Ponnisteluarvio projektinhallinnassa

Nämä ovat yleisimmät menetelmät

Mikä on ponnisteluarvio?

Ponnisteluarviota käytetään määrittämään projektin todennäköinen ponnistus. Se auttaa myös arvioimaan hankkeen toteutettavuutta ja tukee siten päätöksen tekoa joko hankkeen puolesta tai sitä vastaan. Tärkeitä osia tässä ovat kapasiteetin, resurssien, ajan ja kustannusten suunnittelu. Vaikutuksen arviointimenettelyn tulee olla yksinkertainen suorittaa, käyttäjäystävällinen ja mahdollisimman tarkka.

Miksi ponnisteluarviota tarvitaan?

Ponnisteluarviot ovat yleensä epätarkkoja ja voivat olla erittäin virheellisiä. Silti jonkinlainen, edes karkea ponnisteluarvio on hankkeelle tärkeä, esimerkiksi hankkeen budjetin määrittämiseksi ja hakemiseksi sekä likimääräisen aikataulun määrittämiseksi projektille.

>>Kokemuksemme osoittavat, että käytännössä on järkevää tehdä ponnisteluarviointi ainakin tiettyyn tarkkuuteen asti, ja sen jälkeen tarkistaa ja säätää sitä säännöllisesti.<<

Walter Epple, Senior Consultant

Arviointimenetelmät

Mahdollisimman tarkan arvion saamiseksi voidaan käyttää erilaisia arviointimenetelmiä. Arviontimenetelmät eroavat esimerkiksi ketterässä ja klassisessa projektinhallinnassa. On tärkeää, että ponnisteluarvio ei tapahdu ainoastaan projektin alussa, vaan että sitä päivitetään jatkuvasti, koska tämä tekee arviosta entistä tarkemman projektin jatkoa varten.

1. Ylhäältä alas
Ylhäältä alas -lähestymistavassa asiakas tekee karkean arvion projektin alussa, jota projektitiimin on tarkoitus sitten käyttää ohjeena. Tämä menetelmä perustuu siis asiakkaan kokemukseen ja on erittäin helppo toteuttaa. Arviot ovat kuitenkin yleensä hyvin epätarkkoja, koska asiakas ei voi ennakoida jokaista tarvittavaa vaihetta.

2. Bottom-up-
Bottom-up-lähestymistapa on top-down-menetelmään verrattuna monimutkaisempi ja informatiivisempi. Tässä menetelmässä arvioidaan yksittäiset työvaiheet sekä määritetään niiden arvioitu kesto ja tarvittavat resurssit. Tämän ansiosta menetelmä on tarkempi. On kuitenkin mahdollista, että vastuuhenkilöt suunnittelevat keston ja kustannukset alusta alkaen hieman liian suureksi, minkä seurauksena projekti arvioidaan virheellisesti.

3. Asiantuntija-arvio
Projektipäällikkönä ei yleensä tunne kaikkia projektiin liittyviä aiheita yhtä hyvin. Siksi voi pyytää arvion henkilöltä, joka on kyseisen alan asiantuntija ja pystyy siten arvioimaan tehtävän työmäärän hyvin.
Vinkkimme: Asiantuntija-arviossa on järkevää kysyä useammalta asiantuntijalta, joiden arvioista lasketaan sitten keskiarvo. Arvion laadun parantamiseksi yhden asiantuntijan tulisi mahdollisuuksien mukaan olla mukana projektissa.
Muita asiantuntija-arvion muunnelmia ovat:

• PERT-kolmipistearviointi
  Tässä menetelmässä arvioidaan kokemusten perusteella kolme arvoa: optimistinen, pessimistinen ja todennäköinen arvo. Näiden arvojen perusteella lasketaan sitten odotettu arvo. Koska tämä on hyvin yksinkertainen ja nopea menetelmä, se sopii erityisen hyvin projektin alkuvaiheisiin.
• Delphi-menetelmä
  Delphi-menetelmä perustuu alhaalta ylöspäin -lähestymistapaan. Tässä menetelmässä arviointiin osallistuu kuitenkin useita asiantuntijoita. He eivät keskustele asiasta etukäteen, vaan antavat arvionsa nimettömästi. Jos tulokset eroavat toisistaan huomattavasti, niistä keskustellaan konsensuksen löytämiseksi. Sen jälkeen arvioidaan ja keskustellaan uudelleen. Tällä tavalla arvio on suhteellisen tarkka, mutta se vaatii useita asiantuntijoita ja vie pidemmän ajan.
• Planning Poker
  Planning Poker muistuttaa Delphi-menetelmää. Myös tässä menetelmässä asiantuntijat antavat arviot salaisina. Jos arviot eroavat toisistaan huomattavasti, asiasta ei kuitenkaan keskustella jälkikäteen. Sen sijaan korkeimman ja matalimman arvion antaneet asiantuntijat perustelevat päätöksensä. Tämän jälkeen kaikki asiantuntijat antavat uuden arvion, kunnes asiantuntijoiden kesken saavutetaan yksimielisyys.

