Kun projektiryhmät vajoavat motivaatiokuoppaan

Ja miten voit helposti estää tämän

Mistä tunnistat, että tiimi on demotivoitunut?

Tuskin kukaan on koko ajan erittäin motivoitunut. Pikemminkin motivaatio riippuu monista tekijöistä, kuten päivän muodosta tai kellonajasta, nykyisestä stressistä työ- tai yksityiselämässä, mutta myös parhaillaan suoritettavista tehtävistä. Tämä on yksinkertaisesti ihmisluontoa. Kriittiseksi se muuttuu silloin, kun demotivaatio koskettaa kokonaisia tiimejä eikä niistä enää löydy ulospääsyä. Kun määräajat ja budjetit ovat tiukkoja ja projektityössä on paljon stressiä, voi itse asiassa käydä nopeasti niin, että kokonaiset projektitiimit palavat loppuun. Jotta tätä vastaan voidaan ryhtyä tehokkaisiin toimenpiteisiin, on tärkeää, että tiiminvetäjät pystyvät tunnistamaan tällaisen tilanteen jo alun perin. Usein kyse on vain asteittaisista muutoksista, jotka tulevat vähitellen huomattaviksi:

• Ärtyisä mieliala ja ristiriidat: Kun motivaatio laskee, turhautuminen usein lisääntyy. Tämä voi ilmetä tiimin sisäisinä jännitteinä tai lisääntyneinä riitoina. Jääkö tiimisi toistuvasti jumiin tuloksettomiin keskusteluihin ja viettääkö se enemmän aikaa kokouksissa kuin varsinaisessa työssä? Silloin sinun kannattaa kuunnella.
• Vähenevä sitoutuminen: Demotivaatiosta kertoo myös se, että tiimin jäsenet ovat vähemmän aloitteellisia, osallistuvat vähemmän kokouksiin tai suorittavat tehtäviä mekaanisesti. Ensimmäinen merkki tästä voi olla se, että tiimisi työskentelee hitaammin tai lykkää yksinkertaisia tehtäviä.
• Virheiden lisääntyminen: Demotivaatio johtaa usein tarkkaamattomuuteen ja huolimattomuuteen, mikä voi näkyä virheiden yleistymisenä. Tämä puolestaan edistää ärtyisää ilmapiiriä tiimissä. Virheet ovat luonnollisia, ja niiden hyvä käsittely on tärkeää. Jos kuitenkin huomaat, että virheitä tehdään huomattavasti tavallista enemmän, se voi johtua siitä, että tiimisi on tällä hetkellä laskusuhdanteessa.
• Sairauspoissaolojen ja poissaolojen lisääntyminen: Tämä voi johtaa siihen, että yksittäiset tiimin jäsenet ovat alttiimpia sairastumaan. Tämä näkyy sitten lisääntyneinä poissaoloina myös tavanomaisten tartunta-aikojen ulkopuolella.
• Yksittäisten tiimin jäsenten vetäytyminen: Ne, jotka eivät tunne itseään arvostetuiksi, jotka eivät näe työssään mitään merkitystä tai joilla ei ole tulevaisuudennäkymiä, saattavat vetäytyä ja kommunikoida vähemmän.

Yleiset syyt demotivaatioon projektiryhmissä ja yksinkertaiset ratkaisut niihin

1. Epäselvät tavoitteet ja odotukset
   Kuvittele, että aloitat matkan ilman selkeää tavoitetta ja karttaa. Kuinka kauan pysyt motivoituneena? Juuri näin monista tiimeistä tuntuu, kun odotuksia ja tavoitteita ei ole määritelty selkeästi. Ilman yhteistä käsitystä siitä, mitä halutaan saavuttaa, voi syntyä epävarmuutta. Tiimin jäsenet panostavat aikaa ja energiaa, mutta lopulta on epäselvää, ovatko he oikealla tiellä. Tämä johtaa usein turhautumiseen ja turhuuden tunteeseen.
   Ratkaisu: Aseta selkeät, mitattavissa olevat tavoitteet! SMART-menetelmä (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic, Time-bound) auttaa tässä. Säännölliset tilapäivitykset ja palautekierrokset luovat myös selkeyttä.
2. Ylikuormitus ja epärealistiset määräajat
   Kun tehtäväluettelo pitenee ja pitenee eikä aikaa ole riittävästi sen loppuunsaattamiseen, syntyy stressiä ja pitkäaikaista demotivaatiota. Ylikuormitus johtaa siihen, että tiimin jäsenet tuntevat itsensä loppuun palaneiksi ja heidän työnsä tuntuu ylivoimaiselta. Toinen ongelma on, että usein keskitytään nopeuteen laadun sijaan. Tämä voi johtaa siihen, että työntekijöillä on valtavia paineita, eikä heillä ole tilaa luovuudelle tai perusteelliselle työlle.
   Ratkaisu: Vastuullinen hankesuunnittelu on ratkaisevan tärkeää. Johtajien olisi asetettava realistiset määräajat puskureineen ja varmistettava, että työpaketit pysyvät toteuttamiskelpoisina. Säännölliset tarkastukset auttavat tunnistamaan ongelmat varhaisessa vaiheessa.
   
