Rester concentré tout au long de la journée de travail

6 conseils pour maintenir votre productivité tout au long de la journée

1. Suivi du temps de travail

Vous arrive-t-il parfois, le soir venu, de vous demander ce que vous avez accompli ou ce que vous avez fait tout au long de la journée ? Si tel est le cas, une première étape pour gagner en concentration et en efficacité dans votre travail quotidien pourrait consister à consigner en détail vos activités et vos heures de travail. Cela peut facilement se faire à l’aide de feuilles de calcul Excel ou d’applications de suivi du temps, mais aussi grâce à des logiciels de gestion de projet tels que myPARM ProjectManagement. Il suffit généralement de tenir un tel journal de temps pendant une semaine, puis d’analyser à quoi vous consacrez la majeure partie de votre temps et quels sont les principaux facteurs perturbateurs dans votre routine quotidienne. Vous pouvez ensuite soit vous attaquer à ces problèmes pour les éviter autant que possible à l’avenir, soit les intégrer dans votre routine quotidienne.

2. Organisez votre journée de travail

Même si cela peut sembler être une étape supplémentaire au premier abord, il est très judicieux de planifier, ne serait-ce que grossièrement, votre journée de travail. Ainsi, vous savez exactement sur quelles tâches vous devez vous concentrer, vous pouvez adapter votre journée à vos préférences et, en même temps, vous assurer de disposer de marges de manœuvre et de temps de pause. Cela vous aide également à éviter le multitâche, qui est souvent considéré comme très efficace, mais qui, en réalité, fait que les tâches traitées simultanément sont réalisées de manière moins efficace et avec une qualité moindre.
Comment planifier votre journée de travail de manière optimale :

• Tirez parti de vos moments de productivité : savez-vous à quel moment de la journée vous êtes le plus productif ? Dans ce cas, vous devriez mettre cette information à profit. Par exemple, si vous êtes généralement moins productif après le déjeuner, vous ne devriez pas prévoir de tâches exigeantes à ce moment-là. Si, en revanche, votre productivité atteint son pic tôt le matin ou plus tard dans la soirée, vous devriez envisager d’effectuer les tâches nécessitant une grande concentration à ces moments-là. Cela présente un autre avantage : comme il y a généralement moins de monde au bureau à ces heures-là, vous serez moins distrait.
• Mettez en place une routine : une routine quotidienne aide votre cerveau à s'adapter à un travail nécessitant de la concentration et à rester concentré. Elle peut également vous aider à accomplir automatiquement vos tâches régulières au lieu de les remettre à plus tard. Par exemple, commencez votre matinée en consultant vos e-mails, faites une petite pause, puis attaquez-vous à une tâche plus exigeante. Une fois que vous aurez suivi cette routine régulièrement pendant un certain temps, vous constaterez que vous accomplissez vos tâches de manière automatique.
• Prévoyez des pauses : les pauses prises en pleine conscience favorisent la productivité, surtout si vous ne les utilisez pas pour accomplir de petites tâches, mais plutôt pour vous détendre, par exemple en vous levant de votre bureau et en faisant quelques pas. Vous pourrez alors reprendre votre travail avec beaucoup plus de concentration. Vous devriez donc prévoir une pause au moins toutes les 60 à 80 minutes.
• Prévoyez du temps pour les tâches chronophages : certaines tâches prennent beaucoup de temps au cours de la journée, comme la lecture et le traitement des e-mails. Ce temps doit être intégré à votre journée de travail, sous peine d'entraîner des retards dans d'autres tâches.
  Notre conseil : prévoyez des plages horaires spécifiques tout au long de la journée pour vous consacrer à ces tâches. Par exemple, consultez vos e-mails une fois le matin et une fois l’après-midi, tout en gardant votre messagerie fermée le reste de la journée. De cette manière, vous ne serez pas distrait par les messages entrants et vous pourrez également les traiter plus rapidement. Comme ces tâches ne nécessitent généralement pas trop de concentration, il est conseillé de les programmer à des moments où, d’après votre expérience, vous êtes moins productif.
• Enchaînez les réunions : si votre journée de travail est sans cesse interrompue par des réunions, vous aurez du mal à vous concentrer sur les tâches importantes, car vous ne disposerez pas de suffisamment de temps, entre deux réunions (30 à 60 minutes), pour y travailler de manière productive. Dans la mesure du possible, vous devriez donc essayer de programmer vos réunions aussi rapprochées que possible. Cela vous permettra de consacrer le reste de la journée à des tâches plus complexes.

3. Définissez correctement vos priorités

Une longue liste de tâches peut rapidement sembler insurmontable. Cependant, si vous l'examinez de plus près, vous vous rendez généralement vite compte que certaines tâches doivent être réalisées immédiatement, tandis que d'autres peuvent attendre, voire être déléguées. Vous devez donc établir des priorités et les traiter en conséquence pour atteindre vos objectifs. Quelques méthodes bien connues peuvent vous y aider :

• « Eat-that-frog » : Cette méthode vous aide à identifier la tâche la plus difficile et à la réaliser en premier. Cela vous motive pour le reste de la journée et vous libère l'esprit, car vous n'avez plus à penser en permanence à cette tâche importante.
• Matrice d'Eisenhower : Utilisez la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser vos tâches en fonction de critères simples tels que l'urgence et l'importance.
• Analyse ABC : L'analyse ABC vous aide également à classer vos tâches en trois catégories : très importantes (A), importantes (B) et moins importantes (C), en fonction de divers critères.

