Den Fokus während des gesamten Arbeitstages aufrechterhalten

6 Tipps für anhaltende Produktivität im Laufe des Tages

1. Zeiterfassung

Gibt es Tage, an denen Sie sich am Abend fragen, was Sie erreicht oder den ganzen Tag über getan haben? Wenn ja, könnte ein erster Schritt hin zu mehr Fokus und Effizienz in Ihrer täglichen Arbeit darin bestehen, Ihre Tätigkeiten und Arbeitszeiten detailliert zu erfassen. Dies lässt sich ganz einfach mit Excel-Tabellen oder Zeiterfassungs-Apps bewerkstelligen, aber auch mit Projektmanagement-Software wie myPARM ProjectManagement. In der Regel reicht es aus, ein solches Zeittagebuch eine Woche lang zu führen und anschließend zu analysieren, womit Sie die meiste Zeit verbringen und was die größten Störfaktoren in Ihrem Arbeitsalltag sind. Anschließend können Sie diese entweder angehen, um sie in Zukunft so weit wie möglich zu vermeiden, oder sie in Ihren Tagesablauf einplanen.

2. Planen Sie Ihren Arbeitstag

Auch wenn es zunächst wie ein zusätzlicher Arbeitsschritt klingt, ist es sehr sinnvoll, Ihren Arbeitstag zumindest grob zu planen. Auf diese Weise wissen Sie genau, welche Aufgaben Sie bearbeiten sollten, können den Arbeitstag an Ihre Vorlieben anpassen und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie Pufferzeiten und Pausen einplanen. Außerdem hilft es Ihnen, Multitasking zu vermeiden, das zwar als sehr effizient gilt, aber in Wirklichkeit dazu führt, dass Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden, weniger effizient und in geringerer Qualität erledigt werden.
So planen Sie Ihren Arbeitstag optimal:

• Nutzen Sie Ihre produktivsten Zeiten: Wissen Sie, zu welcher Tageszeit Sie am produktivsten sind? Dann sollten Sie dieses Wissen nutzen. Wenn Sie beispielsweise nach dem Mittagessen in der Regel weniger produktiv sind, sollten Sie zu dieser Zeit keine anstrengenden Aufgaben einplanen. Ist Ihre Produktivität hingegen früh am Morgen oder später am Abend am höchsten, sollten Sie in Betracht ziehen, konzentrationsintensive Aufgaben zu diesen Zeiten zu erledigen. Dies hat einen weiteren Vorteil: Da zu diesen Zeiten in der Regel weniger Kollegen im Büro sind, werden Sie weniger abgelenkt.
• Schaffen Sie eine Routine: Eine tägliche Routine hilft Ihrem Gehirn, sich auf konzentriertes Arbeiten einzustellen und die Konzentration aufrechtzuerhalten. Sie kann Ihnen zudem dabei helfen, regelmäßige Aufgaben automatisch zu erledigen, anstatt sie aufzuschieben. Beginnen Sie Ihren Morgen beispielsweise damit, Ihre E-Mails zu checken, machen Sie eine kurze Pause und beginnen Sie dann mit einer anspruchsvolleren Aufgabe. Sobald Sie diese Routine eine Weile regelmäßig befolgt haben, werden Sie feststellen, dass Sie Ihre Aufgaben automatisch erledigen.
• Planen Sie Pausen ein: Bewusste Pausen fördern die Produktivität – insbesondere, wenn Sie die Pausen nicht dazu nutzen, kleine Aufgaben zu erledigen, sondern sich stattdessen entspannen, indem Sie beispielsweise von Ihrem Schreibtisch aufstehen und ein paar Schritte gehen. So können Sie anschließend mit deutlich mehr Konzentration weiterarbeiten. Sie sollten daher mindestens alle 60 bis 80 Minuten eine Pause einplanen.
• Planen Sie Zeitfresser ein: Manche Aufgaben nehmen im Laufe des Tages viel Zeit in Anspruch, beispielsweise das Lesen und Bearbeiten von E-Mails. Diese Zeit sollten Sie in Ihren Arbeitstag einplanen, da es andernfalls zu Verzögerungen bei anderen Aufgaben kommen kann.
  Unser Vorschlag: Planen Sie im Laufe des Tages bestimmte Zeitblöcke ein, um solche Aufgaben zu erledigen. Überprüfen Sie beispielsweise Ihre E-Mails einmal am Vormittag und einmal am Nachmittag, während Sie Ihr E-Mail-Programm den Rest des Tages geschlossen halten. Auf diese Weise werden Sie nicht durch eingehende Nachrichten abgelenkt und können diese zudem schneller bearbeiten. Da diese Aufgaben in der Regel keine allzu große Konzentration erfordern, ist es ratsam, sie zu Zeiten einzuplanen, zu denen Sie erfahrungsgemäß weniger produktiv sind.
• Planen Sie Besprechungen direkt nacheinander ein: Wenn Ihr Arbeitstag immer wieder durch Besprechungen unterbrochen wird, können Sie sich kaum auf umfangreiche Aufgaben konzentrieren, da Ihnen in den 30 bis 60 Minuten zwischen den Besprechungen nicht genügend Zeit bleibt, um produktiv daran zu arbeiten. Wenn möglich, sollten Sie daher versuchen, Besprechungen so dicht wie möglich hintereinander einzuplanen. So bleibt Ihnen der Rest des Tages, um sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.