3. Tunnustuksen ja arvostuksen puute
   Muistatko, milloin sinua on viimeksi kiitetty hyvin tehdystä työstä? Jos et, ymmärrät luultavasti, miksi arvostuksen puute on valtava motivaatiota alentava tekijä. Monissa organisaatioissa hyvää suoritusta ja menestystä pidetään itsestäänselvyytenä. Varsinkin stressaavina aikoina arvostus jää usein huomaamatta – juuri silloin, kun se on kaikkein tärkeintä.
   Ratkaisu: Johtajien tulisi ottaa tavaksi antaa säännöllisesti kiitosta ja tunnustusta. Tärkeää ei ole vain suuri kehu, vaan myös pienet, vilpittömät eleet – pelkkä ”hyvin tehty!” voi tehdä ihmeitä.
4. Huono viestintä ja väärinkäsitykset
   Viestintä on jokaisen tiimin voiteluaine. Jos se puuttuu tai horjuu, syntyy nopeasti väärinkäsityksiä, epävarmuutta ja konflikteja. Liian vähäinen viestintä johtaa siihen, että tiimin jäsenet tuntevat itsensä eristetyiksi, tärkeää tietoa katoaa, prioriteetit asetetaan väärin tai syntyy konflikteja. Tämä voi olla suuri haaste erityisesti hybridi- tai etätiimeissä.
   Ratkaisu: Edistetään avointa ja läpinäkyvää viestintää. Säännölliset kokoukset, digitaaliset yhteistyövälineet ja selkeät sopimukset voivat auttaa. Tärkeää on myös virhekulttuuri, jossa ongelmat käsitellään avoimesti.
5. Itsenäisyyden ja vaikutusmahdollisuuksien puute
   Kukaan ei halua työskennellä kuin robotti, joka vain noudattaa käskyjä. Ihmiset haluavat osallistua, olla luovia ja vaikuttaa. Jos työntekijöiltä riistetään tämä mahdollisuus, heidän motivaationsa laskee. Erityisesti nuoret työntekijät odottavat mielekkäitä tehtäviä, henkilökohtaista kehittymistä ja hyvää tasapainoa työ- ja yksityiselämän välillä. Tiimi, joka vain noudattaa ohjeita, menettää sen sijaan kosketuksen omaan työhönsä. Työntekijät tuntevat voimattomuutta ja kehittävät välinpitämättömyyttä projektia kohtaan.
   Ratkaisu: Kannustetaan henkilökohtaiseen vastuuseen ja yhteissuunnitteluun. Tiimin jäsenten tulisi osallistua päätöksentekoon ja heillä tulisi olla mahdollisuus toteuttaa omia ideoitaan.

Mitä tehdä, jos tiimi on jo demotivoitunut?

Joskus sitä ei voida välttää kaikista toimenpiteistä huolimatta: Joukkue joutuu motivaatiolamaan. Mitä nyt tehdään?

1. Tee tilannekatsaus
   Todellinen muutos alkaa avoimella korvalla. Johtajien tulisi käyttää aikaa keskustellakseen tiiminsä jäsenten kanssa tai kysyä heiltä nimettömänä, miten he pärjäävät projektissa. Tähän voidaan käyttää esimerkiksi pisteäänestystä. Jos tuloksena on, että tiimi on erittäin demotivoitunut, seuraavaksi olisi selvitettävä syyt. Tarkoituksena ei ole moittia ketään, vaan kehittää rehellinen käsitys tilanteesta. Tiimityöpajat soveltuvat tähän tarkoitukseen.
2. Toteuta nopeita parannuksia
   Ilmapiirin parantamiseksi riittävät usein pienetkin muutokset, kuten tehtävien oikeudenmukaisempi jako tai joustavammat työajat. Usein auttaa myös yhteistyön pelisääntöjen uudelleenmäärittely, esimerkiksi miten reagoida ylikuormitukseen tai ristiriitoihin. Tämä kannattaa erityisen stressaavissa projektivaiheissa.
3. Yhteisten tavoitteiden kehittäminen
   Joskus yhteenkuuluvuutta luova yhdistävä tavoite puuttuu. Tällaisissa tapauksissa voi auttaa määrittelemään uudelleen hankkeen ”miksi”. Minkä vuoksi työskentelemme? Miksi tämä hanke on tärkeä? Tämä auttaa myös erottamaan hankkeen muusta työstä.
4. Yhteinen hankesuunnittelu ja onnistumisten juhlistaminen
   Itsemääräävä työskentely, henkilökohtainen vastuu ja vapaus voivat vahvistaa tiimin itseluottamusta ja vaikuttaa erittäin motivoivasti. Siksi voi olla hyödyllistä suunnitella hanke yhdessä. Näin varmistetaan myös, että tiimi seisoo suunnitelmien takana, mikä pitää tiimin motivoituneempana myös stressaavissa vaiheissa. Lisäksi yhdessä määriteltyjä välitavoitteita voidaan juhlia, kun ne on saavutettu. Tämä auttaa luomaan vauhtia seuraavia tehtäviä varten, sillä yhteiset onnistumiset vahvistavat tiimihenkeä ja palauttavat energiaa.
5. Säännöllinen tarkastelu
   Myös motivoituneessa tiimissä on syytä tarkastella mielialaa säännöllisesti, jotta vaikeuksien ilmetessä voidaan ryhtyä nopeisiin toimiin. On myös hyödyllistä keskustella tiimin kanssa siitä, mitkä toimenpiteet onnistuivat ja miksi ne toimivat tai eivät toimineet. Näin projektipäälliköt oppivat tuntemaan tiiminsä, sen tarpeet ja dynamiikan paremmin, jotta he voivat tarjota tiimilleen parasta mahdollista tukea.

Yhteenveto

Demotivaatio ei ole ratkaisematon ongelma – se syntyy usein vähitellen, mutta se voidaan pysäyttää oikeilla toimenpiteillä. Avain on arvostava, selkeä ja innostava johtaminen. Yritykset, jotka ottavat tiiminsä vakavasti ja luovat aktiivisesti motivoivan ympäristön, hyötyvät pitkällä aikavälillä sitoutuneista ja suorituskykyisistä työntekijöistä.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!