Quando i team di progetto cadono in un buco motivazionale

E come puoi evitarlo facilmente

Come si riconosce che un team è demotivato?

Quasi nessuno è sempre molto motivato. Piuttosto, la motivazione dipende da numerosi fattori, come la forma della giornata o l’ora, lo stress attuale nel lavoro o nella vita privata, ma anche i compiti da portare a termine. Si tratta semplicemente della natura umana. La situazione diventa critica quando interi team sono colpiti dalla demotivazione e non riescono più a trovare una via d’uscita. Con scadenze e budget stretti e molto stress nel lavoro di progetto, può accadere rapidamente che interi team di progetto si esauriscano. Per poter adottare misure efficaci contro questo fenomeno, è importante che i team leader siano in grado di riconoscere una situazione del genere. Spesso si tratta di cambiamenti graduali che si notano poco a poco:

• Stato d’animo irritabile e conflitti: quando la motivazione diminuisce, spesso aumenta la frustrazione. Questo può manifestarsi in tensioni all’interno del team o in un aumento delle controversie. Il tuo team si impantana ripetutamente in discussioni infruttuose, passando più tempo in riunione che a lavorare? Allora dovresti ascoltare.
• Diminuzione dell’impegno: è un segno di demotivazione anche il fatto che i membri del team mostrino meno iniziativa, contribuiscano meno alle riunioni o portino a termine i compiti solo in modo meccanico. Un primo segnale di questo fenomeno può essere rappresentato dal fatto che il tuo team lavora più lentamente o rimanda compiti semplici.
• Aumento degli errori: la demotivazione spesso porta a disattenzione e negligenza, che si riflettono in errori più frequenti. Questo a sua volta contribuisce a creare un’atmosfera irritabile all’interno del team. Gli errori sono naturali e affrontarli bene è importante. Tuttavia, se noti un numero di errori significativamente maggiore rispetto al solito, è possibile che il tuo team si trovi in un momento di crisi.
• Aumento dei tassi di malattia e assenze più frequenti: Un team demotivato si sente spesso esausto o esaurito, il che può portare i singoli membri del team ad essere più suscettibili alle malattie. Questo si manifesta con un aumento dell’assenteismo, anche al di fuori dei consueti periodi di infezione.
• Ritiro dei singoli membri del team: chi non si sente valorizzato, non vede un senso nel proprio lavoro o non ha prospettive può ritirarsi e comunicare sempre meno.

Cause comuni di demotivazione nei team di progetto e semplici soluzioni

1. Obiettivi e aspettative poco chiari
   Immagina di iniziare un viaggio senza un obiettivo chiaro e senza una mappa. Quanto a lungo riuscirai a rimanere motivato? Questo è esattamente ciò che provano molti team quando le aspettative e gli obiettivi non sono chiaramente definiti. Senza una comprensione condivisa degli obiettivi da raggiungere, può nascere l’incertezza. I membri del team investono tempo ed energie, ma alla fine non è chiaro se sono sulla strada giusta. Questo spesso porta alla frustrazione e a un senso di inutilità.
   Soluzione: fissa obiettivi chiari e misurabili! Il metodo SMART (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic, Time-bound) è di grande aiuto in questo caso. Anche gli aggiornamenti regolari sullo stato di avanzamento e i cicli di feedback creano chiarezza.
2. Sovraccarico e scadenze irrealistiche
   Quando la lista delle cose da fare diventa sempre più lunga e non c’è abbastanza tempo per completarla, si creano stress e demotivazione a lungo termine. Il sovraccarico porta i membri del team a sentirsi esauriti e il loro lavoro ad essere sovraccarico. Un altro problema è che spesso ci si concentra sulla velocità piuttosto che sulla qualità. Questo può far sì che i dipendenti siano sottoposti a un’immensa pressione senza avere lo spazio per la creatività o per un lavoro accurato.
   Soluzione: Una pianificazione responsabile del progetto è fondamentale. I manager devono stabilire scadenze realistiche con dei buffer e assicurarsi che i pacchetti di lavoro rimangano fattibili. I check-in regolari aiutano a riconoscere i problemi in una fase iniziale.
   