4. Analogiamenetelmä
Analogiamenetelmässä työmäärät johdetaan jo toteutetuista, samankaltaisista projekteista.
Yksi tämän menetelmän muunnos on suhdemenetelmä:
Myös suhdemenetelmä perustuu samankaltaisten projektien kokemusarvoihin. Sen lisäksi määritellään kuitenkin kiinteät ohjeet ja tekijät, jotka otetaan huomioon laskelmissa. Näitä ovat esimerkiksi tuotteelle asetetut erityisvaatimukset tai työntekijöiden kokemus.

5. Kertomenetelmä
Kertomenetelmässä muodostetaan tehtäväpaketteja, jotka suoritetaan useita kertoja. Kokonaispanos lasketaan tämän jälkeen kertomalla pakettien lukumäärä niiden arvioidulla panoksella. Siksi tämä menetelmä sopii erityisen hyvin tilanteisiin, joissa projektin yksittäiset tehtävät toistuvat usein.

6. Painotusmenetelmä
Tässä selvitetään, mitkä tekijät vaikuttavat projektiin ja millä tavalla. Eri painotusten avulla lasketaan sitten kokonaiskustannukset.

7. Prosenttimenetelmä
Prosenttimenetelmässä projektin kulloistakin toteutunutta työmäärää käytetään perustana seuraavien vaiheiden työmäärän laskemiselle. Vaihtoehtoisesti laskennan perustana voidaan käyttää myös jollain toisella menetelmällä arvioitua projektivaiheen työmäärää. Tämän ansiosta menetelmää voidaan soveltaa jo varhaisessa vaiheessa.

8. Algoritmiset arviointimenetelmät
Algoritmisia arviointimenetelmiä käytetään usein vasta projektien myöhemmissä vaiheissa, koska niiden soveltaminen edellyttää yksityiskohtaista tietoa projektista. Näihin menetelmiin kuuluvat:

• Toimintopiste
• Datapiste
• Objektipiste
• Cocomo (rakentava kustannusmalli)

Sopivan arviointimenetelmän valitseminen

Se, mitä arviointimenetelmää käytetään, riippuu toisaalta projektin tämänhetkisestä etenemisestä, mutta toisaalta myös käytettävissä olevasta ajasta sekä käytettävissä olevista asiantuntijoista. Siksi sopiva arviointimenetelmä tulee aina valita yksilöllisesti. Varhaisiin, karkeisiin arvioihin soveltuvat analogia-, relaatio- ja prosenttimenetelmät. Paino- ja kertolaskumenetelmät sen sijaan sopivat paremmin, jos projektin vaikuttajat tiedetään tarkasti. Asiantuntija-arvio voidaan tehdä milloin tahansa, jos sopivia asiantuntijoita on käytettävissä. Riippuen käytetystä menetelmästä, sen toteuttaminen voi kuitenkin olla enemmän aikaa vievää. Algoritmiset menetelmät ovat erityisen sopivia projektin myöhemmissä vaiheissa, koska ne vaativat yksityiskohtaista tietoa.

Päätelmä

Työarviot ovat aikaa vieviä, usein epätarkkoja ja riippuvat enimmäkseen kokemuksesta. Tästä huolimatta niitä kuitenkin tarvitaan, jotta voidaan ainakin karkeasti arvioida, kuinka monimutkainen hanke tulee olemaan ja kuinka kauan sen toteuttaminen vie. Tällä tavoin voidaan myös hankkeen toteutuksen aikana tarkistaa, toteutuvatko tehtävät suunnitelmien mukaan vai ylittääkö hanke suunnitellun ponnistuksen.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!