Keskittymisen ylläpitäminen koko työpäivän ajan

6 vinkkiä tuottavuuden ylläpitämiseen päivän aikana

1. Työajan seuranta

Onko sinulla päiviä, jolloin kysyt itseltäsi illalla, mitä olet saanut aikaan tai mitä olet tehnyt päivän aikana? Jos on, ensimmäinen askel kohti keskittymiskyvyn ja tehokkuuden parantamista päivittäisessä työssäsi voisi olla toimintojesi ja työaikojesi yksityiskohtainen kirjaaminen. Tämä on helppoa esimerkiksi Excel-taulukoilla tai ajanseurantasovelluksilla, mutta myös projektinhallintaohjelmistoilla, kuten myPARM ProjectManagement. Yleensä riittää, että pidät tällaista ajanseurantaa viikon ajan ja analysoit sitten, mihin käytät eniten aikaa ja mitkä ovat suurimmat häiriötekijät päivittäisessä rutiinissasi. Sen jälkeen voit joko puuttua näihin tekijöihin estääksesi ne mahdollisimman pitkälle tulevaisuudessa tai sisällyttää ne osaksi päivittäistä rutiiniasi.

2. Suunnittele työpäiväsi

Vaikka se aluksi kuulostaakin ylimääräiseltä työvaiheelta, on erittäin järkevää suunnitella työpäiväsi ainakin suurin piirtein. Näin tiedät tarkalleen, mihin tehtäviin sinun tulisi keskittyä, voit mukauttaa työpäivän omien mieltymystesi mukaan ja samalla varmistaa, että sinulla on varoaikaa ja taukoja. Se auttaa myös välttämään moniajoa, jota pidetään erittäin tehokkaana, mutta joka todellisuudessa tarkoittaa, että samanaikaisesti käsiteltävät tehtävät hoidetaan vähemmän tehokkaasti ja heikommalla laadulla.
Kuinka suunnitella työpäiväsi optimaalisesti:

• Hyödynnä tuotteliaita aikoja: Tiedätkö, mihin aikaan päivästä olet tuotteliaimmillasi? Silloin sinun kannattaa hyödyntää tätä tietoa. Jos esimerkiksi olet yleensä vähemmän tuottelias lounaan jälkeen, sinun ei pitäisi suunnitella mitään rasittavaa työtä tälle ajalle. Jos taas tuottavuutesi on huipussaan aikaisin aamulla tai myöhään illalla, sinun kannattaa harkita keskittymistä vaativien tehtävien suorittamista näinä aikoina. Tällä on myös toinen etu: koska toimistossa on yleensä vähemmän ihmisiä näinä aikoina, sinua häiritään vähemmän.
• Luo rutiini: Päivittäinen rutiini auttaa aivojasi sopeutumaan keskittyneeseen työhön ja ylläpitämään keskittymistä. Se voi myös auttaa sinua hoitamaan säännölliset tehtävät automaattisesti sen sijaan, että lykkäisit niitä. Aloita esimerkiksi aamusi tarkistamalla sähköpostisi, pidä lyhyt tauko ja aloita sitten vaativampi tehtävä. Kun olet noudattanut tätä rutiinia säännöllisesti jonkin aikaa, huomaat, että hoidat tehtäväsi automaattisesti.
• Suunnittele taukoja: Tietoiset tauot edistävät tuottavuutta – varsinkin jos et käytä taukoja pienten tehtävien hoitamiseen, vaan rentoutumiseen, esimerkiksi nousemalla työpöydän ääreltä ja kävelemällä muutaman askeleen. Sen jälkeen pystyt jatkamaan työtä paljon keskittyneemmin. Siksi sinun tulisi suunnitella tauko vähintään 60–80 minuutin välein.
• Suunnittele aikaa vievät tehtävät: Jotkut tehtävät, kuten sähköpostien lukeminen ja käsittely, vievät päivän aikana paljon aikaa. Tämä aika tulisi sisällyttää työpäivän suunnitteluun, sillä muuten se voi aiheuttaa viivästyksiä muissa tehtävissä.
  Ehdotuksemme: Varaa päivän aikana tiettyjä aikajaksoja tällaisten tehtävien hoitamiseen. Tarkista esimerkiksi sähköpostisi kerran aamulla ja kerran iltapäivällä, ja pidä sähköpostiohjelma suljettuna loppupäivän ajan. Näin saapuvat viestit eivät häiritse sinua, ja pystyt myös käsittelemään ne nopeammin. Koska nämä tehtävät eivät yleensä vaadi liikaa keskittymistä, on suositeltavaa ajoittaa ne ajankohtiin, jolloin olet kokemuksen perusteella vähemmän tuottelias.
• Varaa kokoukset peräkkäin: Jos työpäiväsi keskeytyy toistuvasti kokouksilla, et juurikaan pysty keskittymään suuriin tehtäviin, koska kokousten välisellä 30–60 minuutin ajalla ei ole tarpeeksi aikaa työskennellä niiden parissa tuottavasti. Siksi sinun tulisi mahdollisuuksien mukaan yrittää varata kokoukset mahdollisimman lähelle toisiaan. Näin sinulle jää loppupäivä aikaa keskittyä monimutkaisempiin tehtäviin.