3. Setzen Sie die richtigen Prioritäten

Eine lange To-do-Liste kann schnell überwältigend wirken. Wenn Sie sie sich jedoch genauer ansehen, stellen Sie in der Regel schnell fest, dass einige Aufgaben sofort erledigt werden sollten, während für andere noch Zeit bleibt oder sie vielleicht sogar delegiert werden können. Sie sollten daher Prioritäten setzen und diese entsprechend abarbeiten, um Ihre Ziele zu erreichen. Dabei können Ihnen einige bekannte Methoden helfen:

• „Eat-that-frog“: Diese Methode hilft Ihnen dabei, die schwierigste Aufgabe zu erkennen und sie als Erstes zu erledigen. Das motiviert Sie für den Rest des Tages und entlastet Ihren Kopf, da Sie nicht ständig über diese wichtige Aufgabe nachdenken müssen.
• Eisenhower-Matrix: Nutzen Sie die Eisenhower-Matrix, um Ihre Aufgaben anhand einfacher Kriterien wie Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.
• ABC-Analyse: Die ABC-Analyse hilft Ihnen zudem dabei, Ihre Aufgaben anhand verschiedener Kriterien in sehr wichtig (A), wichtig (B) und weniger wichtig (C) einzuteilen.

4. Methoden zum Zeitmanagement

Große Aufgaben, die mehrere Tage, Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen, können schnell überwältigend wirken. Die meisten Zeitmanagementmethoden basieren daher darauf, solche Aufgaben in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, wodurch Sie schnelle Erfolge erzielen und motivierter bleiben können. Allerdings ist nicht jede Zeitmanagementmethode für jeden geeignet. Probieren Sie daher aus, was am besten zu Ihnen passt. Informationen zur Pomodoro-Technik, zum Timeboxing oder zu „Getting Things Done“ finden Sie in unserem Blog!

5. Ein Arbeitsumfeld, das die Konzentration fördert

Die Gestaltung Ihres Arbeitsumfelds spielt eine wichtige Rolle bei der Förderung Ihrer Konzentration. Achten Sie daher darauf, dass Ihr Arbeitsplatz stets sauber und aufgeräumt ist, um visuelle Ablenkungen auf ein Minimum zu reduzieren. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz erleichtert es Ihnen, klar zu denken und Informationen zu verarbeiten. Dies gilt nicht nur für Ihren Schreibtisch, sondern auch für Ihren Computer. Ihr Desktop, Ihre Ordner und Ihr Posteingang sollten daher aufgeräumt und so strukturiert sein, dass Sie alles Wichtige schnell finden, anstatt lange danach suchen zu müssen.
Es gibt jedoch noch weitere Tipps, mit denen Sie Ihre Konzentration bei der Arbeit verbessern können:

