Wenn Projektteams in ein Motivationsloch fallen

Und wie Sie das ganz einfach verhindern

Woran erkennt man, dass ein Team demotiviert ist?

Kaum jemand ist ständig hoch motiviert. Vielmehr hängt die Motivation von zahlreichen Faktoren ab, beispielsweise von der Tagesform oder auch der Tageszeit, aktuellem Stress im Arbeits- oder Privatleben, aber auch von den aktuell zu bewältigenden Aufgaben. Das ist einfach nur menschlich. Kritisch wird es dann, wenn ganze Teams von der Demotivation betroffen sind und nicht mehr daraus hinausfinden. Bei engen Terminen und Budgets und viel Stress in der Projektarbeit kann es tatsächlich schnell passieren, dass ganze Projektteams ausbrennen. Um dagegen wirkungsvolle Massnahmen ergreifen zu können, ist es wichtig, dass Teamleitende eine solche Situation überhaupt erkennen können. Oft sind es nämlich nur schleichende Veränderungen, die sich nach und nach bemerkbar machen:

• Gereizte Stimmung und Konflikte: Wenn die Motivation nachlässt, steigt oft die Frustration. Das kann sich in Spannungen innerhalb des Teams oder vermehrten Auseinandersetzungen zeigen. Verheddert sich Ihr Team immer wieder in fruchtlosen Diskussionen, sodass es mehr in Meetings sitzt als an der eigentlichen Arbeit? Dann dürfen Sei hellhörig werden.
• Sinkendes Engagement: Auch wenn Teammitglieder weniger Eigeninitiative zeigen, sich weniger in Meetings einbringen oder sie Aufgaben nur noch mechanisch erledigen ist das ein Anzeichen von Demotivation. Ein erstes Zeichen hierfür kann sein, wenn Ihr Team langsamer arbeitet oder einfache Aufgaben vor sich herschiebt.
• Zunahme von Fehlern: Demotivation führt oft zu Unaufmerksamkeit und Nachlässigkeit, was sich in häufigeren Fehlern widerspiegeln kann. Dies trägt wiederum zur gereizten Stimmung im Team bei. Fehler sind nur natürlich und ein guter Umgang damit ist wichtig. Stellen Sie aber deutlich mehr Fehler fest, als üblich, kann es daran liegen, dass Ihr Team sich aktuell in einem Tief befindet.
• Steigender Krankenstand und häufigere Fehlzeiten: Ein demotiviertes Team fühlt sich oft erschöpft oder ausgebrannt, was dazu führen kann, dass die einzelnen Teammitglieder anfälliger für Krankheiten werden. Das zeigt sich dann in erhöhten Fehlzeiten, auch ausserhalb der üblichen Infektionszeiten.
• Rückzug einzelner Teammitglieder: Wer sich nicht wertgeschätzt fühlt, keinen Sinn in der Arbeit oder keine Perspektive sieht, zieht sich unter Umständen zunehmend zurück und kommuniziert weniger.

Häufige Ursachen für Demotivation in Projektteams und einfache Lösungen

1. Unklare Ziele und Erwartungen
   Stellen Sie sich vor, Sie beginnen eine Reise ohne klares Ziel und ohne Landkarte. Wie lange bleiben Sie motiviert? Genauso fühlen sich viele Teams, wenn die Erwartungen und Ziele nicht klar definiert sind. Ohne ein gemeinsames Verständnis darüber, was erreicht werden soll, können Unsicherheiten entstehen. Teammitglieder investieren Zeit und Energie, doch am Ende ist unklar, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Das führt oft zu Frustration und einem Gefühl der Sinnlosigkeit.
   Lösung: Klare, messbare Ziele setzen! Dabei hilft die SMART-Methode (Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch, Terminiert). Auch regelmäßige Status-Updates und Feedback-Runden schaffen Klarheit.
2. Überlastung und unrealistische Deadlines
   Wenn die To-do-Liste wird immer länger wird und nicht genug Zeit ist, diese abzuarbeiten, entsteht Stress und langfristig Demotivation. Überlastung führt dazu, dass Teammitglieder sich ausgebrannt fühlen und ihre Arbeit als erdrückend empfinden. Schwierig ist dabei auch, dass der Fokus häufig auf Geschwindigkeit gelegt wird, anstatt auf Qualität. Das kann dazu führen, dass Mitarbeitende unter immensem Druck stehen, ohne den Raum für Kreativität oder gründliche Arbeit zu haben.
   Lösung: Verantwortungsvolle Projektplanung ist entscheidend. Führungskräfte sollten realistische Deadlines mit Puffern setzen und darauf achten, dass Arbeitspakete machbar bleiben. Regelmäßige Check-ins helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen.
   
