La gestione del progetto inizia da te stesso

Perché i bravi project manager si guardano prima di tutto dentro

Oggi la gestione dei progetti è soprattutto un lavoro di relazione

I project manager raramente lavorano con un potere formale. Coordinano aree specialistiche, moderano gli interessi, risolvono i conflitti e mantengono i progetti in carreggiata di fronte all’incertezza. La competenza è quindi un prerequisito importante, ma non l’unico fattore per il successo di un progetto.
Ciò che spesso fa la differenza è l’impatto della gestione del progetto:

• Quanto chiaramente comunichi?
• Come viene gestita la pressione?
• Come reagisci alla resistenza?
• E quanto spazio viene dato alla squadra?

Queste domande non possono trovare risposta in un diagramma di Gantt, ma richiedono un’auto-riflessione.

Leva 1: Perché la pressione rivela il nostro vero comportamento di leadership

Quando le cose si fanno stressanti nel lavoro quotidiano di un progetto, i membri del team di progetto vedono spesso un manager diverso rispetto a quando le cose sono tranquille. Finché tutto si svolge senza intoppi, la maggior parte dei project manager si comporta nel modo in cui ha pianificato. Lavorano in modo strutturato, cooperativo e sempre orientato alla soluzione. Ma raramente i progetti si svolgono in modo tranquillo e rilassato. Non appena entrano in gioco la pressione del tempo, le discussioni sul budget o gli stakeholder critici, spesso subentra il pilota automatico e i manager ricadono nei vecchi schemi. Alcuni iniziano a esercitare un maggiore controllo sul team, altri reagiscono sulla difensiva, altri ancora si ritirano o assumono improvvisamente tutti i compiti. Il team è confuso da questi cambiamenti nel comportamento della leadership, spesso non sa come reagire e può reagire con reazioni di stress simili. Per evitare che ciò accada, è molto efficace fermarsi e osservarsi. Questo ti permette di riconoscere il tuo pilota automatico e di rimanere in grado di agire anche sotto stress.
Tuttavia, può essere difficile valutare il proprio comportamento nei momenti di stress, soprattutto se non si è ancora ben allenati all’autoconsapevolezza. In questi casi, consigliamo ai manager di prendersi un momento di riflessione dopo una situazione di stress:

Impulso pratico: mini-riflessione dopo situazioni di stress

• Registra in modo specifico cosa è successo in ogni situazione. Limitati ai fatti chiari senza valutarli.
• Renditi conto di cosa stavi pensando e provando in quella situazione. Questo ti aiuterà a riconoscere cosa ti ha scatenato in quella particolare situazione.
• In seguito, pensa a come ti sei comportato e a cosa ha scatenato nel team. Hai reagito con calma e prudenza o, col senno di poi, avresti preferito agire diversamente? Il tuo comportamento ha aiutato o danneggiato il team?

Chi riflette regolarmente in questo modo riconosce gli schemi secondo i quali agisce. E chi riconosce questi schemi può lavorare per cambiarli.

Leva 2: la leadership nasce tra le righe

I project manager comunicano costantemente attraverso riunioni, e-mail, rapporti sullo stato di avanzamento e consultazioni ad hoc. Eppure i malintesi nascono rapidamente nel lavoro quotidiano dei progetti perché è facile sottovalutare la differenza tra il messaggio inviato e quello ricevuto.
Il linguaggio diventa spesso più conciso, fattuale e duro, soprattutto sotto pressione. Questo può sembrare efficiente, ma crea incertezza, ambiguità o addirittura sfiducia. Se la comunicazione non è ottimale, i membri del team spesso non si chiedono più quale sia l’obiettivo reale, ma cosa intendesse esattamente il manager e cosa significhi per loro. Una buona autogestione significa essere consapevoli del proprio impatto e adattare la propria comunicazione in modo da non limitarsi a trasmettere informazioni, ma anche a fornire indicazioni per evitare di lasciare i dipendenti a bocca aperta. Consigliamo ai manager di dedicare un po’ di tempo alla preparazione della discussione prima di ogni riunione importante o prima di prendere accordi importanti con il team. In questo modo si evitano attriti e si evitano inutili giri di parole.

Impulso pratico: il controllo della chiarezza prima di ogni messaggio importante

Chiarisci le seguenti domande prima di appuntamenti importanti:

• Qual è il fulcro della mia dichiarazione? Cosa devono capire esattamente i membri del team?
• Cosa mi aspetto in particolare dal team? Quali azioni vorrei vedere in seguito?
• Cosa potrebbe essere frainteso?

Leva 3: cedere le responsabilità senza perdere la leadership

Molti project manager confondono la responsabilità con il controllo. Più grande è la pressione, più stretta è la gestione. I compiti vengono quindi rivisti nel dettaglio, le decisioni vengono centralizzate e le domande si accumulano. Il risultato è che la gestione del progetto diventa un collo di bottiglia e il team diventa passivo. L’aspetto negativo è che di solito il motivo è solo il senso di responsabilità, che però ha un effetto controproducente. Anche in questo caso, l’autoriflessione aiuta a riconoscere questo meccanismo e a ridefinire il proprio ruolo. Chiediti sempre se hai davvero bisogno di risolvere determinati compiti o di prendere decisioni da solo. Se il team è in grado di agire senza di te, è sufficiente che i manager stabiliscano il quadro di riferimento per il lavoro definendo obiettivi, priorità o regole del gioco. All’interno di questo quadro, è necessaria la fiducia affinché il team possa svolgere il proprio lavoro in modo ottimale.

Impulso pratico: l’esperimento di controllo

I manager spesso hanno difficoltà a cedere le responsabilità, soprattutto sotto pressione. Nella prossima fase di progetto più tranquilla, prenditi il tempo per provare cosa succede quando passi consapevolmente la responsabilità:

• Formulare chiaramente l’obiettivo da raggiungere e le priorità da seguire.
• Definisci le regole del gioco stabilendo un quadro decisionale chiaro.
• Rimani in disparte durante la fase del progetto invece di guidarlo attivamente e rifletti sul risultato insieme al tuo team di progetto in seguito.

Molti project manager sono sorpresi di quanto la responsabilità e la qualità aumentino quando il controllo viene specificamente ridotto.

Leva 4: scegli consapevolmente il tuo ruolo nel progetto

I project manager raramente sono solo project manager. Sono mediatori tra i reparti, traduttori tra la direzione e il team, allenatori e responsabili delle decisioni. Diventa problematico quando questi ruoli sono poco chiari o contraddittori. I team possono percepire con precisione se un project manager vuole moderare, decidere o facilitare. Ecco perché i cambiamenti di ruolo inconsapevoli creano incertezza e costano fiducia. L’auto-guida in questo caso significa scegliere attivamente il proprio ruolo invece di cambiare automaticamente.

Impulso pratico: chiarire i ruoli nel progetto

Fai regolarmente una pausa durante il tuo progetto di lavoro e chiediti:

• Di quale ruolo ha bisogno il progetto o un particolare membro del team in questo momento?
• Quale ruolo ricopro attualmente o automaticamente?
• Tutto ciò è compatibile o nel mio ruolo attuale tendo a ostacolare il lavoro di progetto?

Questa chiarezza è spesso più efficace di qualsiasi misura metodica.

Conclusione

Molti project manager sanno intuitivamente che l’auto-riflessione è importante, ma la trattano come una cosa piacevole, perché non hanno quasi mai tempo per farlo nel lavoro quotidiano. In pratica, però, determina l’evoluzione dei progetti o la loro stabilità sotto pressione. Un lavoro di progetto di vero successo nasce quando chiarezza, struttura e leadership umana si uniscono.

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