiento y control del proyecto.
• Fácil comunicación: Mientras que en la gestión ágil de proyectos debe haber una consulta constante con el cliente, en la gestión clásica de proyectos sólo es necesaria mucha comunicación en la fase de inicialización y finalización para definir los requisitos y aceptar el resultado.
• Documentación limpia: En la gestión de proyectos clásica se hace mucho hincapié en la documentación, por ejemplo, el pedido del proyecto con los requisitos y especificaciones definidos, el plan del proyecto y la preparación de informes de estado son una parte importante de los enfoques clásicos.
• Buena organización: Gracias a una planificación detallada del proyecto, se pueden asignar bien los recursos, el presupuesto y el tiempo.
• Funciones claras: Las funciones, tareas y responsabilidades se definen claramente al principio del proyecto. Así se evitan malentendidos.

Desventajas

• Falta de flexibilidad: Los métodos clásicos se centran en el cumplimiento del plan del proyecto y los cambios deben evitarse en la medida de lo posible. Por tanto, apenas hay flexibilidad.
  
• Estimaciones imprecisas: Los proyectos muy complejos pueden ser difíciles de controlar al principio, lo que puede dar lugar a errores de planificación. Estos se traducen en estimaciones inexactas del esfuerzo y el presupuesto. Esto puede provocar cambios no deseados en la fase de ejecución.
  
• Pocos resultados intermedios: Como el resultado del proyecto suele presentarse en una sola pieza al final de este, los errores pueden advertirse demasiado tarde. Entonces hay que corregirlos de forma costosa y lenta.

Métodos conocidos

Dos de los modelos de proceso más conocidos de la gestión clásica de proyectos son el modelo en cascada y el modelo en V.

• Modelo en cascada:
  El modelo en cascada es un modelo de proceso lineal con fases del proyecto bien definidas, que se recorren una sola vez cada una. Gráficamente, estas fases suelen representarse en forma de cascada, por ejemplo, con un diagrama de Gantt.
• Modelo en V:
  El modelo en V también es un modelo de proceso lineal. Sin embargo, a diferencia del modelo en cascada, aquí se añaden fases de prueba que se contraponen a las respectivas fases de implementación. Por eso, el modelo en V se adapta muy bien al desarrollo de software o al desarrollo de productos que se pueden dividir en subunidades o componentes.
• Enfoques como PRINCE2 y PMI también pertenecen a la gestión clásica de proyectos, al igual que el análisis de tendencias de hitos, el análisis de riesgos o la técnica de planificación en red.

¿Cuándo tiene sentido utilizar métodos clásicos?

El método de gestión de proyectos que elijas siempre debe adaptarse a la situación inicial, a la empresa y al equipo del proyecto. Debe permitirte llevar a cabo tu proyecto de forma eficaz y eficiente. Por eso, antes de empezar el proyecto, deberías valorar bien qué método es el más adecuado.
La gestión de proyectos clásica tiene especial sentido cuando desde el principio se planifica un resultado concreto y los requisitos están claramente definidos, como por ejemplo en un proyecto de construcción. Así que, si al inicio del proyecto ya se conocen los requisitos al detalle o si al final del proyecto el resultado se entrega «de una sola vez» sin versiones previas —como suele ocurrir con los objetos físicos—, podrás aprovechar al máximo las ventajas de la gestión de proyectos clásica. También en proyectos con requisitos legales estrictos se suelen utilizar enfoques clásicos, ya que así se cumplen unas condiciones marco fijas. Además, su aplicación tiene sentido cuando se requiere una documentación específica o rigurosa.
Por el contrario, el uso de métodos clásicos tiene menos sentido cuando los resultados y requisitos del proyecto no se pueden definir desde el principio, cuando se necesitan resultados intermedios frecuentes para su coordinación o cuando se esperan muchos cambios a lo largo del proyecto.
A la hora de elegir el método adecuado para un proyecto, también deberías tener en cuenta los conocimientos, las habilidades y los métodos preferidos de los miembros de tu equipo. A menudo, a los que están acostumbrados a trabajar con uno de estos dos enfoques les cuesta adaptarse a otros métodos.

Combinación de métodos clásicos y ágiles

¿Le gustaría tener la fiabilidad de planificación de los proyectos clásicos, pero al mismo tiempo la velocidad y flexibilidad de la gestión ágil de proyectos? Entonces la gestión de proyectos híbridos podría ser una solución para usted. Aquí se combinan métodos y enfoques de ambos mundos.

Conclusión

En muchos ámbitos, tiene sentido usar métodos clásicos, aunque a veces se consideren anticuados o poco modernos. Por eso, antes de empezar un proyecto, deberías valorar qué enfoques se adaptan mejor a tu proyecto en concreto.
Un software de gestión de proyectos flexible te ayuda a aplicar diferentes métodos, por ejemplo, la planificación clásica de proyectos con diagramas de Gantt y control de fases, o los tableros Kanban ágiles. Así podrás planificar y llevar a cabo tus proyectos según tus necesidades concretas.

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