3. Mangelnde Anerkennung und Wertschätzung
   Können Sie sich daran erinnern, wann Sie das letzte Mal für Ihre gute Arbeit gelobt wurden? Falls nicht, verstehen Sie sicher, warum mangelnde Wertschätzung ein riesiger Demotivationsfaktor ist. In vielen Unternehmen werden gute Leistung und Erfolg als selbstverständlich angesehen. Besonders in stressigen Zeiten geht Wertschätzung oft unter – dabei wäre sie gerade dann am wichtigsten.
   Lösung: Führungskräfte sollten sich angewöhnen, regelmäßig Lob und Anerkennung auszusprechen. Dabei zählt nicht nur das große Lob, sondern auch kleine, aufrichtige Gesten – ein simples „Gut gemacht!“ kann Wunder bewirken.
4. Schlechte Kommunikation und Missverständnisse
   Kommunikation ist das Schmiermittel jedes Teams. Wenn es fehlt oder stockt, entstehen schnell Missverständnisse, Unsicherheiten und Konflikte. Zu wenig Austausch führt dazu, dass Teammitglieder sich isoliert fühlen, wichtige Informationen verloren gehen, Prioritäten falsch gesetzt werden oder entsteht. Gerade in hybriden oder Remote-Teams kann das eine große Herausforderung sein.
   Lösung: Eine offene und transparente Kommunikation fördern. Regelmäßige Meetings, digitale Kollaborationstools und klare Absprachen können helfen. Wichtig ist auch eine Fehlerkultur, die offen mit Problemen umgeht.
5. Fehlende Autonomie und Einflussmöglichkeiten
   Niemand arbeitet gerne wie ein Roboter, der einfach nur Befehle ausführt. Menschen möchten sich einbringen, kreativ sein und Einfluss nehmen. Wenn Mitarbeitenden diese Möglichkeit genommen wird, schwindet die Motivation. Insbesondere junge Mitarbeitende erwarten sinnvolle Aufgaben, persönliche Weiterentwicklung und eine gute Balance zwischen Arbeit und Privatleben. Ein Team, das nur Anweisungen befolgt, verliert dagegen den Bezug zur eigenen Arbeit. Mitarbeitende fühlen sich entmündigt und entwickeln eine Gleichgültigkeit gegenüber dem Projekt.
   Lösung: Eigenverantwortung und Mitgestaltung fördern. Teammitglieder sollten bei Entscheidungen eingebunden werden und die Möglichkeit haben, eigene Ideen umzusetzen.

Was tun, wenn das Team bereits demotiviert ist?

Manchmal ist es trotz aller Maßnahmen nicht zu vermeiden: Ein Team steckt in einem Motivationstief. Was nun?

1. Bestandsaufnahme
   Echte Veränderungen beginnen mit einem offenen Ohr. Führungskräfte sollten sich die Zeit nehmen, mit ihren Teammitgliedern zu sprechen oder sie anonym zu befragen, wie es ihnen in dem Projekt geht. Dafür können beispielsweise Methoden wie das Dot voting verwendet werden. Ist das Ergebnis, dass das Teams stark demotiviert ist, sollte im nächsten Schritt festgestellt werden, was die Ursachen dafür ist. Ziel ist hierbei nicht jemandem Vorwürfe zu machen, sondern ein ehrliches Verständnis für die Situation zu entwickeln. Für diesen Zweck eignen sich Teamworkshops.
2. Schnelle Verbesserungen umsetzen
   Oft reichen schon kleine Anpassungen, um die Stimmung zu verbessern – etwa eine gerechtere Aufgabenverteilung oder flexiblere Arbeitszeiten. Oftmals hilft es auch, die Spielregeln für die Zusammenarbeit neu zu definieren, z. B. wie auf Überlastung oder Konflikte reagiert werden sollte. Das zahlt sich in besonders anstrengenden Projektphasen aus.
3. Gemeinsame Ziele entwickeln
   Manchmal fehlt es an einem verbindenden Ziel, das Zusammenhalt schafft. In solchen Fällen kann es helfen, das „Warum“ des Projekts neu zu definieren. Wofür arbeiten wir? Warum ist dieses Projekt wichtig? Das hilft auch dabei, das Projekt von anderen Arbeiten abzugrenzen.
4. Gemeinsame Projektplanung und feiern von Erfolgen
   Selbstbestimmtes Arbeiten, Eigenverantwortung und Freiräume können das Vertrauen des Teams stärken und sehr motivierend wirken. Daher kann es helfen, das Projekt gemeinsam zu planen. Das sorgt ausserdem dafür, dass das Team hinter den Plänen steht, wodurch es auch in anstrengenden Phasen stärker motiviert ist. Zudem können Meilensteine, die zusammen definiert wurden, gefeiert werden, wenn sie erreicht wurden. Das hilft für die nächsten Arbeiten wieder etwas Schwung aufzunehmen, denn gemeinsame Erfolge stärken den Teamgeist und bringen die Energie zurück.
5. Regelmässige Prüfung
   Auch in einem motivierten Team sollte die Stimmung regelmässig überprüft werden, damit schnell eingegriffen werden kann, wenn Schwierigkeiten entstehen. Ausserdem ist es hilfreich, mit dem Team darüber zu sprechen, welche Massnahmen erfolgreich waren und weshalb sie angeschlagen haben oder vielleicht nicht. So lernen Projektleitende ihr Team, dessen Bedürfnisse und Dynamik besser kennen, sodass sie ihr Team optimal unterstützen können.

Fazit

Demotivation ist kein unlösbares Problem – sie entsteht oft schleichend, kann aber mit den richtigen Maßnahmen gestoppt werden. Der Schlüssel liegt in einer wertschätzenden, klaren und inspirierenden Führung. Unternehmen, die ihre Teams ernst nehmen und aktiv für ein motivierendes Umfeld sorgen, profitieren langfristig von engagierten, leistungsfähigen Mitarbeitenden.

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