3. Aseta prioriteetit oikein

Pitkä tehtävälista voi tuntua nopeasti ylivoimaiselta. Jos kuitenkin tarkastelet sitä tarkemmin, huomaat yleensä nopeasti, että jotkut tehtävät on hoidettava välittömästi, kun taas toisille on vielä aikaa tai ne voidaan ehkä jopa delegoida. Siksi sinun tulisi asettaa prioriteetit ja edetä niiden mukaisesti tavoitteidesi saavuttamiseksi. Muutamat tunnetut menetelmät voivat auttaa sinua tässä:

• Eat-that-frog: Tämä menetelmä auttaa sinua tunnistamaan vaikeimman tehtävän ja hoitamaan sen ensin. Se motivoi sinua loppupäivän ajan ja keventää mieltäsi, sillä sinun ei tarvitse miettiä tärkeää tehtävää koko ajan.
• Eisenhowerin matriisi: Käytä Eisenhower-matriisia tehtävien priorisoimiseen yksinkertaisten kriteerien, kuten kiireellisyyden ja tärkeyden, perusteella.
• ABC-analyysi: ABC-analyysi auttaa sinua myös jakamaan tehtävät erittäin tärkeisiin (A), tärkeisiin (B) ja vähemmän tärkeisiin (C) eri kriteerien perusteella.

4. Aikahallinnan menetelmät

Suuret tehtävät, jotka vievät useita päiviä, viikkoja tai jopa kuukausia, voivat nopeasti tuntua ylivoimaisilta. Siksi useimmat ajanhallintamenetelmät perustuvat tällaisten tehtävien jakamiseen pienempiin osatehtäviin, mikä auttaa saavuttamaan nopeita tuloksia ja lisää motivaatiota. Kaikki ajanhallintamenetelmät eivät kuitenkaan sovi kaikille. Kokeile siis, mikä sopii sinulle parhaiten. Löydät blogistamme tietoa Pomodoro-tekniikasta, timeboxingista ja Getting Things Done -menetelmästä!

5. Keskittymistä edistävä työympäristö

Työympäristön suunnittelulla on tärkeä rooli keskittymiskyvyn edistämisessä. Varmista siksi, että työpisteesi on aina siisti ja järjestyksessä, jotta visuaaliset häiriötekijät pysyvät mahdollisimman vähäisinä. Siisti työpiste helpottaa ajattelua ja tiedon käsittelyä. Tämä koskee paitsi työpöytääsi myös tietokonettasi. Työpöydän, kansioiden ja sähköpostilaatikon tulisi siis olla siistit ja järjestetty niin, että löydät kaikki tärkeät asiat nopeasti ilman pitkää etsimistä.
On kuitenkin myös muita vinkkejä, joiden avulla voit parantaa keskittymiskykyäsi työssä:

