Rimanere concentrati per tutta la giornata lavorativa

6 consigli per mantenere alta la produttività durante la giornata

1. Monitoraggio del tempo

Ti capita mai, la sera, di chiederti cosa hai realizzato o cosa hai fatto durante la giornata? Se sì, un primo passo per aumentare la concentrazione e l’efficienza nel tuo lavoro quotidiano potrebbe essere quello di registrare in dettaglio le tue attività e le ore lavorative. Puoi farlo facilmente con i fogli di calcolo di Excel o con le app per il monitoraggio del tempo, ma anche con un software di gestione dei progetti come myPARM ProjectManagement. Di solito basta tenere questo registro per una settimana e poi analizzare a cosa dedichi la maggior parte del tuo tempo e quali sono i principali fattori di disturbo nella tua routine quotidiana. A quel punto potrai scegliere se affrontarli per evitarli il più possibile in futuro oppure inserirli nella tua routine quotidiana.

2. Organizza la tua giornata lavorativa

Anche se all’inizio può sembrare un passo in più, ha davvero senso pianificare almeno a grandi linee la tua giornata lavorativa. In questo modo, sai esattamente su quali attività dovresti concentrarti, puoi adattare la giornata alle tue preferenze e, allo stesso tempo, assicurarti di avere dei margini di tempo e delle pause. Ti aiuta anche a evitare il multitasking, che viene considerato molto efficiente ma che in realtà comporta che le attività svolte contemporaneamente vengano eseguite in modo meno efficiente e con una qualità inferiore.
Come pianificare al meglio la tua giornata lavorativa:

• Sfrutta i momenti in cui sei più produttivo: sai in quale momento della giornata sei più produttivo? Allora dovresti mettere a frutto questa consapevolezza. Ad esempio, se di solito sei meno produttivo dopo pranzo, non dovresti programmare nessun lavoro impegnativo in quel momento. Se invece la tua produttività raggiunge il picco la mattina presto o più tardi la sera, dovresti pensare di svolgere i compiti che richiedono maggiore concentrazione in questi momenti. Questo ha anche un altro vantaggio: dato che di solito in ufficio c’è meno gente in questi orari, sarai meno distratto.
• Crea una routine: una routine quotidiana aiuta il tuo cervello ad abituarsi al lavoro concentrato e a mantenere la concentrazione. Può anche aiutarti ad affrontare automaticamente le attività ricorrenti invece di rimandarle. Per esempio, inizia la giornata controllando le e-mail, concediti una breve pausa e poi passa a un compito più impegnativo. Dopo aver seguito questa routine con regolarità per un po’, ti accorgerai che porterai a termine i tuoi compiti in modo automatico.
• Programma delle pause: le pause consapevoli favoriscono la produttività, soprattutto se non le usi per sbrigare piccole faccende, ma piuttosto per rilassarti, ad esempio alzandoti dalla scrivania e facendo qualche passo. Potrai così continuare a lavorare con molta più concentrazione. Dovresti quindi programmare una pausa almeno ogni 60-80 minuti.
• Metti in programma le attività che ti fanno perdere tempo: alcune cose richiedono molto tempo durante la giornata, come leggere ed elaborare le e-mail. È meglio inserire questo tempo nella tua giornata lavorativa, altrimenti potresti ritrovarti con ritardi nelle altre attività.
  Il nostro consiglio: dedica dei momenti specifici durante la giornata a queste attività. Ad esempio, controlla le email una volta al mattino e una volta nel pomeriggio, lasciando chiuso il programma di posta per il resto della giornata. In questo modo non sarai distratto dai messaggi in arrivo e riuscirai anche a gestirli più velocemente. Dato che queste attività di solito non richiedono troppa concentrazione, è consigliabile pianificarle nei momenti in cui, per esperienza, ti rendi conto di essere meno produttivo.
• Organizza le riunioni una dopo l'altra: se la tua giornata lavorativa viene continuamente interrotta dalle riunioni, ti sarà difficile concentrarti sui compiti più impegnativi, perché non avrai abbastanza tempo nei 30-60 minuti tra una riunione e l'altra per lavorarci in modo produttivo. Se possibile, cerca quindi di programmare le riunioni il più vicine possibile l'una all'altra. In questo modo avrai il resto della giornata a disposizione per concentrarti su attività più complesse.

3. Stabilisci le priorità nel modo giusto

Una lunga lista di cose da fare può sembrare subito opprimente. Tuttavia, se la guardi più da vicino, di solito ti rendi subito conto che alcune attività vanno portate a termine subito, mentre per altre c’è ancora tempo o magari possono anche essere delegate. Dovresti quindi stabilire delle priorità e affrontarle di conseguenza per raggiungere i tuoi obiettivi. Alcuni metodi ben noti possono aiutarti in questo:

• Eat-that-frog: Questo metodo ti aiuta a individuare il compito più difficile e a portarlo a termine per primo. Questo ti dà la carica per il resto della giornata e ti libera la mente, perché non devi pensare continuamente a quel compito importante.
• Matrice di Eisenhower: Usa la matrice di Eisenhower per dare priorità ai tuoi compiti in base a criteri semplici come l’urgenza e l’importanza.
• Analisi ABC: L’analisi ABC ti aiuta anche a suddividere i tuoi compiti in molto importanti (A), importanti (B) e meno importanti (C) in base a vari criteri.

