Stima degli sforzi nella gestione dei progetti
Questi sono i metodi più comuni
La stima degli sforzi è probabilmente una delle attività più comuni di un project manager, ma non una delle più facili. A causa delle molte incertezze, è difficile dire quanto sforzo sarà richiesto per un compito, e spesso si verifica in modo diverso rispetto alle aspettative. Esempi noti di stime errate degli sforzi sono la Filarmonica dell'Elba ad Amburgo o l'aeroporto di BER a Berlino. Mentre la stima può essere ancora fatta in modo relativamente accurato per progetti simili, la situazione è completamente diversa per nuovi tipi di progetti. Tuttavia, le cattive valutazioni non sono pericolose solo per i grandi progetti, ma possono anche causare il fallimento dei progetti più piccoli.
Cosa è una stima dello sforzo?
Una stima dello sforzo viene utilizzata per determinare l'efforto probabile di un progetto. Aiuta anche a valutare la fattibilità di un progetto e quindi a prendere una decisione a favore o contro un progetto. Parti importanti di questo sono la capacità, la pianificazione delle risorse, del tempo e dei costi. Una procedura di stima dello sforzo dovrebbe essere semplice da eseguire, user-friendly e il più accurata possibile.
Perché sono necessarie le stime dello sforzo?
Le stime dello sforzo sono generalmente imprecise e possono essere molto fallaci. Tuttavia, almeno una stima approssimativa dello sforzo è importante per un progetto, ad esempio per stabilire e richiedere il budget del progetto e per definire un quadro temporale approssimativo per il progetto.
>>La nostra esperienza dimostra che in pratica ha senso effettuare la stima degli sforzi solo fino a un certo livello di dettaglio, ma rivederla e adattarla regolarmente.<<
Walter Epple, consulente senior
I metodi di stima
Per ottenere la stima più accurata possibile, è possibile utilizzare diversi metodi di stima. Ad esempio, i metodi di stima possono differire nella gestione di progetti agili e classici. È importante che la stima dello sforzo non avvenga solo all'inizio di un progetto, ma venga continuamente aggiornata, poiché ciò rende la stima sempre più accurata nel corso del progetto.
1. Top-down
Nell’approccio top-down, all’inizio di un progetto il committente fa una stima approssimativa a cui il team di progetto deve attenersi. Questo metodo si basa quindi sull’esperienza del committente ed è molto semplice da mettere in pratica. Tuttavia, le stime sono spesso molto imprecise, poiché il committente non può avere una visione d’insieme di tutte le fasi di lavoro necessarie.
2. Dal basso verso l'alto
L'approccio bottom-up è più complesso e informativo rispetto al metodo top-down. Prevede la valutazione delle singole fasi di lavoro e la determinazione della loro durata prevista e delle risorse necessarie. Questo rende il metodo più accurato. Tuttavia, i responsabili potrebbero sovrastimare la durata e i costi in anticipo, portando a una stima di progetto imprecisa.
3. Stima di un esperto
Di solito, chi gestisce un progetto non è esperto allo stesso modo in tutti gli aspetti rilevanti per il progetto. Per questo puoi chiedere una stima a qualcuno che sia esperto in quel settore specifico e che quindi sappia valutare bene il carico di lavoro di un’attività.
Il nostro consiglio: quando si ricorre alla stima di un esperto, è utile consultare più esperti e calcolare poi la media delle loro stime. Per migliorare la qualità della stima, uno degli esperti dovrebbe, se possibile, collaborare direttamente al progetto.
Altre varianti della stima di un esperto sono:
- Stima a tre punti PERT
Con questo metodo, sulla base dell’esperienza, si stimano tre valori: uno ottimistico, uno pessimistico e uno probabile. Da questi valori si calcola poi il valore atteso. Dato che è un metodo molto semplice e veloce, è particolarmente indicato nelle prime fasi del progetto. - Metodo Delphi
Il metodo Delphi si basa su un approccio dal basso verso l'alto. Tuttavia, coinvolge diversi esperti per la stima. Questi esperti non discutono la questione in anticipo e presentano le loro stime in forma anonima. Se i risultati differiscono in modo significativo, li discutono per raggiungere un consenso. I risultati vengono quindi valutati e discussi nuovamente. In questo modo, la stima è relativamente accurata, ma richiede il coinvolgimento di diversi esperti per un periodo di tempo più lungo. - Planning Poker
Il Planning Poker è simile al metodo Delphi. Anche in questo caso gli esperti forniscono stime a porte chiuse. Se le stime differiscono notevolmente, però, non si discute in seguito. Gli esperti con la stima più alta e quella più bassa spiegano invece le ragioni alla base della loro decisione. Successivamente, tutti gli esperti esprimono una nuova stima, finché non si raggiunge un consenso tra loro.