3. Mancanza di riconoscimento e apprezzamento
   Riesci a ricordare l’ultima volta che sei stato elogiato per un lavoro ben fatto? Se no, probabilmente capisci perché la mancanza di apprezzamento è un enorme fattore demotivante. In molte organizzazioni, le buone prestazioni e i successi sono dati per scontati. Soprattutto nei momenti di stress, l’apprezzamento passa spesso inosservato, proprio quando è più importante.
   Soluzione: i manager dovrebbero prendere l’abitudine di dare regolarmente lodi e riconoscimenti. Non contano solo le grandi lodi, ma anche i piccoli gesti sinceri: un semplice “Ben fatto!” può fare miracoli.
4. Scarsa comunicazione e incomprensioni
   La comunicazione è il lubrificante di ogni team. Se manca o è carente, nascono rapidamente incomprensioni, incertezze e conflitti. Una comunicazione troppo scarsa fa sì che i membri del team si sentano isolati, che le informazioni importanti vadano perse, che le priorità vengano stabilite in modo errato o che sorgano conflitti. Questa può essere una sfida importante, soprattutto nei team ibridi o remoti.
   Soluzione: promuovere una comunicazione aperta e trasparente. Riunioni regolari, strumenti di collaborazione digitale e accordi chiari possono aiutare. È anche importante avere una cultura dell’errore che affronti i problemi apertamente.
5. Mancanza di autonomia e di opportunità di esercitare influenza
   A nessuno piace lavorare come un robot che esegue semplicemente gli ordini. Le persone vogliono essere coinvolte, essere creative ed esercitare la loro influenza. Se i dipendenti sono privati di questa opportunità, la loro motivazione diminuisce. Soprattutto i giovani dipendenti si aspettano compiti significativi, sviluppo personale e un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. Un team che si limita a seguire le istruzioni, invece, perde il contatto con il proprio lavoro. I dipendenti si sentono esautorati e sviluppano un’indifferenza nei confronti del progetto.
   Soluzione: incoraggiare la responsabilità personale e la co-progettazione. I membri del team devono essere coinvolti nelle decisioni e avere la possibilità di realizzare le proprie idee.

Cosa fare se il team è già demotivato?

A volte non è possibile evitarlo nonostante tutte le misure: Una squadra si trova in una crisi di motivazione. Cosa fare ora?

1. Fai il punto
   Il vero cambiamento inizia con un orecchio aperto. I manager dovrebbero dedicare del tempo a parlare con i membri del loro team o a chiedere loro, in forma anonima, come si stanno comportando nel progetto. A questo scopo si possono utilizzare metodi come la votazione a punti. Se il risultato è che il team è molto demotivato, il passo successivo dovrebbe essere quello di determinare le cause. L’obiettivo non è quello di rimproverare qualcuno, ma di sviluppare una comprensione onesta della situazione. I workshop di gruppo sono adatti a questo scopo.
2. Attuare miglioramenti rapidi
   Spesso bastano piccoli aggiustamenti per migliorare l’atmosfera, come una distribuzione più equa dei compiti o orari di lavoro più flessibili. Spesso è utile anche ridefinire le regole del gioco per la collaborazione, ad esempio come reagire al sovraccarico o ai conflitti. Questo ripaga nelle fasi di progetto particolarmente stressanti.
3. Sviluppare obiettivi comuni
   A volte manca un obiettivo unificante che crei coesione. In questi casi, può essere utile ridefinire il “perché” del progetto. Per cosa stiamo lavorando? Perché questo progetto è importante? Questo aiuta anche a differenziare il progetto da altri lavori.
4. Pianificazione congiunta del progetto e celebrazione dei successi
   Il lavoro autodeterminato, la responsabilità personale e la libertà possono rafforzare la fiducia del team e avere un effetto molto motivante. Per questo motivo può essere utile pianificare il progetto insieme. In questo modo si garantisce anche che il team sostenga i piani, il che li mantiene più motivati anche nelle fasi di stress. Inoltre, le pietre miliari definite insieme possono essere celebrate quando vengono raggiunte. Questo aiuta a dare slancio alle attività successive, perché i successi condivisi rafforzano lo spirito di squadra e ridanno energia.
5. Revisione regolare
   Anche in un team motivato, lo stato d’animo dovrebbe essere rivisto regolarmente in modo da poter intervenire rapidamente in caso di difficoltà. È anche utile parlare con il team di quali misure hanno avuto successo e perché hanno funzionato o meno. In questo modo, i project manager imparano a conoscere meglio il proprio team, le sue esigenze e le sue dinamiche, in modo da poter fornire al team il miglior supporto possibile.

Conclusione

La demotivazione non è un problema irrisolvibile: spesso si sviluppa gradualmente, ma può essere fermata con le giuste misure. La chiave sta in una leadership apprezzabile, chiara e stimolante. Le aziende che prendono sul serio i loro team e creano attivamente un ambiente motivante potranno contare su dipendenti impegnati e performanti a lungo termine.

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