Cuando los equipos de proyecto caen en un agujero motivacional
Y cómo puedes evitarlo fácilmente
Los equipos de proyecto son el corazón de las empresas de éxito. Impulsan la innovación, resuelven problemas complejos y ponen en práctica estrategias. Pero a pesar de toda la motivación, a veces puede ocurrir que todo el equipo llegue a un punto bajo. Puede que sientas que la energía decae, que el ánimo está deprimido o que los compañeros se retraen cada vez más. Pero, ¿a qué se debe esto? Y sobre todo: ¿qué puedes hacer al respecto?
En este artículo, arrojamos luz sobre las causas más comunes de la desmotivación, destacamos las estrategias preventivas y explicamos cómo volver a encarrilar a un equipo ya desmotivado.
¿Cómo reconocer que un equipo está desmotivado?
Casi nadie está muy motivado todo el tiempo. Más bien, la motivación depende de numerosos factores, como la forma del día o la hora del día, el estrés actual en el trabajo o en la vida privada, pero también de las tareas actuales que haya que realizar. Esto es simplemente la naturaleza humana. Se vuelve crítica cuando equipos enteros se ven afectados por la desmotivación y ya no encuentran la forma de salir de ella. Con plazos y presupuestos ajustados y mucho estrés en el trabajo de proyectos, puede ocurrir rápidamente que equipos enteros de proyectos se quemen. Para poder tomar medidas eficaces contra esto, es importante que los jefes de equipo sean capaces de reconocer una situación así en primer lugar. A menudo se trata de cambios graduales que se van notando poco a poco:
- Estado de ánimo irritable y conflictos: Cuando disminuye la motivación, suele aumentar la frustración. Esto puede manifestarse en tensiones dentro del equipo o en un aumento de las discusiones. ¿Tu equipo se atasca una y otra vez en discusiones infructuosas, pasando más tiempo en reuniones que trabajando realmente? Entonces deberías prestar atención.
- Disminución del compromiso: También es un signo de desmotivación si los miembros del equipo muestran menos iniciativa, contribuyen menos en las reuniones o sólo completan las tareas mecánicamente. Una primera señal puede ser que tu equipo trabaje más despacio o aplace tareas sencillas.
- Aumento de los errores: La desmotivación suele provocar falta de atención y descuido, lo que puede reflejarse en errores más frecuentes. Esto, a su vez, contribuye a crear un ambiente irritable en el equipo. Los errores son algo natural, y afrontarlos bien es importante. Sin embargo, si observas muchos más errores de lo habitual, puede deberse a que tu equipo está de capa caída.
- Aumento de las tasas de enfermedad y ausencias más frecuentes: Un equipo desmotivado suele sentirse agotado o quemado, lo que puede llevar a que cada miembro del equipo sea más susceptible de enfermar. Esto se manifiesta luego en un aumento del absentismo, incluso fuera de los periodos habituales de infección.
- Retraimiento de los miembros individuales del equipo: Los que no se sienten valorados, no ven sentido a su trabajo o no tienen perspectivas pueden retraerse cada vez más y comunicarse menos.
Causas habituales de desmotivación en los equipos de proyecto y soluciones sencillas
- Objetivos y expectativas poco claros
Imagina que inicias un viaje sin un objetivo claro y sin un mapa. ¿Cuánto tiempo permanecerás motivado? Así es exactamente como se sienten muchos equipos cuando las expectativas y los objetivos no están claramente definidos. Sin una comprensión compartida de lo que se quiere conseguir, puede surgir la incertidumbre. Los miembros del equipo invierten tiempo y energía, pero al final no está claro si van por el buen camino. Esto suele provocar frustración y una sensación de inutilidad.
Solución: ¡Fija objetivos claros y medibles! El método SMART (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic, Time-bound) ayuda en este caso. Las actualizaciones de estado periódicas y las rondas de comentarios también crean claridad. - Sobrecarga y plazos poco realistas
Cuando la lista de tareas pendientes se hace cada vez más larga y no hay tiempo suficiente para completarlas, surgen el estrés y la desmotivación a largo plazo. La sobrecarga hace que los miembros del equipo se sientan quemados y que su trabajo les resulte abrumador. Otro problema es que a menudo se da más importancia a la rapidez que a la calidad. Esto puede llevar a que los empleados estén sometidos a una inmensa presión sin tener espacio para la creatividad o el trabajo minucioso.
Solución: La planificación responsable de los proyectos es crucial. Los gestores deben fijar plazos realistas con topes y asegurarse de que los paquetes de trabajo siguen siendo viables. Las comprobaciones periódicas ayudan a reconocer los problemas en una fase temprana. - Falta de reconocimiento y aprecio
¿Recuerdas la última vez que te elogiaron por un trabajo bien hecho? Si no es así, probablemente comprendas por qué la falta de reconocimiento es un gran factor de desmotivación. En muchas organizaciones, el buen rendimiento y el éxito se dan por sentados. Especialmente en momentos de estrés, el agradecimiento suele pasar desapercibido, que es precisamente cuando es más importante.