4. Metodi di gestione del tempo

I compiti impegnativi che richiedono diversi giorni, settimane o addirittura mesi possono diventare presto opprimenti. La maggior parte dei metodi di gestione del tempo si basa quindi sulla suddivisione di tali attività in sottoattività più piccole, il che ti permette di ottenere risultati immediati e di sentirti più motivato. Tuttavia, non tutti i metodi di gestione del tempo sono adatti a tutti. Quindi prova a capire quale fa al caso tuo. Sul nostro blog trovi informazioni sulla tecnica del Pomodoro, sul timeboxing o sul metodo Getting Things Done!

5. Un ambiente di lavoro che favorisce la concentrazione

L’organizzazione del tuo ambiente di lavoro gioca un ruolo importante nel favorire la tua concentrazione. Per questo, assicurati che la tua postazione sia sempre pulita e in ordine, per ridurre al minimo le distrazioni visive. Una postazione ordinata ti aiuta a pensare e a elaborare le informazioni più facilmente. Questo vale non solo per la scrivania, ma anche per il computer. Il desktop, le cartelle e la casella di posta dovrebbero quindi essere ordinati e organizzati in modo tale da permetterti di trovare rapidamente tutto ciò che ti serve, senza dover cercare a lungo.
Tuttavia, ci sono altri consigli che puoi seguire per migliorare la tua concentrazione al lavoro:

• Elimina i fattori di disturbo: i più comuni sono le interruzioni dei colleghi, le telefonate, le e-mail, i messaggi in chat o i social media. Se vuoi concentrarti sul lavoro, dovresti quindi chiudere la porta dell’ufficio e, se possibile, la tua casella di posta elettronica, impostare la chat aziendale su “non disturbare” e mettere il tuo smartphone personale in modalità aereo o almeno in modalità silenziosa.
• Riduci l'inquinamento acustico: i rumori sul posto di lavoro possono distrarre. È quindi importante ridurre l'inquinamento acustico. Chiudi le porte dell'ufficio o indossa delle cuffie con cancellazione del rumore. È quasi impossibile evitare i rumori fastidiosi in ufficio? Allora prova ad ascoltare musica con le cuffie. La musica di sottofondo, ad esempio, può aiutarti a concentrarti, poiché non ti distrae dal lavoro, ma i suoni rilassanti favoriscono la concentrazione e si dice addirittura che aumentino le prestazioni cerebrali.
• Illuminazione e ventilazione: se possibile, usa la luce naturale, perché è stato dimostrato che migliora la produttività e la concentrazione. Se non è possibile, assicurati comunque di avere un’illuminazione adeguata, perché una luce insufficiente non solo fa male agli occhi, ma ti stanca anche. Lo stesso vale per l’aria viziata in ufficio. Pertanto, arieggia regolarmente per sostituire l’aria dell’ufficio con aria fresca e ricca di ossigeno, migliorando così la tua concentrazione.
• Imposta degli orari in cui non vuoi essere disturbato: soprattutto quando sei nel pieno del lavoro e stai facendo davvero progressi, è molto fastidioso essere interrotto dai colleghi. Questo ci fa impiegare 20 minuti o più per riuscire a concentrarci di nuovo sul compito da svolgere. Può quindi essere utile stabilire degli intervalli di concentrazione durante i quali i tuoi colleghi sanno che non devono interromperti.
  Il nostro consiglio: segna questi orari sul tuo calendario, così non rischierai di fissare una riunione per sbaglio. Puoi anche dare ai tuoi colleghi dei segnali non verbali per far capire quando vuoi essere disturbato e quando no, ad esempio chiudendo la porta dell’ufficio o mettendo un post-it rosso sullo schermo.
• Cambiare posto: ti capita spesso di farti distrarre troppo in ufficio? Allora potrebbe esserti d’aiuto spostarti in un altro posto quando devi svolgere attività che richiedono molta concentrazione. Potrebbe essere una sala riunioni vuota, l’ufficio remoto o il bar qui accanto.

6. Consigli per la vita di tutti i giorni

Tuttavia, una giornata lavorativa produttiva non inizia solo quando entri in ufficio. Anche la tua vita privata e uno stile di vita sano influenzano la tua capacità di concentrazione sul lavoro. Un’alimentazione sana, soprattutto durante la pausa pranzo, e bere regolarmente possono aiutarti a rimanere concentrato per tutta la giornata. Tecniche di rilassamento come lo yoga o la meditazione ti aiutano a liberare la mente e a lavorare senza stress. Dormire a sufficienza e fare esercizio fisico regolarmente ti assicurano di essere in forma per affrontare la giornata lavorativa.

Conclusione

Rimanere concentrati per tutta la giornata può essere una vera sfida. Tuttavia, con qualche accorgimento, tanta pazienza, un po’ di pratica e costanza, puoi entrare più facilmente nel flusso. Se vuoi lavorare in modo ancora più produttivo in futuro, ti consigliamo di registrare con precisione le tue attività e le ore di lavoro, così da capire a cosa dedichi la maggior parte del tuo tempo. In questo modo potrai pianificare meglio la tua giornata lavorativa.

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