Estimación del esfuerzo en la gestión de proyectos

Estos son los métodos más habituales

¿Qué es una estimación del esfuerzo?

Una estimación del esfuerzo se utiliza para determinar el esfuerzo probable necesario para un proyecto. También ayuda a evaluar la viabilidad de un proyecto y, por tanto, a tomar una decisión a favor o en contra del mismo. Para ello es importante planificar la capacidad, los recursos, el tiempo y los costes. Un método para estimar el esfuerzo debe ser fácil de usar, sencillo y lo más preciso posible.

¿Por qué son necesarias las estimaciones de esfuerzo?

Las estimaciones de esfuerzo suelen ser inexactas y pueden tener muchos fallos. No obstante, al menos una estimación aproximada del esfuerzo de un proyecto es importante, por ejemplo para fijar y solicitar el presupuesto del proyecto y definir un plazo aproximado para el mismo.

>>Nuestra experiencia demuestra que, en la práctica, tiene sentido llevar a cabo la estimación del esfuerzo sólo hasta un cierto nivel de detalle, pero revisarlo y ajustarlo periódicamente.<<

Walter Epple, Consultor Senior

Métodos de estimación

Para obtener una estimación lo más precisa posible, se pueden utilizar varios métodos de estimación. Por ejemplo, los métodos de estimación difieren en la gestión de proyectos ágil y clásica. Es importante que la estimación del esfuerzo no sólo tenga lugar al principio de un proyecto, sino que se actualice continuamente, ya que esto hace que la estimación para el curso posterior del proyecto sea cada vez más precisa.

1. Enfoque descendente (
) En el enfoque descendente, el cliente hace una estimación aproximada al inicio del proyecto, que servirá de guía para el equipo. Este método se basa, por tanto, en la experiencia del cliente y es muy fácil de llevar a cabo. Sin embargo, las estimaciones suelen ser muy imprecisas, ya que el cliente no puede tener una visión general de todos los pasos necesarios del trabajo.

2. De abajo hacia arriba
El enfoque ascendente es más complejo y completo que el descendente. Implica evaluar cada paso del trabajo y determinar su duración prevista y los recursos necesarios. Esto aumenta la precisión del método. Sin embargo, los responsables pueden sobreestimar la duración y los costos de antemano, lo que conlleva una estimación inexacta del proyecto.

3. Estimación de expertos
Como responsable de un proyecto, no siempre se tiene el mismo nivel de conocimiento en todos los temas relevantes para el proyecto. Por eso, puedes pedir una estimación a alguien que sea experto en ese ámbito concreto y que, por lo tanto, pueda evaluar bien el esfuerzo que requiere una tarea.
Nuestro consejo: en la estimación de expertos, es recomendable consultar a varios expertos y calcular la media de sus estimaciones. Para mejorar la calidad de la estimación, es mejor que uno de los expertos participe en el proyecto, si es posible.
Otras variantes de la estimación de expertos son:

• Estimación de tres puntos según el método PERT
  En este método se estiman tres valores basándose en la experiencia: uno optimista, otro pesimista y uno probable. A partir de estos valores se calcula entonces el valor esperado. Como es un método muy sencillo y rápido, resulta especialmente útil en las primeras fases del proyecto.
• Método Delphi
  El método Delphi se basa en un enfoque ascendente. Sin embargo, requiere la participación de varios expertos para la estimación. Estos expertos no discuten el tema previamente y presentan sus estimaciones de forma anónima. Si los resultados difieren significativamente, los discuten para llegar a un consenso. Posteriormente, los resultados se evalúan y se vuelven a discutir. De esta manera, la estimación es relativamente precisa, pero requiere la participación de varios expertos durante un período de tiempo prolongado.
• Póker de planificación
  El Planning Poker es similar al método Delphi. Los expertos presentan estimaciones sin conocerlas previamente. Sin embargo, si estas estimaciones difieren significativamente, no se abre un debate posterior. En su lugar, los expertos con las estimaciones más altas y más bajas explican los motivos de sus respectivas decisiones. Posteriormente, todos los expertos presentan nuevas estimaciones hasta alcanzar un consenso.

4. Método de la analogía
En el método de la analogía, los costes se calculan a partir de proyectos similares ya finalizados.
Una variante de este método es el método relacional:
. El método relacional también se basa en datos empíricos de proyectos similares. Pero, además, se definen directrices y factores fijos que también se tienen en cuenta en el cálculo. Por ejemplo, los requisitos específicos de un producto o la experiencia de los empleados.

5. Método de multiplicación
En el método de multiplicación se crean paquetes de tareas que se realizan varias veces. A continuación, se calcula el esfuerzo total multiplicando el número de paquetes por el esfuerzo estimado de cada uno. Por eso, este método es especialmente adecuado cuando las tareas individuales de un proyecto se repiten con frecuencia.

6. Método de ponderación «
». Con este método se determina qué factores influyen en un proyecto y en qué medida. A partir de las diferentes ponderaciones se calcula entonces el esfuerzo total.

7. Método del porcentaje
En el método del porcentaje, se toma el esfuerzo real actual de un proyecto como base para calcular el esfuerzo de las fases siguientes. Como alternativa, también se puede utilizar como base para el cálculo el esfuerzo estimado para una fase del proyecto mediante otro método. Esto permite aplicar este método desde el principio.

8. Métodos de estimación algorítmicos
Los métodos de estimación algorítmicos suelen utilizarse solo en fases más avanzadas de los proyectos, ya que para aplicarlos es necesario disponer de un conocimiento detallado del proyecto. Entre estos métodos se incluyen:

• Punto de función
• Punto de datos
• Punto Objeto
• Cocomo (Modelo Constructivo de Costes)

Selección del método de estimación adecuado

El método de estimación que se utilice dependerá, por un lado, del avance actual del proyecto y, por otro, del tiempo disponible y de los expertos disponibles. Por lo tanto, la selección de un método de estimación adecuado debe hacerse siempre de forma individual. Para estimaciones tempranas y aproximadas, son adecuados los métodos de analogía, ratio y porcentaje. En cambio, los métodos de ponderación y multiplicación son más adecuados si se conocen con precisión los factores que influyen en un proyecto. Si se dispone de peritos adecuados, es posible realizar una peritación en cualquier momento. Sin embargo, según el método utilizado, su realización es más compleja. Los métodos algorítmicos son especialmente adecuados en las fases posteriores del proyecto, ya que requieren conocimientos detallados.

Conclusión

Las estimaciones del esfuerzo son complejas, a menudo inexactas y suelen depender de valores empíricos. No obstante, son necesarios para poder estimar, al menos aproximadamente, lo elaborado que será un proyecto y el tiempo que llevará su ejecución. De este modo, también se puede comprobar durante la ejecución del proyecto si las tareas se completarán según lo previsto o si el proyecto superará el esfuerzo planificado.

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