Projektinhallinnan tärkeimmät raportit
Näin saat parhaan mahdollisen yleiskuvan projekteistasi
Projektien seuranta voi olla haastavaa – etenkin jos johdat useita projekteja samanaikaisesti tai jos projektit ovat erittäin laajoja. Hyvä raportointijärjestelmä ja huolellisesti suunnitellut raportit esittävät kaikki projektien tärkeät tiedot selkeästi ja yhdellä silmäyksellä. Näin voit seurata projektien nykytilannetta, tehdä päätöksiä ja tiedottaa sidosryhmiä.
Projektien menestyksekkääseen johtamiseen tarvitset pääasiassa seuraavat viisi raporttia:
1. Salkkuraportti
Portfolioraportti auttaa projektiportfolion seurannassa ja hallinnassa. Se kokoaa yhteen kaikkien projektien ja ohjelmien nykytilan ja vertailee niiden avainlukuja, kuten projektien suorituskykyä ja tavoitteiden saavuttamista. Koska tällä tavalla kaikkia projekteja analysoidaan rinnakkain, voit myös priorisoida projekteja ja esimerkiksi kohdentaa yrityksen resursseja uudelleen, jotta projekteja voidaan käsitellä kokonaisuutena yrityksen tavoitteiden mukaisesti. Projektisalkkuraportti voi sisältää esimerkiksi salkkusi kokonaistilanteen, yksittäisten projektien tilan, aikataulun ja budjetin noudattamisen sekä resurssien käyttöasteen.
2. Projektin tilanneraportti
Projektin tilanneraportti on vakiintunut käytäntö projektinhallinnassa. Tämän raportin avulla saat yleiskuvan yksittäisen projektin tilasta raportointiajankohtana. Yleisten projektitietojen lisäksi projektin tilanneraportti sisältää yleensä:
- projektin aikataulun (aikajanan yleiskatsaus)
- projektin tilan
- vertailut perussuunnitelman, suunniteltujen ja toteutuneiden arvojen välillä aikataulun, työn ja kustannusten osalta
- tärkeät virstanpylväät sekä riskit ja muutokset
- laadulliset arviot ja lisätiedot
Projektinhallintaohjelmisto toimittaa sinulle automaattisesti projektin tilanneraportteja määrittämilläsi aikaväleillä. Lisäksi voit lisätä tilannetta koskevia tärkeitä kommentteja ja tarjota näin lisää hyödyllistä tietoa.
3. Resurssiraportti
Erityisesti silloin, kun useita projekteja toteutetaan samanaikaisesti ja projektitiimit ovat erittäin suuria, on erittäin tärkeää pitää kirjaa käytettävissä olevista resursseista. Näin voit välttää ylikuormitusta, varmistaa, että käytettävissä olevia resursseja hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti, ja suunnitella uusia projekteja. Henkilöstöresurssien osalta resurssiraportin avulla voit esimerkiksi selvittää, onko resursseja vielä käytettävissä uuteen projektiin ja onko yksittäisille työntekijöille osoitettu liian paljon tai liian vähän tehtäviä. Tämä analyysi auttaa sinua siis paitsi ymmärtämään kuormitustilannetta, myös tarjoaa tärkeitä oivalluksia uusien projektien suunnitteluun tai reagointimahdollisuuksiin projektien ongelmatilanteissa.
4. Riskiraportti
Jokaiseen projektiin liittyy riskejä, jotka voivat vaarantaa projektin onnistumisen ja joita sinun tulisi siksi pitää silmällä. Riskiraportti kokoaa nämä riskit yhteen ja esittää niiden toteutumistodennäköisyyden ja merkityksen. Näin voit ryhtyä toimenpiteisiin näiden riskien torjumiseksi ja seurata niiden onnistunutta toteutusta.
5. Talousraportti
Jotta projektisi olisi menestys myös taloudellisesti, sinun tulisi seurata taloutta jo projektin kuluessa. Vertaamalla kertyneitä kustannuksia projektin etenemiseen huomaat nopeasti, onko sinun puututtava projektiin, jos se uhkaa ylittää budjetin. Hyvä projektinhallintaohjelmisto auttaa sinua kirjaamaan työtunnit ja kulut, jolloin voit milloin tahansa tarkastella ajantasaisia kokonaiskustannuksia ja verrata niitä suunniteltuihin kustannuksiin. Lisäksi voit esimerkiksi suorittaa ansaitun arvon analyysin.
Yhteenveto
Raporttien laatiminen ei ole monille projektipäälliköille mieluisin tehtävä, ja se vie paljon aikaa. Se on kuitenkin ratkaisevan tärkeää projektin onnistumisen kannalta. Jotta kaikki vastuuhenkilöt ja tiimin jäsenet voivat saada käsityksen nykytilanteesta, tarvitaan raportteja, joissa keskeiset tiedot on koottu selkeästi yhteen.
Projektinhallintaohjelmiston avulla projektiraporttien laatiminen helpottuu huomattavasti, sillä monet raportit luodaan automaattisesti ja niitä voidaan tarvittaessa täydentää kommenteilla sekä laadullisilla tiedoilla, kuten ennusteilla. Helpoin tapa laatia raportteja on käyttää valmiita parhaiden käytäntöjen mukaisia raporttipohjia. Voit kuitenkin myös muokata raportteja täysin omien toiveidesi ja tarpeidesi mukaan.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!