Mantener la concentración durante toda la jornada laboral

6 consejos para mantener la productividad durante todo el día

1. Control del tiempo

¿Hay días en los que, por la noche, te preguntas qué has conseguido o qué has hecho a lo largo del día? Si es así, un primer paso para ganar en concentración y eficiencia en tu trabajo diario podría ser llevar un registro detallado de tus actividades y horas de trabajo. Esto se puede hacer fácilmente con hojas de cálculo de Excel o aplicaciones de seguimiento del tiempo, pero también con software de gestión de proyectos como myPARM ProjectManagement. Normalmente basta con llevar ese registro de tiempo durante una semana y luego analizar en qué dedicas la mayor parte de tu tiempo y cuáles son los principales factores que te distraen en tu rutina diaria. A continuación, puedes abordar estos factores para evitarlos en la medida de lo posible en el futuro o incorporarlos a tu rutina diaria.

2. Planifica tu jornada laboral

Aunque al principio pueda parecer un paso más, tiene mucho sentido planificar, al menos a grandes rasgos, tu jornada laboral. Así sabrás exactamente en qué tareas debes trabajar, podrás adaptar la jornada a tus preferencias y, al mismo tiempo, asegurarte de tener márgenes de tiempo y descansos. Además, te ayuda a evitar la multitarea, que aunque se considera muy eficiente, en realidad hace que las tareas que se realizan al mismo tiempo se lleven a cabo de forma menos eficiente y con menor calidad.
Cómo planificar tu jornada laboral de forma óptima:

• Aprovecha los momentos en los que eres más productivo: ¿sabes a qué hora del día rindes más? Pues deberías aprovechar ese dato. Por ejemplo, si normalmente eres menos productivo después de comer, no deberías programar ningún trabajo exigente a esa hora. Si, por el contrario, tu productividad alcanza su punto álgido a primera hora de la mañana o a última hora de la tarde, deberías plantearte realizar las tareas que requieren mucha concentración en esos momentos. Esto tiene otra ventaja: como suele haber menos gente en la oficina a esas horas, tendrás menos distracciones.
• Establece una rutina: una rutina diaria ayuda a tu cerebro a adaptarse al trabajo concentrado y a mantener la atención. También puede ayudarte a abordar las tareas habituales de forma automática, en lugar de posponerlas. Por ejemplo, empieza la mañana revisando tus correos, tómate un breve descanso y luego ponte con una tarea más exigente. Cuando lleves un tiempo siguiendo esta rutina con regularidad, verás que acabas las tareas sin darte cuenta.
• Programa descansos: los descansos conscientes fomentan la productividad, sobre todo si no los usas para hacer tareas pequeñas, sino para relajarte, por ejemplo, levantándote de tu escritorio y dando unos pasos. Así podrás seguir trabajando con mucha más concentración. Por eso, deberías planificar un descanso al menos cada 60 u 80 minutos.
• Planifica las tareas que te hacen perder tiempo: hay algunas tareas que te llevan mucho tiempo a lo largo del día, como leer y gestionar los correos electrónicos. Debes incluir este tiempo en tu jornada laboral, ya que, de lo contrario, puede provocar retrasos en otras tareas.
  Nuestra sugerencia: reserva momentos concretos a lo largo del día para ocuparte de estas tareas. Por ejemplo, revisa tu correo una vez por la mañana y otra por la tarde, y mantén tu programa de correo cerrado el resto del día. Así no te distraerán los mensajes que lleguen y además podrás gestionarlos más rápido. Como estas tareas no suelen requerir demasiada concentración, es recomendable programarlas para los momentos en los que, por experiencia, sabes que eres menos productivo.
• Programa las reuniones una tras otra: si tu jornada laboral se ve interrumpida constantemente por reuniones, te costará mucho concentrarte en las tareas importantes, ya que no tendrás tiempo suficiente en los 30 a 60 minutos que hay entre una reunión y otra para trabajar en ellas de forma productiva. Por eso, si puedes, intenta programar las reuniones lo más seguidas posible. Así te quedará el resto del día para concentrarte en tareas más complejas.

3. Establece bien tus prioridades

Una lista larga de tareas pendientes puede parecer abrumadora al principio. Sin embargo, si la miras con más detenimiento, normalmente te das cuenta enseguida de que algunas tareas hay que hacerlas ya, mientras que para otras aún hay tiempo o quizá incluso se puedan delegar. Por eso, deberías establecer prioridades y ir tachándolas según las vayas completando para alcanzar tus objetivos. Hay algunos métodos muy conocidos que pueden ayudarte con esto:

• «Cómete esa rana»: Este método te ayuda a identificar la tarea más difícil y a hacerla primero. Esto te motiva para el resto del día y te quita peso de encima, ya que no tienes que estar pensando en esa tarea importante todo el tiempo.
• Matriz de Eisenhower: Usa la matriz de Eisenhower para priorizar tus tareas según criterios sencillos, como la urgencia y la importancia.
• Análisis ABC: El análisis ABC también te ayuda a clasificar tus tareas en muy importantes (A), importantes (B) y menos importantes (C) según distintos criterios.