• Poista häiritsevät tekijät: Yleisimpiä häiritseviä tekijöitä ovat työtovereiden keskeytykset, puhelut, sähköpostit, chat-viestit tai sosiaalinen media. Jos haluat keskittyä työhösi, sinun tulisi siksi sulkea toimiston ovi ja sähköpostilaatikko, jos mahdollista, asettaa yrityksen chat-palvelu ”Älä häiritse” -tilaan ja kytkeä yksityinen älypuhelimesi lentokonetilaan tai ainakin äänettömään tilaan.
• Vähennä meluhaittoja: Melu tai äänet työpaikalla voivat häiritä keskittymistä. Siksi on tärkeää vähentää meluhaittoja. Sulje siis toimiston ovet tai laita päällesi melua vaimentavat kuulokkeet. Onko häiritseviä ääniä lähes mahdotonta välttää toimistossasi? Kokeile sitten kuunnella musiikkia kuulokkeilla. Esimerkiksi keskittymismusiikki voi auttaa sinua keskittymään, sillä se ei häiritse työtäsi, vaan rauhoittavat äänet edistävät keskittymistä ja niiden sanotaan jopa parantavan aivojen suorituskykyä.
• Valaistus ja ilmanvaihto: Käytä mahdollisuuksien mukaan luonnonvaloa, sillä sen on todettu parantavan tuottavuutta ja keskittymiskykyä. Jos tämä ei ole mahdollista, varmista silti, että valaistus on riittävää, sillä liian heikko valaistus ei ole vain haitallista silmille, vaan myös väsyttää. Sama pätee toimiston tunkkaiseen ilmaan. Tuuletathan siksi säännöllisesti, jotta toimiston ilma vaihtuu raikkaaksi ja happirikkaaksi ja keskittymiskyky paranee.
• Määritä ”älä häiritse” -ajat: Erityisesti silloin, kun olet täysin keskittynyt ja työ sujuu todella hyvin, on erittäin ärsyttävää, jos kollegat keskeyttävät sinua. Tämän vuoksi meiltä menee 20 minuuttia tai enemmän, ennen kuin pystymme jälleen keskittymään käsillä olevaan tehtävään. Siksi voi olla hyödyllistä asettaa keskittymisaikoja, joiden aikana kollegat tietävät, ettei sinua saa keskeyttää.
  Vinkkimme: merkitse nämä ajat kalenteriisi, jotta kokousta ei varata vahingossa. Voit myös antaa työtovereillesi sanattomia viestejä siitä, milloin haluat, että sinuun otetaan yhteyttä, ja milloin et, esimerkiksi sulkemalla toimiston oven tai kiinnittämällä punaisen post-it-lappusen näytöllesi.
• Paikan vaihto: Häiritseekö sinua toimistossa yleensä liikaa? Siinä tapauksessa voi olla hyödyllistä siirtyä toiseen paikkaan suorittamaan tehtäviä, jotka vaativat paljon keskittymistä. Tällainen paikka voi olla tyhjä kokoushuone, etätoimisto tai viereinen kahvila.

6. Vinkkejä arkeen

Keskittynyt työpäivä ei kuitenkaan ala vasta silloin, kun astut toimistoon. Pikemminkin yksityiselämäsi ja terveelliset elämäntavat vaikuttavat siihen, kuinka keskittyneenä pystyt olemaan töissä. Terveellinen ruokavalio, erityisesti lounastauolla, ja säännöllinen nesteiden nauttiminen auttavat sinua pysymään keskittyneenä koko päivän ajan. Rentoutumistekniikat, kuten jooga tai meditaatio, auttavat sinua tyhjentämään mielesi ja työskentelemään stressittömästi. Riittävä uni ja säännöllinen liikunta varmistavat, että olet kunnossa työpäivää varten.

Johtopäätös

Keskittymisen ylläpitäminen koko päivän ajan voi olla suuri haaste. Muutamien vinkkien, paljon kärsivällisyyttä, riittävän harjoittelun ja johdonmukaisuuden avulla pääset kuitenkin helpommin flow-tilaan. Jos haluat työskennellä tulevaisuudessa entistäkin tuottavammin, suosittelemme, että kirjaat toimintasi ja työaikasi tarkasti, jotta tiedät, mihin käytät suurimman osan ajastasi. Näin voit suunnitella työpäiväsi paremmin.

Lisätietoja myPARM-projektin ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARM-järjestelmään esittelytilaisuudessa? Varaa sitten heti aika meiltä!