Solución: Los directivos deben acostumbrarse a elogiar y reconocer con regularidad. No sólo cuentan los grandes elogios, sino también los pequeños gestos sinceros: un simple «¡Bien hecho!» puede hacer maravillas. - Mala comunicación y malentendidos
La comunicación es el lubricante de todo equipo. Si falta o flaquea, surgen rápidamente malentendidos, incertidumbres y conflictos. Una comunicación demasiado escasa hace que los miembros del equipo se sientan aislados, se pierda información importante, se establezcan prioridades incorrectas o surjan conflictos. Esto puede ser un gran reto, especialmente en equipos híbridos o remotos.
Solución: Fomenta una comunicación abierta y transparente. Las reuniones periódicas, las herramientas de colaboración digital y los acuerdos claros pueden ayudar. También es importante tener una cultura del error que trate los problemas abiertamente. - Falta de autonomía y de oportunidades para ejercer influencia
A nadie le gusta trabajar como un robot que se limita a seguir órdenes. La gente quiere implicarse, ser creativa y ejercer influencia. Si se priva a los empleados de esta oportunidad, su motivación disminuye. Los empleados jóvenes, en particular, esperan tareas significativas, desarrollo personal y un buen equilibrio entre trabajo y vida privada. Por otra parte, un equipo que sólo sigue instrucciones pierde el contacto con su propio trabajo. Los empleados se sienten impotentes y desarrollan una indiferencia hacia el proyecto.
Solución: Fomentar la responsabilidad personal y el codiseño. Los miembros del equipo deben participar en las decisiones y tener la oportunidad de poner en práctica sus propias ideas.
¿Qué hacer si el equipo ya está desmotivado?
A veces no puede evitarse a pesar de todas las medidas: Un equipo se encuentra en un bache de motivación. ¿Qué hacer ahora?
- Haz balance
El verdadero cambio empieza con un oído abierto. Los directores deben tomarse el tiempo necesario para hablar con los miembros de su equipo o preguntarles anónimamente cómo les va en el proyecto. Para ello pueden utilizarse métodos como la votación por puntos. Si el resultado es que el equipo está muy desmotivado, el siguiente paso debe ser determinar cuáles son las causas. El objetivo aquí no es reprochar nada a nadie, sino desarrollar una comprensión honesta de la situación. Los talleres de equipo son adecuados para este fin. - Implementa mejoras rápidas
A menudo bastan pequeños ajustes para mejorar el ambiente, como un reparto más justo de las tareas o un horario de trabajo más flexible. También suele ayudar redefinir las reglas del juego de la colaboración, por ejemplo, cómo reaccionar ante la sobrecarga o los conflictos. Esto vale la pena en fases del proyecto especialmente estresantes. - Desarrollar objetivos comunes
A veces falta un objetivo unificador que cree cohesión. En tales casos, puede ayudar redefinir el «por qué» del proyecto. ¿Para qué trabajamos? ¿Por qué es importante este proyecto? Esto también ayuda a diferenciar el proyecto de otros trabajos. - Planificación conjunta del proyecto y celebración de los éxitos
El trabajo autónomo, la responsabilidad personal y la libertad pueden reforzar la confianza del equipo y tener un efecto muy motivador. Por eso puede ser útil planificar el proyecto conjuntamente. Esto también garantiza que el equipo respalda los planes, lo que les mantiene más motivados incluso durante las fases de tensión. Además, los hitos definidos conjuntamente pueden celebrarse cuando se alcanzan. Esto ayuda a coger impulso para las siguientes tareas, ya que los éxitos compartidos refuerzan el espíritu de equipo y devuelven la energía. - Revisión periódica
Incluso en un equipo motivado, el estado de ánimo debe revisarse periódicamente para poder tomar medidas rápidas si surgen dificultades. También es útil hablar con el equipo sobre qué medidas tuvieron éxito y por qué funcionaron o no. De este modo, los jefes de proyecto llegan a conocer mejor a su equipo, sus necesidades y su dinámica, para poder prestarle el mejor apoyo posible.
Conclusión
La desmotivación no es un problema irresoluble: a menudo se desarrolla gradualmente, pero puede detenerse con las medidas adecuadas. La clave está en un liderazgo apreciativo, claro e inspirador. Las empresas que se toman en serio a sus equipos y crean activamente un entorno motivador se beneficiarán de empleados comprometidos y de alto rendimiento a largo plazo.
Algunas de las razones de la desmotivación de los equipos de proyecto pueden evitarse con las herramientas adecuadas. Por ejemplo, un software de gestión de proyectos como myPARM ProjectManagement ayuda a comunicar los objetivos y las expectativas con claridad y a mostrar al equipo del proyecto el estado actual de forma transparente. Una buena gestión de los recursos ayuda a evitar sobrecargas y a planificar los plazos de forma realista.
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