4. Métodos de gestión del tiempo

Las tareas grandes que llevan varios días, semanas o incluso meses pueden resultar abrumadoras en poco tiempo. Por eso, la mayoría de los métodos de gestión del tiempo se basan en dividir esas tareas en subtareas más pequeñas, lo que te permite conseguir resultados rápidos y sentirte más motivado. Sin embargo, no todos los métodos de gestión del tiempo son adecuados para todo el mundo. Así que prueba cuál te va mejor. ¡En nuestro blog encontrarás información sobre la técnica Pomodoro, el timeboxing o el método Getting Things Done!

5. Un lugar de trabajo que favorece la concentración

El diseño de tu entorno de trabajo juega un papel importante a la hora de favorecer tu concentración. Por eso, asegúrate de que tu espacio de trabajo esté siempre limpio y ordenado para minimizar las distracciones visuales. Un espacio de trabajo ordenado te ayuda a pensar y a procesar la información con más facilidad. Esto incluye no solo tu escritorio, sino también tu ordenador. Por eso, el escritorio, las carpetas y tu bandeja de entrada deben estar ordenados y organizados de tal manera que puedas encontrar rápidamente todo lo importante, en lugar de tener que buscarlo durante mucho tiempo.
Sin embargo, hay otros consejos que puedes seguir para mejorar tu concentración en el trabajo:

• Elimina los factores que te distraen: los más comunes son las interrupciones de los compañeros, las llamadas, los correos electrónicos, los mensajes de chat o las redes sociales. Si quieres concentrarte en tu trabajo, deberías cerrar la puerta de la oficina y, si es posible, tu bandeja de entrada de correo electrónico, poner el chat de la empresa en «no molestar» y poner tu móvil personal en modo avión o, al menos, en modo silencioso.
• Reduce la contaminación acústica: el ruido o los sonidos en el trabajo pueden distraerte. Por eso es importante reducir la contaminación acústica. Así que cierra las puertas de la oficina o ponte unos auriculares con cancelación de ruido. ¿Te resulta casi imposible evitar los ruidos molestos en tu oficina? Pues prueba a escuchar música con los auriculares. La música de concentración, por ejemplo, puede ayudarte a concentrarte, ya que no te distrae de tu trabajo, sino que los sonidos relajantes favorecen la concentración e incluso se dice que mejoran el rendimiento cerebral.
• Iluminación y ventilación: si puedes, aprovecha la luz natural, ya que está demostrado que mejora la productividad y la concentración. Si no es posible, asegúrate de tener suficiente iluminación, ya que la falta de luz no solo es mala para la vista, sino que también te hace sentir cansado. Lo mismo ocurre con el aire viciado de la oficina. Por eso, ventila con frecuencia para renovar el aire de la oficina con aire fresco y rico en oxígeno y así mejorar tu concentración.
• Establece horarios de «no molestar»: sobre todo cuando estás metido de lleno en el trabajo y avanzando a buen ritmo, resulta muy molesto que te interrumpan tus compañeros. Esto hace que tardemos 20 minutos o más en volver a concentrarnos en lo que estamos haciendo. Por eso, puede ser útil fijar franjas horarias de concentración en las que tus compañeros sepan que no deben interrumpirte.
  Nuestro consejo: anota estos horarios en tu calendario para que no se te reserve una reunión sin querer. También puedes dar señales no verbales a tus compañeros para indicarles cuándo quieres que te molesten y cuándo no, por ejemplo, cerrando la puerta de la oficina o poniendo un post-it rojo en tu pantalla.
• Cambio de lugar: ¿Te distraes demasiado en tu oficina? En ese caso, puede ser útil cambiar de sitio para hacer tareas que requieran mucha concentración. Podría ser una sala de reuniones vacía, la oficina remota o la cafetería de al lado.

6. Consejos para el día a día

Sin embargo, una jornada laboral centrada no empieza solo cuando entras en la oficina. De hecho, tu vida privada y un estilo de vida saludable también influyen en tu capacidad para concentrarte en el trabajo. Una dieta sana, sobre todo durante la pausa para comer, y beber agua con regularidad pueden ayudarte a mantener la concentración durante todo el día. Las técnicas de relajación, como el yoga o la meditación, te ayudan a despejar la mente y a trabajar sin estrés. Dormir lo suficiente y hacer ejercicio con regularidad te garantizan estar en forma para la jornada laboral.

Conclusión

Mantener la concentración durante todo el día puede ser todo un reto. Sin embargo, con unos cuantos trucos, mucha paciencia, práctica suficiente y constancia, podrás entrar en el «flow» más fácilmente. Si quieres trabajar de forma aún más productiva en el futuro, te recomendamos que anotes con precisión tus actividades y tus horas de trabajo para que sepas en qué dedicas la mayor parte de tu tiempo. Así podrás planificar mejor tu jornada laboral.

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