• Beseitigen Sie Störfaktoren: Zu den häufigsten Störfaktoren zählen Unterbrechungen durch Kollegen, Telefonanrufe, E-Mails, Chat-Nachrichten oder soziale Medien. Wenn Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren möchten, sollten Sie daher nach Möglichkeit die Bürotür schließen und Ihren E-Mail-Posteingang schließen, den Firmen-Chat auf „Bitte nicht stören“ stellen und Ihr privates Smartphone in den Flugmodus oder zumindest in den Lautlos-Modus schalten.
• Lärmbelästigung reduzieren: Lärm oder Geräusche am Arbeitsplatz können ablenkend wirken. Daher ist es wichtig, die Lärmbelästigung zu reduzieren. Schließen Sie daher die Bürotüren oder setzen Sie sich Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung auf. Ist es in Ihrem Büro nahezu unmöglich, störende Geräusche zu vermeiden? Dann versuchen Sie es doch einmal mit Musik über Kopfhörer. Konzentrationsmusik kann Ihnen beispielsweise dabei helfen, sich besser zu konzentrieren, da sie Sie nicht von Ihrer Arbeit ablenkt, sondern die beruhigenden Klänge die Konzentration fördern und sogar die Gehirnleistung steigern sollen.
• Beleuchtung und Belüftung: Nutzen Sie nach Möglichkeit Tageslicht, da dies nachweislich die Produktivität und Konzentration steigert. Sollte dies nicht möglich sein, sollten Sie dennoch für eine ausreichende Beleuchtung sorgen, da zu wenig Licht nicht nur Ihren Augen schadet, sondern Sie auch müde macht. Das Gleiche gilt für abgestandene Luft im Büro. Lüften Sie daher regelmäßig, um die Luft im Büro durch frische, sauerstoffreiche Luft zu ersetzen und so Ihre Konzentration zu verbessern.
• Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie nicht gestört werden möchten: Gerade wenn Sie voll im Arbeitsfluss sind und wirklich gute Fortschritte bei Ihrer Arbeit erzielen, ist es sehr störend, von Kollegen unterbrochen zu werden. Dies führt dazu, dass wir 20 Minuten oder länger benötigen, um uns wieder auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren. Es kann daher hilfreich sein, Konzentrationszeiten festzulegen, in denen Ihre Kollegen wissen, dass sie Sie nicht stören sollten.
  Unser Tipp: Tragen Sie diese Zeiten in Ihren Kalender ein, damit nicht versehentlich ein Termin vereinbart wird. Sie können Ihren Kollegen auch nonverbale Signale geben, wann Sie angesprochen werden möchten und wann nicht, beispielsweise indem Sie die Bürotür schließen oder einen roten Post-it-Zettel auf Ihren Bildschirm kleben.
• Ortswechsel: Sind Sie in Ihrem Büro generell zu sehr abgelenkt? Dann kann es hilfreich sein, für Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, an einen anderen Ort zu wechseln. Dies könnte ein leerer Besprechungsraum, die Außenstelle oder das Café nebenan sein.

6. Tipps für den Alltag

Ein konzentrierter Arbeitstag beginnt jedoch nicht erst, wenn Sie Ihr Büro betreten. Vielmehr beeinflussen auch Ihr Privatleben und ein gesunder Lebensstil, wie konzentriert Sie bei der Arbeit sein können. Eine gesunde Ernährung, insbesondere während Ihrer Mittagspause, sowie regelmäßiges Trinken können Ihnen helfen, den ganzen Tag über konzentriert zu bleiben. Entspannungstechniken wie Yoga oder Meditation helfen Ihnen, den Kopf frei zu bekommen und stressfrei zu arbeiten. Ausreichend Schlaf und regelmäßige Bewegung sorgen dafür, dass Sie fit für den Arbeitstag sind.

Fazit

Es kann eine große Herausforderung sein, den ganzen Tag über konzentriert zu bleiben. Mit ein paar Tricks, viel Geduld, ausreichend Übung und Konsequenz können Sie jedoch leichter in den Flow kommen. Wenn Sie in Zukunft noch produktiver arbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen, Ihre Tätigkeiten und Arbeitszeiten genau zu erfassen, damit Sie sich bewusst werden, womit Sie den Großteil Ihrer Zeit verbringen. So können Sie Ihren Arbeitstag besser planen.

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