4. Metodo dell’analogia
Con il metodo dell’analogia, gli sforzi necessari vengono ricavati da progetti simili già portati a termine.
Una variante di questo metodo è il metodo relazionale:
Anche il metodo relazionale si basa sui dati empirici di progetti simili. In più, però, vengono definite delle linee guida e dei fattori fissi che vengono inclusi nel calcolo. Si tratta, ad esempio, di requisiti specifici di un prodotto o dell’esperienza dei collaboratori.
5. Metodo della moltiplicazione
Nel metodo della moltiplicazione si creano gruppi di attività da eseguire più volte. Il carico di lavoro complessivo viene poi calcolato moltiplicando il numero di gruppi per il carico di lavoro stimato per ciascuno di essi. Per questo motivo, questo metodo è particolarmente adatto quando le singole attività di un progetto si ripetono spesso.
6. Metodo di ponderazione
In questo caso si individua quale influenza hanno i vari fattori su un progetto. Con le diverse ponderazioni si calcola poi il carico di lavoro complessivo.
7. Metodo percentuale
Con il metodo percentuale, lo sforzo effettivo attuale di un progetto viene utilizzato come base per calcolare lo sforzo delle fasi successive. In alternativa, si può utilizzare come base di calcolo anche il carico di lavoro stimato con un altro metodo per una fase del progetto. Questo permette di applicare questo metodo già nelle prime fasi.
8. Metodi di stima algoritmici
I metodi di stima algoritmici vengono spesso utilizzati solo nelle fasi successive dei progetti, poiché per applicarli è necessaria una conoscenza approfondita del progetto stesso. Tra questi metodi figurano:
- Punti funzione
- Punti dati
- Punti oggetto
- Cocomo (Modello di costo costruttivo)
Selezione del metodo di stima appropriato
Quale metodo di stima viene utilizzato dipende da diversi fattori, tra cui lo stato di avanzamento attuale del progetto, il tempo a disposizione e gli esperti disponibili. Pertanto, la scelta di un metodo di stima appropriato dovrebbe essere sempre fatta individualmente. Per stime iniziali e approssimative, i metodi dell'analogia, della relazione e percentuale sono adatti. I metodi di ponderazione e moltiplicazione, d'altra parte, sono più adatti se i fattori influenti di un progetto sono conosciuti in modo preciso. Se sono disponibili esperti adeguati, una stima degli esperti può essere fatta in qualsiasi momento. Tuttavia, a seconda del metodo utilizzato, richiede più tempo per essere eseguita. I metodi algoritmici sono particolarmente adatti nelle fasi successive del progetto, poiché richiedono una conoscenza dettagliata.
Conclusione
Le stime dello sforzo richiedono tempo, spesso sono imprecise e dipendono principalmente dall'esperienza. Tuttavia, sono necessarie per poter stimare almeno approssimativamente quanto complesso sarà un progetto e quanto tempo richiederà la sua realizzazione. In questo modo, è anche possibile controllare durante l'implementazione del progetto se i compiti verranno completati secondo il piano o se il progetto supererà lo sforzo pianificato.
Un software di gestione dei progetti tiene traccia di tutti i compiti di un progetto, indipendentemente dal fatto che si pianifichi in modo classico con un diagramma di Gantt o si utilizzi una scheda Kanban. È possibile assegnare uno sforzo pianificato a questi compiti e registrare gli sforzi già compiuti durante l'implementazione del progetto. Con un confronto tra la pianificazione e i risultati effettivi o con un'analisi del valore guadagnato, è possibile determinare rapidamente se lo sforzo pianificato è stato superato e in questo modo fare una previsione sullo sviluppo futuro del progetto. In questo modo, le stime diventano più accurate durante l'implementazione del progetto.
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