4. Méthodes de gestion du temps

Les tâches volumineuses qui prennent plusieurs jours, semaines, voire des mois, peuvent rapidement devenir accablantes. La plupart des méthodes de gestion du temps reposent donc sur le décomposition de ces tâches en sous-tâches plus petites, ce qui vous permet d’obtenir des résultats rapides et d’être plus motivé. Cependant, toutes les méthodes de gestion du temps ne conviennent pas à tout le monde. Testez donc celles qui vous conviennent le mieux. Vous trouverez des informations sur la technique Pomodoro, le « timeboxing » ou la méthode « Getting Things Done » sur notre blog !

5. Un lieu de travail favorisant la concentration

L'aménagement de votre environnement de travail joue un rôle important dans le maintien de votre concentration. Veillez donc à ce que votre espace de travail soit toujours propre et bien rangé afin de réduire au minimum les distractions visuelles. Un espace de travail bien rangé vous permet de réfléchir et de traiter plus facilement les informations. Cela concerne non seulement votre bureau, mais également votre ordinateur. Votre bureau, vos dossiers et votre boîte de réception doivent donc être bien rangés et organisés de manière à ce que vous puissiez retrouver rapidement tout ce qui est important, sans avoir à chercher longtemps.
Il existe toutefois d’autres conseils que vous pouvez mettre en pratique pour améliorer votre concentration au travail :

• Éliminez les facteurs de perturbation : les facteurs de perturbation les plus courants sont les interruptions de la part de vos collègues, les appels téléphoniques, les e-mails, les messages instantanés ou les réseaux sociaux. Si vous souhaitez vous concentrer sur votre travail, vous devriez donc fermer la porte de votre bureau et, si possible, fermer votre boîte de réception, régler la messagerie instantanée de l'entreprise sur « Ne pas déranger » et mettre votre smartphone personnel en mode avion ou, à défaut, en mode silencieux.
• Réduisez la pollution sonore : le bruit ou les sons sur le lieu de travail peuvent être source de distraction. Il est donc important de réduire la pollution sonore. Veillez donc à fermer les portes des bureaux ou à porter un casque à réduction de bruit. Est-il pratiquement impossible d’éviter les bruits gênants dans votre bureau ? Dans ce cas, essayez d’écouter de la musique avec un casque. La musique de concentration, par exemple, peut vous aider à vous concentrer, car elle ne vous détourne pas de votre travail ; au contraire, ses sons apaisants favorisent la concentration et on dit même qu’elle améliore les performances cérébrales.
• Éclairage et ventilation : dans la mesure du possible, privilégiez la lumière naturelle, car il est prouvé qu’elle améliore la productivité et la concentration. Si cela n’est pas possible, veillez tout de même à disposer d’un éclairage suffisant, car un manque de lumière est non seulement néfaste pour vos yeux, mais provoque également de la fatigue. Il en va de même pour l’air vicié dans le bureau. Par conséquent, aérez régulièrement afin de renouveler l’air du bureau par de l’air frais et riche en oxygène, ce qui vous permettra d’améliorer votre concentration.
• Définissez des plages horaires « Ne pas déranger » : notamment lorsque vous êtes en pleine concentration et que vous avancez très bien dans votre travail, il est très agaçant d’être interrompu par des collègues. Cela nous oblige à passer 20 minutes, voire plus, à nous reconcentrer sur la tâche en cours. Il peut donc être utile de définir des plages horaires de concentration pendant lesquelles vos collègues savent qu’ils ne doivent pas vous interrompre.
  Notre conseil : notez ces horaires dans votre agenda afin d'éviter de prendre rendez-vous par inadvertance. Vous pouvez également envoyer des signaux non verbaux à vos collègues pour leur indiquer à quel moment vous êtes disponible et à quel moment vous ne l'êtes pas, par exemple en fermant la porte de votre bureau ou en collant un post-it rouge sur votre écran.
• Changement de lieu : Êtes-vous généralement trop distrait au bureau ? Dans ce cas, il peut être utile de vous installer dans un autre endroit pour effectuer les tâches qui exigent beaucoup de concentration. Il peut s'agir d'une salle de réunion inoccupée, du bureau distant ou du café d'à côté.

6. Conseils au quotidien

Cependant, une journée de travail productive ne commence pas seulement lorsque vous entrez dans votre bureau. Votre vie privée et un mode de vie sain influencent également votre capacité de concentration au travail. Une alimentation équilibrée, notamment pendant votre pause déjeuner, et une hydratation régulière peuvent vous aider à rester concentré tout au long de la journée. Les techniques de relaxation telles que le yoga ou la méditation vous aident à vous vider l'esprit et à travailler sans stress. Un sommeil suffisant et une activité physique régulière vous permettent d’être en forme pour affronter la journée de travail.

Conclusion

Rester concentré tout au long de la journée peut représenter un véritable défi. Cependant, grâce à quelques astuces, beaucoup de patience, une pratique suffisante et de la régularité, vous pouvez plus facilement entrer dans le « flow ». Si vous souhaitez travailler de manière encore plus productive à l’avenir, nous vous recommandons de consigner précisément vos activités et vos heures de travail afin d’identifier les tâches auxquelles vous consacrez le plus de temps. Vous pourrez ainsi mieux planifier votre journée de travail.

Pour plus d’informations sur le logiciel de gestion de portefeuille de projets myPARM:

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